李夢瑤 李廣都

摘要：隨著國家出臺會計檔案電子會計憑證的相關管理規(guī)定，電子會計憑證歸檔已經(jīng)成為檔案界必須面對的問題。該文結合國家管理規(guī)定和檔案管理學知識，重點分析電子會計憑證的歸檔問題，希望能夠對該憑證的歸檔和管理工作起到積極的促進作用。

關鍵詞：會計檔案 電子會計憑證 在線歸檔 檔案管理

隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，電子會計憑證出現(xiàn)在人們日常生活中，廣泛參與人們的各項經(jīng)濟活動，特別是經(jīng)濟賬目來往和各類報銷活動，因此對于電子會計憑證的管理和具體法律效力等問題，成為人們關注的熱點問題。

電子會計憑證是指單位從外部接收的電子形式的各類會計憑證，包括電子原始憑證、電子記賬憑證等。電子會計憑證以電子形式生成、傳輸、存儲，不論是生成形式、傳輸渠道還是存儲介質，均有別于紙質會計憑證，完全處于電子環(huán)境中。近年來，隨著互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟的發(fā)展及無紙化、電子化社會交易與消費事務的興盛，電子會計憑證的運用范圍越來越廣泛。電子會計憑證兼具便捷性、高效性、環(huán)保性等特征，可彌補傳統(tǒng)紙質會計憑證的部分不足。

電子會計憑證的法律效力是指法律賦予電子會計憑證的約束力量。并非所有的電子會計憑證均具備法律效力，由于電子類數(shù)據(jù)本身固有的特點，只有在規(guī)定范疇內的電子會計憑證，才享有同正式的紙質會計憑證同等的法律效力。2020年3月，財政部、國家檔案局印發(fā)《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，其中第二條指出：“來源合法、真實的電子會計憑證與紙質會計憑證具有同等法律效力?！眮碓春戏磥碓捶戏傻囊?guī)定，才能在法律的制度框架內正當、持久發(fā)揮其法律效力。來源真實則是在遵循既有的來源合法規(guī)定的基礎上，確保電子會計憑證來源真實、可靠，在必要的條件下，能夠提供渠道來源的資質證明文件、電子訂單等相應記錄，從而保證電子會計憑證內容與實際相符。

近年來，電子商務發(fā)展迅猛，極大地改變了人們的生活習慣和消費模式。現(xiàn)階段電子商務活動的大力推廣，必然要求更多的在線電子憑證生成后運用于日常生活中，同時必然要求電子憑證廣泛運用于報銷流程及報銷后進入歸檔流程，以符合國家經(jīng)濟活動需要。電子會計憑證被歸檔轉化為電子會計檔案，需要符合法律層面的歸檔依據(jù)、在線認證必須有效、嚴格執(zhí)行具體歸檔流程。

（一）符合法律層面的歸檔依據(jù)

電子會計憑證轉化為電子會計檔案，需經(jīng)過歸檔流程。電子會計憑證的歸檔及管理應符合《會計檔案管理辦法》（財政部國家檔案局第79號令）中的相關要求。第一，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料滿足來源要求、會計核算系統(tǒng)要求、審簽程序、檔案管理系統(tǒng)要求、防范措施、備份制度，可進行歸檔，形成電子會計檔案。第二，單位外部接收的電子會計資料，除須滿足內部會計檔案資料向電子會計檔案轉化的條件要素，還需附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名。這樣首先要確保生成的電子憑證的真實性、合法性，然后才能進入報銷和歸檔程序。

