羅茂燁 郭彥伶

摘要：疾病控制文書檔案管理工作對(duì)于國(guó)家在疾病控制方面的記錄具有非常重要的意義，同時(shí)疾病控制文書檔案的內(nèi)容對(duì)于以后的疾病防治具有非常重要的參考作用，因此檔案管理工作至關(guān)重要。但是就現(xiàn)階段疾病控制文書檔案的管理工作而言，尚未形成全國(guó)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。本文對(duì)疾病控制機(jī)構(gòu)在檔案分類管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出具有針對(duì)性的解決措施。

關(guān)鍵詞：疾病控制機(jī)構(gòu);文書檔案;分類管理

【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1673-9026（2022）07--01

文書檔案是將以往發(fā)生的事件進(jìn)行文字記錄，并將記錄的內(nèi)容按照時(shí)間的順序進(jìn)行管理，以便后期能夠進(jìn)行快速查找。文書檔案管理的主要工作是對(duì)檔案信息進(jìn)行整理、保管以及查找等。疾病機(jī)構(gòu)文書檔案分類管理是其檔案管理工作中的重點(diǎn)，作為疾病控制機(jī)構(gòu)，主要工作是對(duì)疾病的預(yù)防及控制工作，為相關(guān)政府和領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)救治提供意見和建議。雖然我國(guó)在文書檔案管理方面已經(jīng)有了一定創(chuàng)新，管理技術(shù)上也有了顯著提升，但是依然存在一些問(wèn)題需要進(jìn)一步解決。

1疾病控制機(jī)構(gòu)文書檔案分類中存在的問(wèn)題

1.1分類標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一性

我國(guó)目前文書檔案分類管理標(biāo)準(zhǔn)是寬泛的，針對(duì)特殊行業(yè)、部門的標(biāo)準(zhǔn)還有不足，導(dǎo)致疾病控制機(jī)構(gòu)在進(jìn)行文書檔案分類管理時(shí)嚴(yán)重缺乏規(guī)范性。我國(guó)部分地區(qū)有自行制定的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，但是其中卻存在一些問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理信息的不完整性或分類不合理性。

1.2檔案劃分層次缺乏細(xì)致型

國(guó)內(nèi)部分疾病控制機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案分類管理時(shí)，并沒(méi)有做到詳細(xì)分析，即很多機(jī)構(gòu)在檔案分類上只進(jìn)行了一級(jí)分類，并沒(méi)有制定更為詳細(xì)的二級(jí)分類，導(dǎo)致后期在疾病防制過(guò)程中查找不到疾病的具體防制方法從而延緩疾病防制的最佳時(shí)期，嚴(yán)重時(shí)將導(dǎo)致疾病傳播范圍擴(kuò)大和傳播速度加快，從而影響大眾身體健康，甚至影響生命安全。

1.3檔案收集及分類交叉嚴(yán)重

檔案管理分類的交叉管理在一定程度上降低了檔案查找的效率。疾病控制機(jī)構(gòu)在對(duì)檔案進(jìn)行分類管理過(guò)程中，經(jīng)常出現(xiàn)分類不明確的情況，比如將疾病專業(yè)方面的資料分到了規(guī)范做法類中，使得規(guī)范做法中的數(shù)據(jù)量增多，相對(duì)的疾病專業(yè)方面的資料就相應(yīng)的少了一些，當(dāng)后期需要查找這方面內(nèi)容時(shí)，會(huì)嚴(yán)重增加查找的時(shí)間，同時(shí)因此重復(fù)資源的出現(xiàn)，使得查找的技術(shù)增大，進(jìn)而降低查找效率[2]。

1.4分類檔案查找時(shí)間花費(fèi)大

疾病控制機(jī)構(gòu)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，管理人員需要對(duì)檔案進(jìn)行分類，但傳統(tǒng)的檔案分類管理方法過(guò)于繁瑣，使得分類工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，同時(shí)無(wú)法保證檔案分類管理的準(zhǔn)確性。此外，目前疾病控制機(jī)構(gòu)中涉及病例、流行學(xué)分析等檔案主要還是以紙質(zhì)檔案為主，在查找和存儲(chǔ)過(guò)程中都會(huì)帶來(lái)很大不便。在管理過(guò)程中，非常容易出現(xiàn)檔案信息丟失、老化損壞等情況，而在查找方面，由于需要通過(guò)人工進(jìn)行查找，從而延長(zhǎng)查找時(shí)間，費(fèi)時(shí)費(fèi)力[3]。

2疾病控制機(jī)構(gòu)文書檔案分類管理的思考

2.1完善檔案分類管理制度

受傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，目前很多機(jī)構(gòu)依然使用傳統(tǒng)方法進(jìn)行方案分類管理，這樣在管理過(guò)程中很容易出現(xiàn)分類不科學(xué)的情況，同時(shí)分類的界限也不明顯[5]。而建立健全檔案分類管理制度能夠有效解決上面出現(xiàn)的問(wèn)題，首先能夠規(guī)范管理人員在進(jìn)行檔案分類時(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，而當(dāng)檔案分類管理更為科學(xué)，那么也會(huì)對(duì)后期的查找工作提供便利，從而提高檔案查找的效率。

