文/中國船舶集團有限公司第七一五研究所 王玉群

隨著檔案管理理念的不斷優(yōu)化和發(fā)展，企業(yè)檔案的內(nèi)容更加豐富、分類更加細致，顯著增加了檔案管理的工作量，因此，對檔案管理工作的效率和質(zhì)量提出了更高的要求。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要以人工操作為主，不僅工作效率低，而且容易產(chǎn)生人為錯誤，已經(jīng)難以滿足現(xiàn)階段檔案管理工作的要求。因此，在信息時代背景下，探究RFID技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用方式，以及RFID技術(shù)下智能檔案數(shù)字化管理流程，對于推動檔案管理工作創(chuàng)新與發(fā)展，提高管理工作效率具有重要的意義。

一、RFID技術(shù)概述

（一）RFID技術(shù)的概念?！癛FID”是射頻識別的縮寫，因此RFID技術(shù)實質(zhì)上是射頻識別技術(shù)（電子標簽技術(shù)），即通過無線射頻信號自動識別目標對象，在非接觸狀態(tài)下獲取目標對象數(shù)據(jù)信息的技術(shù)手段。RFID技術(shù)應(yīng)用系統(tǒng)主要由以下三部分組成：1.標簽（Tag）。標簽通常會附著在目標對象上，由芯片和耦合元件組成，具有唯一性，即每個標簽都具有唯一的電子編碼。2.閱讀器（Reader）。閱讀器通常分為手持式和固定式兩種類型，主要用于讀取目標對象標簽中的數(shù)據(jù)信息。3.天線（Antenna）。天線是實現(xiàn)RFID技術(shù)射頻信號傳輸功能的關(guān)鍵設(shè)備。

（二）RFID技術(shù)的優(yōu)勢?；趯FID技術(shù)概念和基本組成的了解，可以總結(jié)出該技術(shù)具有以下應(yīng)用優(yōu)勢：1.信息儲存量大。傳統(tǒng)條碼技術(shù)中的條形碼，其數(shù)據(jù)信息儲存容量僅為數(shù)千級，而RFID技術(shù)中的標簽，儲存容量可達數(shù)兆級。因此，能夠記錄更多的數(shù)據(jù)信息。2.使用便捷。無線射頻信號可穿透塑料、紙張等非金屬材料，因此，RFID技術(shù)可實現(xiàn)目標對象標簽信息的無障礙、遠距離讀取，應(yīng)用過程更加便捷。3.數(shù)據(jù)信息安全性高。在RFID技術(shù)中，可通過技術(shù)手段對RFID標簽進行加密處理，使其難以被偽造和更改，從而使目標對象的數(shù)據(jù)信息更加安全。4.使用周期長。傳統(tǒng)的條形碼多為紙質(zhì)噴涂形式，容易被污染或損壞，使用壽命較短。而RFID技術(shù)中的標簽則為電子芯片，一方面可被塑料薄膜或外殼覆蓋，從而不易被污染和破壞，具有良好的防水、防磁、耐高溫性質(zhì)；另一方面可通過修改其中儲存的數(shù)字信息，使標簽得以重復(fù)應(yīng)用，因此，RFID標簽的使用周期更長。5.應(yīng)用效率高。RFID技術(shù)的閱讀器，可同時掃描、讀取多個標簽中的數(shù)據(jù)信息，因此工作效率更高。

二、基于RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)

現(xiàn)階段，基于RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)主要由檔案信息采集、檔案系統(tǒng)管理、檔案銷毀管理、檔案監(jiān)控管理四個子系統(tǒng)組成，其結(jié)構(gòu)組成如圖1所示。

圖1 基于RFID技術(shù)的智能檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)組成示意圖

檔案信息采集系統(tǒng)是一套硬件通信基礎(chǔ)系統(tǒng)。其工作原理為：通過設(shè)置在檔案室（館）不同位置的信息采集硬件設(shè)備，實時采集門開關(guān)、門禁、標簽讀取、箱子開關(guān)過程中的信號信息，然后將采集到的信號信息傳遞至系統(tǒng)主機外設(shè)接口，利用射頻信號對這些信息進行匯總和分析，最后將分析好的信號信息按照特定格式上傳至檔案監(jiān)控管理系統(tǒng)，以此實現(xiàn)檔案的智能化、數(shù)字化管理。檔案系統(tǒng)管理系統(tǒng)在整個檔案智能化管理系統(tǒng)中，主要發(fā)揮檔案資料盤點、基礎(chǔ)信息管理、日志填寫、檔案管理等功能作用?；谠撓到y(tǒng)的支持，檔案管理人員不僅能夠更有序、更高效地完成檔案日常管理工作，還能夠有效提升館藏檔案資源的管護質(zhì)量以及對檔案調(diào)用者的服務(wù)質(zhì)量。檔案銷毀管理系統(tǒng)在實際檔案管理工作中，主要發(fā)揮檔案資料保管日期的設(shè)定與記錄、失效檔案自動提醒、檔案銷毀登記管理等功能。在檔案室（館）中，經(jīng)常會出現(xiàn)超出預(yù)定保管期限的檔案資料，這些檔案資料的處理通常由銷毀管理系統(tǒng)完成。一般情況下，銷毀管理系統(tǒng)處理這類檔案資料的方式為：根據(jù)實際需求，對這類檔案資料實施續(xù)存或銷毀處理，并將檔案信息、處理方式進行統(tǒng)一登記和歸口管理。

