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        基于WEB的試驗(yàn)室檔案管理系統(tǒng)方案的設(shè)計(jì)與應(yīng)用

        2022-05-26 06:06:44蔡宇飛肖瑩江思杰徐海明喬文霞成厚龍張海旺
        環(huán)境技術(shù) 2022年2期
        關(guān)鍵詞:檔案管理環(huán)境信息

        蔡宇飛,肖瑩,江思杰,徐海明,喬文霞,成厚龍,張海旺

        (1.中國(guó)船舶重工集團(tuán)公司第七二二研究所,湖北 430205;2.中國(guó)船舶重工集團(tuán)公司第七〇九研究所,湖北 430079)

        引言

        隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),計(jì)算機(jī)技術(shù)為文檔管理與存儲(chǔ)業(yè)務(wù)員帶來(lái)了革新,使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)環(huán)境試驗(yàn)室文本檔案的存檔進(jìn)行管理具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn),基于web的試驗(yàn)室檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用,使得檔案文件能夠快速、便捷的導(dǎo)入與檢索,同時(shí)兼顧穩(wěn)定性與保密性,從而提高試驗(yàn)室檔案管理的效率。因此,設(shè)計(jì)一種適用于試驗(yàn)室檔案業(yè)務(wù)的管理系顯得尤為重要[1]。

        本文從環(huán)境試驗(yàn)室的業(yè)務(wù)角度出發(fā),分析了檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用的背景及實(shí)用性,在此基礎(chǔ)上提出了基于Web平臺(tái)開(kāi)發(fā)環(huán)境試驗(yàn)室檔案存檔智能系統(tǒng),并將該系統(tǒng)應(yīng)用于環(huán)境試驗(yàn)室的日常管理,為環(huán)境試驗(yàn)室的業(yè)務(wù)發(fā)展、規(guī)范化流程、無(wú)紙化辦公等起到了重要作用。

        1 應(yīng)用背景及實(shí)用性分析

        722所計(jì)量檢測(cè)中心下轄中國(guó)船舶工業(yè)武漢機(jī)電產(chǎn)品環(huán)境與可靠性試驗(yàn)檢測(cè)中心(以下簡(jiǎn)稱“環(huán)境試驗(yàn)室”)、國(guó)防科技工業(yè)4213計(jì)量站、電磁兼容試驗(yàn)室、元器件檢測(cè)試驗(yàn)室等第三方試驗(yàn)、評(píng)判的權(quán)威機(jī)構(gòu),其中環(huán)境試驗(yàn)室是722所計(jì)量檢測(cè)中心的龍頭支柱產(chǎn)業(yè),每年承接大量的環(huán)境與可靠性試驗(yàn)任務(wù),同時(shí)也產(chǎn)生了大量的試驗(yàn)任務(wù)委托單、過(guò)程資料以及試驗(yàn)報(bào)告,依據(jù)722所程序文件,計(jì)量檢測(cè)中心必須要對(duì)這些文件資料及報(bào)告進(jìn)行存檔以便待查。計(jì)量檢測(cè)事業(yè)部的管理和業(yè)務(wù)開(kāi)展是依照國(guó)家軍用標(biāo)準(zhǔn)GJB 2725A-2001《測(cè)試試驗(yàn)室和校準(zhǔn)試驗(yàn)室通用要求》及ISO/IEC 17025-2005《檢測(cè)和校準(zhǔn)試驗(yàn)室能力的通用要求》等要求,按照計(jì)量檢測(cè)中心編制的《質(zhì)量手冊(cè)》和《程序文件》進(jìn)行運(yùn)作的。這些要求和文件涵蓋了事業(yè)部的質(zhì)量管理、技術(shù)管理和行政管理的方方面面,這些要求和規(guī)范是嚴(yán)格的,但流程也是多樣的,各類數(shù)據(jù)也很龐雜,涉及的設(shè)備、人員和崗位眾多,對(duì)管理水平和細(xì)致程度要求高。

        針對(duì)上述情況,計(jì)量檢測(cè)中心成立了專門(mén)的檔案管理室針對(duì)環(huán)境試驗(yàn)室產(chǎn)生的大量文件進(jìn)行歸檔。然而,隨著計(jì)量檢測(cè)中心環(huán)境試驗(yàn)室的迅猛發(fā)展,傳統(tǒng)的檔案管理模式勢(shì)必會(huì)降低工作效率、也不利于部門(mén)信息化管理的發(fā)展,因此遵照標(biāo)準(zhǔn)和管理要求,建立一個(gè)完善、高效的信息化管理平臺(tái),對(duì)標(biāo)準(zhǔn)要求的各種要素,包括質(zhì)量監(jiān)督、質(zhì)量控制、內(nèi)部審核、外部審核、管理評(píng)審、改進(jìn)、人員、設(shè)備、設(shè)施及環(huán)境條件、檢測(cè)方法、溯源、樣品等數(shù)據(jù)和流程實(shí)現(xiàn)電子化,可以對(duì)事業(yè)部的管理和業(yè)務(wù)提供技術(shù)支撐,滿足質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄的要求,使管理和業(yè)務(wù)運(yùn)行能更加嚴(yán)格地按照質(zhì)量管理的要求進(jìn)行,減少人為失誤,使事業(yè)部的管理體系運(yùn)行更加有效。同時(shí)通過(guò)信息系統(tǒng)平臺(tái)的運(yùn)行,積累數(shù)據(jù),通過(guò)分析,對(duì)管理體系的運(yùn)行提供促進(jìn)和改進(jìn)。

