康晨煒

摘 要：數(shù)字檔案室形成于數(shù)字化環(huán)境，具有自動化、開放化、智能化特點。數(shù)字檔案室建設是一項系統(tǒng)工程，當前尚面臨資源整合不足、開發(fā)能力不足、部門協(xié)同不足的現(xiàn)實困境。為突破這一困境，加速數(shù)字檔案室建設進程，需進一步建立數(shù)字檔案室協(xié)調管理機制，夯實數(shù)字檔案室軟硬件設施，搭建功能多樣的網絡平臺，提高數(shù)字檔案資源的利用效率。

關鍵詞：數(shù)字檔案室;困境;對策

數(shù)字檔案室是檔案部門為順應數(shù)字化時代發(fā)展而建設的，其與傳統(tǒng)檔案管理方式不同，具有檔案信息化的特征。數(shù)字檔案室建設是一項系統(tǒng)工程，應解決好傳統(tǒng)檔案信息化轉型和檔案數(shù)字化建設問題，更新管理思維、方式和手段，提升數(shù)字檔案服務水平，使其與數(shù)字化時代檔案事業(yè)發(fā)展的環(huán)境相匹配。

1 數(shù)字檔案室建設的主要內容與現(xiàn)狀

數(shù)字檔案室建設包含許多內容，是集合檔案信息的采集、加工、存儲、管理、利用為一體的集成化管理體系和平臺。數(shù)字檔案室建設的前提是厘清其基本內涵，進而有計劃、有步驟地推進檔案室建設工作[1 ]。相較于傳統(tǒng)檔案室來說，數(shù)字檔案室的儲存介質發(fā)生了改變，傳統(tǒng)檔案室以紙質檔案為主，數(shù)字檔案室則以數(shù)字電子檔案為主，具有可復制性。另外，傳統(tǒng)檔案室檔案資料的儲存需要占用較多的空間，而數(shù)字檔案室則主要以數(shù)據(jù)存儲為主，既能夠節(jié)省物理空間，也能夠節(jié)省一部分人力，且檔案資源可實現(xiàn)靈活取用，檔案利用的效率也大大提高。

一般而言，數(shù)字檔案室建設包含規(guī)范制度、基礎設計、應用系統(tǒng)、檔案資源數(shù)字化轉化、檔案服務保障等方面內容，由于是一項復雜的系統(tǒng)工程，需要相關部門的密切配合與分工協(xié)作。

1.1 應建設數(shù)字檔案室基礎網絡架構

所謂基礎網絡架構是指能夠滿足數(shù)字檔案室建設與管理要求的軟硬件設施，并且保障檔案信息的安全，能夠為數(shù)字檔案建設提供技術支撐。

1.2 開發(fā)數(shù)字檔案應用系統(tǒng)

該應用系統(tǒng)要具有便捷性、安全性和多功能性，能夠體現(xiàn)出自身與傳統(tǒng)檔案室檔案管理系統(tǒng)的不同，如可實現(xiàn)檔案室辦公自動化。

1.3 應用先進技術和手段實現(xiàn)檔案的電子化管理

一是將原始檔案資源進行數(shù)字轉換，為數(shù)字化管理奠定基礎;二是應嚴格按照檔案規(guī)范標準執(zhí)行，形成完整、可用、安全的數(shù)字檔案資源體系，為檔案的后續(xù)數(shù)字化存儲、管理和利用打好基礎。

1.4 持續(xù)改進并完善數(shù)字檔案室工作流程、管理制度、人員建設

明確數(shù)字檔案服務的基本內容和服務流程，對于不同類型的檔案實施分類管理，同時加強技術建設與更新，切實保障數(shù)字檔案信息的安全和順暢運行。數(shù)字檔案室建設對技術和人才的要求有所提高，傳統(tǒng)檔案室的人員隊伍結構迫切需要重組或優(yōu)化，尤其是面對新技術和新方法，加大對檔案人員的培訓力度，引進復合型人才，加強現(xiàn)有人員的知識管理，有助于為數(shù)字檔案室建設和后續(xù)管理提供智力保障。

