韓卓泉

摘 要：數(shù)字檔案館建設(shè)是各傳統(tǒng)檔案館的轉(zhuǎn)型和升級(jí)，建設(shè)數(shù)字檔案館是各級(jí)各類檔案館發(fā)展的必經(jīng)之路。本文對云計(jì)算技術(shù)在數(shù)字檔案館建設(shè)方面的優(yōu)勢進(jìn)行了分析，提出云模式數(shù)字檔案館是現(xiàn)階段我國數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)采取的最佳模式，指出建立基于省級(jí)電子政務(wù)平臺(tái)的云模式數(shù)字檔案館是最優(yōu)選擇，為云模式數(shù)字檔案館的建設(shè)提供借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館;云模式

數(shù)字檔案館建設(shè)是我國檔案工作信息化的主要內(nèi)容，是傳統(tǒng)檔案館在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型、服務(wù)升級(jí)的主要方式和手段，目前已經(jīng)成為我國各級(jí)各類檔案館的主要工作。我國從2000年開始數(shù)字檔案館建設(shè)，至今已取得了一些建設(shè)成果，但是隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及電子檔案管理要求的復(fù)雜化，許多綜合檔案館在數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中，存在缺乏規(guī)劃、各自為政、人才短缺等問題，造成了數(shù)字檔案館建設(shè)資金投入大、效率低下、發(fā)展不平衡、進(jìn)展緩慢等后果。本文從上述問題出發(fā)，對我國數(shù)字檔案館建設(shè)的云模式進(jìn)行了分析。首先，對云計(jì)算技術(shù)所帶來的在數(shù)字檔案館建設(shè)方面的優(yōu)勢進(jìn)行了分析，云計(jì)算模式解決了數(shù)字檔案館在建設(shè)初期的資金投入問題，解決了檔案館人才短缺問題，同時(shí)云計(jì)算模式利于檔案業(yè)務(wù)的創(chuàng)新，利于數(shù)字檔案館進(jìn)行知識(shí)挖掘，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案館的轉(zhuǎn)型。其次，從數(shù)字檔案館的功能、技術(shù)發(fā)展水平、用戶需求及電子政務(wù)發(fā)展模式等因素出發(fā)，分析數(shù)字檔案館建設(shè)也是一個(gè)不斷發(fā)展和完善的體系，需要隨著技術(shù)的變革，采取與其相匹配的建設(shè)模式，提出基于電子政務(wù)平臺(tái)的云模式數(shù)字檔案館是現(xiàn)階段我國數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)該采取的最佳模式。再次，從宏觀角度對云模式數(shù)字檔案館的中央級(jí)、省級(jí)、市級(jí)三種不同層次布局模式進(jìn)行了分析，指出了各自的特點(diǎn)，提出基于省電子政務(wù)平臺(tái)的云模式數(shù)字檔案館應(yīng)該是最優(yōu)選擇。最后，多角度分析了我國數(shù)字檔案館建設(shè)的云模式，從而為我國數(shù)字檔案館建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展提供借鑒。

一、我國數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的突出問題

1.發(fā)展不平衡

數(shù)字檔案館的建設(shè)，需要諸多條件的支持，包括人力和財(cái)力以及經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平等因素。我國東西部經(jīng)濟(jì)水平存在較大差異，東部對數(shù)字檔案建設(shè)的資金投入相對較大，人才以及技術(shù)比較強(qiáng)，數(shù)字檔案建設(shè)的速度相對較快;西部經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較滯后，專業(yè)技術(shù)人員相對匱乏，數(shù)字檔案建設(shè)的觀念陳舊，建設(shè)速度相對遲緩。從全國的角度來看，所有的檔案館都面臨著轉(zhuǎn)型，都需要建設(shè)數(shù)字檔案館，如何帶動(dòng)落后地區(qū)的數(shù)字檔案館建設(shè)，是需要考慮的問題。

