文/劉 麗

區(qū)域性公路交通應(yīng)急裝備物資儲備是固定資產(chǎn)項目管理的重要組成部分，關(guān)系到國家區(qū)域性公路交通戰(zhàn)略物資、國計民生等重要物資的安全保障。國家區(qū)域性公路交通應(yīng)急裝備物資（山東）儲備中心（以下簡稱“儲備中心”）位于臨沂市，是交通運輸部在全國范圍內(nèi)規(guī)劃布局的17個儲備中心之一，也是山東省重要公路交通物資儲備中心，是集國家區(qū)域性公路交通應(yīng)急裝備物資儲備、國家交通戰(zhàn)備裝備物資儲備、應(yīng)急培訓(xùn)及演練于一體的綜合性基地，主要承擔(dān)區(qū)域性公路交通戰(zhàn)備應(yīng)急裝備物資儲備管理、應(yīng)急救援培訓(xùn)演練、公路網(wǎng)絡(luò)信息管理等職能。儲備中心建立以來，陸續(xù)采購了土方裝備（如挖掘機、平地機）、除雪裝備（如多功能除雪破冰車、拋雪機）、橋梁裝備（如26米應(yīng)急機械化橋、鋼橋架設(shè)車）、應(yīng)急救援裝備（如全地形應(yīng)急救援車）、保障裝備（如應(yīng)急宿營車）、快速響應(yīng)裝備（應(yīng)急通訊車、中型應(yīng)急指揮車）、輔助裝備（電動叉車、內(nèi)燃叉車）和其他裝備（應(yīng)急抽水泵車）等。近年來，隨著國家政務(wù)信息化進(jìn)程的加快，儲備中心信息化成效顯著。物資儲備系統(tǒng)電子檔案作為檔案信息化的重要組成部分，是管檔治檔能力的重要體現(xiàn)。

1 物資儲備系統(tǒng)電子檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.1 電子檔案來源有待拓寬

隨著辦公自動化的持續(xù)推進(jìn)，儲備中心產(chǎn)生的電子檔案數(shù)量、規(guī)模和類型都呈現(xiàn)出較大幅度增長之勢，但電子檔案來源渠道依然不暢，突出表現(xiàn)在電子公文流轉(zhuǎn)流程不完整，電子檔案管理未從公文起草、擬稿、核稿等建立起全生命周期管起來，完整性不強。比如，物資采購計劃編制多采用電子文件形式，但采購合同又多為紙質(zhì)文件形式。某些方面電子檔案種類較少，文本類、會議類檔案資料偏多，照片、錄音等音像類檔案資料偏少。此外，公務(wù)郵箱產(chǎn)生的郵件、政府網(wǎng)站網(wǎng)頁信息，以及微博微信等社交媒體產(chǎn)生的應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件并未及時收集歸檔。

1.2 電子檔案整理有待規(guī)范

國家區(qū)域性交通應(yīng)急裝備物資主要包括應(yīng)急處置類、工程機械類、后勤保障類和應(yīng)急物資類等，從檔案管理現(xiàn)狀來看，基本能夠按照電子檔案管理規(guī)章制度要求，進(jìn)行普通的電子檔案整理和歸檔工作，但關(guān)于物資儲備系統(tǒng)專門的電子檔案管理制度缺乏，關(guān)于物資儲備電子檔案的接收、保管、保存、利用等詳細(xì)的規(guī)定和要求并未提出，導(dǎo)致在實際執(zhí)行過程中，關(guān)于物資儲備專門的電子文件格式存儲不一致，影響電子檔案管理的信息化、規(guī)范化水平，影響檔案信息資源的共享。

1.3 電子檔案保存有待改善

電子檔案保存所需的環(huán)境較傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)保存有較大區(qū)別，由于儲備中心成立時間較短，目前，電子檔案保存環(huán)境方面還需要進(jìn)一步改善。主要表現(xiàn)在電子檔案存儲的設(shè)備和介質(zhì)不達(dá)標(biāo)，未安裝專門的音像檔案裝具；電子檔案未做異地異質(zhì)備份；電子檔案管理所需的軟硬件條件較為薄弱等，都使電子檔案存儲的安全性得不到有效的保障。