數(shù)字檔案室建設需重點關注如下方面，一是推進傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化轉換，以豐富數(shù)字檔案室的檔案信息資源;二是形成管理規(guī)范、運行有序的制度機制，優(yōu)化工作流程，對檔案信息資源進行有效利用，為相關部門提供可靠的決策數(shù)據(jù)，為廣大群眾提供社會化、個性化的檔案服務。從實際情況來看，近年來我國檔案事業(yè)改革得到穩(wěn)步推進，尤其是在檔案數(shù)字化建設方面取得了一定進展[2 ]。

各地積極推進數(shù)字檔案室建設，更新檔案管理技術，搭建檔案數(shù)字化管理平臺，重藏輕用的檔案管理觀念得到明顯改善。從未來發(fā)展的趨勢來看，進一步推進數(shù)字檔案室建設仍是一段時間內需重點關注的課題，且伴隨信息技術、數(shù)字化設備等的不斷創(chuàng)新更新，數(shù)字檔案室的功能也會更加豐富。從這個意義上講，數(shù)字檔案室建設應是一個持續(xù)發(fā)展和完善的過程。

2 數(shù)字檔案室建設面臨的現(xiàn)實困境

雖然近年我國數(shù)字檔案室建設取得一定成效，但與數(shù)字檔案需求相比，仍存在一定差距。主要表現(xiàn)為部分數(shù)字檔案室信息化水平不高，缺乏成熟的理論指導，相關技術更新遲滯，缺少結合市場需求的動態(tài)化方案，地方檔案室的特色不鮮明等。這些是現(xiàn)階段數(shù)字檔案室建設面臨的主要困境。

2.1 理論指導與技術支持不足

數(shù)字檔案室建設是一個新鮮事物，相關理論研究和實踐探索均處于初級階段，且新技術發(fā)展速度快，檔案載體、檔案形式等變化顯著。一方面，對于檔案管理主體來說，既要了解新技術和新手段，并能夠有效利用新技術優(yōu)化檔案工作，穩(wěn)步推進數(shù)字檔案室建設。另一方面，數(shù)字檔案室建設尚缺乏科學、系統(tǒng)的理論作為指導，由于檔案資源種類繁多，加上缺少數(shù)字檔案室建設的模式和標準，不利于各地數(shù)字檔案室建設的穩(wěn)步推進。在技術支持層面，雖然電子文件管理積累了一些經驗，但數(shù)字檔案室作為一個整體，其本身就是以網絡環(huán)境為基礎的，除了電子文件整合與管理以外，還需要組建若干具有獨立性的數(shù)字檔案實體?，F(xiàn)實中，在電子文件著錄標準、全文數(shù)據(jù)庫標準、數(shù)字檔案室效果評估標準等方面尚未形成嚴密的體系，因而難以為數(shù)字檔案室建設提供有力支撐?；蛟趯嶋H建設中經常出現(xiàn)檔案信息資源不全面、數(shù)量不足、質量不高等問題。由于缺乏科學理論和技術標準體系等的指導，數(shù)字檔案室建設進展緩慢，未來數(shù)字檔案室的高質量發(fā)展需重點加強理論研究和技術推廣，在明確數(shù)字檔案室建設標準的前提下保障各項工作的穩(wěn)步推進。

2.2 數(shù)字檔案信息資源整理困難

數(shù)字檔案室建設前期需要對傳統(tǒng)檔案資源進行整理、分類以及數(shù)字化轉換，面對繁多冗雜的檔案資料，整理過程中需耗費大量的時間和精力。同時還需要對這些檔案資料進行再加工，減少檔案資源重復的問題。由于許多檔案資源的管理是多主體的，所以在檔案整理過程中可能會出現(xiàn)不同意見，進而影響檔案資源建設的效率。在實踐中，數(shù)字檔案室建設同樣面臨資源浪費的問題，尤其是各部門之間的協(xié)調不足，檔案資料被重復數(shù)字化，消耗了大量的人力、物力、財力。究其原因，一是各部門之間的溝通不足;二是各部門之間存在意見不一致或各自為政的情況;三是不同單位對于檔案資源建設的標準和要求不一致，加大了檔案資源整理和數(shù)字化的難度。由上可知，數(shù)字檔案室信息資源整理困難，既受到檔案資源繁雜的影響，也有檔案信息資源建設主體協(xié)同性不足帶來的挑戰(zhàn)。

