【摘要】? ? 本文將主要介紹辦公自動(dòng)化中所用到的計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)類型，并提出企業(yè)與行政單位需要在辦公期間合理使用文字軟件處理、圖文制作以及文件檔案保存等計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，確保日常辦公可以朝科技化、智能化與自動(dòng)化的方向發(fā)展，通過(guò)分析計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的功能，為企業(yè)與行政單位發(fā)展提供可靠的保障。

【關(guān)鍵詞】? ? 計(jì)算機(jī)信息化處理技術(shù)? ? ?辦公自動(dòng)化? ? 檔案管理? ? 文字軟件? ? 數(shù)據(jù)表格

引言：

隨著計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，人們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ鞫及l(fā)生了巨大的變化，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)成為了社會(huì)生活當(dāng)中不可缺少的重要工具。同時(shí)，面對(duì)當(dāng)前全球經(jīng)濟(jì)化的發(fā)展浪潮，各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的企業(yè)客戶都遍布在海內(nèi)外，擺脫了空間的束縛。在這樣的發(fā)展背景下，要想解決企業(yè)運(yùn)行模式和工作方式分散問(wèn)題，就必須要以計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建科學(xué)高效的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)，從而滿足企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的實(shí)際需求，提高競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力和工作效率。而截至目前，辦公自動(dòng)化并沒(méi)有一個(gè)準(zhǔn)確的定義，主要就是將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和辦公模式結(jié)合在一起。只要是在辦公模式中利用了新技術(shù)與新設(shè)備等科學(xué)技術(shù)，都可以被稱作為辦公自動(dòng)化，很多企業(yè)都利用其中的自動(dòng)化原理，充分發(fā)揮出了辦公自動(dòng)化高效性能，并促使企業(yè)實(shí)現(xiàn)了可持續(xù)發(fā)展。

一、辦公自動(dòng)化中所應(yīng)用的計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)

（一）B/S型結(jié)構(gòu)

在當(dāng)前信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)代背景下，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也應(yīng)用了新型的B/S型結(jié)構(gòu)。常見(jiàn)的B/S型結(jié)構(gòu)應(yīng)用起來(lái)都十分方便，對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備并沒(méi)有十分嚴(yán)格的要求，只需要安裝相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)和服務(wù)器即可完成辦公操作，并且B/S型結(jié)構(gòu)十分適合企業(yè)辦公人員進(jìn)行自主操作。但此應(yīng)用模式對(duì)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境要求較為嚴(yán)格，一旦網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)中斷事故，那么就會(huì)對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的正常運(yùn)行造成嚴(yán)重影響。除此之外，由于該技術(shù)屬于一種新型的計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，所以B/S型結(jié)構(gòu)相關(guān)體系具體包括三種：接口、WED服務(wù)器以及數(shù)據(jù)服務(wù)器。其中，用戶和系統(tǒng)之間可以利用接口建立起相應(yīng)的聯(lián)系，在使用與B/S型結(jié)構(gòu)相關(guān)程序的基礎(chǔ)上，用戶能夠在瀏覽器上進(jìn)行自主辦公。而在第一層服務(wù)發(fā)出之后，WED服務(wù)器就可以接收到相應(yīng)的信息，并在最短的時(shí)間將使用過(guò)的HTML代碼反饋給用戶。在使用B/S型結(jié)構(gòu)第三層體系之后，用戶可以將所獲取的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到相應(yīng)的服務(wù)器當(dāng)中，整個(gè)體系可以看作是一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠和WED服務(wù)器相配合完成工作，主要工作內(nèi)容就是協(xié)調(diào)并處理服務(wù)器所接收到的相關(guān)指令。

（二）WED2.0技術(shù)

