康娟

【摘? 要】文書檔案是企業(yè)中的重要資料，不僅是各項業(yè)務活動的記錄與憑證，而且可以通過文書檔案資料的整理與分析，為決策人員提供支持，在制定企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中發(fā)揮著至關重要的作用。傳統(tǒng)檔案管理方式已經無法滿足新時期企業(yè)辦公室工作的基本要求，必須在實踐中加強改革與創(chuàng)新。論文對企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的特點加以分析，提出企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的問題，探索企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新策略。

【關鍵詞】企業(yè)辦公室;文書檔案管理;改革;創(chuàng)新

【中圖分類號】G275.2?【文獻標志碼】A【文章編號】1673-1069（2022）05-0060-03

1 引言

在企業(yè)發(fā)展中，必須由辦公室做好組織協(xié)調工作，促進各部門之間的密切交流與溝通，共同在企業(yè)戰(zhàn)略目標的指引下提升工作效率與質量。其中，文書檔案管理是影響辦公室整體工作水平的關鍵環(huán)節(jié)，需要做好各類檔案的歸檔、整理、存儲和分析，同時為使用人員提供良好的服務。人工管理的方式呈現出效率低下和精準性不高的弊端，因此在實踐工作中需要順應企業(yè)的信息化建設趨勢，積極對文書檔案管理的方法和模式進行改進，體現文書檔案的實用價值，提升企業(yè)的整體管理水平，發(fā)揮辦公室在企業(yè)經營發(fā)展中的樞紐作用。但是，由于文書檔案類型和數量較多，因此在實踐中也面臨較大的難度，需要結合企業(yè)的具體需求和檔案資源狀況采取針對性管理措施，促進企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。

2 企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的特點

首先，文書檔案管理具有一體化的特點。文書檔案記錄了企業(yè)業(yè)務活動的整個流程，只有在日常工作中全面做好資料信息的采集和整理，才能在歸檔時保持文書檔案的全面性、時效性和精確性。文書工作和檔案質量之間存在著密不可分的關系，因此需要規(guī)范文書工作的流程，了解不同文書資料的類型和特點并做好分類管理，為檔案信息采集和存儲、調用等提供可靠保障[1]。

其次，文書檔案管理具有廣泛性特點。文書檔案是企業(yè)活動中形成的有價值的文件資料，包括上級下發(fā)的文件和通告、復函等，也包括企業(yè)自身的規(guī)章制度、信件記錄和合同文件等，涉及不同的部門及工作環(huán)節(jié)，因此呈現出廣泛性的特點。特別是在企業(yè)生產經營規(guī)模逐步擴增的趨勢下，文書檔案的廣泛性特點更加顯著，這也給管理人員帶來了更大的挑戰(zhàn)。

再次，文書檔案管理具有保密性的特點。部分文書檔案的保密等級較高，很多內容會涉及企業(yè)的商業(yè)機密，因此在管理工作中需要確保檔案資料的安全性，防止檔案信息泄露而給企業(yè)造成難以挽回的損失。同時，在檔案存儲和調用等過程中，也應該設定相應的權限，在權限范圍內開展操作，避免文書檔案出現破壞和丟失的情況。

最后，文書檔案管理具有重要性的特點。文化檔案不僅僅是企業(yè)工作過程的記錄，更可以發(fā)揮其良好的實用價值，通過深入分析文化檔案的相關內容，為管理層和領導層提供決策支持，準確評估企業(yè)未來發(fā)展的趨勢和方向，為各部門提供更加可靠的信息資源。

3 企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的問題

3.1 管理意識較低

對于文書檔案管理工作的重視程度不高，是目前工作中面臨的主要問題，會導致資料完整性和時效性等受到影響，無法體現辦公室文書檔案管理工作的重要價值，企業(yè)發(fā)展面臨的風險也會增大。在實踐工作中的形式化問題較為嚴重，只是單純地對相關資料進行采集和存儲，未能體現文書檔案的深層價值，削弱了檔案管理部門的作用[2]。在工作中未能對虛假信息和資料進行篩選，因此會對檔案使用人員的判斷造成干擾，各個部門之間的協(xié)同度不高，難以達到全員參與的要求，因此容易出現混亂問題。