2.既懂業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才匱乏

數(shù)字檔案館建設(shè)工作面臨的環(huán)境是多樣的、復(fù)雜的、不斷發(fā)展變化的。建設(shè)一個(gè)數(shù)字檔案館，需要專業(yè)的技術(shù)人員，而在我國基層檔案館，精通數(shù)字檔案建設(shè)的人才奇缺，檔案管理人員缺乏網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)的專業(yè)知識(shí)，缺乏對大數(shù)據(jù)技術(shù)的分析運(yùn)用能力，一些基層檔案館甚至連對數(shù)據(jù)庫和系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)的技術(shù)人員都沒有，一旦出現(xiàn)問題就只能求助于軟件公司，數(shù)據(jù)丟失、應(yīng)用系統(tǒng)無法正常運(yùn)行的情況時(shí)有發(fā)生。信息人才的缺乏使數(shù)字檔案館建設(shè)舉步維艱。

3.網(wǎng)絡(luò)社會(huì)急盼數(shù)字檔案館建設(shè)創(chuàng)新

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案館既要解決館藏紙質(zhì)檔案的著錄、全文數(shù)字化存儲(chǔ)和管理問題，又要解決各政府機(jī)構(gòu)形成的電子文件的移交和永久保存問題。此外，還要解決網(wǎng)絡(luò)的查詢利用、安全保密和隱私保護(hù)、檔案館本地資源的管理問題，以及不同機(jī)構(gòu)間的異構(gòu)數(shù)據(jù)的移交、轉(zhuǎn)換問題、政府機(jī)構(gòu)電子檔案管理問題、政府業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫、政務(wù)微博、微信、網(wǎng)站等社交媒體信息的歸檔和存儲(chǔ)問題。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，電子文件對軟件系統(tǒng)的依賴性越來越強(qiáng)，如果不從軟件設(shè)計(jì)開始對電子文件的生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、保存進(jìn)行規(guī)劃和超前控制，將來勢必很難收集到有保存價(jià)值的電子文件。

4.數(shù)字中國建設(shè)亟需加快檔案信息資源建設(shè)

數(shù)字檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容是檔案信息資源，這是檔案部門的生存之本。但在數(shù)字資源建設(shè)方面，還存在不少問題：（1）數(shù)字檔案資源所占比例不高。雖然各個(gè)檔案館在建設(shè)數(shù)字檔案館項(xiàng)目時(shí)，都對傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，但數(shù)字化工作量龐大，需要大量的資金投入，從全國來看，各公共檔案館傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的比例并不高。（2）對增量電子文件的接收不力。各地的數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目，大多把建設(shè)的重點(diǎn)放在存量檔案的數(shù)字化方面，而對各類在政務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)中正在形成的電子文件接收有所忽視。（3）對新型的電子文件收集不利。許多數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目還在沿用傳統(tǒng)檔案館的工作模式，僅僅是將原來的紙質(zhì)內(nèi)容掃描成數(shù)字化內(nèi)容。隨著社會(huì)的發(fā)展，各類新型的電子文件不斷形成，如政務(wù)微博或微信中形成的重要文件、各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中形成的檔案信息等，對這些新型的檔案資源各個(gè)檔案館鮮有收集。檔案館的責(zé)任是為社會(huì)保存真實(shí)的歷史面貌，保存社會(huì)記憶，如果對這些新型的電子文件不予接收保存，數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)就缺失了一部分重要內(nèi)容。

二、云計(jì)算應(yīng)用于數(shù)字檔案館建設(shè)的優(yōu)勢

云計(jì)算之所以能成為電子政務(wù)、數(shù)字檔案館建設(shè)討論的熱點(diǎn)，就是因?yàn)槠浼夹g(shù)模式和管理模式能解決電子政務(wù)和數(shù)字檔案館建設(shè)中的難題，對于當(dāng)下的數(shù)字檔案館建設(shè)來說，云模式表現(xiàn)出來的優(yōu)勢非常吸引人。