1.4 電子檔案系統(tǒng)有待完善

從電子檔案管理系統(tǒng)的建立和運行情況來看，尚未建立全面的電子檔案管理系統(tǒng)，電子檔案管理以文書類電子檔案管理為主，相關(guān)的物資設(shè)備類的電子檔案管理缺少專門的管理系統(tǒng)。

2 物資儲備系統(tǒng)電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備的技術(shù)架構(gòu)

物資儲備系統(tǒng)電子檔案是物資儲備建設(shè)和管理的重要組成部分，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，物資儲備檔案管理已經(jīng)逐步轉(zhuǎn)向信息化，但由于電子檔案信息管理系統(tǒng)薄弱，亟待構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)背景條件下的電子檔案管理系統(tǒng)。B/S架構(gòu)是一種集合客戶端與服務(wù)器結(jié)構(gòu)的管理結(jié)構(gòu)，具有維護(hù)簡便、成本低，客戶端負(fù)載小等優(yōu)勢，能夠在Windows環(huán)境下運行。

2.1 B/S系統(tǒng)概述

物資儲備系統(tǒng)電子檔案管理涵蓋物資采購、驗收、質(zhì)控、維保、報廢等各個環(huán)節(jié)中關(guān)于物資設(shè)備的詳細(xì)信息記錄。通過B/S系統(tǒng)能及時記錄相關(guān)物資設(shè)備信息，利于物資設(shè)備的高效利用和優(yōu)化管理。B/S 系統(tǒng)即Browser/Server（瀏覽器/服務(wù)器），客戶端不需要安裝專門的軟件，通過瀏覽器即可登錄并訪問系統(tǒng)。其最大優(yōu)點在于客戶端不需維護(hù)，適用于用戶群龐大或客戶需求經(jīng)常變化的情況，可擴展性強。

2.2 B/S系統(tǒng)優(yōu)勢

基于Browser/Server（瀏覽器/服務(wù)器）的物資儲備電子檔案管理實時查詢檢索功能，增強信息共享性，提高電子檔案檢索利用率；替代原始檔案管理，利于檔案保護(hù)；系統(tǒng)管理，提升存儲功能，降低存儲空間；電子檔案異地異質(zhì)備份，提升電子檔案的安全性；B/S模式，客戶端零安裝，后期軟件升級維護(hù)簡便，節(jié)約了物資儲備檔案管理人財物成本，且具有較好的系統(tǒng)可擴展性；通過用戶角色權(quán)限分配，增強系統(tǒng)安全性。

2.3 B/S系統(tǒng)思路

互聯(lián)網(wǎng)+物資儲備設(shè)備電子檔案管理共享設(shè)計思路，共分為三個管理層。一是物資數(shù)據(jù)層。主要收錄儲備物資的相關(guān)數(shù)據(jù)，與物資生產(chǎn)廠家進(jìn)行數(shù)據(jù)信息共享，可使物資設(shè)備使用、維修與生產(chǎn)企業(yè)之間實時分享數(shù)據(jù)信息。二是物資使用層。將現(xiàn)有的使用物資與庫存物資分類編號入庫，對響應(yīng)的物資數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測、上傳，包括儲備物資的型號、采購時間、采購數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、合同簽訂、維修記錄、保養(yǎng)記錄、故障記錄、設(shè)備履歷及運行狀況等基礎(chǔ)信息。三是檔案管理層。根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+物資系統(tǒng)”電子檔案共享平臺，并與OA辦公系統(tǒng)連結(jié)，設(shè)立物資儲備采購子系統(tǒng)、物資儲備調(diào)撥子系統(tǒng)、物資臺賬子系統(tǒng)、物資綜合查詢子系統(tǒng)等，實現(xiàn)物資儲備檔案電子檔案集約化管理。

