摘? 要：在信息時(shí)代背景下，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展和普及應(yīng)用，各行各業(yè)均處于變革中，檔案行業(yè)同樣也受到較大影響，檔案信息化管理已成為必然發(fā)展趨勢(shì)。檔案是各項(xiàng)工作考查的重要依據(jù)，實(shí)施檔案信息化管理，可使檔案管理更加高效、安全，進(jìn)而保證檔案的價(jià)值作用得以真正發(fā)揮。但從現(xiàn)狀來(lái)看，在推進(jìn)檔案信息化管理中還存在一些問(wèn)題亟待解決。因此，文章針對(duì)這些存在的問(wèn)題，提出相應(yīng)對(duì)策，旨在促進(jìn)檔案管理順利向信息化方向變革，進(jìn)而提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;問(wèn)題;對(duì)策

在以往的檔案管理模式中，主要是依靠人工進(jìn)行，所以，檔案管理效率不高，同時(shí)，檔案的載體形式也主要是紙質(zhì)，不宜長(zhǎng)時(shí)間保存，容易出現(xiàn)丟失、損壞、信息不完整等問(wèn)題，進(jìn)而限制了檔案價(jià)值作用的發(fā)揮。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，現(xiàn)代信息技術(shù)為檔案管理創(chuàng)新提供了有利條件，檔案管理人員應(yīng)順勢(shì)而為，及時(shí)轉(zhuǎn)變落后的檔案管理思想，積極引入先進(jìn)的技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，有效提升檔案管理的效率與水平。

一、檔案信息化管理的特征與意義

1.檔案信息化管理的特征

信息化時(shí)代下，檔案管理呈現(xiàn)出以下特征：其一，檔案管理的對(duì)象主要是數(shù)字檔案。隨著辦公OA系統(tǒng)的應(yīng)用，數(shù)字檔案數(shù)量不斷增多，紙質(zhì)檔案數(shù)量則逐漸減少，數(shù)字檔案逐漸成為單位檔案管理的主要對(duì)象。其二，檔案管理的核心是檔案的收集和利用。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，需要檔案管理人員耗費(fèi)較多的時(shí)間和精力在檔案收集、整理與保管等工作上，導(dǎo)致檔案管理效率并不高，加之檔案管理處于封閉狀態(tài)，也使得檔案的利用效率不高。而在信息化時(shí)代背景下，檔案管理對(duì)象主要是數(shù)字檔案，數(shù)字檔案具有一定的虛擬性，主要存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，具有可復(fù)制、可傳輸?shù)墓δ?。基于這一特征，要求檔案管理人員既要做好檔案的整理、保管工作，也要重視檔案信息的高效利用，應(yīng)將檔案的收集和利用作為檔案管理的重點(diǎn)。其三，檔案利用方式向網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案的利用需要查檔人到檔案室實(shí)地查閱，且僅能一人查閱，檔案利用效率低。而實(shí)施檔案信息化管理模式后，可將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，并發(fā)揮數(shù)字檔案的可傳輸功能，可有效提升檔案查閱和利用的便捷性，這樣不僅可提升檔案工作效率，還能提升檔案利用效率。

2.檔案信息化管理的意義

檔案管理是單位管理體系的重要組成部分，檔案是單位發(fā)展歷程、優(yōu)秀成果的重要記錄，服務(wù)于單位的管理和決策。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，用人單位實(shí)施檔案信息化管理，可有效提升檔案管理的效率與質(zhì)量，還可充分發(fā)揮出檔案的價(jià)值作用，進(jìn)而更好地服務(wù)于單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。具體來(lái)說(shuō)，實(shí)施檔案信息化管理，具有以下幾點(diǎn)重要作用：

其一，有助于單位檔案管理水平提升。信息時(shí)代下，檔案信息資源增多，顯然傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法適應(yīng)這樣的趨勢(shì)，而且還會(huì)占用大量的人力、物力和財(cái)力。而通過(guò)實(shí)施檔案信息化管理，利用電子掃描技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案并存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，這樣便可省去存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案所需的空間和費(fèi)用。同時(shí)也可借助先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)用于檔案管理工作，可實(shí)現(xiàn)檔案的快速分類(lèi)、搜索和利用，可大大提升用人單位的檔案管理效率和水平。