1.云模式解決了數(shù)字檔案館在建設(shè)初期的資金投入等問題

建設(shè)數(shù)字檔案館的關(guān)鍵是開發(fā)和運(yùn)維數(shù)字檔案館應(yīng)用管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)字資源的管理。而數(shù)字檔案館應(yīng)用管理系統(tǒng)，是建立在計(jì)算機(jī)硬件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、系統(tǒng)軟件、數(shù)據(jù)庫軟件等一系列平臺(tái)之上，伴隨著數(shù)據(jù)量越來越大，數(shù)據(jù)處理的要求越來越高，對這些設(shè)備的要求也越來越高。假設(shè)一個(gè)省有一個(gè)省級(jí)檔案館，下屬10個(gè)地級(jí)市檔案館，每個(gè)地級(jí)市又下屬10個(gè)區(qū)縣。若按照上述的建設(shè)模式，就需要建設(shè)111個(gè)檔案數(shù)據(jù)中心。那么，全國就需要建立3000多個(gè)檔案數(shù)據(jù)中心（根據(jù)國家檔案局的統(tǒng)計(jì)，我國現(xiàn)有各級(jí)各類檔案館4193個(gè)，其中綜合檔案館3322個(gè)），若按照上述的建設(shè)模式，就需要重復(fù)建設(shè)3000多個(gè)“檔案數(shù)據(jù)中心”，重復(fù)購買3000多套操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等系統(tǒng)軟件，重復(fù)開發(fā)3000多套應(yīng)用管理軟件，重復(fù)配備3000多個(gè)檔案信息管理和維護(hù)團(tuán)隊(duì)。若按一個(gè)數(shù)據(jù)中心需要500萬元人民幣計(jì)算，則需要花費(fèi)150億元的初期投入經(jīng)費(fèi)，如果一個(gè)檔案數(shù)據(jù)中心每年需要50萬元的經(jīng)營維護(hù)費(fèi)用（包括人員工資、電費(fèi)支出、設(shè)備更新等），則每年全國的檔案數(shù)據(jù)中心需要的維護(hù)費(fèi)用為15億元。正是高昂的初期投入成本和運(yùn)行維護(hù)成本，才使一些市縣級(jí)的檔案館在信息化建設(shè)方面步履緩慢，尤其是中西部一些經(jīng)濟(jì)落后地區(qū)的檔案館。而采用云計(jì)算技術(shù)建設(shè)數(shù)字檔案館，會(huì)大幅降低各檔案館在建設(shè)方面的重復(fù)投資。

2.云模式解決了數(shù)字檔案館技術(shù)人才欠缺的問題

我國數(shù)字檔案技術(shù)人員相對缺乏，絕大多數(shù)的縣級(jí)檔案館的工作人員總共才10人左右，懂技術(shù)的IT技術(shù)人員更是奇缺，由于檔案館的待遇問題，也很難吸引到IT人才進(jìn)入檔案館工作。沒有IT人才支撐，數(shù)字檔案館建設(shè)就無從談起，IT人才問題成為我國很多市縣檔案館，尤其是中西部地區(qū)的市縣級(jí)檔案館不能進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的主要原因。而省會(huì)城市經(jīng)濟(jì)相對發(fā)達(dá)，薪資水平也比較高，可以吸引更多優(yōu)秀的IT人才專注于數(shù)據(jù)中心的管理和維護(hù)。困擾數(shù)字檔案館建設(shè)的人才問題，在云模式下將不再是問題。

3.云模式利于檔案業(yè)務(wù)的創(chuàng)新

檔案管理過程中，對于重要的檔案文件一般要求做到異地備份，而現(xiàn)有的省級(jí)和副省級(jí)城市的檔案館一般采取結(jié)對子互為異地備份，備份形式采取脫機(jī)載體異地備份，如陜西省檔案館和北京市檔案館簽訂了互為異地備份協(xié)議，雙方將本館保存的重要文件的電子檔案副本，存儲(chǔ)到脫機(jī)的磁盤、磁帶、光盤里，運(yùn)輸?shù)綄Ψ綑n案館，保存到對方的檔案庫中。這種方式效率低下、維護(hù)成本高昂、恢復(fù)所用時(shí)間長，具有諸多弊病。如果采用云模式，可以通過網(wǎng)絡(luò)在多個(gè)云計(jì)算中心之間互相建立災(zāi)備中心，其效率和可靠性都要高于載體異地備份。云模式作為一種新的管理模式，必將促進(jìn)檔案管理的創(chuàng)新，相信以后除了云歸檔、云備份之外，還會(huì)有云安全、云加密等更多新的業(yè)務(wù)形式產(chǎn)生。

