■ 李沐妍 費丁俊

2020年6月，第十三屆全國人大常委會第十九次會議通過了新修訂《檔案法》[1]，增加“檔案信息化建設(shè)”專章，明確了電子檔案的憑證效力，再次提出保障電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性的管理要求。2020年11月，國家檔案局辦公室發(fā)布了《電子檔案單套管理一般要求》的征求意見稿，向各檔案單位征求該檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)項目的有關(guān)意見[2]。2021年6月，中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，在檔案信息化建設(shè)中提到，切實推動來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)的電子文件以電子形式單套制歸檔，加強電子檔案長期保存技術(shù)和管理研究，創(chuàng)建科學(xué)的可信存儲與驗證體系，保證電子檔案真實性、完整性、可用性、安全性[3]。我國電子文件單套制管理的全面施行是必然趨勢，而實現(xiàn)這一目標(biāo)的前提，就是必須要保證電子文件的憑證性。基于此，黃世喆教授等出版了《電子文件憑證價值保障問題研究——基于電子文件信息演進(jìn)流程視角》，從文件檔案管理的專業(yè)角度出發(fā)，深化電子文件憑證性保障的理論構(gòu)建，強化電子文件憑證價值發(fā)揮的實踐方法，為推進(jìn)當(dāng)前檔案管理工作的轉(zhuǎn)型和電子文件單套制的實施，提供重要的理論支撐和實踐參考。

一、理論價值：厘清電子文件真實性、憑證性和憑證價值的關(guān)系

作者針對電子文件真實性、憑證性和憑證價值的關(guān)系，提出兩個關(guān)鍵觀點[4]。第一，分析了憑證性和憑證價值的區(qū)別，認(rèn)為憑證性是憑證價值的基礎(chǔ)，憑證價值是憑證性的升華，電子文件整個生命周期中都具有憑證性，但只有當(dāng)它反映到人們的主觀意識中并被加以利用時，才會呈現(xiàn)出相應(yīng)的憑證價值。作者緊密結(jié)合文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論，進(jìn)行憑證性和憑證價值的界定，提出憑證性是一切文件（包括電子文件）所具有的本質(zhì)屬性，貫穿電子文件生命周期轉(zhuǎn)化流轉(zhuǎn)的每一個階段，而憑證價值是檔案價值，通過辨析明確憑證性向憑證價值的轉(zhuǎn)化，就是電子文件向電子檔案的轉(zhuǎn)化，為后文信息演進(jìn)層級的劃分做出理論鋪墊，同時也為實際的電子文件價值鑒定工作提供參考依據(jù)。

第二，作者提出影響電子文件憑證性及憑證價值的關(guān)鍵因素是真實性、完整性和可靠性，而原始性不是，使電子文件具有憑證性及憑證價值的前提條件是其真實性，而電子文件的真實性又取決于完整性和可靠性。作者明確將“原始性”排除在影響因素之外，同樣也具有相當(dāng)?shù)膶嶋H考量。當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下，電子文件信息一直處于“游離態(tài)”，任何人對其進(jìn)行任何形式的修改處理，均有可能不會留下任何痕跡，因此我們很難找到真正具有所謂“原始性”的電子文件（檔案），誠如作者所言，檔案（甚至是所有文件）因其所具有的憑證性而呈現(xiàn)出原始性。基于此，在電子文件憑證價值保障的實際管理過程中，我們也不必糾結(jié)于版本的先后順序，而是應(yīng)該更多地著眼于電子文件內(nèi)容本身的憑證性，通過對電子文件的可靠性和完整性進(jìn)行維護(hù)，確保電子文件的真實性，進(jìn)而真正保障其憑證價值的發(fā)揮。這一觀點對電子文件管理過程中憑證性保障、鑒定和評估而言都具有較大的啟發(fā)。

