王慶 王勇 趙慧 孫晶晶

摘要：文件管理已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展不可或缺的一部分。企業(yè)要有效利用檔案信息，需要充分了解自身需求，并以此為基礎(chǔ)改進(jìn)檔案信息資源的開發(fā)。企業(yè)可以科學(xué)合理地履行其合法職責(zé)。本文將以電力企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用為研究背景，為電力企業(yè)提供相應(yīng)的參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電力企業(yè);資源開發(fā)利用

引言

電力企業(yè)的發(fā)展離不開信息化的支撐，隨著科技的發(fā)展，電子信息不斷滲透到電力企業(yè)的發(fā)展中。電子檔案參與檔案信息資源管理過(guò)程，提高了企業(yè)檔案管理的效率，增強(qiáng)了檔案信息資源開發(fā)利用的力度。

1 電力企業(yè)檔案開發(fā)利用存在的問(wèn)題

1.1 虛假信息處理技術(shù)

當(dāng)今社會(huì)是信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，很多信息處理都是由信息技術(shù)支撐的。電力公司的檔案信息也是如此，隨著檔案信息的增多，各種信息不斷被收集起來(lái)，形成一個(gè)龐大的信息系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)信息的使用影響了實(shí)用程序文件的存儲(chǔ)方式。該實(shí)用程序現(xiàn)有的文件存儲(chǔ)主要以文件的形式存儲(chǔ)，但隨著時(shí)間的推移，隨著這種方法能夠滿足實(shí)用程序文件的密封，信息資源的開發(fā)成為一個(gè)重要的工具。電力企業(yè)的檔案部門現(xiàn)在也在使用信息技術(shù)，大多數(shù)員工使用手工方法，影響了檔案的檢索和存儲(chǔ)。

1.2 缺乏對(duì)文件特性的良好利用

在文件管理過(guò)程中，電力企業(yè)并不了解文件的便利性和具體特點(diǎn)，使得文件的使用相對(duì)簡(jiǎn)單。隨著電力企業(yè)的發(fā)展，檔案的使用頻率逐漸增加，在檔案管理過(guò)程中，檔案不僅要具有原有的特征，還要能夠被檔案管理人員有效地分析。然而，目前的實(shí)用程序在文件利用率方面并沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的要求，許多文件是直接存儲(chǔ)的。當(dāng)電力公司需要建設(shè)電力項(xiàng)目時(shí)，電力工作者對(duì)信息進(jìn)行整理、分類和分析，建設(shè)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，影響電力建設(shè)進(jìn)度。

1.3 檔案開放不足

隨著電力企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)對(duì)檔案的需求不斷增加，但人員對(duì)檔案的利用率卻在不斷下降，這種情況直接關(guān)系到電力企業(yè)檔案的開放程度。一是電力業(yè)務(wù)部門檔案管理過(guò)于保守，使檔案成為機(jī)密信息，對(duì)企業(yè)發(fā)展非常不利，管理人員也沒(méi)有衡量市場(chǎng)。無(wú)法無(wú)縫獲取文件信息，使檔案變成了塵封的紙張。其二，企業(yè)對(duì)檔案管理依然停留在傳統(tǒng)的思想觀念中，常常在保密和開放的觀念上徘徊，自信息系統(tǒng)成立和運(yùn)用之后，檔案的管理更加的嚴(yán)密，而保密也成為了絕對(duì)性，這對(duì)檔案的開發(fā)造成了很多的阻礙，導(dǎo)致檔案的內(nèi)容無(wú)法被有效的利用，增加了檔案的使用難度。

1.4 電力企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)不高

電力公司檔案資源開發(fā)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，需要電力公司檔案管理人員。不過(guò)，目前電力公司檔案管理部的很多人員，都是由公司的老員工處理的。他們沒(méi)有行業(yè)經(jīng)驗(yàn)，都是過(guò)去長(zhǎng)期工作積累的經(jīng)驗(yàn)，但他們的經(jīng)驗(yàn)不能支撐檔案管理，而且電力企業(yè)的檔案管理人員不了解檔案信息的發(fā)展，特別是在檔案的收集、分析和判斷方面，降低檔案管理操作的有效性，使文件不能真正發(fā)揮其作用。

2 實(shí)施公用事業(yè)公司檔案信息資源開發(fā)利用戰(zhàn)略。

2.1 加強(qiáng)檔案信息管理技術(shù)，推廣使用電子檔案

自從互聯(lián)網(wǎng)滲透到我們的生活中以來(lái)，人們一直能夠利用電子信息解決問(wèn)題，為了解決這個(gè)問(wèn)題，電力企業(yè)的檔案管理也需要自動(dòng)化信息的介入。電力企業(yè)完善電子檔案覆蓋面和方式，繼續(xù)利用電子檔案系統(tǒng)收集企業(yè)信息檔案，建立網(wǎng)絡(luò)管理辦法，拓寬檔案信息收集渠道，豐富內(nèi)容和收集范圍，豐富內(nèi)容。在使用電子檔案時(shí)，分類系統(tǒng)是必不可少的。信息系統(tǒng)將收集到的信息進(jìn)行聚合后，形成巨大的信息流。在電子檔案中，分類系統(tǒng)對(duì)信息文件進(jìn)行快速分析、匯總和檢索，單靠人工轉(zhuǎn)換無(wú)法實(shí)現(xiàn)，加快文件整理速度，有效利用檔案資源。