        綜上所述,為了提高環(huán)境試驗(yàn)室的管理效率,開(kāi)展檔案管理系統(tǒng)與現(xiàn)有的其它上級(jí)系統(tǒng)對(duì)接進(jìn)行移交、審批等業(yè)務(wù)系統(tǒng)操作,實(shí)現(xiàn)更加自動(dòng)化、系統(tǒng)化、規(guī)范化的試驗(yàn)室檔案管理,建立一個(gè)基于Web的試驗(yàn)室檔案管理系統(tǒng)顯得迫在眉睫。

        2 技術(shù)要求

        隨著環(huán)境試驗(yàn)室信息化建設(shè)的需求愈加強(qiáng)烈,試驗(yàn)室檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要求也更加趨近于實(shí)用化,為了突破傳統(tǒng)管理方式的壁壘,針對(duì)基于Web的試驗(yàn)室檔案管理系統(tǒng)的要求也隨之提高:

        2.1 兼容性和開(kāi)放性要求

        隨著社會(huì)的發(fā)展,越來(lái)越多的軟件產(chǎn)品接入人們的生活,如何保證軟件產(chǎn)品能夠長(zhǎng)久的立足,不成為數(shù)據(jù)孤島、信息孤島和應(yīng)用孤島,兼容性和開(kāi)放性就成為了軟件產(chǎn)品架構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)重點(diǎn)關(guān)注問(wèn)題。

        優(yōu)秀的軟件產(chǎn)品必須具備開(kāi)放性、標(biāo)準(zhǔn)化與通用化等特點(diǎn),其兼容性和開(kāi)放性之間有著密切的聯(lián)系,這種聯(lián)系主要通過(guò)協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)化與系統(tǒng)內(nèi)部平臺(tái)的開(kāi)放程度來(lái)體現(xiàn)。試驗(yàn)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)是依托于七二二研究所綜合辦公網(wǎng)絡(luò),需與七二二研究所OA操作平臺(tái)進(jìn)行對(duì)接,通過(guò)ID識(shí)別進(jìn)行快速登錄。

        2.2 可擴(kuò)展性要求

        軟件更新?lián)Q代的速度之快是世所公認(rèn)的,預(yù)留可擴(kuò)展的功能接口與項(xiàng)目可以更好的適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,同時(shí),軟件設(shè)計(jì)者也須充分考慮如何以最小的代價(jià)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)維護(hù)與更新,從而形成一個(gè)易管理、可持續(xù)發(fā)展的體系結(jié)構(gòu)。

        2.3 穩(wěn)定性與可靠性要求

        軟件的穩(wěn)定性與可靠性是關(guān)于系統(tǒng)壽命與用戶體驗(yàn)的重要指標(biāo),其具體要求主要體現(xiàn)在以下四個(gè)方面:

        1)軟件根據(jù)規(guī)定的功能性能,在出現(xiàn)故障或接口定義錯(cuò)誤的情況下,應(yīng)具備維持其功能性能的能力;

        2)軟件產(chǎn)品應(yīng)穩(wěn)定可靠,在出現(xiàn)故障后不應(yīng)徹底癱瘓且具備基本的服務(wù)能力;

        3)在出現(xiàn)故障時(shí),軟件產(chǎn)品能自適應(yīng)重建,并達(dá)到規(guī)定的功能性能要求;

        4)軟件應(yīng)與用戶產(chǎn)生強(qiáng)共鳴,方便用戶更好的學(xué)習(xí)與理解,在操作方式上適應(yīng)用戶的各種需求。

        3 系統(tǒng)設(shè)計(jì)方案

        3.1 設(shè)計(jì)原則

        環(huán)境試驗(yàn)室檔案管理涉及到試驗(yàn)大綱、試驗(yàn)細(xì)則、試驗(yàn)原始記錄、環(huán)境條件、故障信息等系統(tǒng)化的文檔編輯、生成與存檔管理工作,其工程復(fù)雜度極高。因此,為了建立一個(gè)廣大用戶認(rèn)可的、智能化的檔案管理系統(tǒng),它的設(shè)計(jì)需遵循以下原則:

        1)由于前期檔案管理工作都是在專用計(jì)算機(jī)上完成,新建的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)充分考慮檔案移交與位置變更的工作量,建立對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)導(dǎo)入手段,實(shí)現(xiàn)新舊檔案信息的兼容與共享。

        2)操作檔案管理系統(tǒng)需連接七二二所內(nèi)網(wǎng)進(jìn)行涉密辦公,同時(shí),考慮到操作該系統(tǒng)的人員種類眾多,包含技術(shù)人員、管理人員與保密審查人員,因此其界面應(yīng)該清晰簡(jiǎn)潔,易于理解;