（二）電子會計憑證的在線認證必須有效

現(xiàn)有的管理規(guī)定要求公民和法人單位接收的包括電子發(fā)票在內的各類電子憑證必須經(jīng)過法定平臺認證，保證其來源的真實可靠及內容的合法完整，才能進入符合要求的報銷、歸檔流程。目前增值稅發(fā)票查驗平臺（https：//inv-veri.chinatax.gov.cn）作為國家稅務總局開發(fā)的官方查驗平臺，不僅具有權威性，而且能夠有效鑒別電子發(fā)票的真?zhèn)?。所以，法人單位財務人員通過網(wǎng)絡接收電子會計憑證后，可登錄平臺并下載增值稅電子發(fā)票版式文件閱讀器，查閱電子發(fā)票并驗證電子簽名以及電子發(fā)票監(jiān)制章的有效性。在電子會計憑證報銷及歸檔流程中設置在線認證步驟，能夠保證電子會計憑證的合法合規(guī)，有效防止虛假報銷、篡改信息等不良行為，確保報銷流程合法。經(jīng)過驗證的電子憑證才是真實的，才可以進入歸檔流程。

（三）嚴格執(zhí)行具體歸檔流程

業(yè)務部門在收到申請人提交的報銷申請后，經(jīng)過審核和在線審批，可以將申請人的報銷申請在線辦結，完成此項報銷業(yè)務活動。然后，財務部門需要將這些報銷憑證（包括用于報銷的電子會計憑證）移交給檔案部門歸檔保存。目前，電子會計憑證歸檔保存分為以下兩種情況進行。

1.已建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位歸檔流程。第一，如果一個單位的電子會計憑證歸檔、管理分屬不同的電子檔案管理系統(tǒng)執(zhí)行，且與電子發(fā)票相關的會計憑證，如記賬憑證、報銷憑證等均已實現(xiàn)電子化，則主要依托執(zhí)行電子文件歸檔功能的系統(tǒng)，完成電子會計憑證的歸檔流程，再轉入執(zhí)行電子檔案管理功能的系統(tǒng)對相應的電子會計憑證進行保管。在歸檔中，應注意電子會計憑證導入、導出過程中可能存有的風險，以及重復歸檔的可能性。第二，檔案部門和財務部門采用獨立的電子檔案管理系統(tǒng)和會計信息系統(tǒng)。電子會計憑證歸檔功能、會計檔案管理功能分別由業(yè)務系統(tǒng)（會計信息系統(tǒng)）和獨立的電子檔案管理系統(tǒng)來執(zhí)行，若相關會計憑證已全部實現(xiàn)電子化，可將電子發(fā)票與相關的記賬憑證、報銷憑證等電子會計憑證先在存有前期流程業(yè)務信息的業(yè)務系統(tǒng)整理和歸檔，再導入電子檔案管理系統(tǒng)，并依照相應的保管期限進行保存。在歸檔中，應特別注意電子檔案管理系統(tǒng)或會計信息系統(tǒng)升級時對電子會計憑證歸檔與管理間的無縫銜接造成的影響。第三，如果單位與電子發(fā)票相關的記賬憑證、報銷憑證等未實現(xiàn)電子化，一方面，財務部門需加緊推廣使用電子會計憑證進行業(yè)務辦理與歸檔，循序漸進提升電子會計憑證的使用率和歸檔率；另一方面，在實際工作中可單獨將電子發(fā)票在預歸檔中心銜接歸檔接口在線批量自動導入或手動導入電子檔案管理系統(tǒng)，并根據(jù)電子檔案管理系統(tǒng)的歸檔、保管、利用等基本管理功能模塊設計，對電子發(fā)票進行整理、歸檔、保存。在歸檔過程中，注意必須以安全可控的環(huán)境與相應的技術措施確保電子發(fā)票的真實性，預防電子發(fā)票內容由于環(huán)境與技術的漏洞被篡改。

