馬秋影 張譯元

為全面了解北京市檔案服務(wù)外包工作現(xiàn)狀，認(rèn)識檔案服務(wù)外包工作中的問題，加強(qiáng)對全市檔案服務(wù)企業(yè)的服務(wù)和監(jiān)管，2021年北京市檔案局牽頭組織對本市141家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位進(jìn)行了調(diào)研，并提出相關(guān)對策建議。

檔案服務(wù)外包是指某一機(jī)構(gòu)將不屬于國家法律法規(guī)限制范圍內(nèi)的檔案，外包給其他機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理，委托其為本機(jī)構(gòu)提供檔案整理、數(shù)字化、寄存、管理咨詢、開發(fā)利用、銷毀等服務(wù)的行為。在本次調(diào)研的141家單位中，采取檔案服務(wù)外包的有98家，占69.5%。這98家單位中，檔案服務(wù)外包主要有6種形式：檔案整理服務(wù)外包84家，占85.7%；檔案數(shù)字化外包77家，占78.6%；檔案寄存外包13家，占13.3%；檔案管理咨詢服務(wù)外包7家，占7.1%；檔案開發(fā)利用外包6家，占6.1%；檔案銷毀外包2家，占2.0%?？梢钥闯觯瑱n案服務(wù)外包已經(jīng)成為一種趨勢，其中對專業(yè)性與人力要求較高的檔案整理服務(wù)外包和檔案數(shù)字化外包的需求最大。

本次調(diào)研共涉及50家檔案服務(wù)企業(yè)，多為小微企業(yè)。從注冊資本看，24家企業(yè)注冊資本小于或等于1000萬元，占48%。從人員規(guī)?？?，企業(yè)人員規(guī)模小于10人的6家，占12%，10-99人的企業(yè)27家，占54%，100人以上的企業(yè)17家，占34%。從涉密資質(zhì)看，30家檔案服務(wù)企業(yè)取得涉密資質(zhì)，占60%。

一是檔案服務(wù)外包工作監(jiān)管體系不健全。目前，檔案工作的監(jiān)督主體為各級檔案主管部門，而檔案服務(wù)行業(yè)的市場準(zhǔn)入資質(zhì)主要由工商稅務(wù)部門負(fù)責(zé)，各部門之間沒有建立良好的聯(lián)絡(luò)互通機(jī)制，導(dǎo)致事前、事中、事后監(jiān)管銜接不順暢。

二是檔案外包單位對檔案服務(wù)外包工作的管理薄弱。一些外包單位發(fā)包前無規(guī)范細(xì)則引導(dǎo)，沒有遴選適合的檔案服務(wù)企業(yè)，如檔案服務(wù)企業(yè)不具備保密資質(zhì)、有境外投資背景等。發(fā)包過程中個(gè)別單位沒有與檔案服務(wù)企業(yè)簽訂協(xié)議，缺乏必要的法律約束，協(xié)議約定內(nèi)容不符合《檔案法》要求，如有些委托協(xié)議沒有約定服務(wù)的范圍、質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。發(fā)包結(jié)束后沒有對外包工作進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)收檢驗(yàn)，影響檔案工作質(zhì)量。此外，檔案外包單位對外包工作場所管理不到位。檔案服務(wù)企業(yè)的工作場所原則上應(yīng)單獨(dú)設(shè)立，但個(gè)別外包單位卻允許檔案服務(wù)企業(yè)工作人員進(jìn)駐檔案室進(jìn)行文書檔案整理及數(shù)字化工作，存在檔案丟失、損毀等安全隱患。有些外包單位缺少視頻監(jiān)控設(shè)備，無法對外包工作場所進(jìn)行全程監(jiān)管。

三是部分檔案服務(wù)企業(yè)服務(wù)質(zhì)量不高。部分檔案服務(wù)企業(yè)沒有建立檔案服務(wù)管理制度，導(dǎo)致工作中無章可循、無規(guī)可依，隨意性很大。部分檔案服務(wù)企業(yè)從業(yè)人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力不足，對檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范理解不到位，導(dǎo)致檔案整理質(zhì)量不符合要求，嚴(yán)重影響外包單位的檔案工作質(zhì)量。

（一）提高對檔案服務(wù)外包工作重要性的認(rèn)識

加強(qiáng)檔案服務(wù)外包工作是社會發(fā)展的必然要求。從全國檔案服務(wù)企業(yè)發(fā)展看，檔案服務(wù)外包已經(jīng)成為新興的服務(wù)產(chǎn)業(yè)，規(guī)模不斷擴(kuò)大，水平持續(xù)提升，作用日益凸顯。檔案服務(wù)企業(yè)運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理知識、技術(shù)等要素提供的檔案服務(wù)貫穿檔案工作管理的各個(gè)流程，其檔案服務(wù)質(zhì)量直接影響檔案資源、檔案利用和檔案安全建設(shè)成效。

