唐文玲

（南京大學(xué)信息管理學(xué)院 南京 210000）

關(guān)鍵字：集團(tuán)企業(yè)；檔案；協(xié)同管理；扎根理論

0 引言

企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄，對維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益與合法權(quán)益、維系企業(yè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)和發(fā)展企業(yè)文化等方面具有重要價(jià)值。企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理的有機(jī)組成部分，高質(zhì)量的檔案工作有利于提高企業(yè)管理的質(zhì)量和效率，構(gòu)建科學(xué)規(guī)范的企業(yè)管理體制，對推動企業(yè)健康發(fā)展、提高企業(yè)核心競爭力發(fā)揮著重要作用。

集團(tuán)企業(yè)通常掌握龐大的運(yùn)營資產(chǎn)，管轄眾多生產(chǎn)經(jīng)營單位，橫跨不同行業(yè)和地域，因此形成的檔案數(shù)量眾多、種類繁雜，檔案在不同公司間分散管理，檔案工作發(fā)展不均衡，檔案管理質(zhì)量參差不齊。如今許多集團(tuán)企業(yè)隨著資產(chǎn)規(guī)模和生產(chǎn)經(jīng)營活動不斷拓展，需要進(jìn)行重組改制和結(jié)構(gòu)調(diào)整，其組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)活動和管理規(guī)范不斷變化，給新時(shí)期的檔案管理工作帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

協(xié)同管理是通過建立協(xié)同運(yùn)行機(jī)制，把系統(tǒng)中價(jià)值鏈形成過程的各單元組成一個(gè)相互聯(lián)系、相互協(xié)作的緊密體系，從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)整體價(jià)值大于各部分功能的簡單疊加。集體企業(yè)是一個(gè)有機(jī)整體，集團(tuán)內(nèi)部的母子公司、公司的各職能部門、每項(xiàng)業(yè)務(wù)活動都密切關(guān)聯(lián)，所形成的檔案也存在千絲萬縷的聯(lián)系。將協(xié)同管理模式引入到集團(tuán)公司檔案管理中，通過對企業(yè)檔案工作的規(guī)范、組織、調(diào)控，協(xié)調(diào)公司之間、部門之間、生產(chǎn)要素之間的協(xié)作關(guān)系，有利于促進(jìn)檔案信息資源的優(yōu)化配置和有效整合，提高檔案管理工作的整體水平。

1 文獻(xiàn)回顧

集團(tuán)企業(yè)的協(xié)同管理一直是企業(yè)管理學(xué)研究的重點(diǎn)課題，積累了相當(dāng)?shù)难芯砍晒?。近年來，學(xué)者們針對集團(tuán)企業(yè)協(xié)同管理影響因素的研究主要分為宏觀和微觀兩種視角。宏觀層面，主要集中在集團(tuán)內(nèi)部戰(zhàn)略協(xié)同[1]、區(qū)域組織協(xié)同[2]、管理主體協(xié)同[3]、產(chǎn)業(yè)集群協(xié)同[4]、集團(tuán)文化協(xié)同[5]等方面；微觀層面，主要是對集團(tuán)企業(yè)的生產(chǎn)要素和業(yè)務(wù)流程協(xié)同管理進(jìn)行研究，生產(chǎn)要素包括人力[6]、資源[7]、資金[8]、技術(shù)[9]等協(xié)同；業(yè)務(wù)流程包括物流[10]、營銷[11]、供應(yīng)鏈[12]等協(xié)同。同時(shí)許多學(xué)者側(cè)重研究從多維度構(gòu)建協(xié)同管理機(jī)制，包括理論模型[13]、規(guī)章制度[14]、組織管理[15]、績效評價(jià)[16]和風(fēng)險(xiǎn)防控[17]等。