其二，有助于檔案信息資源價(jià)值的充分挖掘。檔案的價(jià)值毋庸置疑，通過(guò)實(shí)施檔案信息化管理，更加有利于檔案價(jià)值的充分發(fā)揮。具體來(lái)講，實(shí)施檔案信息化管理，實(shí)際上就是將檔案管理工作與大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等先進(jìn)技術(shù)融合，可更好地為用人單位開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源提供技術(shù)支持。一方面，基于檔案信息化管理模式下，可將單位檔案管理信息系統(tǒng)與政府相關(guān)部門(mén)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為相關(guān)部門(mén)開(kāi)展業(yè)務(wù)工作提供檔案信息支持;另一方面，通過(guò)實(shí)施檔案信息化管理，在檔案信息共享的前提下，還可相互借鑒、取長(zhǎng)補(bǔ)短，有助于進(jìn)一步完善單位檔案管理信息系統(tǒng)，進(jìn)而更好地提升檔案信息資源開(kāi)發(fā)的利用率。

其三，有助于提升單位發(fā)展決策水平。在實(shí)施檔案信息化管理模式后，用人單位可結(jié)合以往工作開(kāi)展的具體情況，以數(shù)據(jù)化的形式存儲(chǔ)在檔案系統(tǒng)中，這樣，單位便可根據(jù)自身發(fā)展規(guī)劃的需求，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，同時(shí)也能讓單位管理人員從這些數(shù)據(jù)中看到以往某項(xiàng)工作開(kāi)展的情況及單位發(fā)展經(jīng)歷，在此基礎(chǔ)上制定更加有針對(duì)性的發(fā)展規(guī)劃和決策，進(jìn)而保證單位的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

二、檔案信息化管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

信息時(shí)代下，用人單位實(shí)施檔案信息化管理是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展必然要做出的改變。然而，從整體情況來(lái)看，仍然有許多單位并未意識(shí)到這一點(diǎn)，因此在推進(jìn)檔案信息化管理中仍然存在諸多問(wèn)題，主要為以下幾點(diǎn)：

1.檔案信息化管理意識(shí)薄弱

現(xiàn)階段仍有許多用人單位并未意識(shí)到檔案信息化管理的重要性和意義，所以對(duì)檔案信息化管理不重視，檔案管理模式仍然停留在過(guò)去。具體表現(xiàn)為：首先，存在形式化問(wèn)題，一些單位雖然開(kāi)始著手檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，但也只是停留在初步的紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理，未從單位整體角度出發(fā)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，致使檔案信息化建設(shè)效果并不理想，最終導(dǎo)致工作流于形式。其次，表現(xiàn)為檔案管理人員對(duì)信息化的認(rèn)知低，甚至是對(duì)檔案信息化管理存在錯(cuò)誤的認(rèn)知，簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案信息化管理就是對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，但對(duì)數(shù)字化處理后的檔案開(kāi)發(fā)利用缺乏認(rèn)識(shí)。而且受到單位性質(zhì)的影響，部分檔案管理人員安于現(xiàn)狀，對(duì)新技術(shù)、新趨勢(shì)缺乏主動(dòng)學(xué)習(xí)的熱情，也影響了單位檔案信息化管理的進(jìn)程。最后，表現(xiàn)為檔案信息化管理的投入不足，由于對(duì)檔案信息化管理缺乏足夠重視，因此，也缺少必要的檔案信息基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，若缺少必要的基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施，就會(huì)落后于時(shí)代，進(jìn)而使得檔案信息資源無(wú)法有效開(kāi)發(fā)利用，不利于單位的管理決策與發(fā)展。

2.尚未形成完善的管理制度

檔案信息化管理必然需要完善的制度支持，然而，從現(xiàn)狀來(lái)看，大部分單位仍然不重視檔案管理信息化建設(shè)，現(xiàn)有的檔案管理制度不夠完善、不夠規(guī)范，與單位實(shí)際發(fā)展需求不符，不僅阻礙了檔案信息化管理的實(shí)施，也限制了檔案實(shí)際價(jià)值的發(fā)揮。這一問(wèn)題的存在，與我國(guó)檔案信息化建設(shè)起步較晚有關(guān)，目前尚未形成完善規(guī)范的管理體系，導(dǎo)致單位在檔案管理信息化建設(shè)時(shí)沒(méi)有可參考借鑒的制度規(guī)范，加之，單位也缺少科學(xué)的激勵(lì)機(jī)制，無(wú)法有效調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，最終導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)效果不理想。

