張敏

內(nèi)蒙古自治區(qū)廣播電視局綜合保障中心 內(nèi)蒙古 呼和浩特市 010050

在各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的眾多業(yè)務(wù)工作中，檔案管理工作作為主要且非常關(guān)鍵的工作內(nèi)容之一，檔案類(lèi)型繁雜多樣，其規(guī)模與數(shù)量隨著社會(huì)發(fā)展增長(zhǎng)迅速，不僅包含了發(fā)展建設(shè)過(guò)程中的檔案資料，人事檔案信息，還不乏上傳下達(dá)中涉及的涉密文件等，在傳統(tǒng)的管理模式下，檔案管理工作存在易丟失、利用率低等問(wèn)題，而數(shù)字化技術(shù)手段的運(yùn)用為檔案管理工作提供了新的管理模式，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，將原來(lái)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，提升檔案管理效率，并可以長(zhǎng)期有效地進(jìn)行保存。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案建設(shè)的重要現(xiàn)實(shí)意義

1.1 順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展

在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境大背景下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要緊跟時(shí)代步伐，加快進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)。通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代信息化的手段，對(duì)各類(lèi)檔案資料進(jìn)行科學(xué)有效的管理，確保檔案充分利用，減少傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄模式的管理成本，避免因信息紛雜反復(fù)而導(dǎo)致的查閱困難，保證機(jī)關(guān)事業(yè)單位重要檔案得到及時(shí)地補(bǔ)充與完善。

1.2 便于檔案管理與利用

新的形勢(shì)條件下，檔案信息化管理也順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展，由人工管理模式過(guò)渡為數(shù)字化檔案管理模式，極大的節(jié)省檔案信息的占用空間。并且檔案的安全性得到了較高的保障，一般不會(huì)出現(xiàn)因外界因素影響而發(fā)生的丟失、損毀等問(wèn)題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，一般都是由人工來(lái)進(jìn)行詳細(xì)記錄整理和分類(lèi)檢查，無(wú)法真正對(duì)紙質(zhì)檔案內(nèi)容作出全面細(xì)致分類(lèi)，查詢(xún)時(shí)容易出現(xiàn)錯(cuò)漏，且檔案利用效率低下。而運(yùn)用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，可以做到迅速采集檔案信息，且劃分詳細(xì)、分類(lèi)整齊，在實(shí)施管理中能夠及時(shí)地調(diào)取與使用檔案，提升事業(yè)單位管理的效率。

1.3 推動(dòng)事業(yè)單位的深化改革

數(shù)字化檔案管理模式有助于推動(dòng)事業(yè)單位的深化改革，對(duì)事業(yè)單位各個(gè)職能部門(mén)的工作職責(zé)進(jìn)行區(qū)分，對(duì)過(guò)往工作存在的問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)化梳理，加快推動(dòng)機(jī)關(guān)單位結(jié)構(gòu)化體系的調(diào)整。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識(shí)有待加強(qiáng)

近年來(lái)，社會(huì)發(fā)展變化快速，信息量的增加無(wú)形中加劇了檔案工作的數(shù)量，涉及到的工作流程也愈加繁瑣，需要利用數(shù)字化檔案來(lái)降低傳統(tǒng)檔案管理的工作難度。但是，在實(shí)際工作中，當(dāng)前部分單位對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)不足，仍然使用傳統(tǒng)檔案管理模式，無(wú)法滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際工作需要，嚴(yán)重影響著檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施。

2.2 檔案管理設(shè)備設(shè)施不夠先進(jìn)

數(shù)字化檔案建設(shè)工作需要依托于先進(jìn)的軟件和硬件設(shè)施，但部分單位對(duì)檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為沒(méi)有必要給檔案管理科室提供先進(jìn)的設(shè)備，滿足日常使用即可，所以設(shè)施使用時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)，沒(méi)有及時(shí)更換老化的硬軟件設(shè)施，無(wú)法滿足檔案信息數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、更新等需求，設(shè)備不到位，制約了單位檔案管理的信息化建設(shè)。