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)當(dāng)中，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)是其核心內(nèi)容，它可以有效提高辦公效率和辦公質(zhì)量?，F(xiàn)如今，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)中，WED2.0技術(shù)應(yīng)用十分普遍，它屬于一種先進(jìn)的新型計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，能夠?yàn)檗k公系統(tǒng)帶來(lái)一個(gè)全新的服務(wù)平臺(tái)。常見(jiàn)的WED2.0技術(shù)都是通過(guò)APP形式呈現(xiàn)給用戶的，在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)交流平臺(tái)當(dāng)中，可以完成便捷化與高效化的溝通，每個(gè)行業(yè)的工作人員都可以采取WED2.0技術(shù)進(jìn)行交流和溝通。并且，利用WED2.0技術(shù)所構(gòu)建的平臺(tái)，還能夠?yàn)榭蛻籼峁┮粋€(gè)互相關(guān)聯(lián)的溝通交流平臺(tái)，從而能夠提供更高質(zhì)量的服務(wù)。在此技術(shù)應(yīng)用前提下，可以減少距離因素帶來(lái)的不利影響，為整體辦公效率提供保障。企業(yè)各個(gè)部門(mén)和員工都能夠與客戶之間展開(kāi)高效溝通。

（三）視頻技術(shù)

在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，網(wǎng)絡(luò)視頻技術(shù)也成為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的重要組成部分，尤其是在辦公自動(dòng)化過(guò)程中的視頻會(huì)議應(yīng)用，在未來(lái)辦公模式中必將成為主流發(fā)展方向。在視頻會(huì)議出現(xiàn)之后，可以讓辦公職員與客戶之間隨時(shí)隨地進(jìn)行商討，滿足員工和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)之間的互動(dòng)交流。此外，無(wú)線視頻技術(shù)的推廣和應(yīng)用，也可以幫助道路交通管理部門(mén)對(duì)道路交通進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管，從而全面了解路面上車(chē)輛的行駛情況，減少交通事故的發(fā)生。也就是說(shuō)，將視頻技術(shù)應(yīng)用在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)當(dāng)中，可以有效避免企業(yè)辦公資源的浪費(fèi)，提高辦公人員的整體工作效率。

二、計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用功能

（一）優(yōu)化辦公自動(dòng)化管理機(jī)制

從當(dāng)前企業(yè)與事業(yè)單位實(shí)際發(fā)展情況來(lái)看，在辦公自動(dòng)化計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)方面投入的資金支持較少，這主要是因?yàn)檗k公自動(dòng)化計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)無(wú)法帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)，部分單位在計(jì)算機(jī)硬件和軟件方面技術(shù)應(yīng)用并不成熟，只能完成一些簡(jiǎn)單的信息處理工作，無(wú)法對(duì)其中的重難點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行有效解決，進(jìn)而大大降低了實(shí)際工作效率。而計(jì)算機(jī)操作人員技術(shù)應(yīng)用能力也側(cè)面反映出了對(duì)計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的重視程度不夠。此外，在計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件選擇方面，由于對(duì)實(shí)際需求了解不充分并且國(guó)內(nèi)所研發(fā)的軟件價(jià)格偏貴，所以大部分企業(yè)與事業(yè)單位管理人員都將重點(diǎn)放在了價(jià)格上，忽略了軟件應(yīng)用的實(shí)際功能。對(duì)此，相關(guān)企業(yè)與部門(mén)一定要重視計(jì)算機(jī)技術(shù)的隱性作用，在計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用選擇方面從實(shí)際角度出發(fā)，挑選出合適的軟件，從而更好地推動(dòng)辦公自動(dòng)化的發(fā)展進(jìn)程。

（二）為辦公自動(dòng)化提供更加專業(yè)的服務(wù)

現(xiàn)如今，從各單位專業(yè)技術(shù)人才的職業(yè)素養(yǎng)來(lái)看，由于單位類型不同，所以從業(yè)人員在技術(shù)應(yīng)用方面存在很大差異，這種差異并不可調(diào)和，只能依靠后天的努力去進(jìn)行調(diào)整。而企業(yè)或事業(yè)單位中的部分計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，都存在應(yīng)用理論和方法掌握不充分的問(wèn)題，這也阻礙著辦公自動(dòng)化的順利發(fā)展。因此，通過(guò)科學(xué)合理的計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)，能夠有效提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行的安全性。