2.4 B/S系統(tǒng)模塊

根據(jù)B/S系統(tǒng)設(shè)計思路，以及物資儲備管理現(xiàn)實需要，將該系統(tǒng)模塊設(shè)計為物資采購檔案管理、物資保修檔案信息和物資檔案管理功能模塊。一是物資采購檔案管理。物資采購模塊主要收集物資儲備商家投標(biāo)、競標(biāo)過程，物資采購呈批文件、預(yù)算編號、物資使用科室、申報科室、申報名稱。二是物資保修檔案信息。隨著區(qū)域性公路交通應(yīng)急需要，儲備中心陸續(xù)采購了土方裝備、除雪裝備、橋梁裝備、應(yīng)急救援裝備、保障裝備、快速響應(yīng)裝備、輔助裝備和其他裝備等，物資儲備中心的設(shè)備在后期使用過程中，需要登記相應(yīng)的維修記錄，做好大型交通設(shè)備保修檔案管理，提供檔案查詢及編輯操作，能夠?qū)崿F(xiàn)物資與檔案的動態(tài)聯(lián)系，保障設(shè)備物資順利使用，延長使用壽命，減少預(yù)算支出。三是物資系統(tǒng)檔案管理。物資系統(tǒng)檔案管理主要指已經(jīng)完成物資采購建檔的物資檔案，以及未經(jīng)采購流程的物資檔案。該模塊功能支持智能查詢，即，模糊查詢和動態(tài)查詢。檔案管理人員可根據(jù)物資設(shè)備類型、分類、建檔時間、廠家等自主選擇查詢條件，查詢所需的物資信息，最后可通過Excel形式導(dǎo)出；裝備物資檔案以PDF形式保存，便于查詢；系統(tǒng)支持?jǐn)?shù)據(jù)導(dǎo)入功能，編輯物資設(shè)備檔案，可確保數(shù)據(jù)的完整性。

圖1 檔案管理模塊圖

3 物資儲備系統(tǒng)電子檔案著錄方法

物資儲備系統(tǒng)電子檔案管理處于探索發(fā)展階段，專門用于物資儲備系統(tǒng)電子檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用還較少。市場上應(yīng)用的多款通用電子檔案管理系統(tǒng)的功能和模塊相似，在電子檔案管理系統(tǒng)及運行平臺上選用B/S主流技術(shù)結(jié)構(gòu)。即，物資儲備系統(tǒng)電子檔案客戶端通過瀏覽器Web服務(wù)器訪問與其相連的后臺專門的SQL server數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。

物資儲備系統(tǒng)檔案有其自身特殊性。一是文件屬性的單一性。即，每一卷物資檔案材料包括該類物資的各種類型的電子文件，與其他類型的檔案相比，相對單一。包括物資采購單、報告書、申請表、保修單、使用申請等。此外，每一卷電子檔案內(nèi)文件屬性也較為單一，或言之，案卷屬性可代表文件屬性。二是名稱描述的統(tǒng)一性。每一卷的物資設(shè)備電子檔案材料中的電子文件資料有統(tǒng)一的名稱描述，此外，每件文件只需提取出較為統(tǒng)一的“頁碼”屬性描述，即電子卷宗內(nèi)的文件屬性是統(tǒng)一的案卷屬性，著錄頁碼即可清楚表明文件數(shù)量。三是卷宗發(fā)生范圍的相通性。除了物資儲備系統(tǒng)不同設(shè)備項目名稱或編號等之外，其他電子卷宗屬性有其相通范圍。如，物資系統(tǒng)經(jīng)費來源，參與物資招標(biāo)機構(gòu)屬性子系統(tǒng)中的項目內(nèi)容一樣。

根據(jù)物資儲備系統(tǒng)電子檔案的上述特點，我們可以利用計算機信息技術(shù)，按照“簡化整理，深化檢索”，采用“卷件結(jié)合”電子文件著錄規(guī)則，實現(xiàn)對物資儲備系統(tǒng)電子文件的著錄，即將電子文件內(nèi)容著錄在電子案卷條目上，以“案卷”方式管理，以“件”的方式顯示、著錄。

3.1 電子檔案著錄案卷屬性

物資儲備電子案卷屬性著錄部分，即描述本電子卷宗案卷的屬性內(nèi)容。物質(zhì)儲備設(shè)備名稱、編號、購置時間為特定屬性，其他均可用一定描述項，作為通用屬性，直接用電子檔案管理系統(tǒng)中的下拉列表，快速自動選擇，無需輸入，提高電子檔案著錄效率。