和集團(tuán)企業(yè)相似，檔案協(xié)同管理研究也強(qiáng)調(diào)技術(shù)的重要性，如蘆彥宇[18]和童夏敏[19]通過開發(fā)協(xié)同辦公系統(tǒng)，構(gòu)建信息交互共享平臺，實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的信息化和自動化。同時(shí)一些學(xué)者加強(qiáng)對協(xié)同主體的研究，如桂美銳[20]將協(xié)同主體劃分為政府主體、業(yè)務(wù)主體、管理主體和技術(shù)主體。最后部分學(xué)者也在積極探索協(xié)同管理機(jī)制的構(gòu)建，如呂麗輝等[21]將檔案協(xié)同管理機(jī)制分為管理協(xié)同、資源協(xié)同、技術(shù)協(xié)同和利益協(xié)同；萬恩德等[22]認(rèn)為應(yīng)構(gòu)建文檔協(xié)同、信息協(xié)同、組織架構(gòu)協(xié)同為基礎(chǔ)的協(xié)同管理體制。

盡管針對檔案協(xié)同管理和檔案協(xié)同管理的研究成果較為豐富，但目前專門研究集團(tuán)企業(yè)檔案協(xié)同管理的文獻(xiàn)較少，多以企業(yè)自身工作實(shí)踐為主。如中國北方工業(yè)有限公司采取“集中部署、分批推廣”的建設(shè)模式，建設(shè)覆蓋子公司的檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、互聯(lián)互通[23]。從相關(guān)文獻(xiàn)綜述可以看出，不論是檔案協(xié)同管理還是集團(tuán)企業(yè)協(xié)同管理，技術(shù)、資源、制度等要素都在其中扮演著重要角色。從當(dāng)前研究看，大部分文獻(xiàn)側(cè)重研究某一管理層次或管理要素的協(xié)同管理機(jī)制，對缺少系統(tǒng)性的理論框架；或籠統(tǒng)研究協(xié)同管理的整體布局，缺乏對各類因素的深入探究。

2 研究設(shè)計(jì)

2.1 研究方法

2.1.1 數(shù)據(jù)收集方法

訪談法是通過研究者和研究對象的直接交流，從研究對象的口頭答復(fù)中搜集客觀的事實(shí)材料，以準(zhǔn)確地說明樣本所代表總體的一種研究方法。本文采用半結(jié)構(gòu)化訪談的形式，選擇有代表性的樣本作為研究對象，通過與研究對象進(jìn)行面對面的深入交流，收集第一手原始數(shù)據(jù)，獲得關(guān)于集體平臺企業(yè)檔案管理工作的具體信息。

2.1.2 數(shù)據(jù)分析方法

扎根理論是以理論建構(gòu)為宗旨，在收集經(jīng)驗(yàn)資料的基礎(chǔ)上，通過編碼尋找反映現(xiàn)象本質(zhì)的核心概念以及概念間的聯(lián)系，自下而上地建立實(shí)質(zhì)理論。研究者在研究開始前無需進(jìn)行理論假設(shè)，直接從實(shí)際觀察入手，從收集的原始資料中進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)概括，提煉出相關(guān)概念與范疇，進(jìn)而尋找出各范疇之間的相互作用關(guān)系，最終上升到系統(tǒng)理論。

在現(xiàn)實(shí)環(huán)境下，集團(tuán)企業(yè)檔案管理工作受多種復(fù)雜因素的影響，而目前有關(guān)集團(tuán)企業(yè)檔案管理的研究缺乏系統(tǒng)性的理論成果，扎根理論的研究方法能夠深入到集團(tuán)企業(yè)檔案管理的具體情境中挖掘質(zhì)性數(shù)據(jù)和隱性細(xì)節(jié)，構(gòu)建集團(tuán)企業(yè)檔案管理與其影響因素之間作用機(jī)理的適用模型，從多維度視角探究影響集團(tuán)企業(yè)檔案協(xié)同管理的重要因素，構(gòu)建集團(tuán)企業(yè)檔案管理與其影響因素之間作用機(jī)理的適用模型。