例如：通過(guò)安裝瑞星殺毒軟件、設(shè)置防火墻以及漏洞修補(bǔ)等等，都可以保證計(jì)算機(jī)維持在一個(gè)良好的運(yùn)行狀態(tài)。從專業(yè)角度分析來(lái)看，各單位計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員還要不斷更新知識(shí)儲(chǔ)備，有效維護(hù)辦公自動(dòng)化成果，并利用原有的條件來(lái)創(chuàng)設(shè)一個(gè)對(duì)企業(yè)或事業(yè)單位發(fā)展更加有利的辦公自動(dòng)化環(huán)境。

（三）自動(dòng)化文件檔案管理

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中，最重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是對(duì)各項(xiàng)信息進(jìn)行整理和收發(fā)。而在計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的幫助下，這一項(xiàng)辦公活動(dòng)就會(huì)變得更加便捷。從單位辦公管理角度分析來(lái)看，利用計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)文件便捷瀏覽。管理人員結(jié)合自身的需求來(lái)設(shè)計(jì)工作流程，針對(duì)使用過(guò)程中所出現(xiàn)的情況以及后期出現(xiàn)的任何變動(dòng)及時(shí)保存，從而能夠提供更加便捷的服務(wù)。并且管理人員在收到信息之后要做好保存歸檔。歸檔之后的文件也可以根據(jù)保密等級(jí)，由管理工作人員來(lái)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，查詢文檔工作可以不定期進(jìn)行，以此來(lái)保證文件檔案信息不會(huì)被盜取利用。

除此之外，文檔的收發(fā)與整理工作也會(huì)在計(jì)算機(jī)技術(shù)的參與下實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，這也代表著計(jì)算機(jī)技術(shù)會(huì)從以往的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，后期的檔案管理也可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。

（四）自動(dòng)化工作流程

目前，很多企業(yè)或單位對(duì)計(jì)算機(jī)構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)并不陌生，在實(shí)際工作中也進(jìn)行了大力推廣和應(yīng)用，這也滿足了現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求，同時(shí)也為企業(yè)與事業(yè)單位帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。在單位內(nèi)部建立良好的信息交流平臺(tái)成為內(nèi)部信息交流溝通的重要途徑。通過(guò)單位內(nèi)部的信息化平臺(tái)，能夠讓員工及時(shí)了解企業(yè)單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)，從而有利于后期的培訓(xùn)工作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源優(yōu)化，在市場(chǎng)環(huán)境中樹(shù)立起良好形象。此外，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用，不僅可以對(duì)整個(gè)工作流程進(jìn)行自動(dòng)化監(jiān)督，同時(shí)還可以協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)當(dāng)中的資源，從而使其整體維持在一個(gè)穩(wěn)定且健康的運(yùn)行環(huán)境。