二、視角創(chuàng)新：梳理電子文件信息演進(jìn)流程中憑證價值的變化

基于文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論，以及前人的研究觀點[5]，作者提出了本書的核心視角，即電子文件信息演進(jìn)流程。作者認(rèn)為，電子文件信息演進(jìn)流程時以信息為主體貫穿全過程，共劃分為電子信息層、現(xiàn)行電子文件信息層和電子檔案信息層三個層級（如表1 所示），這三個層級包括兩方面的內(nèi)容[6]：一是全面展現(xiàn)了電子文件信息從初始狀態(tài)的電子信息轉(zhuǎn)變成現(xiàn)行電子文件信息，最后經(jīng)過“檔案化”環(huán)節(jié)歸檔成為電子檔案信息的變化演進(jìn)過程；二是有利于深刻理解電子文件的憑證價值在每一個層級中的變化趨勢，以便更有目的地對不同層級中的電子信息進(jìn)行憑證性保護(hù)，最終實現(xiàn)憑證價值的保障。

表1 電子文件信息演進(jìn)流程

從上述作者對電子文件信息演進(jìn)流程梳理可以看到，從電子信息到現(xiàn)行電子文件，再到電子檔案的過程中，憑證性是貫穿始終的，只是存在憑證性大小的區(qū)分，而憑證價值則是隨著電子文件信息的演進(jìn)，從無到有，由弱到強。作者對電子文件信息演進(jìn)流程的提出，以及對其憑證價值變化的梳理，一方面是對電子文件憑證性和憑證價值的變化過程的動態(tài)跟蹤，強調(diào)憑證性的如影隨形，充分說明憑證價值的變化與電子文件檔案化過程是相伴相生的。另一方面，電子文件信息演進(jìn)流程的三個層級之間環(huán)環(huán)相扣，共同成為了電子文件憑證性保障和憑證價值實現(xiàn)的一個理論依托，形成管理對象和管理需求的動態(tài)結(jié)合，管理需求和管理實踐的準(zhǔn)確對接，即在電子文件信息動態(tài)演進(jìn)全過程中保障憑證性，才能確保最終憑證價值的實現(xiàn)。在文件與檔案管理高度一體化，大數(shù)據(jù)觀的背景下，將憑證價值保障工作融入到電子文件從信息初始階段一直到作為憑證最終階段的全過程中，同時又能夠準(zhǔn)確把握不同階段的痛點需求，有的放矢地根據(jù)動態(tài)變化調(diào)整管理方法，這一創(chuàng)新視角也是打開了電子文件憑證價值保障工作的實踐思路，其中所包含的統(tǒng)籌分析，宏微兼顧的思維，也有利于推動當(dāng)前電子文件單套制管理的進(jìn)一步開展。

三、應(yīng)用拓展：構(gòu)建不同場景下電子文件憑證價值保障的管理模型

本書在對電子文件憑證價值保障管理模型進(jìn)行構(gòu)建和分析的過程中，實現(xiàn)了縱向和橫向兩個方面的有的放矢、因事制宜。從縱向來看，針對電子文件本身信息演進(jìn)的流程不同階段，作者提出了多層次的保障措施集成的管理模型，而從橫向來看，作者還對不同類型的電子文件也進(jìn)行了具體化的管理模型探討。

在對電子文件信息演進(jìn)流程進(jìn)行梳理的基礎(chǔ)上，作者結(jié)合電子文件信息演進(jìn)的不同階段的憑證性特點以及憑證價值的變化，從法律法規(guī)保障、信息技術(shù)支持和管理制度完善三個方面搭建了電子文件憑證價值保障模型[7]，如表2 所示，以保證信息來源的可靠性和信息內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性為基本依據(jù)，通過法律法規(guī)、技術(shù)手段和管理制度來保證憑證性和真實性，即確保檔案機構(gòu)所保管的電子文件從其產(chǎn)生時的電子信息到現(xiàn)行電子文件信息的形成，以及對歸檔的電子檔案信息的整理、保管和利用的全過程的安全可信。作為針對普遍意義上的電子文件管理的基礎(chǔ)模型，作者將法律、技術(shù)和制度三個方面的憑證價值保障措施和方法，細(xì)化到電子文件信息演進(jìn)的每個層級進(jìn)行分析探討，隨著演進(jìn)流程中憑證性和憑證價值的變化，對保障措施也進(jìn)行動態(tài)設(shè)置，從而實現(xiàn)最佳的管理效果。作者提出的多層級、多層面的保障措施的集成，使得該電子文件憑證價值保障管理模型能夠?qū)崿F(xiàn)全局的統(tǒng)籌和階段的把控，充分貼合管理實際，更具可操作性。