2.2 研究對象

本文選擇國網(wǎng)江蘇省電力有限公司旗下的7家省層面集體平臺企業(yè)作為研究對象。國網(wǎng)江蘇省電力有限公司是國家電網(wǎng)公司系統(tǒng)規(guī)模最大的省級電網(wǎng)公司之一，企業(yè)規(guī)模較大，業(yè)務(wù)活動頻繁。研究選擇的7家企業(yè)主營業(yè)務(wù)涉及平臺管理、系統(tǒng)開發(fā)、設(shè)備監(jiān)造、后勤服務(wù)等多個(gè)領(lǐng)域，業(yè)務(wù)活動范圍廣泛，協(xié)作關(guān)系密切，形成的文件和檔案類型復(fù)雜且數(shù)量豐富；近年來根據(jù)國網(wǎng)公司、省公司關(guān)于突出核心業(yè)務(wù)、實(shí)施瘦身健體的相關(guān)要求，集體平臺企業(yè)重組合并不斷深入，企業(yè)組織架構(gòu)變化頻繁，檔案管理工作也與時(shí)俱進(jìn)、不斷改革，集體平臺企業(yè)在構(gòu)建檔案協(xié)同管理體系、規(guī)范檔案協(xié)同管理制度方面作出了初步探索，既取得了一定的成績和效果，也存在現(xiàn)實(shí)的問題和不足。研究選擇的7家企業(yè)的檔案管理活動具有一定規(guī)模和較為完善的工作體系，可以深入挖掘潛藏的影響因素；根據(jù)目前檔案管理工作的成果和不足，可以比較、分析、總結(jié)某種因素對檔案管理工作的影響機(jī)制。因此，本文選擇的7家單位能為研究提供豐富可靠的質(zhì)性數(shù)據(jù)，對構(gòu)建集團(tuán)企業(yè)檔案協(xié)同管理與各個(gè)影響因素的關(guān)系模型，探索實(shí)現(xiàn)集團(tuán)企業(yè)檔案協(xié)同管理的有效路徑具有重要的研究意義。

訪談人員主要從3類崗位中選擇：分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和業(yè)務(wù)人員。分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織本單位檔案工作的開展，統(tǒng)籌檔案管理的整體規(guī)劃；檔案管理人員作為企業(yè)檔案工作的基層人員，負(fù)責(zé)執(zhí)行檔案部門制定的各項(xiàng)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，負(fù)責(zé)收集、整理、保管公司各部門形成的檔案并提供利用服務(wù)，對企業(yè)檔案的日常管理有深入了解。業(yè)務(wù)人員是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的參與者，負(fù)責(zé)文件的形成與收集，也是檔案的利用者和檔案工作的服務(wù)對象。選擇7家單位3類崗位人員進(jìn)行訪談可以保證從不同層面了解企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，從宏觀的檔案管理戰(zhàn)略規(guī)劃到具體的檔案工作開展，從文件收集到檔案信息資源開發(fā)，以全方位的視角探究影響集團(tuán)企業(yè)檔案協(xié)同管理的重要因素。

2.3 數(shù)據(jù)收集過程及結(jié)果

2019年6月11日至7月15日，研究者陸續(xù)聯(lián)系并最終訪談30位集團(tuán)企業(yè)工作人員，其中分管領(lǐng)導(dǎo)6位，檔案管理人員8位，業(yè)務(wù)人員16位。訪談地點(diǎn)按安靜、便利的原則選擇公司會議室或檔案庫房。訪談前提前聯(lián)系受訪對象，根據(jù)其工作日程合理安排訪談時(shí)間，并保證訪談內(nèi)容的嚴(yán)密性，獲取受訪對象的信任，簽署相關(guān)的保密合同；在征得其同意的情況下，訪談過程中用手機(jī)錄音和現(xiàn)場筆錄的形式記錄訪談信息，每次訪談結(jié)束后及時(shí)轉(zhuǎn)錄錄音材料并進(jìn)行整理歸納。訪談時(shí)間合計(jì)約10小時(shí)27分鐘，整理出訪談文字資料4萬余字。按公司分類如表1所示。此外，相關(guān)企業(yè)在訪談開始前會提供與調(diào)研內(nèi)容有關(guān)的文獻(xiàn)資料，增加了數(shù)據(jù)資料的全面性。

表1 企業(yè)訪談數(shù)據(jù)收集的基本情況

3 資料編碼與分析

3.1 開放性編碼

開放性編碼是扎根分析的基礎(chǔ)性工作，通過對原始資料逐句、逐段、逐個(gè)事件分析比較，發(fā)現(xiàn)可識別的初始概念并進(jìn)行編碼，提取原始數(shù)據(jù)的初始范疇，分為概念化、概念分類、范疇化三大步驟。本文圍繞研究主題將訪談轉(zhuǎn)錄文本和相關(guān)資料進(jìn)行進(jìn)行初始加工和整理，剔除與主題無關(guān)的內(nèi)容，共得到初始概念110個(gè)，并進(jìn)一步歸納為15個(gè)范疇。開放性編碼示例見表2。