2.3 檔案管理缺乏整體的規(guī)劃

結(jié)合實(shí)際工作情況而言，由于檔案管理工作涉及多個(gè)部門(mén)，而機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏成熟可供參考借鑒的經(jīng)驗(yàn)，導(dǎo)致檔案信息數(shù)字化建設(shè)在項(xiàng)目設(shè)計(jì)思路上沒(méi)有做出詳細(xì)的工作計(jì)劃安排與部署，沒(méi)有在項(xiàng)目推進(jìn)的過(guò)程中有效統(tǒng)籌考慮各部門(mén)工作的實(shí)際需求，不能及時(shí)對(duì)任務(wù)目標(biāo)提出具體的工作計(jì)劃，實(shí)施過(guò)程中或是盲目的引進(jìn)與目前單位發(fā)展現(xiàn)狀并不完全相符的檔案數(shù)字化信息處理系統(tǒng)，或是不能全面覆蓋各部門(mén)具體的工作管理，造成檔案數(shù)字化過(guò)程中出現(xiàn)諸多問(wèn)題。對(duì)于檔案管理來(lái)講，要想將其作用充分發(fā)揮出來(lái)，提高服務(wù)質(zhì)量與效率，應(yīng)該建立一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、完善的管理機(jī)制提供基礎(chǔ)保障。然而部分事業(yè)單位的檔案管理制度不夠完善，無(wú)法有效落實(shí)檔案管理的一些權(quán)責(zé)，使得部分管理人員在工作過(guò)程中，存在較大隨意性問(wèn)題，對(duì)檔案管理以及服務(wù)效率產(chǎn)生較大影響。即便事業(yè)單位在檔案管理方面實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，但是需要專(zhuān)業(yè)人員開(kāi)展更新與維護(hù)等工作。如果權(quán)責(zé)劃分不夠完善，則在工作中就會(huì)發(fā)生問(wèn)題，無(wú)法促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

2.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

數(shù)字化檔案管理工作，需要檔案管理工作人員具備良好的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與技能。受傳統(tǒng)檔案管理模式的長(zhǎng)期影響，機(jī)關(guān)事業(yè)單位部分檔案管理人員對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，其思維的轉(zhuǎn)化速度難以與時(shí)俱進(jìn)，難以正確看待檔案數(shù)字化建設(shè)的工作內(nèi)容。同時(shí)信息技術(shù)能力不足，無(wú)法對(duì)設(shè)備進(jìn)行充分應(yīng)用，進(jìn)而造成數(shù)字化系統(tǒng)無(wú)法有效發(fā)揮，無(wú)法滿足數(shù)字化建設(shè)的需要。這就給檔案管理工作的落實(shí)造成了一定困難，變相影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案建設(shè)的推進(jìn)工作。因此，亟須加強(qiáng)檔案管理人員知識(shí)與技能的培養(yǎng)。

3 提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理水平

3.1 提升數(shù)字檔案建設(shè)的重視程度

更新檔案數(shù)字化建設(shè)的管理理念。在檔案管理中合理融合大數(shù)據(jù)技術(shù)?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)引導(dǎo)，檔案管理人員應(yīng)該明確規(guī)定檔案信息數(shù)據(jù)，分類(lèi)處理相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，同時(shí)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息格式進(jìn)行統(tǒng)一處理，進(jìn)而將大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)展開(kāi)有針對(duì)性提取以及挖掘工作。在信息化時(shí)代，事業(yè)單位的檔案數(shù)量與種類(lèi)持續(xù)增多，通過(guò)何種科學(xué)方法來(lái)從海量檔案數(shù)據(jù)信息中充分地獲取有利用價(jià)值、重要意義的檔案信息，是現(xiàn)代檔案信息管理研究的一個(gè)重要方面。管理人員應(yīng)該認(rèn)真開(kāi)展檔案數(shù)據(jù)整合以及分類(lèi)等工作，對(duì)格式進(jìn)行規(guī)范化處理，保證事業(yè)單位的檔案管理工作順利進(jìn)行。另外，引導(dǎo)工作人員積極參與檔案數(shù)字化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)良性循環(huán)。

3.2 建立和完善檔案管理制度

明確數(shù)字檔案的建設(shè)和發(fā)展目標(biāo)，認(rèn)真研究分析單位目前檔案工作管理的現(xiàn)狀，有針對(duì)性的制定一套規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，優(yōu)化工作流程，不斷推動(dòng)信息化技術(shù)與檔案管理的結(jié)合。同時(shí)還要針對(duì)電子檔案的缺陷，對(duì)可能發(fā)生的安全問(wèn)題制定防范機(jī)制。

