摘要：隨著計算機技術的不斷發(fā)展，越來越多的企業(yè)選擇使用數(shù)據(jù)庫。將數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)充分應用到檔案數(shù)字化管理中，能夠提升檔案管理的針對性與有效性，幫助人們更好地適應信息時代所提出的要求，提高數(shù)據(jù)挖掘、整合、傳輸及應用的質(zhì)量和效率。數(shù)據(jù)庫的建立保障了用戶的信息安全，便于查詢數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)自動化管理。文章從計算機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的組成及特點著手，介紹了計算機數(shù)據(jù)庫的應用領域，包括相關部門、銀行、醫(yī)院、企事業(yè)單位和家庭，指明計算機數(shù)據(jù)庫的應用優(yōu)點，即儲存大量的數(shù)據(jù)信息、對數(shù)據(jù)進行整理、將重復的或者無效的數(shù)據(jù)刪除、提高數(shù)據(jù)的安全性，一旦計算機出現(xiàn)故障，還可以將其修復，避免數(shù)據(jù)丟失。

關鍵詞：計算機;數(shù)據(jù)庫系統(tǒng);檔案數(shù)字化管理

中圖法分類號：G270文獻標識碼：A

Application of computer database system in archives digital management

XUE Weilu

（Qinhuangdao Daily，Qinhuangdao，Hebei 066001，China）

Abstract：With the continuous advancement of computer technology， more and more enterprises choose to use databases. Fully applying the database system to the digital management of archives can improve the pertinence and effectiveness of archives management， help people better adapt to the requirements of the information age， and improve the quality and efficiency of data mining， integration， transmission and application. The establishment of the database guarantees the user's information security， facilitates the query of data，and realizes the automatic management of data. The article starts from the composition and characteristics of computer database system，introduces the application field of computer database， including relevant departments， banks， hospitals， enterprises and institutions and families， and points out the application advantages of computer database， that is， storing a large amount of data information，sorting data. Delete duplicate or invalid data，improve data security， once the computer fails， it can also be repaired to avoid data loss.

Key words：computer， database system， digital management of archives

檔案數(shù)字化管理主要包括信息的收集、傳輸與加工，以最快的速度、最有效的方式將有用的信息傳遞給有所需要的人，為企業(yè)的生產(chǎn)運營決策提供依據(jù)。將數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應用到檔案數(shù)字化管理中，能夠有效提高信息加工效率，保證信息的有效性，使信息的傳輸速度更快、更準確[1]。

1計算機數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

1.1系統(tǒng)組成

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)主要由數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫應用程序三個部分組成，數(shù)據(jù)庫是存儲數(shù)據(jù)的位置;數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的簡稱是 DBMS，是一款可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的軟件。雖然 DBMS 能夠起到數(shù)據(jù)管理的作用，但是在很多特殊的情況下，還是無法滿足數(shù)據(jù)管理要求;數(shù)據(jù)庫應用程序則是數(shù)據(jù)庫管理軟件的補充，它的處理能力比數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)更強[2]。此外，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)能夠保存數(shù)據(jù)，計算機用戶可以通過計算機語言實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的查詢和修改等，方便使用數(shù)據(jù)。

1.2特點

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)具有三個特點，分別是結構化、共享性和獨立性，結構化主要指的是數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)并不是針對某一行業(yè)或者某個應用所建立的，而是面向所有組織，數(shù)據(jù)之間都有相應的聯(lián)系;共享性是指由于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是面向所有組織的，因此它可以被很多用戶和應用軟件所共享，節(jié)約了很多儲存空間;獨立性是指用戶所使用的程序和數(shù)據(jù)庫的邏輯相互獨立，方便程序員進行系統(tǒng)維護與修改。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)由 DBMS 進行控制和管理，保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

2應用現(xiàn)狀

2.1應用范圍不斷擴大

由于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的不斷更新與完善，其在檔案數(shù)字化管理中的應用給用戶帶來了更多的便利，發(fā)展前景也非常樂觀，越來越多的用戶傾向于在工作和學習中使用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以幫助自己解決問題，因此檔案數(shù)字化管理也得到了企事業(yè)單位的廣泛應用[3]。企業(yè)了解到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)信息化管理的安全性與有效性，因此對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的更新傾注了更多關注力，選擇合適的檔案管理系統(tǒng)對企業(yè)進行管理，能提高工作效率，保證工作的準確性。

2.2信息備份功能

信息的丟失會給企業(yè)造成很嚴重的影響，由于檔案管理主要是人為管控，管理人員在更改信息時如果誤刪了有效信息，會給用戶帶來非常大的麻煩，而信息備份功能恰好有效地避免了這個問題。用戶在檔案數(shù)字化管理時可以將數(shù)據(jù)進行備份，如果一旦出現(xiàn)誤刪問題，可以無限地復制信息而沒有任何經(jīng)濟損失。信息備份功能還能防止數(shù)據(jù)信息的突然丟失，提高檔案數(shù)字化管理的安全性。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在檔案數(shù)字化管理應用中不斷更新，相關技術水平不斷提高，更多的功能被開發(fā)出來，為用戶提供了更多的便利。