加強(qiáng)檔案服務(wù)外包工作是檔案法律法規(guī)的重要內(nèi)容。新修訂的《檔案法》首次從國家法律層面對檔案服務(wù)外包工作進(jìn)行規(guī)范?！稒n案法》第二十四條規(guī)定：“檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織委托檔案整理、寄存、開發(fā)利用和數(shù)字化等服務(wù)的，應(yīng)當(dāng)與符合條件的檔案服務(wù)企業(yè)簽訂委托協(xié)議，約定服務(wù)的范圍、質(zhì)量和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，并對受托方進(jìn)行監(jiān)督。受托方應(yīng)當(dāng)建立檔案服務(wù)管理制度，遵守有關(guān)安全保密規(guī)定，確保檔案的安全?！钡谒氖艞l還對檔案服務(wù)企業(yè)在服務(wù)過程中的違法行為做出了具體規(guī)定。這些規(guī)定為加強(qiáng)檔案服務(wù)外包企業(yè)管理、促進(jìn)檔案外包服務(wù)行業(yè)健康有序發(fā)展指明了方向。

加強(qiáng)檔案服務(wù)外包工作是落實(shí)檔案行業(yè)宏觀政策的實(shí)際行動。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出：“建立檔案服務(wù)外包安全工作監(jiān)管機(jī)制，著力對安全風(fēng)險(xiǎn)較高的寄存托管、數(shù)字化、信息系統(tǒng)建設(shè)等重點(diǎn)領(lǐng)域?qū)嵤┍O(jiān)管?！?/p>

（二）完善檔案服務(wù)外包工作頂層設(shè)計(jì)

全面貫徹落實(shí)新修訂的《檔案法》中關(guān)于檔案服務(wù)外包的規(guī)定，按照“放管服”改革要求和優(yōu)化營商環(huán)境的決策部署，進(jìn)一步建立健全檔案服務(wù)外包工作制度。適時(shí)修訂地方性檔案法規(guī)，增加關(guān)于檔案服務(wù)行業(yè)監(jiān)管的內(nèi)容，全面認(rèn)定檔案服務(wù)行業(yè)的監(jiān)管主體、監(jiān)管權(quán)責(zé)、監(jiān)管事項(xiàng)、監(jiān)管程序及懲處措施等方面內(nèi)容，有序引導(dǎo)檔案服務(wù)行業(yè)監(jiān)管工作，保障監(jiān)管效力。

（三）加強(qiáng)對檔案服務(wù)企業(yè)的監(jiān)管

檔案主管部門要建立檔案服務(wù)外包安全工作監(jiān)管機(jī)制，著力對安全風(fēng)險(xiǎn)較高的寄存托管、數(shù)字化、整理等重點(diǎn)領(lǐng)域?qū)嵤┍O(jiān)管，確保外包檔案實(shí)體和信息安全。檔案主管部門要依法依規(guī)加強(qiáng)對檔案服務(wù)企業(yè)的監(jiān)管，引導(dǎo)企業(yè)合規(guī)經(jīng)營，合法參與市場競爭，繼續(xù)將檔案服務(wù)外包工作作為執(zhí)法檢查的重要內(nèi)容，探索對檔案服務(wù)外包企業(yè)實(shí)行“雙隨機(jī)、一公開”執(zhí)法檢查的路徑。對違反檔案法律法規(guī)規(guī)章、危及檔案安全保密的行為，要堅(jiān)決依法查處。

（四）加大對檔案服務(wù)企業(yè)指導(dǎo)

引導(dǎo)檔案服務(wù)企業(yè)建立健全檔案服務(wù)管理體系，加強(qiáng)人力資源、業(yè)務(wù)、質(zhì)量、安全、保密、風(fēng)險(xiǎn)管理，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，特別是現(xiàn)場管理制度。指導(dǎo)檔案服務(wù)企業(yè)提高業(yè)務(wù)能力，督促企業(yè)嚴(yán)格執(zhí)行國家及地區(qū)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，提升服務(wù)質(zhì)量。檔案主管部門定期或不定期開展送檔案法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案業(yè)務(wù)知識進(jìn)企業(yè)活動，為員工業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育提供便利和幫助，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)、安全保密、職業(yè)道德教育，支持有條件的企業(yè)員工按規(guī)定申報(bào)檔案專業(yè)職稱等。各級檔案主管部門、檔案館要充分發(fā)揮人才優(yōu)勢、技術(shù)優(yōu)勢，積極參與對檔案服務(wù)企業(yè)的指導(dǎo)，幫助解答業(yè)務(wù)疑難問題，加強(qiáng)對進(jìn)館檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和質(zhì)量檢查，確保移交進(jìn)館的紙質(zhì)檔案和檔案數(shù)字化成果質(zhì)量符合要求。

作者單位：1.北京市委辦公廳（北京市檔案局）

2.北京市專業(yè)通訊局