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        機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革分析

        2022-05-30 11:35:05李?yuàn)檴?/span>
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2022年21期
        關(guān)鍵詞:檔案管理創(chuàng)新改革

        摘 要:新時(shí)代,機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理更便捷、載體更多元、歸檔更及時(shí)、服務(wù)更人性,面對(duì)著檔案管理呈現(xiàn)出的這些新特點(diǎn),需要?jiǎng)?chuàng)新管理理念,堅(jiān)持“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”管理,突出以創(chuàng)新理念引領(lǐng)檔案管理工作,以改革的精神推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)踐、理論和制度全面創(chuàng)新,為檔案事業(yè)發(fā)展提供持久動(dòng)力。本文分析了新時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)的新特點(diǎn),立足“五大發(fā)展”理念,提出了檔案管理創(chuàng)新內(nèi)容。并結(jié)合新修訂的《檔案法》規(guī)定,探討了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案改革內(nèi)容。

        關(guān)鍵詞:機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理;創(chuàng)新;改革

        2021年,中辦國(guó)辦印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》,提出當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展處于重要戰(zhàn)略機(jī)遇期,同時(shí)也面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。尤其是新時(shí)代,大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的深度應(yīng)用,推動(dòng)了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作環(huán)境、工作對(duì)象、工作內(nèi)容發(fā)生巨大變化,需要從檔案工作理念、工作方法、工作模式方面加大創(chuàng)新力度,加快推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案數(shù)字化、信息化和智能化轉(zhuǎn)型升級(jí)[1 ]。新時(shí)代,需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理(以下簡(jiǎn)稱“檔案管理”)工作人員及機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理者加大檔案管理理念創(chuàng)新,以最新理念引導(dǎo)檔案模式創(chuàng)新,不斷優(yōu)化檔案管理路徑,始終堅(jiān)持“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”發(fā)展,以適應(yīng)新時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)實(shí)需要,為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案事業(yè)發(fā)展提供持久動(dòng)力。

        1 新時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理特征

        1.1 管理更便捷

        傳統(tǒng)檔案管理模式下,以紙質(zhì)化人工管理為主,不論是檔案收集、歸檔、存儲(chǔ)以及檔案檢索,效率始終較低,檔案管理技術(shù)含量不高。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù),以及檔案管理軟件的普及應(yīng)用,將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理,實(shí)現(xiàn)技術(shù)與檔案管理有效結(jié)合和深度融合,有力促進(jìn)了檔案管理效率提升[2 ]。尤其是大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)及管理中,使檔案管理的各個(gè)流程技術(shù)含量更高,智能化、便捷性水平顯著提升。

        1.2 載體更多元

        傳統(tǒng)檔案管理工作的載體以文件資料、照片、紙質(zhì)材料為主,無(wú)論是資料收集、保存還是后期的檢索利用,均過(guò)程繁瑣,效率較低。將互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、信息技術(shù)與檔案管理融合,深刻地改變著檔案管理的載體形態(tài)。尤其是大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,機(jī)關(guān)事業(yè)單位具有保存價(jià)值的視音頻、數(shù)據(jù)文件等均可直接存儲(chǔ)于檔案管理平臺(tái)[3 ]。光盤、硬盤、云盤等新型數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用,也進(jìn)一步豐富了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的載體形態(tài),使新時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理載體更加多元化。

        1.3 歸檔更及時(shí)

        傳統(tǒng)檔案管理時(shí),檔案資料歸檔、交接、整理、編目、上架等需要耗費(fèi)大量人力、物力和財(cái)力,需要建立專門的檔案存儲(chǔ)室或庫(kù)房。此外,隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位業(yè)務(wù)的開展,歸檔數(shù)量不斷增加,歸檔工作時(shí)效性難以保障,歸檔不及時(shí)的情況時(shí)有發(fā)生[4 ]。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用以及“單軌制”等檔案管理理念的革新,在機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常業(yè)務(wù)開展過(guò)程中產(chǎn)生的資料,其搜集、檢索、歸檔等工作均可通過(guò)數(shù)據(jù)處理技術(shù)完成,檔案管理人員可隨時(shí)根據(jù)辦公OA系統(tǒng)將相關(guān)檔案資料進(jìn)行收錄、整理,實(shí)現(xiàn)歸檔工作的常態(tài)化,確保了歸檔工作的及時(shí)性,有效避免因歸檔不及時(shí)而造成的檔案數(shù)據(jù)資料丟失等問(wèn)題[5 ]。