3.2 管理方式落后

文書檔案數量逐漸增多，而且類型也多種多樣，人工管理的方式無法達到預期目標要求，不僅會導致工作壓力增大、工作效率下降，而且難以確保文書檔案信息的可靠性，在人工操作中容易出現失誤的情況，引起信息失真等問題。同時，紙質檔案空間占用量也較大，無論是在歸檔、存儲還是調用中，都存在煩瑣性的問題[3]。企業(yè)在檔案管理信息化系統(tǒng)建設中的投入較少，系統(tǒng)功能無法滿足實踐工作的基本要求，因此會造成資源浪費的問題，不利于企業(yè)的轉型發(fā)展。信息化系統(tǒng)的利用率較低，只是對文書檔案的簡單存儲，未能發(fā)揮先進技術的作用，檔案深層價值無法得到體現。

3.3 人員素養(yǎng)不高

部分工作人員的專業(yè)能力無法適應新時期文書檔案管理的工作特點，因此在實踐中表現出效率低下等問題，不利于企業(yè)業(yè)務活動的順利實施，且容易受到傳統(tǒng)思維理念的限制，在工作中的創(chuàng)新意識不足，部分文書檔案管理崗位中存在兼職的情況，導致工作專業(yè)性降低，無法體現文書檔案的重要性。部分工作人員缺乏專業(yè)知識和技能，僅僅憑借經驗開展管理工作，尤其是在信息化建設中的參與積極性不強，對于先進技術和設備的了解程度不足，無法達到自動化辦公的要求[4]。缺乏可靠而完善的培訓措施，雖然信息化系統(tǒng)已經投入使用，但是由于人員信息化素養(yǎng)不高，導致在使用過程中面臨形式化的問題，無法實現檔案資源的深度開發(fā)和利用。

4 企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新對策

4.1 實施“三全式”管理

“三全式”管理模式的應用，可以提高企業(yè)內部對文書檔案管理工作的重視程度，從思想上改變工作人員的傳統(tǒng)認知，構建良好的企業(yè)文化氛圍，有助于提升管理工作實效性。首先，應該落實全過程管理理念。文書檔案數量在增多，因此要明確具體的管理流程，基本流程及控制內容如圖1所示，管理人員要結合企業(yè)不同階段的發(fā)展目標和工作要求，確定文書檔案管理的側重點，從資料采集到檔案資源調用的整個過程中實施規(guī)范化控制，及時做好重點環(huán)節(jié)的跟進，防止信息的完整性和時效性受到影響。同時，要加強對整個過程的嚴格監(jiān)督，確保檔案信息具備合法性和合規(guī)性，避免出現違法違規(guī)行為，以降低企業(yè)的發(fā)展風險。針對其中的不實信息則應該及時進行剔除，避免虛假資料對企業(yè)發(fā)展造成威脅。其次，應該落實全員管理理念。文書檔案管理不僅僅是辦公室的職責，更需要其他部門的共同參與，這樣才能有效提升管理成效。特別是在資料采集環(huán)節(jié)，需要保障各個部門及時上報重要資料和信息，做好歸檔工作，針對信息中的異常問題進行交流與溝通，共同提升檔案質量[5]。最后，應該落實全方位管理理念。做好各部門人員的分工與合作，在企業(yè)統(tǒng)一目標的指引下開展工作，避免在檔案管理中出現死角和盲區(qū)，同時增強檔案的保密性和安全性，降低對企業(yè)未來發(fā)展的威脅。

4.2 強化系統(tǒng)化管理

文書檔案管理貫穿于企業(yè)發(fā)展的整個過程當中，因此應該以系統(tǒng)化管理為核心，為企業(yè)標準化建設和制度化建設創(chuàng)造良好的條件。管理人員要深入分析企業(yè)的發(fā)展需求，確保檔案管理模式與之保持一致，在戰(zhàn)略規(guī)劃的指引下不斷改革與創(chuàng)新，增強文書檔案管理的價值。做好紙質化檔案向數字化檔案的轉化工作，督促工作人員積極開展數據掃描、讀取和錄入、校對等工作，突破傳統(tǒng)管理模式的限制，減輕檔案管理人員負擔，發(fā)揮數字化檔案資源的作用，提升企業(yè)的自動化辦公水平[6]。很多重要檔案往往會受到不同因素的威脅，容易出現丟失或者破壞的情況，因此在工作中還應該做好備份工作，通過云存儲的方式可以實現快速備份，而且在不同終端中能夠實現快速提取，因此大大提升了文書檔案的安全性。全面分析檔案的保存年限和保密等級等，做好檔案清理工作，銷毀沒有應用價值的檔案資料，避免在管理中出現資源浪費的情況。

4.3 建設信息化系統(tǒng)