4.云模式利于數(shù)字檔案館進(jìn)行知識(shí)發(fā)現(xiàn)和挖掘

檔案信息相較于圖書、期刊等形式信息，具有零散、雜亂的特點(diǎn)，不利于人們的利用。一直以來，將檔案信息有序化，在人們需要檔案時(shí)能快速準(zhǔn)確地找到需要的檔案信息，始終是檔案管理的目的，也是檔案管理難以解決的問題。從早期的手工分類、排序、裝卷，到對檔案信息進(jìn)行著錄、標(biāo)引，錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行檢索，無一不是為了實(shí)現(xiàn)這一目的。隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，信息的整序、信息的檢索已不再是難題，但新的問題又產(chǎn)生了，即我們?nèi)绾卧跀?shù)字檔案館存儲(chǔ)的這個(gè)龐大的有序體系中找到知識(shí)，發(fā)現(xiàn)人們感興趣的內(nèi)容，如何發(fā)揮龐大的檔案信息庫的價(jià)值。近年來，在云計(jì)算技術(shù)之上發(fā)展起來的大數(shù)據(jù)技術(shù)給我們指出了一條道路，云計(jì)算將海量的檔案信息集中在一起，利用大數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)，從海量的檔案信息中找到知識(shí)，充分實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。

三、數(shù)字檔案館建設(shè)的最佳模式

隨著IT技術(shù)的發(fā)展，電子文件、電子檔案大量產(chǎn)生。數(shù)字檔案館在提升傳統(tǒng)檔案館的服務(wù)水平，提高數(shù)字檔案資源管理能力，滿足網(wǎng)絡(luò)時(shí)代人們對檔案信息的需求方面，顯示出無比的優(yōu)勢，因此建設(shè)數(shù)字檔案館成為當(dāng)前我國各級(jí)各類檔案館的主要工作內(nèi)容。我國在21世紀(jì)初開始進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)，在東部經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)的地區(qū)取得了一些成就，但在全國范圍內(nèi)數(shù)字檔案館的建設(shè)狀況并不能令人滿意，很多檔案館投入了巨額的建設(shè)費(fèi)用，卻成效甚微。究其原因有多方面，其中數(shù)字檔案館的建設(shè)模式是一個(gè)不容忽視的因素。在云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代，有必要對我國綜合數(shù)字檔案館的建設(shè)模式進(jìn)行重新思考。隨著云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案館的開發(fā)運(yùn)行模式必然從個(gè)體模式向云模式轉(zhuǎn)換。我國的各類檔案館按照分級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的管理體制，可分為中央級(jí)、省級(jí)、市級(jí)和縣（區(qū)）級(jí)四級(jí)。云模式代表的是資源共享、平臺(tái)共用，因此云模式下的數(shù)字檔案館建設(shè)在我國可分為中央級(jí)、省級(jí)、市級(jí)三級(jí)。

1.中央級(jí)數(shù)字檔案館云模式

中央級(jí)數(shù)字檔案館云模式，也可稱為國家檔案云模式，是以國家檔案局和中央檔案館為主體，以國家政務(wù)云為平臺(tái)，在全國范圍內(nèi)搭建的數(shù)字檔案館云平臺(tái)，其目的是將全國3000多個(gè)檔案館全部納入該平臺(tái)，做到資源的高效利用。

在國家檔案局的主導(dǎo)下，在全國建立3～5個(gè)檔案云數(shù)據(jù)中心，這3～5個(gè)檔案云數(shù)據(jù)中心可以分布在全國不同的區(qū)域，如北京、西安、廣州、上海等地，可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對本館資源的遠(yuǎn)程管理和利用。也可通過云備份技術(shù)，互為檔案資料的備份中心，解決數(shù)字檔案的異地異質(zhì)備份問題。國家檔案局主導(dǎo)下的檔案云數(shù)據(jù)中心，只需專注于檔案應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)，以滿足各類用戶通過不同方式利用其權(quán)限許可的檔案信息。