        1.4 服務(wù)更人性

        傳統(tǒng)模式下,機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案重管理輕利用,受制于人員配備力量不足、技術(shù)條件有限等約束,檔案管理工作效率較低、服務(wù)質(zhì)量始終難以得到有效提升,館藏檔案資料的價(jià)值未得到充分展現(xiàn)[6 ]。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)深度運(yùn)用于檔案管理領(lǐng)域,提升了檔案查詢、檢索效率,簡(jiǎn)化了檔案查詢、檢索流程,使檔案服務(wù)更人性化、個(gè)性化[7 ]。例如,可通過(guò)身份認(rèn)證技術(shù)登錄局域網(wǎng)系統(tǒng),及時(shí)查詢到所需檔案資料,突破了傳統(tǒng)時(shí)空限制。在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中,通過(guò)搜索關(guān)鍵詞,可第一時(shí)間檢索到所需檔案資料,直接下載、打印。

        2 新時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新

        2.1 堅(jiān)持創(chuàng)新管理

        創(chuàng)新是引領(lǐng)新時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案發(fā)展的第一動(dòng)力。新時(shí)代,應(yīng)將創(chuàng)新擺在檔案管理的關(guān)鍵位置,不斷激發(fā)檔案管理活力。具體來(lái)說(shuō),就是要從管理的理論、服務(wù)和方法三個(gè)方面進(jìn)行大膽探索,勇于創(chuàng)新。

        2.1.1 理論創(chuàng)新[8 ]。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)牢固樹立新發(fā)展理念,適應(yīng)新時(shí)代檔案要求,從傳統(tǒng)思維模式中走出來(lái),開拓思維空間,總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律,將其他領(lǐng)域的先進(jìn)管理理念,如PDCA、6W、QCC、閉環(huán)質(zhì)量管理等新管理理論引入到新時(shí)代檔案管理工作中,用以指導(dǎo)檔案實(shí)踐,為新時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理提供豐富理論支撐。

        2.1.2 服務(wù)創(chuàng)新。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用,機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要積極創(chuàng)新服務(wù)模式、服務(wù)載體和服務(wù)內(nèi)容。例如,選用服務(wù)質(zhì)量差距模型,及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案服務(wù)存在問(wèn)題和不足,及時(shí)跟進(jìn)解決[9 ]。又如,立足館藏檔案資源,注重檔案編研,增加檔案文化產(chǎn)品供給。還如,利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),實(shí)現(xiàn)24小時(shí)在線查詢服務(wù)。

        2.1.3 方法創(chuàng)新。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用,機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)的勞動(dòng)密集型逐漸向技術(shù)密集型轉(zhuǎn)型,數(shù)字化檔案、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)應(yīng)用,管理方法上要積極推進(jìn)文檔一體化、全過(guò)程質(zhì)量管理,搭建局域性檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái),借助現(xiàn)代信息技術(shù),推動(dòng)檔案管理方式更加精細(xì)、智能。

        2.2 堅(jiān)持協(xié)調(diào)管理

        協(xié)調(diào)管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)在要求,通過(guò)協(xié)調(diào)管理,逐步解決檔案管理不平衡、不協(xié)調(diào)等難題,推動(dòng)檔案管理質(zhì)量整體提升。當(dāng)前,重點(diǎn)需要協(xié)調(diào)管理與利用、紙質(zhì)與電子檔案管理兩大方面。

        2.2.1 要堅(jiān)持管理與利用并重。加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案編研工作力度,多渠道、多領(lǐng)域、多途徑開發(fā)檔案信息資源,切實(shí)發(fā)揮檔案經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益。建立利用信息反饋機(jī)制,暢通郵件、郵箱、電話、在線等利用信息反饋渠道,廣泛收集檔案利用過(guò)程中存在的問(wèn)題和不足,不斷總結(jié)利用過(guò)程中經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),提升檔案利用效率和質(zhì)量。積極拓寬利用渠道,通過(guò)局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),搭建檔案利用平臺(tái),為檔案利用者實(shí)時(shí)檔案利用提供便利[10 ]。

        2.2.2 要協(xié)調(diào)紙質(zhì)與電子檔案管理。單套制(又叫單軌制)模式下,電子檔案擁有了與紙質(zhì)檔案同等效率,要協(xié)調(diào)處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案管理之間的關(guān)系,避免重復(fù)歸檔,增添工作量。