檔案監(jiān)控管理系統(tǒng)通常包含以下分支系統(tǒng)：門開關(guān)監(jiān)控系統(tǒng)、管理人員出入監(jiān)控系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、檔案出入庫監(jiān)控系統(tǒng)、箱子開關(guān)監(jiān)控系統(tǒng)等。在實際應(yīng)用過程中的表現(xiàn)為：各分支系統(tǒng)將收集到射頻信號信息匯總處理，并轉(zhuǎn)化為能夠被檔案管理人員識別的可視化信息，然后將這些可視化信息傳輸至智能檔案管理系統(tǒng)的檔案管理人員操作界面，從而指導管理人員實施相應(yīng)的管理行為。同時，設(shè)置在檔案室（館）出入口的閱讀器，會與監(jiān)控管理系統(tǒng)連接。當館藏檔案經(jīng)過出入口時，閱讀器會將讀取的標簽信息傳輸給監(jiān)控管理系統(tǒng)，由其核驗該檔案資料是否具備完整的領(lǐng)用手續(xù)，以此實現(xiàn)檔案資料出入庫的智能化管理，最大限度確保館藏檔案的安全性。

三、基于RFID技術(shù)的智能檔案數(shù)字化管理流程

（一）檔案編目。RFID技術(shù)下，可采取以下數(shù)字化方式進行檔案編目：1.對入庫檔案資料進行掃描，并將掃描件傳輸至智能管理系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)中心；2.在完成新檔案盒（袋）編碼申請后，利用射頻標簽打印機打印出包含檔案編碼的RFID標簽，將其粘貼在對應(yīng)的檔案盒（袋）上；3.在檔案智能管理系統(tǒng)中，將RFID標簽編碼與對應(yīng)的檔案資料綁定，并保存數(shù)據(jù)。此時，用閱讀器掃描RFID標簽，智能管理系統(tǒng)便會搜索和呈現(xiàn)出該檔案袋（盒）內(nèi)所包含的全部檔案信息。相較于傳統(tǒng)檔案編目方法，數(shù)字化的檔案編目方法工作效率更高、出錯率更低。

（二）入庫上架。在基于RFID技術(shù)的智能檔案數(shù)字化管理模式中，檔案管理人員可通過以下方式完成檔案入庫上架操作：檔案管理人員將已完成編目的檔案袋（盒）放入帶有智能密集架紅外定位感應(yīng)和RFID掃描功能的智能檔案柜中，此時，智能柜會自動識別檔案袋（盒）上的RFID標簽，若檔案信息確認無誤，智能柜會發(fā)出“存檔成功”的語音提示；若標簽信息未通過驗證，智能柜會在發(fā)出“存檔失敗”語音提示的同時，點亮警示燈。存檔成功后，智能檔案柜自動記錄檔案袋（盒）所在的位置并將位置編號與檔案袋（盒）的RFID標簽編目綁定，然后將數(shù)據(jù)信息上傳至智能管理系統(tǒng)中，完成入庫上架操作。若檔案被調(diào)用，當其重新放回智能檔案柜時，檔案柜會重新記錄其存放位置并更新智能管理系統(tǒng)中的原有信息?；赗FID技術(shù)的數(shù)字化入庫上架操作，既能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的精確定位，又能夠顯著提升檔案入庫、檢索、存取等管理工作的效率。

（三）智能盤點。傳統(tǒng)檔案管理模式中，管理人員想要對館藏檔案進行盤點，需要先逐一核對每個檔案袋（盒）中的檔案件數(shù)，再將盤點結(jié)果匯總整理，與檔案系統(tǒng)、借閱登記表等資料核對。隨著檔案室（館）檔案數(shù)量的不斷增加，傳統(tǒng)盤點模式的工作量和出錯幾率會顯著增加，從而嚴重影響檔案盤點工作的質(zhì)量和效率。而基于RFID技術(shù)的數(shù)字化檔案管理模式則能夠有效解決上述問題。

（四）快速查閱。利用RFID技術(shù)下的檔案智能管理系統(tǒng)，檔案管理人員能夠快速準確找到需要調(diào)閱的檔案，并自動完成檔案調(diào)用實名登記、檔案出入庫實時記錄、調(diào)閱信息永久保存等工作。具體操作流程為：檔案管理員在智能管理系統(tǒng)中檢索需要調(diào)閱的檔案，此時系統(tǒng)會自動找到該檔案存放的具體位置并發(fā)出“出庫”指令。智能檔案柜接收到指令后，檔案對應(yīng)位置的指示燈會亮起，從而便于管理人員快速找到檔案并完成下架、出庫作業(yè)。對于不得帶出檔案室（館）的機密性檔案，可在RFID中加入防盜信息，然后利用出入口位置的固定式RFID閱讀器防止其離開檔案室（館）。此外，檔案歸還時，基于RFID技術(shù)的檔案智能管理系統(tǒng)還能夠?qū)n案借閱人身份信息和標簽UID（User Identification）進行核驗，以及對檔案未歸還到位的情況進行報警。從而顯著提升檔案調(diào)閱管理的規(guī)范性和便捷性，提高檔案管理的質(zhì)量和服務(wù)體驗。

四、結(jié)語

綜上所述，檔案數(shù)字化管理是新時期檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。隨著RFID技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，基于RFID技術(shù)的檔案智能管理系統(tǒng)將使傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生巨大改變，顯著提升檔案管理的效率和質(zhì)量。作為檔案管理者，應(yīng)深刻意識到檔案管理智能化、數(shù)字化發(fā)展的優(yōu)勢和價值，主動提高自身信息素養(yǎng)，熟練操作RFID技術(shù)下檔案智能管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮出檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢，推動檔案管理工作不斷發(fā)展。