三、計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的具體應(yīng)用

（一）文字軟件處理

在企業(yè)日常辦公內(nèi)容中，文字是最為基礎(chǔ)的載體，職工通過(guò)文字可以進(jìn)行信息傳遞，確保企業(yè)可以正常運(yùn)行。所以，在辦公期間，工作人員必須要對(duì)文字處理工作給予高度重視。而文字處理軟件也是計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)應(yīng)用期間最為關(guān)鍵的組成部分，當(dāng)前我國(guó)文字處理軟件有很多種類，具體包括：Xournal++、Speaker、RJTextEd以及Inspire等等。在企業(yè)辦公室辦公環(huán)境中，工作人員一般會(huì)面對(duì)數(shù)量較多的合同、檔案以及文件，對(duì)這些文字資料需要進(jìn)行一一審批，不僅花費(fèi)了工作人員大量的時(shí)間和精力，同時(shí)也降低了員工的整體辦公效率。所以，必須要選擇科學(xué)合理的文字處理軟件來(lái)進(jìn)行信息處理，使審批工作可以在最短的時(shí)間內(nèi)完成。比如：Sigil就是一款十分優(yōu)秀的文字編輯器，它可以支持多個(gè)層級(jí)的分級(jí)目錄編輯器，自動(dòng)結(jié)合標(biāo)題生成相應(yīng)的目錄，而且還包含著類似于Office word的用戶操作界面，使用起來(lái)十分方便。另外，它還可以實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)操作，WIndows以及Mac都可以將其應(yīng)用在制作當(dāng)中。此外，其中還具體包含著元數(shù)據(jù)編輯器，支持TXT和EPUB等多種格式文本的導(dǎo)入，非常適合企業(yè)日常辦公。

（二）圖文制作技術(shù)

圖文制作技術(shù)指的就是對(duì)文字、圖片以及視頻等相關(guān)信息進(jìn)行加工處理的一種計(jì)算機(jī)技術(shù)。在傳統(tǒng)辦公室管理過(guò)程中，員工通常都要在圖文制作方面浪費(fèi)大量的精力，特別是在信息獲取和處理環(huán)節(jié)中，人力操作效率非常低，而且也間接提高了企業(yè)單位的成本支出。所以，企業(yè)工作人員可以合理使用PS、CoreIDRAW等圖文制作軟件。例如：在企業(yè)具體項(xiàng)目中，可以先明確會(huì)議主題，隨后利用Xmind思維導(dǎo)圖軟件完成配圖工作，結(jié)合會(huì)議當(dāng)中的重點(diǎn)，將會(huì)議主題分成不同的步驟，之后再利用HyperSnap等相關(guān)軟件完成配圖，配圖要與會(huì)議重點(diǎn)內(nèi)容相匹配。這樣一來(lái)，不僅保證了文字與圖片搭配的合理性，同時(shí)也可以針對(duì)不合理的地方進(jìn)行局部修改，從而保證檔案可以精準(zhǔn)無(wú)誤，為企業(yè)后續(xù)開(kāi)展相關(guān)工作提供有價(jià)值的參考依據(jù)。

（三）數(shù)據(jù)表格處理技術(shù)

該技術(shù)在辦公室日常辦公中十分常見(jiàn)，其技術(shù)本身具有簡(jiǎn)便且快捷的特點(diǎn)，工作人員可以利用數(shù)據(jù)表格處理技術(shù)，大幅度提高工作效率。比如行政事業(yè)單位每天都會(huì)生成大量的數(shù)據(jù)，不管是經(jīng)濟(jì)收入、財(cái)政支出還是工資發(fā)放，都需要針對(duì)這些數(shù)據(jù)作出相應(yīng)的表格。在以往的行政單位部門(mén)管理過(guò)程中，數(shù)據(jù)管理工作通常都會(huì)由人為操作來(lái)完成制作和處理，這樣的方式不僅處理速度較慢，同時(shí)也很容易出現(xiàn)計(jì)算錯(cuò)誤等問(wèn)題，很難保證工作質(zhì)量。而如果利用數(shù)據(jù)表格處理技術(shù)，就可以使這些數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)后臺(tái)完成分析和處理，并最終整理到位，工作人員在需要的時(shí)候可以一鍵導(dǎo)出表格，這樣的方法真正實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，數(shù)據(jù)的使用效率也得到了明顯提升。另外，經(jīng)過(guò)此技術(shù)處理之后的表格，也有效降低了表格處理工作的難度，十分便于工作人員掌握，提高了行政單位的整體運(yùn)行效率。

（四）5G網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)