表2 開放性編碼（部分）

3.2 主軸性編碼

主軸編碼通過發(fā)現(xiàn)在開放性編碼中得到的范疇之間的內(nèi)在聯(lián)系，利用多級范式將范疇有機(jī)地聯(lián)系起來，進(jìn)而發(fā)展出主范疇，使類屬的屬性與維度具體化。通過對每一階段的初始范疇進(jìn)行聚類，共得到15個(gè)主范疇：宏觀管理辦法、具體管理規(guī)范、協(xié)同平臺使用、業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)、檔案信息安全、人力資源、物力資源、財(cái)力資源、超前管理、實(shí)體管理、信息管理、檔案意識、利益驅(qū)動、目標(biāo)激勵(lì)、考核評價(jià)，主軸性編碼見表3。

表3 主軸性編碼

3.3 選擇性編碼

選擇性編碼是對主軸性編碼進(jìn)一步分析、歸納和完善的基礎(chǔ)上，提煉出核心的關(guān)系類別，將各范疇按邏輯關(guān)系納入到統(tǒng)一的理論框架中。核心范疇是對主軸范疇更深層次的歸納和挖掘。本研究通過對訪談資料和概念范疇的進(jìn)一步分析比較，提煉出“集團(tuán)企業(yè)檔案協(xié)同管理影響因素”這一核心范疇，由制度、技術(shù)、資源、內(nèi)容、動力5個(gè)主范疇構(gòu)成。集團(tuán)企業(yè)檔案協(xié)同管理的影響因素的理論模型如圖1所示。

圖1 集團(tuán)企業(yè)檔案協(xié)同管理的影響因素模型

3.4 理論飽和度檢驗(yàn)

理論飽和度是檢驗(yàn)所得理論是否完整的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是是否停止采樣的標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)收集新的數(shù)據(jù)時(shí)沒有產(chǎn)生新的概念類屬，可以視為理論飽和。研究者將剩余資料依次進(jìn)行三級編碼，發(fā)現(xiàn)所提取和建構(gòu)的范疇都可以歸納到原有的理論。后續(xù)研究者訪談省平臺其他公司分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和業(yè)務(wù)人員來檢驗(yàn)數(shù)據(jù)是否達(dá)到飽和，編碼結(jié)果顯示未出現(xiàn)新的概念和類屬，證明研究結(jié)果通過了理論飽和度檢驗(yàn)。

4 模型闡釋與分析

4.1 制度

企業(yè)檔案管理制度是為了規(guī)范公司檔案管理工作，維護(hù)檔案的準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全，實(shí)現(xiàn)檔案資源的科學(xué)管理和有效利用的規(guī)范性文件，包括宏觀層面由上級單位制定的統(tǒng)一管理辦法和落實(shí)到下屬企業(yè)各級部門的具體管理規(guī)范和工作細(xì)則。制度是實(shí)現(xiàn)協(xié)同管理的保障，完善的協(xié)同管理制度體系是組織、控制、協(xié)調(diào)檔案工作，有效整合集團(tuán)內(nèi)各公司、各部門、各個(gè)工作環(huán)節(jié)和生產(chǎn)要素之間協(xié)作關(guān)系的重要保證。

