于高峰

隨著信息化的深入以及數(shù)字經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，電子文件單軌制、單套制歸檔逐步取代“雙套制”，同時也成為各級黨政機(jī)關(guān)和檔案管理部門急需研究和探索的問題。2016年，國家檔案局印發(fā)《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》，要求在有條件的部門開展電子檔案單套制、單軌制管理試點[1 ]。此后，國家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》和《國家檔案局關(guān)于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》進(jìn)一步明確提出“電子文件可以僅以電子形式進(jìn)行歸檔”“符合國家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔”等相關(guān)規(guī)定。2021年實施新的《中華人民共和國檔案法》第三十七條明確規(guī)定，“電子檔案應(yīng)當(dāng)來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。此外，三大訴訟法也明確將電子數(shù)據(jù)納入證據(jù)的范圍。由此可見，電子文件單套歸檔、保存和利用已經(jīng)具備了充分的法律依據(jù)，成為深化檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型、服務(wù)于政務(wù)信息化及社會信息化的關(guān)鍵[2 ]。筆者僅以政府實施電子文件管理工作為例，在明確實施單軌制法律法規(guī)的前提下，提出有效推動實施政府電子文件單軌制的基本策略。

1 強(qiáng)化政府電子文件單軌制的協(xié)調(diào)管理

實施電子文件單軌制，首先要協(xié)調(diào)發(fā)揮政府統(tǒng)籌規(guī)劃主導(dǎo)作用、信息中心技術(shù)支撐作用、檔案部門業(yè)務(wù)管理作用。

1.1 加強(qiáng)政府部門電子文件單軌制的統(tǒng)籌規(guī)劃

政府作為電子文件單軌制轉(zhuǎn)型的領(lǐng)導(dǎo)者，一方面，宏觀層面要抓好單軌制轉(zhuǎn)型的頂層設(shè)計，推動國家政策引領(lǐng)信息化時代電子文件管理變革。另一方面，政府業(yè)務(wù)主管層面要認(rèn)真落實電子文件單軌制管理，業(yè)務(wù)主管部門要將形成的電子文件及時直接推送到檔案管理部門的電子檔案系統(tǒng)中，有效推動傳統(tǒng)的年度歸檔、定期歸檔向主動歸檔、即時歸檔轉(zhuǎn)變。

1.2 加強(qiáng)信息中心電子文件單軌制的技術(shù)保障

信息中心特別是相關(guān)技術(shù)部門重點要對信息資源進(jìn)行分步整合、有效利用，有計劃、分步驟對政府部門進(jìn)行信息資源整合;同時做好政府中心機(jī)房安全管理工作，部署建設(shè)好政府部門業(yè)務(wù)網(wǎng)及電子政務(wù)網(wǎng)，保障各級政府電子政務(wù)內(nèi)、外網(wǎng)絡(luò)安全無故障運(yùn)行。

1.3 加強(qiáng)檔案部門電子文件單軌制的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)

各級檔案局要充分發(fā)揮檔案專業(yè)優(yōu)勢，擔(dān)當(dāng)好電子文件單軌制管理的核心角色，積極參與電子文件單軌制標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，吸收不同部門和不同崗位的意見;同時監(jiān)督、指導(dǎo)政府業(yè)務(wù)部門電子文件生成和移交，依托制度、技術(shù)、人員等方式保障電子文件傳輸、移交、接收等過程的真實性、完整性、安全性、可靠性。

