摘要：電子文件全程管理作為我國電子時代文件與檔案管理的基本原則之一，在實踐工作與理論研究上都發(fā)揮著重要作用。論文通過對我國電子文件全程管理理論研究的全面梳理，明確其整體特征及存在問題，結合學科發(fā)展態(tài)勢及實踐工作需求，提出我國電子文件全程管理理論研究的深化發(fā)展策略：應對已有理論成果的整體性與聯(lián)系性進行深入挖掘與提煉，進一步明確電子文件全程管理在我國檔案學理論體系中的定位與作用，并構建具有中國特色的多層次理論體系。

關鍵詞：全程管理 電子文件 檔案管理

Abstract：The whole course of electronic re？ cords management is the macroscopic guiding prin？ ciple of electronic records management in China， which plays an important role in practical work and theoretical research.This paper summarizes the the？ oretical research on the whole course of electronic records management， and presents its research status and existing problems， then combined with the development trend of the discipline and the needs of practical work， putting forward the deep？ ening development strategy of the theoretical re？ search on the whole course of electronic records management： the integrity and connection of exist？ ing theoretical achievements should be deeply ex？ plored and refined. Also， we should further clarify the positioning and role of the whole course of electronic records management in the theoretical system of archives， building a multi-level theoreti？ cal system with Chinese characteristics.

Keywords：Whole course of electronic records management； Electronic records； Records manage？ ment

電子文件全程管理是指“對電子文件從其產(chǎn)生、流轉到永久保存或銷毀的整個生命周期進行全過程的管理，形成一套無縫銜接、系統(tǒng)完整的管理鏈條”[1]。它作為我國電子時代文件與檔案工作的基本原則之一，一直發(fā)揮著重要指導作用。然而，其具體內涵及內容體系卻還比較簡單，相關研究也較為分散。面對信息技術不斷涌現(xiàn)與迭代所帶來的新機遇、新挑戰(zhàn)，適時對學科重要指導理論的研究現(xiàn)狀及存在問題進行全面梳理與揭示，為其發(fā)展深化提出具體策略，能夠進一步推動理論研究的深刻性、創(chuàng)新性與先進性。

一、我國電子文件全程管理理論研究的發(fā)展進程

電子時代，基于傳統(tǒng)紙質管理思維的檔案工作遭受到前所未有的沖擊與挑戰(zhàn)，檔案界開始反思已有成果，并積極探索電子時代檔案管理的理論與實踐。電子文件全程管理既是對我國紙質時代文件與檔案管理成果的繼承和發(fā)展，更在多年的實踐探索與理論研究中不斷深化，成為我國電子時代文件與檔案管理的重要指導原則。

（一）思想源流：文檔一體化理念的提出與發(fā)展

1.萌芽：文書檔案連鎖法提出。1934年，甘乃光在“行政效率運動”中提出了“文書檔案連鎖法”，即以集中統(tǒng)一原則組織機構范圍內的文書、檔案工作，引發(fā)了一場卓有成效的學術爭鳴，促進了我國文檔一體化思想的萌芽，開啟了中國檔案管理現(xiàn)代化進程。[2]

2.發(fā)展：文檔一體化的研究與應用。20世紀80年代，“文檔一體化”在我國得到了進一步發(fā)展。我國在實踐探索中形成了吉林模式、攀枝花模式、濰坊模式等典型應用模式；同時，“文件生命周期”等西方檔案學研究成果的傳入，進一步引發(fā)了學界對文件運動規(guī)律的討論。[3]

3.深化：電子時代對文件運動規(guī)律的探索。電子時代的到來，推動了檔案界對文件、檔案一體化管理的深入探索，其中最有代表性的就是對“文件生命周期理論”與“文件連續(xù)體理論”的本土化研究[4]，相關研究成果從運動規(guī)律與管理要素等層面為電子文件全程管理的誕生與發(fā)展提供了直接的理論支撐[5]。

（二）發(fā)展脈絡：電子文件全程管理理論研究的三個階段

20世紀90年代，馮惠玲教授提出了電子文件全程管理，將其作為電子文件管理的主要原則，這對理論研究與實踐探索都產(chǎn)生了深刻影響。盡管在電子文件全程管理誕生之時就強調了其全面性、過程性、系統(tǒng)性，但研究中對于紙質時代文件、檔案管理中涇渭分明的思維方式與管理模式的突破卻是一個漸進過程。

1.第一階段：電子文件全程管理思路的確立。20世紀90年代，電子文件及其管理在我國檔案界是一個全新領域，學界集中對電子文件的基本定義、本質屬性、主要特征及運動規(guī)律等進行探索，奠定了我國電子文件全程管理的概念基礎與理論雛形，為后續(xù)的理論研究與實踐工作提供了方向性指引。[6]但是，這一階段研究視角多從檔案工作自身出發(fā)，對電子文件全程管理的闡釋也比較單一。