表2 電子文件憑證價值保障管理框架

與此同時，電子文件憑證價值保障管理模型也為電子商務(wù)文件和電子政務(wù)文件的憑證價值保障措施提供了實踐基礎(chǔ)和執(zhí)行基準(zhǔn)。當(dāng)前，國家對電子商務(wù)和電子政務(wù)領(lǐng)域確也相當(dāng)重視，但是從研究層面，尤其是從文件檔案管理視角去進(jìn)行電子商務(wù)文件和電子政務(wù)文件憑證性和憑證價值保障的理論或?qū)嵺`探討還較少。本書在充分了解和分析當(dāng)前電子文件（電子商務(wù)文件、電子政務(wù)文件）憑證價值保障研究和實踐現(xiàn)狀之后，結(jié)合共性問題，針對個性場景，有的放矢，在構(gòu)建普適的電子文件憑證價值管理模型的基礎(chǔ)之上，分別針對電子商務(wù)系統(tǒng)和電子政務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件的憑證價值保障，進(jìn)行因事制宜的探討，同樣細(xì)分到電子商務(wù)交易文件和電子政務(wù)業(yè)務(wù)文件的信息演進(jìn)流程，構(gòu)建具有應(yīng)用場景特性的管理模型，進(jìn)行了兼具理論深度、實踐廣度和方法精度的具體化分析，對于在實際的電子商務(wù)和電子政務(wù)環(huán)境下保障電子文件的憑證性和憑證價值而言，提供了更具針對性的實踐參考。

《電子文件憑證價值保障問題研究——基于電子文件信息演進(jìn)流程視角》從憑證性和憑證價值保障角度，對文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論等電子文件管理基礎(chǔ)理論進(jìn)行深化，創(chuàng)新結(jié)合電子文件信息演進(jìn)流程視角，對電子文件（電子商務(wù)文件、電子政務(wù)文件）憑證價值的全程保障提出措施方案，可謂是兼具理論深度和實踐廣度的研究探索。當(dāng)然，學(xué)術(shù)研究是無法窮盡所有思路和全部思想的，且電子文件管理相關(guān)方向本身也是需要長久推進(jìn)且充滿各類挑戰(zhàn)的研究領(lǐng)域，因此本書的研究也存在一些不足之處，個別論點還需進(jìn)一步推敲，例如在對影響電子文件憑證性及憑證價值的影響因素進(jìn)行分析時，提到電子文件“四性”來源于業(yè)界的普遍認(rèn)知，與前文中對概念的辨析和理論基礎(chǔ)的引入相比，此處來源顯得不夠有理有據(jù)，并且文中提到的“四性”不包含“可用性”，而該特性對于依賴技術(shù)和系統(tǒng)環(huán)境的電子文件而言其實是至關(guān)重要的。又如，電子政務(wù)文件管理的模型是包含了管理參與者這一維度，然而針對整個電子文件管理系統(tǒng)而言，其實“人”這一因素的影響都應(yīng)該是不可忽視的，且具有相當(dāng)重要的作用，因此針對電子文件憑證價值保障管理的模型也應(yīng)該考慮對保障管理的參與者有更多的關(guān)注，將其作為重要一環(huán)納入到模型體系中。以上方面還可以進(jìn)一步研究探討并予以完善。如作者所言，在理論上有重大意義的問題也有可能在具體實踐中遇到重重障礙，不能一蹴而就地體現(xiàn)其現(xiàn)實意義，反之亦然，但是必須承認(rèn)的是，本書研究對電子文件憑證性保障和憑證價值實現(xiàn)，進(jìn)行了全新視角的理論深入和創(chuàng)新路徑的實踐開拓，從純粹的文件檔案管理領(lǐng)域角度出發(fā)，去解決電子文件憑證作用的根本問題，提供了可操作的實踐指導(dǎo)，不僅是為電子文件憑證價值的保障建言獻(xiàn)策，更是為電子文件單套制管理的推行保駕護(hù)航，具有非常高的學(xué)術(shù)和行業(yè)價值，是助推我國電子文件管理事業(yè)發(fā)展的有力著作。