        2.3 堅(jiān)持綠色管理

        綠色發(fā)展是機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案可持續(xù)發(fā)展的必要條件,也是實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要體現(xiàn)。新時(shí)代,機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案綠色管理就是要做到數(shù)字化、信息化,營(yíng)造綠色管理環(huán)境。利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù),對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案進(jìn)行著錄,并實(shí)現(xiàn)快捷查詢、檢索和利用,提高檔案管理效率;利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算技術(shù),推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化,打通檔案信息資源之間的相互聯(lián)系,發(fā)揮檔案管理聚合效應(yīng)。此外,要積極營(yíng)造綠色管理環(huán)境,從整體上統(tǒng)籌檔案室功能分區(qū)、結(jié)構(gòu)分組,打造生態(tài)、健康、舒適辦公環(huán)境。樹立綠色生態(tài)環(huán)保管理理念,通過(guò)技術(shù)手段,對(duì)接檔案管理系統(tǒng)與辦公系統(tǒng),減少紙質(zhì)材料收集。積極推動(dòng)網(wǎng)上檔案利用審批、網(wǎng)上查詢、網(wǎng)上提供利用,最大限度降低紙質(zhì)檔案磨損。此外,要定期做好館藏檔案鑒定銷毀工作,減少無(wú)效檔案保管,清理庫(kù)容。

        2.4 堅(jiān)持開放管理

        開放是檔案事業(yè)繁榮發(fā)展的必由之路。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案工作應(yīng)在開放中拓寬視野,提高檔案資源開放利用,擴(kuò)大檔案影響力和輻射面。

        2.4.1 要樹立開放管理理念。打破檔案管理半封閉狀態(tài),轉(zhuǎn)變檔案工作“作為難”“難作為”觀念,積極參與機(jī)關(guān)事業(yè)各項(xiàng)工作,主動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)產(chǎn)品,推動(dòng)檔案管理從幕后邁向臺(tái)前。

        2.4.2 堅(jiān)持主動(dòng)開放管理。以更加開放的姿態(tài),豐富館藏檔案資源,將凸顯機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事、財(cái)務(wù)、行政管理等特色檔案進(jìn)行歸檔和數(shù)字化,為檔案利用打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

        2.4.3 踐行“大檔案”理念。檔案管理者要牢固樹立“大檔案”管理理念,摒棄部門利益的桎梏,堅(jiān)持走出去,加強(qiáng)與其他機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案部門之間交流,邀請(qǐng)檔案領(lǐng)域?qū)<襾?lái)單位講座,提升工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。

        2.5 堅(jiān)持共享管理

        共享是中國(guó)特色社會(huì)主義的本質(zhì)要求。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的最主要目的,就是高效、優(yōu)質(zhì)地開發(fā)利用檔案信息資源,最大限度地滿足社會(huì)各界檔案信息需求,不斷創(chuàng)造檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。其中,做好檔案信息資源共享是實(shí)現(xiàn)這一目的的主要手段。

        2.5.1 堅(jiān)持以人民為中心的發(fā)展理念。讓機(jī)關(guān)事業(yè)單位及社會(huì)公眾享受改革發(fā)展成果。切實(shí)加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)力度,推動(dòng)信息化、數(shù)字化進(jìn)程,使“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?,將“檔案庫(kù)”成為“智庫(kù)”,為領(lǐng)導(dǎo)決策和其他利用者提供更加優(yōu)質(zhì)、豐富的信息資料。通過(guò)編纂大事記、年鑒、組織機(jī)構(gòu)沿革、史志、制度匯編等,提供高質(zhì)量編研成果。

        2.5.2 檔案管理部門共享改革發(fā)展“紅利”。檔案管理部門積極爭(zhēng)取單位對(duì)檔案工作的重視,從人財(cái)物等方面加強(qiáng)檔案管理投入力度,編制機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)劃,在機(jī)關(guān)事業(yè)單位營(yíng)造重視檔案工作的濃厚氛圍。

        2.5.3 注重共享平臺(tái)搭建。機(jī)關(guān)事業(yè)單位積極建立可兼容的信息資源管理共享平臺(tái),結(jié)合檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理理念,針對(duì)機(jī)關(guān)不同部門檔案管理內(nèi)容,制定統(tǒng)一規(guī)范和操作標(biāo)準(zhǔn),將各自管理的“信息孤島”有效連接,并集中起來(lái),建立檔案資源信息共享平臺(tái)。

        3 新時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理改革

        2020年,新《檔案法》修訂完成,于2021年1月1日頒布實(shí)施。檔案行政主管部門成為檔案主管部門,并專門增設(shè)了檔案信息化建設(shè)。面對(duì)著這些新情況新變化,需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門深化改革,適應(yīng)新《檔案法》的新規(guī)定新要求,為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供豐富優(yōu)質(zhì)的檔案信息支撐。