2.第二階段：對電子文件全程管理的多角度探索。2001年，我國開始推進以“三網(wǎng)一庫”為基本架構的政務信息化框架建設，各級檔案部門積極參與其中；同時，檔案界引入集成管理、協(xié)同管理等不同學科的管理理念，豐富了研究方法及研究視野[7]，電子文件全程管理的研究開始轉向文件、檔案全過程管理中各相關部門的協(xié)同合作，并從管理模式、業(yè)務流程、系統(tǒng)設計等[8-9]方面探討其具體實現(xiàn)。但是，研究成果存在過于分散或簡單重復等問題，引發(fā)了學界對電子文件全程管理的研究內容與研究方法的合理性與科學性的反思[10]。

3.第三階段：邁向整體統(tǒng)籌的宏觀思路。2010年前后，國內外相繼從國家戰(zhàn)略層面展開電子文件全程管理的探索，推動電子文件全程管理的相關研究從微觀、具體層面轉向宏觀、整體層面。[11]近幾年“，互聯(lián)網(wǎng)+”推動政務服務變革、國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、電子文件單軌制和單套制管理多層級試點等實踐也在不斷豐富電子文件全程管理的研究，包括從“文件”管理到“數(shù)據(jù)”管理的研究細粒度的變化[12]，以及不同技術和業(yè)務場景中的電子文件管理[13]等。然而，研究的分散性導致未能從抽象層面對實踐工作進行有效回應和系統(tǒng)提煉；同時，電子文件全程管理與后保管理論、文件連續(xù)體理論、數(shù)字連續(xù)性等理論之間的關系及異同點也不明確，制約了研究的進一步深化。

二、我國電子文件全程管理理論研究的整體特征

整體上，我國電子文件全程管理的理論研究呈現(xiàn)出逐步深入化、理性化、全面化的特點，但是理論體系尚未完善，相關研究還處于較為分散的狀態(tài)，這在一定程度上制約了研究的發(fā)展。

（一）各有側重，多角度闡釋理論內涵

電子文件全程管理作為我國檔案界的重要指導理論，目前對其理論內涵的闡釋主要有以下幾方面。一是側重于電子文件整個管理過程的系統(tǒng)性與全面性，立足于電子文件全生命周期理論，強調文件、檔案管理目標與要求的貫通性，著眼于各項管理內容的無縫連接、系統(tǒng)整合和總體效應。[14]二是強調電子文件整個生命周期的管理流程的統(tǒng)一規(guī)劃與無縫銜接，著眼于電子文件形成、流轉、收集、整理、保管等工作環(huán)節(jié)的有機聯(lián)系與整體規(guī)劃，按照統(tǒng)一規(guī)范和標準進行業(yè)務流程重組，實現(xiàn)從文件到檔案的一體管理的無縫銜接。[15]三是以某一具體要素為切入點推動電子文件全程管理的實現(xiàn)，包括從電子文件的憑證性的維護、全程管理責任的分配、整個管理過程的“檔案化”、元數(shù)據(jù)管理、前端控制等角度闡釋電子文件全程管理的具體內涵與實現(xiàn)路徑。[16]

（二）由點及面，逐步深化全程管理的應有之義

總體上，我國電子文件全程管理的研究是立足于文件全生命周期，將從文件到檔案的管理工作視為各有特點卻始終相互關聯(lián)和前后銜接的整體過程。在具體的探索與研究過程中，其呈現(xiàn)出由點及面的發(fā)展特征：一是研究范圍，從早期的機構文件、檔案管理一體化逐步擴展到文件全生命周期管理，覆蓋了文件的形成、歸檔保管以及長期保存的完整管理過程；二是研究視角，逐漸從微觀的、后端主導的，轉向了宏觀的、整體的、系統(tǒng)的管理視角；三是研究內容，電子文件全程管理的理論研究始于檔案界對自身在電子時代的專業(yè)定位、職能范疇、工作要求等的思考，不僅涉及對電子時代文件與檔案管理的模式、方法、系統(tǒng)等具體問題的探討，也包含對檔案學基礎理論的反思與完善，在一定程度上也推動著學科范式的演進、基礎理論的發(fā)展和實踐流程的重塑。