2 建立健全電子文件單軌制法律法規(guī)管理體系

目前，我國電子文件單軌制管理相關(guān)研究已經(jīng)出現(xiàn)很久，但相應(yīng)的法律規(guī)范仍有待健全完善。筆者認(rèn)為必須發(fā)揮好法律政策在電子文件單軌制中的指導(dǎo)作用，在建立單軌制法律政策上應(yīng)遵循以下幾點要求：一是國家層面要更加突出電子文件的法律效力，要明確規(guī)定電子檔案與紙質(zhì)檔案具有相同法律效力。二是各部門要遵循《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子文件管理暫行辦法》等規(guī)章制度，制定符合自身實際、可操作性強(qiáng)的“電子檔案單軌制實施辦法”等業(yè)務(wù)制度，以便更好發(fā)揮制度的約束和規(guī)范作用，不斷適應(yīng)電子文件單軌制轉(zhuǎn)型需要。三是檔案行政管理部門應(yīng)認(rèn)真貫徹落實國家政策和相關(guān)法律法規(guī)，嚴(yán)格執(zhí)法，充分發(fā)揮單軌制政策制度約束的雙向性，既要約束好領(lǐng)導(dǎo)層面又約束好電子文件業(yè)務(wù)管理層面，確保電子文件單軌制的順利開展。四是加強(qiáng)電子文件單軌制法律法規(guī)體系建設(shè)，不斷完善電子文件管理規(guī)范，形成電子檔案立法與相關(guān)法律無縫銜接，使電子文件單軌制管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、法律化。

3 持續(xù)完善政府電子文件單軌制平臺系統(tǒng)建設(shè)

完善政府電子文件單軌制管理系統(tǒng)與平臺需要做好以下三個方面工作：

3.1 平臺系統(tǒng)建設(shè)要求更加嚴(yán)格

在平臺系統(tǒng)的軟硬件建設(shè)上，尋求適合的軟硬件技術(shù)公司或企業(yè)建立長期的合作，對所有軟硬件進(jìn)行必要的測試分析，使用在安全性、穩(wěn)定性、隱私性方面都有良好性能的軟硬件，不斷優(yōu)化和調(diào)整管理系統(tǒng)，在未來單軌制轉(zhuǎn)型過程中，能夠及時改進(jìn)平臺系統(tǒng)，縮短建設(shè)時間、減少資金投入

3.2 平臺系統(tǒng)功能更加強(qiáng)大

在信息中心搭建電子文件單軌制一體化平臺系統(tǒng)，實現(xiàn)貫穿電子文件的生成、審批、流轉(zhuǎn)、辦理、歸檔、保管、查詢、利用等各環(huán)節(jié)的全程在線處理，特別要實現(xiàn)高效的電子文件查詢，能清晰展現(xiàn)各類電子文件，并實現(xiàn)快速檢索功能，實現(xiàn)電子文件共享，破除信息孤島等問題。同時抓好辦公集成系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)兩個方面平臺系統(tǒng)建設(shè)，針對不同需求場景提供個性化、強(qiáng)大的功能，不斷推進(jìn)辦公系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)無縫連接的技術(shù)攻關(guān)，促進(jìn)無紙化辦公、一站式服務(wù)工作落到實處。

3.3 平臺系統(tǒng)的信息更加安全

具備完善的后臺管理機(jī)制，實現(xiàn)電子文件的多級防護(hù)、電子文件的多重備份。系統(tǒng)建設(shè)上，可將前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)和后端檔案管理系統(tǒng)的部分遷移至云平臺，以滿足單軌制管理后所需要的計算資源、帶寬資源和存儲資源。同時引入第三方簽章管理系統(tǒng)、CA認(rèn)證中心，在服務(wù)器端增加身份認(rèn)證、電子簽章、時間戳等服務(wù)，保障電子文件的真實性、有效性、安全性。

4 提升業(yè)務(wù)能力建設(shè)推進(jìn)實施政府電子文件單軌制管理

4.1 提升政府電子文件的管理能力

要求業(yè)務(wù)工作人員具備足夠的檔案專業(yè)知識和分析能力，能夠準(zhǔn)確把握當(dāng)前及未來電子文件及高效辦公的無紙化、電子化發(fā)展趨勢，能實現(xiàn)電子文件高效生成、快速流轉(zhuǎn)、及時辦理、科學(xué)歸檔、有效利用。也要具備更高的綜合素質(zhì)和信息操作能力，根據(jù)電子文件管理和使用要求，在海量電子文件中及時篩選提供正確的檔案數(shù)據(jù)和資料。

4.2 提升政府電子文件的業(yè)務(wù)能力

充分發(fā)揮檔案管理人員專業(yè)優(yōu)勢，深化檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，主動參與電子文件單軌制、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)存儲等一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定，用好大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)挖掘電子文件的檔案價值，不能僅僅停留在把檔案管好、放好、不損壞的層面，要研究開發(fā)電子文件數(shù)據(jù)，通過數(shù)據(jù)分析，發(fā)現(xiàn)電子文件單軌制新的知識內(nèi)容、管理方法等。