2.2 增強(qiáng)檔案利用率

要有效地開發(fā)和使用檔案，首先要了解貴電力企業(yè)的市場(chǎng)需求，根據(jù)市場(chǎng)需求搜索和挖掘檔案，以提高對(duì)企業(yè)的檔案信息服務(wù)。在檔案分析過(guò)程中，要合理規(guī)劃，總結(jié)服務(wù)種類和服務(wù)項(xiàng)目，避免檔案信息泄露。此外，企業(yè)可以加強(qiáng)對(duì)各部門的調(diào)查，了解部門的需求，根據(jù)需要提供不同的檔案信息，使部門和檔案信息的分布更加有針對(duì)性。

2.3 更好地開放企業(yè)檔案

電力企業(yè)的員工在工作過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)翻閱歷史資料進(jìn)行比較，這樣可以有效提高工作效率。除了日常借閱外，檔案管理部門還可以擴(kuò)大檔案開放范圍，增加服務(wù)種類，提高服務(wù)強(qiáng)度。以下幾點(diǎn)可以參考。1、通過(guò)開通企業(yè)檔案部的咨詢熱線，增加用戶的時(shí)間和時(shí)間，讓很多人在查詢檔案前就可以得到有效的信息和資源。對(duì)于檔案檢索，2.檔案管理部門可以為借閱人提供跟蹤服務(wù)和指導(dǎo)服務(wù)入口，保證檔案的完整性，防止丟失，從而提高檔案的利用率。

2.4 優(yōu)化檔案組隊(duì)

電力企業(yè)應(yīng)為檔案管理者提供再培訓(xùn)機(jī)會(huì)，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，學(xué)習(xí)如何管理和管理電子檔案。檔案工作者不熟悉管理，應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，了解檔案信息的作用和意義，做好檔案信息資源的利用和引導(dǎo)工作。此外，電力企業(yè)可以組織檔案管理人員進(jìn)行參觀和檢查，以提高管理人員的視野和價(jià)值。

2.5 理念創(chuàng)新，提升檔案管理水平

電力企業(yè)開發(fā)利用檔案信息資源的另一個(gè)重要方面是，將相對(duì)落后、陳舊的檔案管理利用思想觀念和管理水平提升到一個(gè)新的水平。在傳統(tǒng)的檔案管理理念中，檔案存在的意義僅限于對(duì)歷史數(shù)據(jù)的保存，純粹是事后分析。文件通常很少被審查，除非發(fā)生事故或問(wèn)題是一方有過(guò)錯(cuò)。當(dāng)檔案被重新部署為信息資源時(shí)，后期存儲(chǔ)在很大程度上轉(zhuǎn)化為字典參考，而不管檔案是否被管理，負(fù)責(zé)人自然會(huì)重視檔案的價(jià)值，并逐漸形成對(duì)檔案的搜索習(xí)慣。改變一個(gè)概念通常意味著改變一種行為模式。發(fā)展檔案并將其作為信息資料，將是從根本上凸顯檔案重要性的先河。

3 結(jié)語(yǔ)

在電力企業(yè)檔案管理過(guò)程中對(duì)檔案信息資源的利用起到了非常重要的作用。很多部門都可以有效地利用一個(gè)企業(yè)的檔案信息，這種需求考驗(yàn)著檔案管理人員的素質(zhì)。出于這個(gè)原因，電力企業(yè)需要有效地培訓(xùn)檔案員來(lái)有效地傳播檔案信息，并確保檔案信息真正發(fā)揮作用并有效。

參考文獻(xiàn)

[1]諸春花.做好企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)和利用.[J].企業(yè)檔案.2014（2）

[2]李雪.杜琴.新形勢(shì)下電力企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的思考[J]江西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2013（3）：70-72.

[3]劉海濤.關(guān)于電力企業(yè)檔案管理工作的思考[J]中國(guó)管理信息化，2015（2）：198-199.

[4]陶坤.新時(shí)期電力企業(yè)檔案管理與實(shí)踐研究[J].中國(guó)電力教育，2012（33）：21-26

[5]王雅琴.電力企業(yè)檔案管理：?jiǎn)栴}、成因與對(duì)策[J].現(xiàn)代企業(yè)教育，2012（09）：59-61