在檔案管理制度體系中，宏觀管理辦法規(guī)定了制度體系的發(fā)展方向和基本框架，微觀管理規(guī)范則是對制度的具體化，明確各項(xiàng)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)在實(shí)際環(huán)境中的運(yùn)用，為檔案工作提供科學(xué)化和規(guī)范化的指導(dǎo)。7家集體平臺企業(yè)主要依據(jù)國家電網(wǎng)頒布的統(tǒng)一規(guī)定和各企業(yè)自行制定的規(guī)范，基本涵蓋了文件歸檔、檔案整理與保管、檔案信息開發(fā)利用等內(nèi)容，有效推動檔案部門乃至整個(gè)企業(yè)協(xié)調(diào)穩(wěn)定的發(fā)展。但是尚存在許多不足之處，如規(guī)范內(nèi)容敘述過于簡略，覆蓋不夠全面，協(xié)調(diào)性差，存在實(shí)際無制度可依的情況；缺乏書面規(guī)范和指導(dǎo)手冊，實(shí)際操作性不強(qiáng)；文件形成和收集缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，存在遺漏、重復(fù)接收等問題；部分規(guī)范直接套用省公司辦法而忽略本部門實(shí)際。各項(xiàng)規(guī)定的不完善使7家企業(yè)在制度建設(shè)方面存在較大的盲區(qū)，導(dǎo)致文件的形成與管理缺乏科學(xué)指導(dǎo)與合理管控，進(jìn)而影響企業(yè)檔案工作的整體質(zhì)量。

4.2 技術(shù)

技術(shù)指檔案協(xié)同管理所依托的現(xiàn)代信息技術(shù)，包括協(xié)同辦公平臺使用和業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)開發(fā)和檔案信息安全防護(hù)。技術(shù)是發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)的關(guān)鍵路徑，也是整合各類資源和要素的重要手段。協(xié)同辦公系統(tǒng)可以將文檔管理整合到統(tǒng)一平臺上，有利于信息交流共享和部門合作辦公，實(shí)現(xiàn)資源有效整合和跨系統(tǒng)服務(wù)調(diào)用。研究中有5家公司加入國家電網(wǎng)統(tǒng)一規(guī)劃的“協(xié)同管理辦公系統(tǒng)”，給平時(shí)公司文件收發(fā)、流轉(zhuǎn)、審批、查詢都帶來了極大的便利。

企業(yè)的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)可以直接生成業(yè)務(wù)活動相關(guān)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)和文件，是對文件管理實(shí)施前端控制的重要平臺，通過業(yè)務(wù)辦公與檔案管理對接，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成與文檔管理一體化。研究中部分公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件管理的功能模塊欠缺，影響文件的真實(shí)性和完整性；部分業(yè)務(wù)系統(tǒng)與協(xié)同管理系統(tǒng)銜接不夠緊密，一些電子文件始終積壓在原單位，未納入檔案部門統(tǒng)一管理，給檔案的收集整理和查詢利用造成不便。

檔案信息安全是在檔案數(shù)字化背景下維護(hù)檔案信息內(nèi)容的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，防止檔案數(shù)據(jù)破壞、泄露、刪改給企業(yè)造成安全隱患和財(cái)產(chǎn)損失。檔案的信息安全風(fēng)險(xiǎn)主要來自網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊和非法用戶入侵，企業(yè)通常采用數(shù)據(jù)加密備份、用戶身份認(rèn)證、設(shè)置訪問權(quán)限、限制特定操作、安裝安全設(shè)備等途徑預(yù)防各類風(fēng)險(xiǎn)隱患。

4.3 資源

檔案協(xié)同管理的資源主要分為人力資源、物力資源、財(cái)力資源等，資源的優(yōu)化配置和有效利用是實(shí)現(xiàn)協(xié)同管理效益最佳化的基礎(chǔ)。人力資源指具有專業(yè)知識技能和實(shí)踐工作能力的檔案人才隊(duì)伍，是保障協(xié)同管理機(jī)制的重要智力資本。調(diào)研的7家單位均沒有專業(yè)的檔案管理人員，兼職人員檔案素質(zhì)普遍較低，沒有接受系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對具體檔案規(guī)范不夠熟悉，且人員流動頻繁、權(quán)責(zé)不明，嚴(yán)重影響檔案工作的質(zhì)量。

物力資源指支持檔案工作開展的物質(zhì)資料，具體指檔案管理所依賴的庫房、工具、設(shè)備等；庫房地址的選擇和基礎(chǔ)設(shè)施的配置對維護(hù)檔案的完整與安全意義重大，如果庫房容量過小，防火、防潮、防蟲、防盜等基本保障沒有落實(shí)到位，容易造成檔案材料的損壞或遺失；檔案裝具可以減少存取過程對檔案的磨損，延長檔案壽命；檔案信息化管理離不開高性能的服務(wù)器、安全設(shè)備、數(shù)字化加工設(shè)備及其他支撐設(shè)備等，傳統(tǒng)的掃描儀、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備也發(fā)揮基礎(chǔ)性的作用。