2.3數(shù)據(jù)轉換功能

數(shù)據(jù)轉換功能是數(shù)據(jù)庫在檔案管理中比較典型的一個優(yōu)勢，計算機的應用在各個行業(yè)都非常普遍，若要實現(xiàn)信息完全共享，需要不同行業(yè)之間的數(shù)據(jù)進行相互轉換。數(shù)據(jù)之間的轉換需要有技術軟件的支持，根據(jù)計算機軟件之間信息的相互轉換與傳遞，完成用戶對有用信息的獲取。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)通過軟件之間的連接，對信息進行轉換，提高了計算機的運行效率。數(shù)據(jù)之間的轉換也是計算機發(fā)展的重點之一，數(shù)據(jù)轉換水平的不斷提高、速度與準確性不斷增加，有助于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的發(fā)展，為檔案數(shù)字化管理提供更高效的保障[4]。

3具體應用

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)在檔案數(shù)字化管理中的應用主要是對數(shù)據(jù)信息進行處理，通過計算機技術，將信息進行有效整理、分類，實現(xiàn)企業(yè)信息化管理，提高相關工作人員的工作效率，保證工作的有效性，為提升企業(yè)的經(jīng)濟效益提供有效的信息服務。

3.1對信息加密的處理

企業(yè)的發(fā)展離不開自身技術創(chuàng)新的支持，核心技術是提高企業(yè)市場競爭力的根本，因此對其進行保密是非常重要的一項工作。技術人員通過計算機程序對數(shù)據(jù)信息進行加密處理，采取設置防火墻和密碼權限等措施提高其安全性，只有企業(yè)高層管理人員能夠接觸加密信息，有利于保護信息隱私。

3.2對有效信息的防護

用戶在使用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理信息時，比較重視有效信息的防護問題，目前我國已有的計算機檔案數(shù)字化管理技術對信息的管理和防護相對比較完善，提高了信息的安全性。數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對有效信息的防護還表現(xiàn)在數(shù)據(jù)備份功能上，針對出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況，可以根據(jù)備份的信息重新錄入計算機中，方便用戶使用[5]。計算機對信息的管理與控制使信息安全技術有了進一步提升，不僅保留了信息的完整性，還提高了信息的安全性。只有信息得到了有效防護，用戶才能放心地使用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，為計算機行業(yè)的發(fā)展做出了貢獻。

在工業(yè)生產(chǎn)中所應用到的數(shù)據(jù)庫更加龐大，從銷售、訂到、設計、采購、制作、售后等各個方面都離不開檔案數(shù)字化管理，而且每個部門的使用權限與所需信息都不同。程序員在針對工業(yè)生產(chǎn)信息檔案管理時，首先要做好數(shù)據(jù)庫的權限管理，因為在工業(yè)生產(chǎn)中會有很多重要的信息，如客戶的個人信息、采購價位等，對比較重要的有效信息更要做好安全措施，能夠有效起到防護作用。這些有效的信息對工業(yè)生產(chǎn)與發(fā)展是非常重要的，能夠保證企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟價值。

3.3建立信息模型

用戶根據(jù)相關數(shù)據(jù)進行信息檢索時，數(shù)據(jù)庫要根據(jù)相關內(nèi)容做出正確的反應，不能隨意地處理信息，要保證信息的準確性。技術人員根據(jù)數(shù)據(jù)庫的特點建立了信息模型，處理信息時計算機能夠有效地對其進行分離，使用戶在查找信息時更加準確和迅速。數(shù)據(jù)模型主要分為概念模型、邏輯模型和物理模型，每種模型都有各自的優(yōu)點，能夠使數(shù)據(jù)的獨立性更強、保密性能更好。數(shù)據(jù)模型應用在檔案數(shù)字化管理中能夠減少程序員的工作量，提高工作效率，使用戶對于慣性模型的存取路徑更加明確。

4完善措施

4.1增強實用性

技術人員要不斷地開發(fā)出新的功能，以理論知識為基礎，結合實際工作經(jīng)驗，從用戶的角度出發(fā)，提高系統(tǒng)的實用性[6]。系統(tǒng)應用離不開理論知識的支持，拋開理論知識一切的想法都是空想，因此技術人員在研發(fā)新功能時務必重視理論知識。技術人員將研究的新功能應用到實際管理中，在用戶的應用反饋中發(fā)現(xiàn)問題，并進行針對性改進，從而加速檔案數(shù)字化管理的發(fā)展，對用戶的使用與后期維護有一個良性的改變，使數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)穩(wěn)定發(fā)展。技術人員可以不定期與用戶進行溝通，針對系數(shù)庫在檔案數(shù)字化管理中存在問題進行講解，發(fā)現(xiàn)問題能夠及時采取應對措施，保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的實用性，提高用戶的使用滿意度。目前，檔案數(shù)字化管理還需要專業(yè)的程序員進行管理控制與維護，技術人員可以逐漸降低數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的操作難度，降低檔案數(shù)字化管理的控制門檻，使更多的企業(yè)能夠輕松地完成檔案數(shù)字化管理。