3.缺乏檔案信息化管理人才

檔案信息化管理的實(shí)施，除了要有完善規(guī)范的管理制度支撐以外，也需要相應(yīng)的檔案管理信息化人才支持。檔案信息化管理，對(duì)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平有了更高的要求，不僅要具備檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也要懂得操作、使用各種先進(jìn)技術(shù)，同時(shí)還要具有較強(qiáng)的法律意識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)。但目前許多單位普遍缺乏這樣的檔案管理人才，加之對(duì)檔案管理信息化人才的培養(yǎng)不重視，以致于部分檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平較低，對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作不熟練，無(wú)法滿足檔案信息化管理的要求。

4.檔案信息安全問(wèn)題較突出

在信息時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)發(fā)展速度加快，雖然給檔案信息化管理提供了有力的技術(shù)支持，但同時(shí)也帶來(lái)了一定的信息安全問(wèn)題，尤其是目前數(shù)字檔案數(shù)量逐漸增多，其又具有可復(fù)制、可傳播的功能，在開(kāi)放化的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，容易給單位的檔案帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)隱患。分析其原因，主要因?yàn)樵S多單位在實(shí)施檔案信息化管理過(guò)程中，只看到信息化對(duì)檔案管理的提升作用，而對(duì)于檔案的安全問(wèn)題不夠重視。在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，若檔案管理系統(tǒng)遭受到黑客、病毒的攻擊，亦或是檔案管理系統(tǒng)本身就存在漏洞，則檔案信息被竊取、泄露的可能性非常大，一旦出現(xiàn)這樣的問(wèn)題，勢(shì)必會(huì)給用人單位帶來(lái)巨大的損失。此外，也因?yàn)椴糠謫挝辉跈n案管理信息化建設(shè)時(shí)，只重視前期投入，對(duì)于后期檔案管理信息系統(tǒng)升級(jí)更新和維護(hù)不重視，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施與新的安全標(biāo)準(zhǔn)要求也存在差距，從而導(dǎo)致檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行時(shí)面臨諸多風(fēng)險(xiǎn)，一旦系統(tǒng)崩壞，就容易出現(xiàn)檔案信息泄露、檔案損毀等風(fēng)險(xiǎn)，無(wú)疑會(huì)給單位檔案工作帶來(lái)致命打擊。

三、檔案信息化管理的具體對(duì)策

1.增強(qiáng)檔案信息化管理的意識(shí)

首先，用人單位領(lǐng)導(dǎo)層要從思想上正確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性和必要性，檔案信息化管理是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是檔案管理創(chuàng)新的體現(xiàn)，對(duì)單位檔案工作效率和質(zhì)量提升有巨大的促進(jìn)作用。因此，用人單位領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)轉(zhuǎn)變落后的管理思想，積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，在遵循實(shí)用性原則的基礎(chǔ)上，結(jié)合單位檔案管理的實(shí)際，明確檔案管理信息化建設(shè)的目的和方向，并從整體的角度進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，引入先進(jìn)信息技術(shù)，合理調(diào)整內(nèi)部檔案管理模式、檔案管理流程和檔案管理方式，以滿足信息化發(fā)展和單位發(fā)展的需要。其次，加強(qiáng)檔案信息化管理的內(nèi)部宣傳，單位領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)發(fā)揮自身的帶頭作用，在檔案管理信息化建設(shè)上提供示范，并加大檔案信息化管理的宣傳力度，讓內(nèi)部員工均能充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性和意義，形成全員參與管理的局面，尤其是檔案管理人員，要能真正了解檔案信息化管理的意義，從而發(fā)揮自身的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，積極推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，進(jìn)而有效提升單位檔案管理工作水平。最后，加大投入，完善檔案信息化管理必要的基礎(chǔ)設(shè)施，用人單位應(yīng)提供必要的資金支持，結(jié)合單位管理發(fā)展的實(shí)際需要，引入先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，對(duì)現(xiàn)有的設(shè)備技術(shù)進(jìn)行更新，同時(shí)可通過(guò)合作的方式，聯(lián)合技術(shù)企業(yè)開(kāi)發(fā)與檔案管理相適應(yīng)的軟件系統(tǒng)。在這一過(guò)程中，用人單位有必要設(shè)置檔案管理信息化建設(shè)的專(zhuān)項(xiàng)資金計(jì)劃，從整體的角度進(jìn)行規(guī)劃建設(shè)，并做好資金預(yù)算工作，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行的同時(shí)，避免出現(xiàn)資金浪費(fèi)的問(wèn)題。