3.3 加大資金投入力度，完善軟硬件設(shè)施

檔案數(shù)字化管理對(duì)軟硬件設(shè)施的依懶性較高，為避免因設(shè)備老化等帶來(lái)的管理效率低下問(wèn)題，應(yīng)加大資金投入，定期對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)中的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行維護(hù)更新，確保檔案管理工作的效率及順利實(shí)施。根據(jù)具體工作需要，對(duì)已搭建完成的數(shù)字化信息平臺(tái)定期維護(hù)，使其始終符合使用要求，便于操作。

3.4 依托數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，提升管理水平

首先，結(jié)合各部門(mén)的具體工作，遵循實(shí)用性原則，實(shí)現(xiàn)一體化管理，通過(guò)模塊的方式對(duì)文件檔案實(shí)現(xiàn)電子形式管理，匯集信息采集、儲(chǔ)存、運(yùn)用以及鑒定處理等環(huán)節(jié)到該系統(tǒng)中，主管部門(mén)可結(jié)合不同模塊進(jìn)行工作流程審批，確保各環(huán)節(jié)檔案管理活動(dòng)有序開(kāi)展。其次，優(yōu)化管理流程，使其流程更加簡(jiǎn)化，漸進(jìn)性減少工作人員現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)的工作量，能實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上便利，提升檔案管理質(zhì)量與效率。

3.5 加強(qiáng)安全防范

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的文書(shū)檔案或職工個(gè)人檔案都具有一定的涉密信息，需考慮到檔案一旦泄露存在的高風(fēng)險(xiǎn)性，所以亟需強(qiáng)化檔案信息的安全保密性。針對(duì)這一點(diǎn)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位需要提前制定應(yīng)急方案，加強(qiáng)安全防范。第一，劃分多種檔案保密級(jí)別，同時(shí)針對(duì)不同保密級(jí)別對(duì)檔案管理人員的閱覽權(quán)限進(jìn)行限制，保證信息數(shù)據(jù)的安全性。第二，建立硬件安全的保障支撐體系，提高網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)等級(jí)，構(gòu)建符合安全標(biāo)準(zhǔn)要求的防火墻。盡可能減少檔案管理系統(tǒng)被黑客攻擊、病毒入侵等突破的可能性。充分保證管理工作的整體安全性。第三，積極建立恢復(fù)機(jī)制，加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份工作。第四，定期進(jìn)行工作人員保密教育培訓(xùn)，強(qiáng)化其安全保密意識(shí)。

3.6 建設(shè)專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍

要實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，必須與時(shí)俱進(jìn)，從思想層面引導(dǎo)檔案管理工作人員正確看待檔案數(shù)字化建設(shè)工作。結(jié)合單位的實(shí)際發(fā)展情況，實(shí)施科學(xué)培訓(xùn)計(jì)劃，提高管理人員對(duì)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的了解，以及遇到突發(fā)狀況處理問(wèn)題的能力。作為檔案管理工作人員，應(yīng)了解當(dāng)前數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀與特點(diǎn)，深入分析工作中遇到問(wèn)題，并制定相應(yīng)的對(duì)策。定期組織檔案管理方面、系統(tǒng)操作等專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)學(xué)習(xí)，定期考核，以此來(lái)提升工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與技能。同時(shí)，還要加強(qiáng)檔案管理人員的學(xué)習(xí)與交流，邀請(qǐng)檔案管理專(zhuān)家和學(xué)者開(kāi)展講座交流，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案人員在新思想和新理念方面的引導(dǎo)，加深檔案管理人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的新認(rèn)識(shí)，更好地落實(shí)檔案信息化建設(shè)中的人本服務(wù)理念。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案數(shù)字化建設(shè)已逐漸成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的必然趨勢(shì)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作需要?jiǎng)?、靜結(jié)合，積極探索總結(jié)，在規(guī)范化的同時(shí)及時(shí)適應(yīng)單位的發(fā)展變化，促進(jìn)檔案管理工作客觀全面、靈活合理，使其能夠更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項(xiàng)工作。