2.省級(jí)數(shù)字檔案館云模式

省級(jí)數(shù)字檔案館云模式，是以各省為單位，以各省檔案館為主要建設(shè)單位，以省級(jí)電子政務(wù)云為平臺(tái)，在各省搭建的數(shù)字檔案館云平臺(tái)，其目的是將某個(gè)省級(jí)行政區(qū)劃內(nèi)的各市、縣（區(qū)）數(shù)字檔案館都集中在該云平臺(tái)上，發(fā)揮省級(jí)檔案館的技術(shù)優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案資源的統(tǒng)一管理。

省級(jí)數(shù)字檔案館云平臺(tái)，比較符合國家電子政務(wù)發(fā)展的戰(zhàn)略?，F(xiàn)在國家電子政務(wù)云平臺(tái)基本上是以各省為中心建設(shè)的，而省級(jí)數(shù)字檔案館云平臺(tái)也以省電子政務(wù)中心為基礎(chǔ)，適應(yīng)了各省電子政務(wù)的發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展模式。另外，以省為中心建立的數(shù)字檔案云平臺(tái)，在人才上也有優(yōu)勢，一般省會(huì)城市相對比較發(fā)達(dá)，可以吸引到IT技術(shù)人才以及其他各類在建設(shè)開發(fā)維護(hù)云平臺(tái)時(shí)所需要的專業(yè)技術(shù)人才。正是由于這些原因，北京市、陜西省等都相繼提出了建立數(shù)字檔案館云平臺(tái)的方案，因此省級(jí)數(shù)字檔案館云平臺(tái)應(yīng)該是檔案云發(fā)展中的最佳模式。

3.市級(jí)數(shù)字檔案館云模式

市級(jí)數(shù)字檔案館云模式，是以各市為單位，以市電子政務(wù)云平臺(tái)為依托，在一個(gè)城市的范圍內(nèi)搭建形成的云模式數(shù)字檔案館平臺(tái)。在運(yùn)行和開發(fā)模式上，它和國家檔案館云平臺(tái)、省級(jí)檔案館云平臺(tái)沒有本質(zhì)區(qū)別，僅是規(guī)模和服務(wù)范圍的區(qū)別。但是，由于市級(jí)數(shù)字檔案館云平臺(tái)覆蓋的范圍沒有省級(jí)、國家級(jí)大，進(jìn)入平臺(tái)的區(qū)縣檔案館及政府機(jī)構(gòu)檔案數(shù)量相對不多，所以有建設(shè)速度快、容易推廣實(shí)施的優(yōu)點(diǎn)，但在更大范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，實(shí)則相當(dāng)困難。

四、結(jié)語

數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)是運(yùn)行在省級(jí)電子政務(wù)平臺(tái)中的一個(gè)專業(yè)應(yīng)用，相當(dāng)于云計(jì)算的SaaS。它和傳統(tǒng)的數(shù)字檔案館軟件系統(tǒng)不一樣，它采用Web服務(wù)交付的方式，不需要在本地安裝軟件，沒有配置、管理等問題，其維護(hù)方便、成本低廉?；谑〖?jí)電子政務(wù)平臺(tái)的數(shù)字檔案館云系統(tǒng)，采用SaaS的模式開發(fā)，對于各市、縣檔案館和各檔案室的用戶而言有許多優(yōu)勢。云計(jì)算技術(shù)的發(fā)展，給國家范圍內(nèi)數(shù)字檔案館建設(shè)提供了技術(shù)基礎(chǔ)，同時(shí)云計(jì)算能成功解決數(shù)字檔案館建設(shè)過程中的經(jīng)費(fèi)、技術(shù)、人才等問題。因此，省級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)的云模式契合當(dāng)前檔案信息化工作的總體目標(biāo)，以期對當(dāng)前我國數(shù)字檔案館建設(shè)提供借鑒。

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（作者單位：寶雞文理學(xué)院檔案館）