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        “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代如何優(yōu)化檔案管理

        2022-06-07 20:57:11張麗梅
        檔案天地 2022年5期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息

        張麗梅

        一、“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的基本概念

        “互聯(lián)網(wǎng)+”的概念2015年首次出現(xiàn)在政府工作報(bào)告中。“互聯(lián)網(wǎng)+”的拓展性理解就是“互聯(lián)網(wǎng)+各個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)”,也就是依托強(qiáng)大的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),背靠大數(shù)據(jù)平臺(tái),展開(kāi)全方位的信息通信,實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與各個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)的深度對(duì)話與合作,最終趨向于形成一種新型的行業(yè)態(tài)勢(shì)。在這樣理念的驅(qū)動(dòng)與影響下,檔案管理工作領(lǐng)域也在嘗試開(kāi)拓一條數(shù)字化的發(fā)展路徑,主要依托檔案數(shù)字化以及數(shù)字檔案館建設(shè)這兩大途徑,最終引申“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”這一新型模式。當(dāng)前,已經(jīng)取得了許多突破性的實(shí)踐成果,主要表現(xiàn)為一系列檔案網(wǎng)站、微博的建設(shè)與發(fā)展?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”不僅僅是以網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的視野解讀紙質(zhì)信息與資料,并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)路徑進(jìn)行信息的鏈接、推動(dòng)與傳播,更重要的創(chuàng)新點(diǎn)在于對(duì)檔案信息資源的重新定義與生命力激活,從而實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)多樣化開(kāi)放,最終構(gòu)建成為公共信息服務(wù)生態(tài)圈,聯(lián)合檔案管理層、政府、企業(yè)以及老百姓這多維群體間的信息串聯(lián)。

        二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下檔案管理存在的問(wèn)題

        (一)檔案信息安全存在問(wèn)題

        電子文件元數(shù)據(jù)帶來(lái)的檔案信息安全問(wèn)題。追究其背后產(chǎn)生的多維原因,主要涉及以下幾個(gè)方面:軟件管理、數(shù)據(jù)維護(hù),管理部門(mén)以及管理層工作、安全防范意識(shí)等﹐具體來(lái)說(shuō),主要包括以下幾個(gè)環(huán)節(jié)。(1)網(wǎng)站以及系統(tǒng)維護(hù)與追蹤監(jiān)管不到位。維護(hù)不到位主要體現(xiàn)在:一旦網(wǎng)站或者系統(tǒng)遭到樂(lè)病毒攻擊或者出現(xiàn)了bug,無(wú)法第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)并進(jìn)行識(shí)別,導(dǎo)致修補(bǔ)不及時(shí)。此外,登錄訪問(wèn)的形式以及權(quán)限單一。追蹤不到位則主要體現(xiàn)在制度與監(jiān)管兩個(gè)層面。(2)系統(tǒng)技術(shù)安全的漏洞。主要包括數(shù)字、密碼認(rèn)證,密鑰管理,防火墻等安保問(wèn)題。這些技術(shù)構(gòu)建成為完整的系統(tǒng)保護(hù)網(wǎng)絡(luò),然而很多內(nèi)部部門(mén)對(duì)于技術(shù)的運(yùn)用與研發(fā)是不到位的,導(dǎo)致許多防范措施存在漏洞,容易被攻破,最終導(dǎo)致信息與數(shù)據(jù)的缺失。

        (二)“互聯(lián)網(wǎng)+”新技術(shù)給檔案數(shù)據(jù)整理帶來(lái)問(wèn)題

        當(dāng)前,絕大部分檔案管理部門(mén)的數(shù)據(jù)收集與整合的模式是傳統(tǒng)形式,然而伴隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái),“互聯(lián)網(wǎng)+”的理念深入人心,依托舊技術(shù)、舊手段、舊渠道的管理模式已經(jīng)非常落后。智能化要求檔案管理部門(mén)與管理層必須具有超前的視野與態(tài)度,不斷研發(fā)新技術(shù),開(kāi)發(fā)新空間,逐漸形成大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、云存儲(chǔ)三位一體的數(shù)據(jù)剖析系統(tǒng),助推檔案管理工作的高效展開(kāi)與分析。然而在發(fā)展機(jī)遇背后也隱藏著層出不窮的挑戰(zhàn)。做好對(duì)檔案數(shù)據(jù)的整合進(jìn)行存儲(chǔ)與密鑰安全,利于歸檔、保存、檢索、利用的安全保障,達(dá)到服務(wù)優(yōu)化最大化,是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案工作管理模式延展上的挑戰(zhàn)之一。