2.完善規(guī)范檔案信息化管理制度

新時(shí)代的檔案管理者還需在轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思想的基礎(chǔ)上，建立完善規(guī)范的檔案信息化管理制度，為檔案信息化管理模式的順利實(shí)施提供制度保障。一方面，用人單位檔案管理部門(mén)應(yīng)發(fā)揮自身的帶頭作用，綜合分析檔案管理的現(xiàn)狀與實(shí)際需求，由此確定檔案管理信息化的具體方向與方式，進(jìn)而構(gòu)建專(zhuān)門(mén)的檔案信息化管理制度，以滿足檔案信息化發(fā)展的需求。

另一方面，單位檔案管理部門(mén)還需在完善檔案信息化管理制度的基礎(chǔ)上，加大制度執(zhí)行力度，借助現(xiàn)代信息技術(shù)全面整合現(xiàn)有的檔案信息資源，做好檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作，同時(shí)也要加大對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，切實(shí)提升單位檔案管理水平。

3.重視檔案信息化管理人才的培育

為順利實(shí)施檔案信息化管理模式并提升實(shí)際管理的效果，需要用人單位加強(qiáng)檔案信息化管理人才的培育，具體可通過(guò)與同行業(yè)單位檔案管理部門(mén)交流或聯(lián)合培訓(xùn)的方式，促使檔案管理人員專(zhuān)業(yè)水平的提升，使其能滿足信息化發(fā)展的需要?；蛘呖裳?qǐng)外部專(zhuān)家到單位開(kāi)展專(zhuān)題講座，重視檔案管理理論知識(shí)與實(shí)踐培訓(xùn)的結(jié)合，以更好地推動(dòng)單位檔案管理人員的職能轉(zhuǎn)變，使其能滿足檔案信息化管理的需求。另外，還需重視檔案管理人員培訓(xùn)情況考核，建立科學(xué)的考核機(jī)制，促使檔案管理人員逐步提升自身的工作能力，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的技術(shù)與知識(shí)，最終成為信息時(shí)代所需的復(fù)合型檔案管理人才。

4.強(qiáng)化檔案管理信息系統(tǒng)安全建設(shè)

用人單位在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，也應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全建設(shè)。首先，應(yīng)及時(shí)更新現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)軟硬件，進(jìn)一步完善檔案管理信息系統(tǒng)，以完善的系統(tǒng)保障檔案信息的安全。其次，對(duì)于檔案管理系統(tǒng)中存儲(chǔ)的一些重要檔案信息，除了必要的物理隔離以外，也應(yīng)備份處理，避免由于人為失誤造成檔案丟失或損壞。

其次，加大檔案管理人員的培訓(xùn)教育，增強(qiáng)信息安全意識(shí)和法律素養(yǎng)，預(yù)防出現(xiàn)檔案信息泄密問(wèn)題。最后，在日常的管理工作中，重視加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全排查，可邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)排查，及時(shí)可能存在的安全隱患，以保證檔案管理信息系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上，檔案信息化管理是新時(shí)期檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)，對(duì)用人單位的管理與發(fā)展有重要意義。因此，用人單位應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)變落后的檔案管理思想，重視檔案信息化管理，加大對(duì)檔案信息化管理的投入，完善檔案信息化管理制度，配備和培育專(zhuān)業(yè)的管理人才，同時(shí)加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全建設(shè)，由此全面提升單位檔案管理的效率與水平，進(jìn)而更好地發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，促使單位服務(wù)質(zhì)量水平的提升。

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（作者單位：晉中市太谷區(qū)市場(chǎng)監(jiān)管綜合行政執(zhí)法隊(duì)）

作者簡(jiǎn)介：陳莉（1980—），女，漢族，天津人，本科，助理館員，研究方向：檔案文化建設(shè)和檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。