2.3 數(shù)字檔案室基礎設施不完善

數(shù)字檔案室建設的前提要件是相對完善的軟硬件設施，這也是檔案管理和服務開展的前提。相關基礎設施主要包含滿足數(shù)字檔案收集、整理和利用的硬件設施、軟件系統(tǒng)以及相關網絡系統(tǒng)設備，這些基礎設施是數(shù)字檔案室建設的物質基礎。但在實際工作中，許多數(shù)字檔案室的軟件硬件設施并不完善，或存在網絡系統(tǒng)更新不及時，硬件設施配備不到位的情況，現(xiàn)有基礎設施條件難以為數(shù)字檔案室高效建設提供有力支持。由于基礎設施不完善，相應地也會影響數(shù)字檔案室檔案的安全性，造成一定的安全隱患。保障檔案信息安全應是數(shù)字檔案室建設的一項重要內容，務必保證。尤其是伴隨網絡信息技術的快速發(fā)展，在改變檔案管理工作格局的同時，也給檔案安全工作帶來了挑戰(zhàn)。數(shù)字檔案室以電子檔案為主，如果各環(huán)節(jié)技術支持不足或管理上存在漏洞，就可能會出現(xiàn)嚴重的安全問題。

2.4 缺乏高質量技術人才隊伍

任何數(shù)字檔案室的建設，都需要有專業(yè)技術人員進行數(shù)據(jù)管理、分析和利用。與傳統(tǒng)檔案室不同，數(shù)字檔案室的技術性更強，且需要結合檔案事業(yè)發(fā)展的要求創(chuàng)新服務形式，能夠提供個性化的服務[3 ]。這對檔案人員提出了新的挑戰(zhàn)，檔案人員應結合數(shù)字檔案室建設與運行情況，加強檔案數(shù)據(jù)分析，為單位建設、管理和發(fā)展的各項決策提供科學依據(jù)。雖然各地比較重視數(shù)字檔案室建設，管理人員也基本能夠認識到專業(yè)人才隊伍建設的重要性，但是在具體落實中，仍然存在高質量技術人才缺乏的問題。一方面，現(xiàn)有檔案人員的專業(yè)技術能力與數(shù)字檔案室建設的要求不相符，不能很好地滿足檔案數(shù)字化改革的需要。另一方面，檔案人員整體結構不合理，為檔案人員提供的新技術領域培訓和學習較少或不深入，影響了數(shù)字檔案室建設工作的順利開展。此外，部分數(shù)字檔案室管理人員對綜合型人才隊伍建設的認識不足，也在一定程度上制約了數(shù)字檔案室的建設與管理工作。

3 數(shù)字檔案室建設的創(chuàng)新對策

立足于數(shù)字檔案室建設的實際，結合數(shù)字檔案室的特征，為進一步完善數(shù)字檔案室建設，應堅持“資源為本”，不斷加強數(shù)字檔案資源建設與整合，為科學利用檔案資源奠定基礎;注重使用價值的開發(fā)，在推進資源特色化建設的基礎上，開通資源共享與開放服務功能，改變“重內輕外”的數(shù)字檔案室建設弊端;促進數(shù)字檔案室之間的合作，將分散在各單位的相關資源進一步整合，形成整體效應。

3.1 有機整合數(shù)字檔案資源

數(shù)字檔案室建設需要檔案管理部門的積極參與和科學指導，以彌補現(xiàn)階段在理論研究和實踐創(chuàng)新中的不足。首先，檔案主管部門應承擔好數(shù)字檔案室建設的指導、監(jiān)督、檢查、培訓、評估等職能，將自身作為數(shù)字檔案室建設以及其后續(xù)運行的橋梁。數(shù)字檔案室管理人員應主動學習數(shù)字化技術、提高數(shù)字檔案建設與管理能力，積極參與行業(yè)內前沿的學術交流活動，并實地走訪參觀，借鑒各地和有關單位的經驗和做法。在實際管理過程中需充分發(fā)揮主動性，敢于突破和創(chuàng)新，并能持續(xù)進行反思，遇到問題及時糾正，不斷帶領檔案人員提高檔案工作能力和服務水平。其次，加大對檔案數(shù)字資源的挖掘力度。改變傳統(tǒng)檔案管理模式，借助現(xiàn)代信息技術，實現(xiàn)數(shù)字檔案的自動化檢索，在海量的數(shù)據(jù)資源中實現(xiàn)高效、精準檢索，實現(xiàn)智能化的數(shù)據(jù)挖掘與加工。再次，建設數(shù)字檔案室開放體系。開放是數(shù)字檔案室的顯著特征，但作為一個虛擬的概念，增強檔案室的開放性應從如下幾個方面入手：一是將檔案數(shù)據(jù)開放與共享納入數(shù)字檔案室建設的整體規(guī)劃之中，建設數(shù)字化平臺時增加相應功能。二是考慮不同檔案資源之間的關聯(lián)性，避免重復性的數(shù)字化資源轉換，減少無用功，提高數(shù)字檔案轉化效率。概言之，數(shù)字檔案室建設要做好資源建設工作，結合時代環(huán)境的需要，豐富檔案數(shù)字資源，同時注重提質增效，保障數(shù)字檔案室向高質量方向發(fā)展。