財(cái)力資源指公司對檔案管理的資金投入與分配。集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)有關(guān)規(guī)定和實(shí)際需求撥付一定資金專門用于投資補(bǔ)助和獎勵(lì)各單位部門檔案工作，為檔案管理提供重要的經(jīng)濟(jì)支撐。資金的支出范圍、預(yù)算安排、分配額度都會對檔案管理產(chǎn)生重要影響。研究中省公司設(shè)立專項(xiàng)資金每年撥付約20萬元用于檔案管理，主要用于購買管理檔案的配套設(shè)施和引入外包公司服務(wù)，側(cè)重資助檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理向低成本、高效率、智能化方向發(fā)展。

4.4 內(nèi)容

內(nèi)容指企業(yè)管理和生產(chǎn)經(jīng)營活動所形成的全部文檔信息資源，是協(xié)同管理的具體對象。內(nèi)容管理按工作流程可分為超前管理、實(shí)體管理和信息管理。超前管理是對文件的前端控制，指文件形成者在檔案人員協(xié)助、監(jiān)督和指導(dǎo)下將企業(yè)各項(xiàng)活動中產(chǎn)生的文件資料按歸檔清單進(jìn)行系統(tǒng)、全面地收集，統(tǒng)一移交到檔案室進(jìn)行規(guī)范化保存。為保證檔案的完整性和真實(shí)性，檔案人員需要將檔案管理向前延伸至文件形成與積累階段，實(shí)施有效的監(jiān)管和保護(hù)。

實(shí)體管理是對處于實(shí)體狀態(tài)的檔案進(jìn)行管理，主要分為收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)五個(gè)環(huán)節(jié)；通過接收和征集將分散在單位和個(gè)人的檔案有計(jì)劃、有組織的集中到檔案部門，實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和有效管控；然后將零散的檔案信息通過分類、組卷、編目形成條理清晰、層級明確的有序整體，記錄和還原企業(yè)各項(xiàng)活動的歷史聯(lián)系和真實(shí)面貌，為檔案查詢利用提供方便；同時(shí)定期審查已超出保管期限的檔案，對無保存價(jià)值的檔案加以銷毀，降低企業(yè)管理成本。為維護(hù)檔案的完整性與安全性，檔案部門需要通過提供一定的物質(zhì)條件對有價(jià)值的檔案實(shí)施安全保護(hù)，研究中部分公司因庫房資源有限，選擇將本單位的檔案資料寄存外包給專業(yè)公司，節(jié)約空間同時(shí)充分利用外部管理資源。同時(shí)檔案部門需要通過定量分析揭示檔案工作的現(xiàn)狀、水平和進(jìn)程，從而掌握檔案工作的總體狀態(tài)和發(fā)展趨勢，為檔案管理的政策制定和規(guī)劃布局提供信息支持。

信息管理是對虛擬狀態(tài)的檔案信息進(jìn)行加工處理與開發(fā)利用，包括檢索、編研和提供利用，檔案信息經(jīng)過系統(tǒng)整理和存儲后可以根據(jù)用戶需求進(jìn)行查詢利用，為企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展提供高質(zhì)量的信息與知識服務(wù)，才能成為真正意義的“資源”。檔案部門通過建立檢索利用體系，編制檢索工具，在系統(tǒng)平臺設(shè)置檢索端口，為用戶提供便捷高效的查詢利用服務(wù)。檔案編研是將各類檔案資料進(jìn)行篩選、加工、匯編，形成專門的文獻(xiàn)著述，深入挖掘檔案的潛藏價(jià)值，轉(zhuǎn)化為可共享的知識資源。檔案提供利用構(gòu)建檔案與廣大利用者的橋梁，通過提供檔案利用服務(wù)滿足用戶多樣化、全方位的需求來充分實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，發(fā)揮檔案工作的效益。