2.未建立電子檔案管理系統(tǒng)的單位歸檔流程。第一，未建立電子檔案管理系統(tǒng)與會計信息系統(tǒng)的單位，整體會計檔案管理基本延續(xù)傳統(tǒng)人工檔案管理模式。第二，如果單位已經(jīng)實施了會計信息系統(tǒng)，具備了一定程度的會計信息電子化管理基礎，則能夠保障預歸檔環(huán)節(jié)的電子化。依托會計信息系統(tǒng)，如果與電子發(fā)票相關的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現(xiàn)電子化，可先將電子會計憑證移交會計檔案管理人員保存，再進入歸檔保管階段。移交時，以一整套對應的記賬憑證、報銷憑證、電子發(fā)票、其他附件列入文件夾，作為獨立的憑證存儲文件，并為該文件夾單獨編制檔號。相關人員要將不同檔號的憑證文件夾合并為當月的憑證文件夾，不同月份的憑證文件夾與臺賬或目錄合并為當年度的憑證文件夾，最終形成有層次、有條理的存儲結構。第三，如果單位與電子發(fā)票相關的記賬憑證、報銷憑證等未實現(xiàn)電子化，則可單獨將電子發(fā)票通過硬盤、光盤等存儲介質移交會計檔案管理人員，會計檔案管理人員再進行整理、歸檔并長期保存。移交時，電子發(fā)票的分類存儲方式同上所述，以月份、年份為線，從而形成清晰、有序、合理的電子發(fā)票層級文件夾，方便會計檔案管理人員進行后續(xù)的整理工作。

（一）適應紙質與電子版雙套并存的現(xiàn)狀

目前，由于不同區(qū)域、不同行業(yè)的信息化水平存在較大的差異性，短期內無法要求全社會所有行業(yè)完全實現(xiàn)電子會計憑證的歸檔，具體推進過程還需要很長時間，因此紙質會計憑證與電子會計憑證在社會各界的報銷中仍會長期并存，也就是說目前的會計憑證雙套制歸檔模式依然是主流。因此，加強紙質會計憑證與電子會計憑證的同步歸檔管理顯得尤為重要。當前一段時間內，檔案部門、財務部門可以通過建立歸檔對照表、報銷單條形碼等手段，保證紙質會計檔案與電子會計檔案的整合管理，實現(xiàn)紙質會計檔案與電子會計檔案間的順利互查。

（二）積極鼓勵單位優(yōu)先使用電子會計憑證進行報銷和歸檔

目前，隨著社會信息化和電子文件管理進程的加速，電子會計憑證的運用越來越廣泛，歸檔單位與個人在符合條件的情況下，探索優(yōu)先使用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔，既符合國家層面的倡導，也可以此為契機，簡化單位內部會計憑證歸檔流程，提升工作效率。因此，當前高校和許多國有大型企業(yè)單位，應該積極改進工作模式，加大信息化設備投入，促進單位優(yōu)先使用電子會計憑證進行報銷和歸檔，少數(shù)單位可以優(yōu)先試點，等到改進后逐步推廣到本行業(yè)、本系統(tǒng)的所有單位。

（三）歸檔材料和歸檔流程要符合規(guī)范

《關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》中列舉了單位可以僅使用電子會計憑證進行報銷入賬歸檔的數(shù)種情形，從中可以看出國家對電子會計憑證歸檔的有力支持。但這些都基于一個前提，即電子會計憑證進行報銷和歸檔首先要規(guī)范化并符合國家檔案管理要求。

隨著我國電子政務的不斷發(fā)展，電子會計憑證的運用和規(guī)范歸檔工作，成為社會各界必須面對的問題，因此研究這一問題具有積極的現(xiàn)實意義，同時也是為了更好地保障電子會計憑證服務社會和促進社會經(jīng)濟發(fā)展。

*本文系2017年國家社會科學基金課題“大數(shù)據(jù)背景下的民生檔案信息服務發(fā)展與創(chuàng)新研究”（項目編號：17BTQ073）的階段性研究成果。

參考文獻：

[1]李奎濤，任曉康.電子會計檔案領域區(qū)塊鏈技術應用探索——以東港瑞云中小微企業(yè)管理云平臺為例[J].中國檔案，2021（2）：30-31.

[2]韓萌.檔案接收前檢查工作流程及重點淺析[J].北京檔案，2021（5）：29-30.

[3]侯彩俠.會計電算化對會計檔案工作帶來的思考[J].北京檔案，2008（8）：38-39.

作者單位：南京理工大學檔案館