3.2 保障數(shù)字檔案平臺的高效運行

數(shù)字檔案室的很多服務都是借助網絡平臺來實現(xiàn)的，因而保障數(shù)字檔案平臺的高效、安全運行尤為重要。首先，應提高數(shù)字檔案平臺的信息處理能力。一般而言，檔案具有較高的應用價值，如查詢、證明、決策、數(shù)據(jù)分析、宣傳教育等的應用，具有極強的社會價值。但海量的數(shù)據(jù)資源擺在人們面前，如沒有相應的平臺，很難發(fā)揮其價值。提高數(shù)字檔案平臺的信息處理能力，就是要改變數(shù)據(jù)的存儲格式，實現(xiàn)數(shù)字檔案的規(guī)范化、標準化管理，促使各主體能夠運用統(tǒng)一標準檢索關聯(lián)數(shù)據(jù)，提高數(shù)字檔案的可用性。其次，將不同類型的數(shù)字檔案統(tǒng)一于平臺上。數(shù)字檔案也有文本、視頻、圖紙、照片等不同類型，應將各類數(shù)字檔案資源進行有機整合，以便能夠提升檔案服務的針對性，如為企業(yè)決策提供有價值的信息等，進而發(fā)揮好數(shù)字檔案室的優(yōu)勢功能[4 ]。再次，增強數(shù)字檔案室網絡平臺的交互性。了解市場需求，收集用戶反饋，是新時代數(shù)字檔案室建設的一項重要內容。為此，應將其作為與受眾交流的一個窗口，為檔案服務的持續(xù)改進提供參考。此外，用戶在反饋信息時也會不斷累積一些數(shù)據(jù)資料，可在此基礎上對數(shù)據(jù)進行收集、整理和分類，進而探索更多具有針對性的專題類檔案服務，加速推進檔案室建設的轉型升級。

3.3 提升數(shù)字檔案應用的整體效應

數(shù)字檔案室建設在新時代應做出積極回應，改變原有的“信息孤島”式的檔案資源建設現(xiàn)狀，實現(xiàn)檔案建設的集成開發(fā)和資源利用的整體效應。首先，立足于大環(huán)境，與時俱進，加速數(shù)字檔案室更新，尤其是軟硬件設施和網絡系統(tǒng)要及時更新，保障其能夠走在大環(huán)境的前沿陣地。當前，數(shù)字檔案室建設具有突出的優(yōu)勢，充分利用各類信息技術資源，并從自身實際出發(fā)，打造獨具特色的主題檔案室是一條可行路線。如地方檔案室在挖掘本地檔案資源的基礎上，打造特色檔案室，有助于提升自身的知名度和影響力，形成檔案品牌。其次，應重視開展集成化工作。所謂集成化工作是指對現(xiàn)有檔案資源和服務的充分利用。在各地普遍推進特色檔案室建設的情況下，應發(fā)揮好各自的優(yōu)勢互補作用，形成開放化的檔案管理體系，促使各數(shù)字檔案室掌握更系統(tǒng)的檔案資源。還應加強檔案室之間的交流與合作，形成數(shù)字檔案室整體化發(fā)展的局面，提升整體效應。

推進數(shù)字檔案室建設，是服務時代發(fā)展和科技發(fā)展的需要。當前數(shù)字檔案室建設積累了一些經驗，同時也面臨一些現(xiàn)實困境。我們應提高數(shù)字檔案室建設的能力，進一步提高數(shù)字檔案資源整合能力，網絡平臺信息處理能力和不同主體之間的協(xié)同能力，進而從整體上提高數(shù)字檔案室建設的成效。

參考文獻：

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（作者單位：南京旭洲電子科技有限公司）

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