        3)七二二所業(yè)務(wù)平臺(tái)上需處理大量的涉密文件,因此,軟件需按照七二二所保密規(guī)定,進(jìn)行軟件評(píng)級(jí)與保密管控;

        4)軟件應(yīng)具備試試更新與后期擴(kuò)產(chǎn)功能,在經(jīng)過(guò)驗(yàn)收評(píng)定后需提示用戶對(duì)軟件使用情況進(jìn)行評(píng)價(jià),并提出合理的意見(jiàn)與建議[2]。

        3.2 系統(tǒng)架構(gòu)

        本試驗(yàn)室檔案管理系統(tǒng)以LabVIEWCVI為編程平臺(tái),運(yùn)行框架采用B/S結(jié)構(gòu),搭建DB2數(shù)據(jù)庫(kù),形成一個(gè)基于WEB的試驗(yàn)室檔案管理平臺(tái)(圖1),其業(yè)務(wù)范圍主要包括試驗(yàn)室檔案查詢、修改、移交等,該系統(tǒng)能夠在Windows平臺(tái)上運(yùn)行,系統(tǒng)服務(wù)器支持WindowsXP、Linux、WindowsNTservice等操作系統(tǒng),客戶端支持WindowsXP、Windows2000、WindowsNTworkstation、Win7、Win10、Linux等操作系統(tǒng)。系統(tǒng)遵循TCP/IP協(xié)議,在網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)上采用多IP層。

        圖1 基于DB2技術(shù)實(shí)現(xiàn)的檔案管理系統(tǒng)演示圖

        4 系統(tǒng)組成

        環(huán)境試驗(yàn)室檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)是代替當(dāng)前檔案管理的手工操作,并對(duì)接所內(nèi)系統(tǒng)提升檔案管理安全移交方面的相關(guān)管理程序的一鍵自動(dòng)化可操作性[3]。環(huán)境試驗(yàn)室檔案管理系統(tǒng)主要由以下幾個(gè)部分組成。

        4.1 安全模塊

        安全模塊作為系統(tǒng)的權(quán)限控制單元,主要起到權(quán)限管控與保密安全管控等作用。該模塊將用戶權(quán)限分為系統(tǒng)管理者、信息管理者和普通使用者三類,并劃分了權(quán)限與職能范圍。其中,系統(tǒng)管理者擁有最高的權(quán)限,可以操作與設(shè)置本系統(tǒng)的基本參數(shù),執(zhí)行本系統(tǒng)的所有操作;信息管理者權(quán)限次于系統(tǒng)管理者,主要分配給業(yè)務(wù)管理人員,其可新增檔案信息并提交系統(tǒng)管理者審核,查詢?nèi)到y(tǒng)檔案信息;普通使用者則為外部訪問(wèn)人員,僅具備系統(tǒng)檔案信息查詢權(quán)限[4]。

        4.2 信息模塊

        在該模塊中,系統(tǒng)管理者作為最高權(quán)限者,可以對(duì)檔案存檔信息進(jìn)行增加、刪除、修改等操作(圖2),而信息管理者則不具備該權(quán)限,僅能增加數(shù)據(jù)(圖3),如需刪除還需交由系統(tǒng)管理者執(zhí)行。

        圖2 基于Web的檔案管理系統(tǒng)刪、改、查信息演示圖

        圖3 基于Web的檔案管理系統(tǒng)增加信息的演示圖

        4.3 人員信息管理模塊

        該模塊的功能主要包括新增、刪除與修改人員信息,人員管理模塊中增加人員時(shí)應(yīng)顯示人員的姓名,工號(hào),涉密等級(jí),系統(tǒng)中的權(quán)限等基本信息。人員的增加、刪除和修改只能由系統(tǒng)管理者來(lái)完成,其它兩類人員只能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行查詢。

        4.4 系統(tǒng)部分代碼

        該信息管理系統(tǒng)部分代碼展示如圖4所示。

        圖4 檔案管理系統(tǒng)部分Web代碼

        5 結(jié)論

        基于Web的試驗(yàn)室檔案管理系統(tǒng)使得環(huán)境試驗(yàn)室的管理水平與效率大幅度提高,完全實(shí)現(xiàn)了系統(tǒng)化、自動(dòng)化、智能化的檔案管理工作,然而,由于軟件產(chǎn)品研發(fā)周期較短,上線比較倉(cāng)促,也存在諸多問(wèn)題和不足,表現(xiàn)在其并未實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分析與統(tǒng)計(jì)功能,例如,對(duì)查詢的結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并打印制作報(bào)表以供管理者進(jìn)行分析等,而且系統(tǒng)中還可能存在欠高級(jí)查詢或者分頁(yè)查詢等一些未涉及到但十分必要的模塊或者功能,又例如系統(tǒng)還需利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)修飾得更加美觀,具有親和力。今后,項(xiàng)目組將收集各方的使用建議,完善系統(tǒng)所存在的問(wèn)題與不足,將其打造成為一個(gè)功能更加完全的試驗(yàn)室檔案管理系統(tǒng)。

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