3.2 電子檔案著錄文件描述

物資儲備電子文件整理最具特色的是描述部分的“件卷結(jié)合”。即每卷電子檔案材料基本屬性與該電子案卷屬性一致，無需重復(fù)錄入，著錄該電子文件頁碼屬性，便可說明該電子文件性質(zhì)、狀況。將區(qū)域性公路交通應(yīng)急裝備分為土方裝備類、除雪裝備類、橋梁裝備類、應(yīng)急救援裝備類、保障裝備類、快速響應(yīng)裝備類、輔助裝備類和其他裝備類電子文件，每一類文件按整理規(guī)范進(jìn)行編碼整理，著錄頁數(shù)便可詳細(xì)表示該類電子文件信息。

3.3 “件卷結(jié)合”著錄優(yōu)勢

與其他模式相比，件卷結(jié)合應(yīng)用于物資儲備系統(tǒng)電子文件著錄有其諸多優(yōu)勢。一是著錄效率高。件卷結(jié)合模式，較傳統(tǒng)按“卷”模式著錄，效率顯著提高，輸入文件信息，下拉相關(guān)選項完成項目選擇即可。二是項目表述清。件卷結(jié)合，案卷電子目錄菜單中清楚顯示案卷內(nèi)電子文件內(nèi)容及屬性，無需打開電子文件菜單便可實現(xiàn)查找和清點電子文件信息“有無”及數(shù)量“多少”。三是年報統(tǒng)計快。利用設(shè)備系統(tǒng)，可快速準(zhǔn)確地統(tǒng)計出館藏物資儲備檔案數(shù)量，利于檔案統(tǒng)計。

4 物資儲備系統(tǒng)電子檔案管理措施

電子檔案是物資儲備系統(tǒng)信息化發(fā)展的重要組成部分和歷史見證，管好用好電子檔案是管檔治檔能力的重要體現(xiàn)，也是提升辦公效率的現(xiàn)實需要，應(yīng)從規(guī)章制度、軟硬件條件、電子檔案信息應(yīng)用，以及專業(yè)人才隊伍培養(yǎng)等方面綜合施策，不斷提升物資儲備系統(tǒng)電子檔案管理的綜合水平。

4.1 規(guī)范：完善電子檔案管理制度

物資儲備系統(tǒng)電子檔案管理，應(yīng)立足《檔案法》 《保密法》 《電子文件管理暫行辦法》 《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，結(jié)合物資儲備系統(tǒng)檔案管理實際和特點，細(xì)化電子檔案分類方案、電子檔案管理制度，按照“件卷結(jié)合”的著錄規(guī)則，確保收集的電子檔案收集齊全、整理科學(xué)、著錄規(guī)范，保障電子檔案“四性”。

4.2 安全：改善電子檔案管理環(huán)境

嚴(yán)格按照國家檔案局13號令，為物資儲備系統(tǒng)電子檔案管理營造安全可靠的存儲環(huán)境，配齊配強軟硬件設(shè)備，購置光盤柜、防火設(shè)備、智能監(jiān)控設(shè)備、恒溫恒濕測量及控制設(shè)備等，必要時，應(yīng)配備專門的電子檔案庫房，進(jìn)一步改善物資儲備系統(tǒng)電子檔案存儲環(huán)境。此外，做好電子檔案異地異質(zhì)備份工作，注重密鑰、查殺毒軟件等先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用，確保電子檔案安全。

4.3 高效：優(yōu)化電子檔案管理系統(tǒng)

在已經(jīng)開通和建立相關(guān)電子檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，根據(jù)物資儲備電子文件檔案的新情況、新變化，持續(xù)優(yōu)化和完善電子檔案管理系統(tǒng)，尤其是系統(tǒng)中的各項功能，推進(jìn)電子文件順利歸檔、查詢、檢索和利用。與此同時，同步做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)信息掛接，減少紙質(zhì)檔案存量，確保物資儲備電子檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確，為后期的查詢、檢索和利用提供有力支持。

4.4 專業(yè)：培育電子檔案管理人才

根據(jù)物資儲備系統(tǒng)電子檔案管理的任務(wù)和現(xiàn)實情況，建立健全完善的“專職+兼職”檔案管理工作體系，各部門應(yīng)配備1-2名兼職檔案資料員，協(xié)助檔案部門做好本部門或科室的電子文件收集移交工作。專職人員則專司部門電子檔案管理。應(yīng)定期組織業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，強化人員交流，拓寬視野，提升專業(yè)素能，著力打造一支專業(yè)化、復(fù)合型電子檔案管理人才隊伍，為檔案管理工作提供可靠的人才支持和保障。