4.3 提升政府電子文件的流程改造能力

學(xué)習(xí)借鑒電子文件單軌制轉(zhuǎn)型的相關(guān)試點及工作經(jīng)驗，及時改進(jìn)重組電子文件管理流程，不斷提高電子文件單軌制轉(zhuǎn)型的意識。同時堅持理論聯(lián)系實踐，將電子文件單軌制管理的流程、方法、技術(shù)及時融入政府服務(wù)工作實踐，助推無紙化、高效率辦公，加速向電子文件單軌制轉(zhuǎn)型。

5 深度廣泛吸收和運(yùn)用新型信息化技術(shù)

電子文件單軌制轉(zhuǎn)型是信息化發(fā)展的趨勢。這就要求政府部門盡可能地吸收和運(yùn)用當(dāng)代科技成果和管理手段，依法依規(guī)提高電子文件管理工作的效率和水平，深入推進(jìn)檔案信息化管理。

5.1 運(yùn)用好區(qū)塊鏈技術(shù)

發(fā)揮區(qū)塊鏈技術(shù)在保障電子文件真實性的作用，其中在電子文件審批過程中，運(yùn)用好數(shù)字簽名技術(shù)識別電子文件相關(guān)責(zé)任人;在電子文件的生成及流轉(zhuǎn)過程中，利用好時間戳來記錄電子文件創(chuàng)建及簽發(fā)的時間;在電子文件的歸檔、保存、使用等過程中，強(qiáng)化安全措施，防止電子文件被篡改或破壞。

5.2 運(yùn)用好云計算技術(shù)

利用“云”端服務(wù)器，便于用戶查詢和使用;將云計算技術(shù)嵌入到電子文件單軌制管理，使用戶打開瀏覽器，可以方便地查閱電子文件，也可以通過手機(jī)、平板來查詢使用電子文件。同時，利用云平臺來分級管理檔案數(shù)據(jù)，對一些非核心電子檔案采用公共云平臺進(jìn)行存儲共享。

5.3 運(yùn)用好虛擬技術(shù)

依靠電子檔案單軌制管理，利用虛擬技術(shù)開發(fā)利用電子文件信息資源，豐富館藏檔案利用服務(wù)資源，為單軌制背景下的電子文件利用帶來全新亮點。

6 打造復(fù)合型檔案專業(yè)技術(shù)人才隊伍

政府電子文件單軌制管理需要培養(yǎng)和造就一支適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化的復(fù)合型檔案專業(yè)技術(shù)人才隊伍。在實際工作中，要圍繞當(dāng)前和未來政府電子文件轉(zhuǎn)型需要，逐步開展多層次、復(fù)合型與專業(yè)型有機(jī)結(jié)合的檔案業(yè)務(wù)教育培訓(xùn)工作。有效實施電子文件單軌制很大程度上取決于檔案工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。因此，檔案工作人員既要具備極強(qiáng)的信息處理能力和檔案管理能力，也要具備極強(qiáng)的學(xué)習(xí)研究能力和創(chuàng)新意識，要熟悉掌握區(qū)塊鏈、云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的開發(fā)過程、運(yùn)行原理，認(rèn)真做好電子文件前端控制，更好制定符合電子文件單軌制建設(shè)和運(yùn)轉(zhuǎn)的管理系統(tǒng)。此外，要積極與高校、科研院所等專家學(xué)者建立長期合作，充分發(fā)揮他們在電子文件管理中的咨詢顧問作用，共同提高電子文件管理水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]國家檔案局.全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要[EB/OL].[2021-03-01].https：//www.saac.gov.cn/daj/xxgk/201604/4596bddd364641129d7c878a80d0f800.shtml.

[2]肖秋會，湯俊妹，許曉彤.文件管理雙軌制、雙套制、單軌制、單套制辨析[J].中國檔案，2021（04）.

（作者單位：吉林省通榆縣審計中心）