（三）成果分散，缺乏足夠的系統(tǒng)性與關聯(lián)性

目前我國電子文件全程管理的研究成果不乏多樣性，但卻缺乏對成果之間的關聯(lián)性、系統(tǒng)性的充分挖掘與抽象提煉。一方面，隨著信息技術的不斷革新與實踐工作的深入推進，學界不乏對學科熱點與研究前沿的關注與追逐。但是，若不對日益豐富的研究成果與實踐經(jīng)驗加以整體研究與提煉，容易局限于表面化的表述或無法形成合力從而難以推動理論的進一步深化發(fā)展。另一方面，隨著電子文件管理的宏觀與外圍條件逐步成熟，迫切需要學界立足現(xiàn)實需求，從自身專業(yè)深度為全程管理的實現(xiàn)提供指引方向與落地方案[17]，而這也離不開對已有成果的有效吸納與對現(xiàn)實問題的有效回應。但在目前的研究中，對實踐成果的抽象提煉還不足，無法很好地以實踐經(jīng)驗推動理論研究的深化。

三、我國電子文件全程管理理論研究的深化發(fā)展策略

隨著電子文件在全社會的廣泛使用，電子文件全程管理的實現(xiàn)具備了現(xiàn)實土壤，但也面臨著管理對象多樣化、業(yè)務場景復雜化等新的問題與挑戰(zhàn)。電子文件全程管理作為基本指導原則，既要積極關注、及時回應現(xiàn)實工作的需要，也要直面理論研究中存在的問題，從多方面推動理論的深化發(fā)展。

（一）立足學科整體體系，推動理論融合

文檔一體化、文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論、前端控制、數(shù)字連續(xù)性、單軌制等都是電子時代文件與檔案管理理論體系的重要組成，但是這些理論之間的相互關系以及異同點卻還不明晰，其思想內核表達尚未建立起系統(tǒng)一致的話語體系，理論的本土性與國際性之議也還在繼續(xù)。從電子文件與檔案管理理論體系建設來看，亟待推動現(xiàn)有理論的融合與貫通。一方面，要厘清各相關理論的研究重心及著眼點，明確不同理論的指導作用及應用范疇，這能夠避免對一些問題的簡單重復，使學界的討論更聚焦、更高效；另一方面，要明確不同理論之間的內涵層級差異，梳理不同理論之間的內在聯(lián)系、脈絡傳承和理論遞進，形成定位清晰、各有側重、內容互補的電子文件與檔案管理理論體系，這能夠提升整體研究的力度與深度，并進一步夯實學科的專業(yè)根基。

這個過程也伴隨著對電子文件全程管理在檔案學學科理論體系中的定位與作用的明確，也包括對其理論與方法在新變化、新方向中的貢獻，以及與其他相關理論之間的聯(lián)系和區(qū)別的明確，從而使其更好地發(fā)揮指導作用，并推動整體研究的有序、高效進行。

（二）把握“變”與“不變”，豐富理論內涵

新技術的廣泛應用、前端業(yè)務場景的多元化使得傳統(tǒng)檔案理論的實踐指導功能受到挑戰(zhàn)，電子文件全程管理也需不斷豐富與完善其理論內涵，以更好地支撐數(shù)字化轉型的現(xiàn)實需求。這需要準確把握理論內涵的“變”與“不變”：電子文件全程管理之所以能成為我國檔案界的重要指導，是因為其全面性、過程性、系統(tǒng)性的理論內核能夠為電子時代學界與業(yè)界的探索提供切實指引，是具有先進性與科學性的指導理論，這是其歷經(jīng)二十余年的考驗仍然不變的、具有引領性的思想內核；但是，技術的革新與實踐條件的成熟會對檔案管理產(chǎn)生至關重要的影響，甚至顛覆以往傳統(tǒng)的工作方法及管理模式[18]，檔案界發(fā)揮作用的方式與路徑也在發(fā)生變化，如果不及時豐富理論的具體內容、不隨著時代發(fā)展調整理論內涵，那么理論就容易顯得“僵化”或“落后”。

具體來說，一是要回歸學科本質屬性。把握文件、檔案及其管理工作的核心，深化對檔案工作屬性和規(guī)律的認識，準確提煉出電子文件全程管理的基本內涵，才能使指導理論在面對外部環(huán)境的劇變時依然能迅速找到自己的位置并充分發(fā)揮作用；[19]二是以新趨勢、新思維豐富電子文件全程管理的內涵。以計算機、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、人工智能等為代表的新一代數(shù)字和網(wǎng)絡信息技術的迅速發(fā)展對檔案工作的對象、環(huán)境、理念、模式等都產(chǎn)生了深刻影響，也正推動著檔案學科從應用理論到基礎理論的層層革新。[20]因此，電子文件全程管理的理論內涵也應該在把握外部挑戰(zhàn)與學科范式變化的基礎上，挖掘現(xiàn)實問題背后具有普遍價值的學術問題，進一步豐富電子文件全程管理的理論內涵，實現(xiàn)對現(xiàn)實問題的有效指導及回應。三是對現(xiàn)有的理論成果與實踐經(jīng)驗進行深入思考與抽象提煉。這既包括對我國現(xiàn)有理論成果與實踐經(jīng)驗的整體提煉，也包括對世界其他國家的先進經(jīng)驗進行共性規(guī)律的提煉，明確信息技術的快速發(fā)展所帶來的理論觀念與管理方式的轉變，立足基本規(guī)律對全程管理“通過過程控制實現(xiàn)結果控制”[21]的思想內核進行豐富，使得理論內涵更具普適性、先進性、科學性，能夠更好地適應信息化時代的需求，甚至實現(xiàn)對實踐工作的超越和引領。