        3.1 重構(gòu)檔案業(yè)務(wù)流程

        新修訂的《檔案法》突出強(qiáng)調(diào)要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè),機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息化建設(shè),需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案收集、整理、利用等內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化改革,重構(gòu)檔案業(yè)務(wù)流程。例如,收集環(huán)節(jié)。應(yīng)充分利用機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部信息系統(tǒng),各部門人員通過(guò)信息管理系統(tǒng)及時(shí)將需要保存的資料上傳,由檔案部門人員及時(shí)接收、更新。整理環(huán)節(jié)。則根據(jù)檔案信息具體情況,進(jìn)行相應(yīng)的歸檔和分類,并做好備份。根據(jù)檔案類型、形成時(shí)間、管理要求、密級(jí)等,設(shè)立具體對(duì)應(yīng)的安全管理權(quán)限,增強(qiáng)檔案信息安全性。利用環(huán)節(jié)。按照信息化管理需要,實(shí)行網(wǎng)上申請(qǐng)、網(wǎng)上審批和網(wǎng)上反饋,提升檔案利用效率。

        3.2 健全檔案管理體制

        新修訂的《檔案法》將檔案行政管理部門修改為檔案主管部門,并以法律形式確定下來(lái),專門設(shè)立“監(jiān)督檢查”章節(jié),這就要求機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門在傳統(tǒng)管理基礎(chǔ)上,加大日常檔案管理監(jiān)督檢查,明確部門機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案日常檢查的具體范圍、檢查的流程和檢查的具體方法及要求,根據(jù)新時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理呈現(xiàn)的新情況、新變化和新要求,在檔案管理體制上不斷健全和完善,通過(guò)自我監(jiān)督和外部檢查,共同推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理效率及公信力的有力提升。對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和建立統(tǒng)一制度,實(shí)行扁平化檔案管理模式,縮短檔案管理流程。

        3.3 加強(qiáng)專業(yè)檔案管理

        在“條塊結(jié)合”的體制下,稅務(wù)系統(tǒng)、工商部門、城建領(lǐng)域、住建行業(yè)等若干專業(yè)化檔案管理主要受其主管部門的管理,地方檔案行政主管部門對(duì)這些專業(yè)檔案管理的影響和指導(dǎo)作用十分有限,缺少必要的指導(dǎo)對(duì)這些專業(yè)領(lǐng)域檔案管理的專業(yè)化、規(guī)范化建設(shè)不利。新修訂《檔案法》,將檔案行政主管部門修訂為檔案主管部門,并以法律形式進(jìn)一步明確了檔案主管部門在整個(gè)檔案事業(yè)中居于重要的主導(dǎo)性地位。針對(duì)此變化,檔案主管部門應(yīng)將其檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求覆蓋至專業(yè)檔案管理行業(yè)或領(lǐng)域,理順專業(yè)檔案領(lǐng)域條塊關(guān)系。

        3.4 構(gòu)建多元治理體系

        新修訂的《檔案法》將檔案行政主管部門修改為“檔案主管部門”,顯示檔案管理正朝著“去行政化”趨勢(shì)發(fā)展,規(guī)范檔案管理行政權(quán)力,使檔案管理更加符合國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的內(nèi)在要求。因此,要突出共建共治理念,尤其是機(jī)關(guān)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)改革后,應(yīng)突出檔案管理的專業(yè)化建設(shè),設(shè)立專門的檔案管理部門,同時(shí)借助檔案行業(yè)學(xué)會(huì)、第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)力量,共同推動(dòng)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展,滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的信息需求。

        4 結(jié)語(yǔ)

        新時(shí)代,機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容,呈現(xiàn)出管理更便捷、載體更多元、歸檔更及時(shí)、服務(wù)更人性的顯著時(shí)代特征,需要機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作人員及機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理者加大檔案管理理念創(chuàng)新,始終堅(jiān)持“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享”發(fā)展,以適應(yīng)新時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位現(xiàn)實(shí)需要,為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供豐富優(yōu)質(zhì)的檔案信息支撐,為檔案事業(yè)發(fā)展提供持久動(dòng)力。

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        作者簡(jiǎn)介:李?yuàn)檴櫍?982— ),大學(xué)學(xué)歷,山東省濟(jì)寧市兗州區(qū)檔案館館員,主要從事檔案管理研究。

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