信息化系統(tǒng)的建設也是目前文書檔案管理改革與創(chuàng)新的主要方向，因此需要明確實踐工作的具體需求，對系統(tǒng)功能進行針對性設計與拓展，解決文書檔案管理中的難題。企業(yè)應該加大資金投入，確保信息化建設工作的順利實施，對當前辦公設施和設備進行更新，引入更加先進的技術手段，在管理工作中起到良好的輔助性作用。企業(yè)文書檔案管理信息化系統(tǒng)如圖2所示，可以為文書檔案的安全管理、儲位管理、查詢管理和銷毀管理等提供支持，增進了與RFID數據管理系統(tǒng)的有效對接，通過數據請求和反饋提高檔案信息的利用價值。對于新的資料和文件，可以快速存儲在數據庫系統(tǒng)當中，同時記錄基本信息，包括文件的生成時間、類型和內容等，運用序列號進行標記，為后期歸檔和管理提供依據。特別是在安全管理系統(tǒng)下，可以實現重要檔案信息的全面監(jiān)控，同時在出現異常問題時可以及時報警，避免造成信息丟失等狀況[7]。建立完善的防護體系，引入身份驗證識別技術和防火墻技術等，加強對辦公室網絡系統(tǒng)的有效保護，防止黑客攻擊和網絡病毒對檔案安全形成威脅。

4.4 完善管理制度

制度建設是促進文書檔案管理改革與創(chuàng)新的關鍵，需要明確各個管理環(huán)節(jié)的重點內容，增強制度可行性，避免出現流于形式的問題。以檔案歸檔制度、存儲制度、調用制度等為核心，規(guī)范每一個管理流程，確保在每一項細節(jié)工作中都有明確的規(guī)章制度作為支持，防止造成混亂性問題。監(jiān)督和抽查制度的建設，可以確保檔案信息的安全性、保密性，嚴格遵循制度要求開展定期抽查工作，分析檔案資料的基本情況及使用效果，積極做好檔案價值的開發(fā)及利用，增強其實用價值。在檔案借閱過程中應該做好監(jiān)督工作，避免使用人員對檔案造成破壞，保障檔案的完整性[8]。為此，可以建立一系列的借閱標準并實施考核，提高辦公室工作人員和使用人員對文書檔案的重視程度。

4.5 提高人員素養(yǎng)

由于文書檔案管理的難度在逐步提高，因此在工作中也應該建立高素質的管理隊伍，適應當前工作特點及要求。企業(yè)應該結合管理工作需求和企業(yè)發(fā)展需求，對人員培訓方案實施改進和調整，確保培訓內容和方法的適用性，以管理工作中的實際問題為核心制定培訓計劃，幫助管理人員突破困境。不僅要學習更加先進的管理理論和方法，而且要提高管理人員的信息化素養(yǎng)，督促他們熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作方法和技巧，積極投入自動化辦公環(huán)境當中，順應信息化時代發(fā)展的潮流與趨勢[9]。加強對檔案管理人員的法治教育和職業(yè)道德教育，學習國家相關法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度，確保在工作中能夠嚴格要求自己，避免做出違法違規(guī)的事情。

5 結語

文書檔案管理是企業(yè)辦公室中的主要工作內容，可以全面記錄企業(yè)的發(fā)展狀況，指導日常工作的開展。文書檔案管理呈現出一體化、廣泛性和保密性等特點，加大了管理的難度。由于在目前工作中面臨管理意識較低、管理方式落后和人員素養(yǎng)不高等問題，因此會對文書檔案管理的綜合成效產生影響。

在未來工作中，應該做好改革與創(chuàng)新，通過實施“三全式”管理、強化系統(tǒng)化管理、建設信息化系統(tǒng)、完善管理制度和提高人員素養(yǎng)等途徑，構建完善的企業(yè)辦公室文書檔案管理體系，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造良好的內部環(huán)境。

【參考文獻】

【1】王海波.企業(yè)辦公室檔案管理工作優(yōu)化策略[J].辦公室業(yè)務，2022（03）：23-25.

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【3】王嬋.信息社會視角下企業(yè)文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新[J].黑龍江人力資源和社會保障，2021（19）：82-84.

【4】王颯颯.信息化系統(tǒng)構建下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新[J].信息記錄材料，2021，22（10）：90-91.

【5】張靜.信息化時代辦公室文書檔案管理工作改革和創(chuàng)新[J].蘭臺世界，2020（S2）：38.

【6】舒新.信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理改革與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2020（20）：125-126.

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【8】高彩平.淺談辦公室文書檔案的管理及常見問題[J].現代營銷（信息版），2019（01）：135.

【9】金穎.企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的創(chuàng)新策略探討[J].企業(yè)改革與管理，2018（16）：27+38.