2.2提高檔案分類管理人員綜合素質(zhì)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)于各行各業(yè)工作人員的學(xué)習(xí)能力有了更高的要求，同樣對(duì)于檔案管理人員的要求一樣也有所提高。以往的檔案管理人員僅僅只是負(fù)責(zé)檔案的分類、儲(chǔ)存和查找工作，但是隨著時(shí)代進(jìn)步，目前檔案管理人員除了要會(huì)以上的基礎(chǔ)工作之外，還需要加強(qiáng)自身對(duì)檔案信息的分析能力，在現(xiàn)在的檔案管理工作中，對(duì)檔案管理人員一共提出了兩個(gè)方面的要求。一方面是檔案管理人員需要具備良好地學(xué)習(xí)能力，以便能夠隨著時(shí)代的發(fā)展學(xué)習(xí)全新的管理技能，從而保證管理工作能夠高效執(zhí)行。另一方面就是要對(duì)檔案工作有一個(gè)深入的認(rèn)識(shí)，以便能夠?qū)n案供的創(chuàng)新提出建設(shè)性意見。對(duì)于疾病控制機(jī)構(gòu)也提出了新的要求，就是需要工作人員進(jìn)行合理管理，對(duì)崗位人員進(jìn)行合理分配，以便每一項(xiàng)工作都能夠高效的開展。

2.3細(xì)致劃分檔案分類管理層次

在疾病控制機(jī)構(gòu)的檔案管理體系中，需要對(duì)檔案信息進(jìn)行再次細(xì)化分類，這樣能夠方面查找和檔案信息管理。比如可以將檔案內(nèi)的公共衛(wèi)生方面的檔案信息進(jìn)行二次分類，可以再次分成公共衛(wèi)生檢測(cè)、公共衛(wèi)生評(píng)價(jià)以及傳染病等等。這樣分類的主要目的在于能夠?qū)⒚恳粋€(gè)專業(yè)的每一個(gè)業(yè)務(wù)進(jìn)行詳細(xì)分類，這樣既能夠方便詳情查找，同時(shí)還能夠?qū)Σ“Y的詳細(xì)情況進(jìn)行歸檔，也便于分析。

2.4采用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)

隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)信息技術(shù)已經(jīng)正式走進(jìn)人們生活中的方方面面，使得人們無(wú)論在生活中還是在工作中都獲得了極大的方便。因此，我們可以將數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用到檔案分類管理中，不僅能夠是文書檔案管理和分析更加精細(xì)化，同時(shí)還能夠省去在管理過(guò)程中的人工成本和時(shí)間成本。另外還可以建立一個(gè)資源共享平臺(tái)，這樣能夠方便全國(guó)范圍內(nèi)的醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)進(jìn)行資源查找和參考，進(jìn)而有效促進(jìn)我國(guó)疾病預(yù)防控制效果。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案時(shí)期，人們需要進(jìn)行手動(dòng)查找，并且需要根據(jù)多級(jí)分類進(jìn)行逐級(jí)查找，浪費(fèi)時(shí)間，但通過(guò)使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，可以通過(guò)輸入關(guān)鍵字進(jìn)行查找，效率得到了極大的提升。因此數(shù)字化技術(shù)的引入，也減輕了檔案管理工作人員的工作壓力。

結(jié)束語(yǔ)：

疾病控制機(jī)構(gòu)文書檔案管理水平的高低不僅影響著檔案管理的質(zhì)量，同時(shí)要給疾病控制工作的發(fā)展和執(zhí)行帶來(lái)一定影響。因此疾病控制機(jī)構(gòu)應(yīng)該重視文書檔案工作的創(chuàng)新、檔案管理人員的專業(yè)性問(wèn)題。首先可以通過(guò)強(qiáng)化管理人員的專業(yè)能力來(lái)提升檔案管理工作的工作效率，此外，還可以引用互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字技術(shù)對(duì)檔案分類管理工作進(jìn)行優(yōu)化，從而有效的提高工作效率，減少人工成本。同時(shí)全面實(shí)現(xiàn)文書檔案分類管理的規(guī)范化和制度化以及科學(xué)化，為疾病控制機(jī)構(gòu)文書檔案分類管理工作的有序開展提供了極大幫助。

參考文獻(xiàn)：

[1]王晨.分析醫(yī)院檔案分類管理[J].智庫(kù)時(shí)代，2019（25）：236+240.

[2]鄧葦喆.疾病控制機(jī)構(gòu)文書檔案的分類管理探討[J].人力資源，2018（08）：114-115.

[3]郭金菊.淺談文書檔案管理工作的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（11）：27-28.