        (三)“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下檔案信息資源共建共享程度不高

        首先,檔案信息資源不豐富。由于目前的檔案系統(tǒng)建設(shè)并沒(méi)有形成終端的網(wǎng)絡(luò)鏈接與共享,導(dǎo)致呈現(xiàn)出部分獨(dú)立的特性,使整個(gè)檔案系統(tǒng)建設(shè)呈現(xiàn)出一定的封閉性與區(qū)塊性,缺乏個(gè)性化數(shù)據(jù)的整合呈現(xiàn)。此外,缺乏必要的全文數(shù)據(jù)處理,使檔案數(shù)據(jù)片面化、單一化,甚至不完整。同時(shí),共建共享平臺(tái)不完善。平臺(tái)的基礎(chǔ)架構(gòu)存在技術(shù)、平臺(tái)與人員等多方面的問(wèn)題,導(dǎo)致共享性受限,并且無(wú)法滿足現(xiàn)有的很多平臺(tái)用戶的需求,使得平臺(tái)基礎(chǔ)建設(shè)始終缺胳膊少腿,無(wú)法完全整合收集、鑒定、整理、保管、編研、統(tǒng)計(jì)、檢索等一系列的流程與工作環(huán)節(jié),最終形成信息共享資源庫(kù)。同時(shí)在不同的數(shù)據(jù)館之間存在溝通與鏈接的障礙,無(wú)法實(shí)現(xiàn)行之有效的溝通與合作,導(dǎo)致許多前沿技術(shù)成果無(wú)法被納入平臺(tái)。最后,共享機(jī)制不健全。共享機(jī)制包括檔案信息、技術(shù)、數(shù)據(jù)、風(fēng)控等環(huán)節(jié),某一項(xiàng)的不完善都會(huì)影響檔案信息共享的實(shí)現(xiàn)。

        三、“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下優(yōu)化檔案管理的建議

        (一)完善檔案信息安全管理提供技術(shù)保障

        加強(qiáng)檔案信息安全技術(shù)措施。檔案信息安全管理的技術(shù)是比較復(fù)雜的,主要包括數(shù)字認(rèn)證、簽名或密碼認(rèn)證、加密技術(shù)、防火墻等。而由“互聯(lián)網(wǎng)+”所孕育出來(lái)的新技術(shù),如云計(jì)算、云存儲(chǔ)也逐漸顯示出其特性,但與此同時(shí),將信息以及數(shù)據(jù)暴露在相對(duì)開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)空間中,也會(huì)導(dǎo)致一系列虛擬的不確定化,最終形成信息安全隱患,為此必須實(shí)行多層次、多緯度的檔案信息安全防控措施,實(shí)現(xiàn)追蹤性監(jiān)管。其中,最常見(jiàn)以及最有效的措施也就是進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)安全漏洞測(cè)試。一般來(lái)說(shuō),針對(duì)檔案網(wǎng)站所建設(shè)的安全系統(tǒng)的安全系數(shù)非常高,這是基于數(shù)據(jù)的珍貴性而言的。因此,檔案部門(mén)應(yīng)通過(guò)對(duì)自身網(wǎng)站開(kāi)展安全測(cè)試,確定其是否存在安全漏洞。如發(fā)現(xiàn)漏洞,應(yīng)及時(shí)與專業(yè)人員聯(lián)系,加以維護(hù),確保安全。

        (二)通過(guò)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案新技術(shù)手段提高檔案數(shù)據(jù)整合的有效性

        搭建多重并舉、相互兼容的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)據(jù)的管理,首先必須要全方位考量檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性,做好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的統(tǒng)籌工作,包括收集、鑒定、歸檔、編目﹑檢索、開(kāi)發(fā)、統(tǒng)計(jì)、編研等環(huán)節(jié)。在此基礎(chǔ)上,借助計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理以及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,最終形成數(shù)據(jù)的集中化。此外,對(duì)于人員的培訓(xùn)也非常重要,在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下,持續(xù)開(kāi)發(fā)新技術(shù),更新管理模式,借助云存儲(chǔ)新手段對(duì)檔案數(shù)據(jù)優(yōu)化整合,提高檔案數(shù)據(jù)整合的精準(zhǔn)性,使檔案的利用更加方便快捷。

        (三)搭建共享共建平臺(tái)優(yōu)化檔案信息資源

        豐富檔案資源使搭建“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案信息共享平臺(tái)的基礎(chǔ),這是由于“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案信息平臺(tái)建設(shè)的核心是資源的多樣性與豐富性。因此要以共享、包容的視野來(lái)構(gòu)建檔案平臺(tái),實(shí)現(xiàn)公共與個(gè)性化需求與服務(wù)的統(tǒng)籌。共享性是當(dāng)前檔案信息資源平臺(tái)非常欠缺的特性,由此衍生出 “互聯(lián)網(wǎng)+檔案”這一新型管理模式,主要包含信息集成、數(shù)據(jù)挖掘﹑數(shù)據(jù)分析等環(huán)節(jié),最終充實(shí)整個(gè)平臺(tái)。此外,在制度層面也需要建立共享機(jī)制,通過(guò)多管理部門(mén)的協(xié)調(diào)、技術(shù)領(lǐng)域的統(tǒng)籌、數(shù)據(jù)領(lǐng)域的開(kāi)發(fā)以及防控系統(tǒng)的完善,最終建立安全、健康、積極、開(kāi)放、包容的新型檔案信息資源平臺(tái)。

        參考文獻(xiàn):

        [1]田文潔.淺論“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J].齊魯師范學(xué)院學(xué)報(bào),2018,33(4): 107, 110+140.

        [2]候衛(wèi)元.開(kāi)放共享、數(shù)據(jù)化實(shí)踐: “互聯(lián)網(wǎng)+"時(shí)代檔案工作改革要點(diǎn)剖析[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(13):81.

        [3]張金來(lái).“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案工作的挑戰(zhàn)及策略分析[J].天津職業(yè)院校聯(lián)合學(xué)報(bào),2018,20(5):42-45.

        [4]趙軼群.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的路徑研究[J].企業(yè)改革與管理,2018(18):62-63.

        作者單位:平山縣檔案館C0D923FD-AB56-4B64-BFF3-35C5A78E6AC6

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