（三）積極擁抱新趨勢，建立具有中國特色的多層次理論體系

電子文件管理既不是單一的技術問題，也不是單一的組織機構管理問題，隨著技術的應用和實踐的發(fā)展，電子文件的管理將呈現(xiàn)出多方協(xié)同、多機構參與、多技術應用、多工具管控等特點與趨勢。[22]電子文件全程管理作為重要指導理論，既要在抽象理論層面給予指引，也要進一步加強對實施與推進策略、應用場景等問題的研究，從戰(zhàn)略框架、體制、業(yè)務、系統(tǒng)、責任等多方面探索全程管理的體系化理論和方案，構建滿足我國發(fā)展需要的多層次理論體系。因此，在準確把握理論內涵的“變”與“不變”、豐富電子文件全程管理抽象理論內涵的基礎上，還需要從理論應用與實現(xiàn)策略等層面，構建具有中國特色的多層次理論體系，切實為我國電子文件與檔案管理提供具有先進性、科學性、可行性的指引。

在理論應用研究層面，需精準描繪電子文件全程管理的理論定位及專業(yè)方法。這主要包含兩個方面的含義。一是基于檔案學科自身的發(fā)展需要。電子文件單軌制和單套制管理是電子文件全程管理在現(xiàn)實層面得以落實的具體表現(xiàn)，其正成為檔案工作的發(fā)展重點。電子文件全程管理需在理論應用層面構建基于文件全生命周期、全過程、全要素和全面質量管理的管理機制[23]，并在準確把握電子文件單軌制和單套制管理的發(fā)展趨勢與方向的基礎上，為實現(xiàn)電子文件“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的單軌運行、單套保存提供實現(xiàn)模式及方法體系[24]。二是基于國家層面的整體戰(zhàn)略發(fā)展需要?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》明確了“國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和‘互聯(lián)網(wǎng)+行動計劃的推進將深刻影響檔案工作的理念、技術、方法及模式”。在國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略與“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃等發(fā)展浪潮中，數(shù)據(jù)治理的重要性日益凸顯，電子文件全程管理的相關研究也應積極融入新的發(fā)展趨勢、及時回應現(xiàn)實需求，明確電子文件全程管理作為檔案學科的重要指導理論對于數(shù)據(jù)管理應有的理論與方法貢獻[25]，即以全面、過程、系統(tǒng)的文件檔案管理視角分析數(shù)據(jù)流動生長的全流程，保障數(shù)據(jù)全生命周期、全過程、全要素、全面質量管理[26]，推動檔案學科切實成為國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃中的重要專業(yè)支撐。

在具體實現(xiàn)策略方面，則是要著眼于建立和完善落地方案，推進全程管理的實現(xiàn)。一方面，從我國實踐中的重點、迫切需要解決的問題入手，即基于對現(xiàn)實需求及未來趨勢的把握，為電子文件全程管理的全面落地提供具體方案，包括數(shù)據(jù)驅動型業(yè)務系統(tǒng)的歸檔問題、電子文件單軌制和單套制管理的應用模型、電子文件可信體系的構建、多元應用場景下的電子文件管理基本架構等，為實踐探索的諸多問題提供理論準備與落地方案，從思維、流程、方法、組織、人員等要素全局、系統(tǒng)地思考全程管理的落實與對整體工作的重塑。[27]另一方面，注重對已有實踐案例的有效提煉。我國對電子文件單軌制和單套制管理的實踐已包含了國家性、區(qū)域性、行業(yè)性等不同層次的探索，例如，國家檔案局與財政部、商務部、稅務總局聯(lián)合推進的電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔工作，上海自貿(mào)試驗區(qū)管委會保稅區(qū)管理局的電子檔案單套制管理試點，浙江省對依事項整理的行政審批文件的電子化歸檔等。[28]這些試點探索能夠為電子文件全程管理的具體實現(xiàn)策略提供現(xiàn)實參照，而通過對這些探索經(jīng)驗的系統(tǒng)分析及抽象提煉，則能夠推動電子文件全程管理理論依據(jù)社會發(fā)展、技術進步、前端的信息化水平以及具體的實踐探索進程，適時設計出可行的落地方案，從而實現(xiàn)對實踐問題的有效回應及科學引領。

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作者單位：深圳大學城圖書館