在當(dāng)前5G網(wǎng)絡(luò)技術(shù)全面推廣的發(fā)展背景下，無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的先進(jìn)水平也在不斷提高。無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)融入日常生活中的方方面面，無(wú)線網(wǎng)絡(luò)能夠允許用戶建立起遠(yuǎn)距離無(wú)線連接的數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)傳輸渠道，其中具體包含無(wú)線連接改進(jìn)紅外技術(shù)與射頻技術(shù)，與有線網(wǎng)絡(luò)相關(guān)應(yīng)用。這兩者最大的區(qū)別就是網(wǎng)絡(luò)傳播媒介有所不同，5G技術(shù)可以利用無(wú)線電技術(shù)取代傳統(tǒng)的網(wǎng)線，可以和網(wǎng)絡(luò)之間相互備份。另外，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)也提出了十分嚴(yán)格的要求，5G技術(shù)的誕生也充分滿足了日常工作需求。隨著我國(guó)5G基建建設(shè)的深入發(fā)展，通過(guò)無(wú)線網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠明顯提高辦公通信效率，形成萬(wàn)物互聯(lián)的發(fā)展局勢(shì)。例如：當(dāng)旅游局的工作人員需要進(jìn)行外地出差時(shí)，可以利用行政單位微信來(lái)進(jìn)行OA流程審批，再通過(guò)微盤(pán)、移動(dòng)辦公專家以及手機(jī)WPS等辦公軟件完成辦公，從而打破了時(shí)間和地點(diǎn)的限制，讓整體辦公過(guò)程變得更加高效，為行政單位的良好發(fā)展奠定了基礎(chǔ)，辦公人員也不再局限在狹小的空間當(dāng)中，可以隨時(shí)隨地展開(kāi)工作。

（五）文件保管與檔案存儲(chǔ)

通常情況下，企業(yè)重要文件和員工資料都需要進(jìn)行嚴(yán)密保管。很多小型企業(yè)和事業(yè)單位由于人員較少，所以檔案存儲(chǔ)與管理都十分方便。然而，一些大型行政代為的文件與檔案資料非常多，每天都會(huì)出現(xiàn)大量需要保存的文件，如果香菇那工作人員無(wú)法科學(xué)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)落實(shí)文件管理，那么就會(huì)影響企業(yè)單位的整體工作效率。傳統(tǒng)檔案與文件保存方法幾乎都是實(shí)體保存，一同堆放到檔案室當(dāng)中，等到需要查閱的時(shí)候十分麻煩，甚至還會(huì)出現(xiàn)文件丟失和查找困難等問(wèn)題。所以，通過(guò)制作電子檔案目錄，可以讓工作人員在查找文件資料時(shí)能夠快速找出相應(yīng)的文件。例如：可以選擇云服務(wù)技術(shù)，將海量的檔案信息保存在云端，從而在需要調(diào)用的時(shí)候直接從云端提取相應(yīng)的文件。此外，企業(yè)與事業(yè)單位還可以找專業(yè)人員制作檔案管理系統(tǒng)，如九州檔案管理軟件、紫光管理系統(tǒng)等等，都可以實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)組成如圖1所示。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，我國(guó)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展正處于高速發(fā)展?fàn)顟B(tài)，在日后的企業(yè)與事業(yè)單位辦公環(huán)境中，計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)的應(yīng)用水平還會(huì)不斷提高，在提高辦公效率的基礎(chǔ)上，還能夠跨空間完成信息化溝通交流，這就意味著辦公自動(dòng)化也成為了信息時(shí)代發(fā)展的主流方向。而雖然目前辦公軟件帶來(lái)了十分便利的條件，但是針對(duì)不同行業(yè)和不同領(lǐng)域，對(duì)辦公軟件所提出的要求也明顯不同。伴隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，未來(lái)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)不斷升級(jí)優(yōu)化的前提下，還會(huì)變得越來(lái)越先進(jìn)，從而進(jìn)一步提高工作效率。

參? 考? 文? 獻(xiàn)

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周洪（1973-），男，漢族，山東臨沂，本科，技師，研究方向：信息技術(shù)與管理專業(yè)。