4.2重視安全維護工作

雖然目前很多數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全措施已非常完善，但是還是存在一些漏洞，導致檔案數(shù)字化管理過程中出現(xiàn)信息丟失或損壞的問題，因此技術人員要重視數(shù)據(jù)庫的安全防護，不斷探索新的安全措施。由于計算機具有特殊性，很多不法分子利用用戶對計算機使用不熟練的漏洞，制造一些病毒侵入用戶計算機，偷竊數(shù)據(jù)信息，對用戶使用計算機造成影響[7]。信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題會使用戶對數(shù)據(jù)庫喪失信心，認為數(shù)據(jù)庫信息不安全，因此技術人員要不斷對系統(tǒng)進行完善，對計算機病毒問題采取更有效的措施，保證數(shù)據(jù)信息的可靠性。數(shù)據(jù)庫的安全性能也是用戶選擇的關鍵指標之一，提高數(shù)據(jù)庫的安全性就是提高企業(yè)的核心競爭力，可以為企業(yè)創(chuàng)造更大的經(jīng)濟價值。

4.3健全管理制度

在信息化時代，檔案數(shù)字化管理中不僅要重視效率，還要保證信息管理的規(guī)范性，很多信息平臺存在虛假信息，用戶無法及時判斷其真假，對決策造成嚴重影響，管理部門要加強構建網(wǎng)絡信息的管理體系，對一些發(fā)布虛假信息的網(wǎng)站進行嚴格管控，將真實有效的信息通過官網(wǎng)進行公布[8～10]。相關管理部門可以制定紅黑名單，根據(jù)名單采取相應的措施，對外公開進行信用度的評價投票，選取信用度高的企業(yè)作為典型，提出表揚。

5結束語

隨著計算機技術的不斷發(fā)展，它給人們的生產(chǎn)和生活都帶來了很多便利，幫助人們縮短了復雜工作的流程，大大提高了工作效率。由于數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)具有很強安全性和實用性，得到了很多行業(yè)的好評，成為技術人員研發(fā)的重點項目。將數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)應用于檔案數(shù)字化管理，保證了信息的安全性與有效性，給企業(yè)管理帶了便利。目前，我國的檔案數(shù)字化管理行業(yè)已經(jīng)取得了一些成績，但是還存在一些問題，程序員應該以基礎原理為主，結合自己的實際工作經(jīng)驗，努力克服困難，提高信息控制的有效性。

參考文獻：

[1]閆霞.數(shù)據(jù)庫在博物館公益講座檔案管理中的建立和應用[C]∥科學與藝術—新時期多角度下的融合與創(chuàng)新發(fā)展，2020：133?142.

[2]趙連柱.基于地理實體的國土檔案數(shù)據(jù)庫構建技術[J].北京測繪，2021，35（11）：1428?1433.

[3]林坤彪，陳志欽.檔案管理系統(tǒng)的人臉識別技術方案設計實現(xiàn)[J].黑龍江檔案，2021（4）：358?359.

[4]張穎，曹航.基于檔案信息資源共享的分布式檔案數(shù)據(jù)庫建設探析[J].檔案，2021（5）：4?10.

[5]范曉青.社會記憶視角下綜合檔案館照片檔案數(shù)據(jù)庫建設探究[J].檔案天地，2021（5）：62?64.

[6]叢佳，邱雨暉，黃天嬌.基于 WebGIS 技術的城建檔案數(shù)據(jù)庫建設[J].蘭臺世界，2021（4）：54?58.

[7]王金海，孟子惠.認知體驗觀視閾下少數(shù)民族多模態(tài)語言檔案數(shù)據(jù)庫建設思考[J].檔案管理，2021（2）：84?85.

[8]章潤潤，劉燕斌.關于干部人事檔案數(shù)據(jù)庫建設與運用的設想[J].辦公室業(yè)務，2020（24）：69?70.

[9]許芳明.淺談面向信息化測繪的省級測繪成果檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)建設[ J].測繪與空間地理信息，2020，43（12）：126?129.

[10]方曉麗.突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案數(shù)據(jù)庫建設研究[ J].檔案天地，2020（12）：28?31+50.

作者簡介：

薛瑋璐（1988—），本科，研究方向：檔案管理自動化。