4.5 動力

檔案協(xié)同管理的動力主要指主觀層面的檔案意識與利益驅(qū)動以及客觀層面的目標(biāo)激勵(lì)與考核評價(jià)，對檔案管理機(jī)制的構(gòu)建具有重要的驅(qū)動作用。檔案意識指企業(yè)對檔案和檔案工作認(rèn)識、了解、熟悉和掌握的思維，對檔案價(jià)值、作用、地位的認(rèn)知水平?jīng)Q定企業(yè)各級人員對檔案工作的重視程度，對檔案管理各項(xiàng)法規(guī)辦法和操作規(guī)范的熟悉和掌握程度是衡量檔案人員業(yè)務(wù)能力的重要指標(biāo)，影響實(shí)際檔案工作的開展；檔案人員責(zé)任意識強(qiáng)弱決定其工作態(tài)度，是否明確其承擔(dān)的崗位職責(zé)，對檔案管理保持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度。

利益驅(qū)動指企業(yè)因?qū)嶋H利益需求選擇檔案協(xié)同管理的傾向，包括文檔管理需求、資源利用需求、檔案查詢需求和專業(yè)指導(dǎo)需求。企業(yè)及部門人員會處于自身發(fā)展需要和工作利益的考慮采取不同措施，希望加入?yún)f(xié)同管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)跨單位、跨部門合作辦公，加強(qiáng)文檔管理，促進(jìn)信息交流；有效利用其他平臺資源，推動企業(yè)檔案整體的數(shù)字化建設(shè)；將分散保管的檔案資料整合到統(tǒng)一平臺，方便檔案的查詢利用；獲得專業(yè)指導(dǎo)，推動檔案工作實(shí)踐的開展。

目標(biāo)激勵(lì)是企業(yè)通過設(shè)置合理的發(fā)展目標(biāo)，調(diào)動參與單位和員工的積極性，引導(dǎo)檔案事業(yè)朝規(guī)劃方向發(fā)展。檔案工作的目標(biāo)設(shè)置應(yīng)依據(jù)企業(yè)發(fā)展的客觀因素如政策環(huán)境變化、組織機(jī)構(gòu)改革、生產(chǎn)經(jīng)營活動擴(kuò)展，同時(shí)考慮成員單位和員工的發(fā)展期望、利益需求、可承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)與成本等，提高目標(biāo)價(jià)值和實(shí)現(xiàn)的可行性。

考核評價(jià)是對企業(yè)檔案工作開展的具體情況和相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行績效考核與管理評價(jià)，是集團(tuán)對各成員單位的檔案業(yè)務(wù)工作進(jìn)行監(jiān)督和管控的重要手段?？己藘?nèi)容可以包括從文件收集整理，到檔案的保管鑒定、信息開發(fā)利用全過程，考核主體包括集團(tuán)總部、單位業(yè)務(wù)部門和檔案室，考核方式是通過設(shè)置考核評價(jià)指標(biāo)，將考核結(jié)果與崗位績效掛鉤，督促各級人員認(rèn)真務(wù)實(shí)做好檔案工作。

5 協(xié)同管理實(shí)現(xiàn)路徑

5.1 制度協(xié)同

集團(tuán)應(yīng)以國家檔案法規(guī)和行業(yè)政策為基礎(chǔ)，以企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)為補(bǔ)充，構(gòu)建覆蓋全面、條理清晰的檔案協(xié)同管理制度體系。宏觀層面，形成集團(tuán)統(tǒng)一管理辦法，掌握檔案管理的發(fā)展方向和總體目標(biāo)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門、各領(lǐng)域檔案工作發(fā)展，統(tǒng)一各項(xiàng)管理規(guī)范和實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與集約化。

微觀層面，將協(xié)同管理制度具體落實(shí)到各項(xiàng)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)規(guī)范的建設(shè)與執(zhí)行。從實(shí)際出發(fā)，根據(jù)各部門業(yè)務(wù)活動的實(shí)際情況和文件管理的客觀規(guī)律，對檔案工作進(jìn)行合理規(guī)劃，保證制度的實(shí)用性；明確具體原則，細(xì)化管理標(biāo)準(zhǔn)，通過操作手冊、工作指南等詳細(xì)指導(dǎo)檔案工作進(jìn)程，提高制度的可執(zhí)行性；汲取專家意見根據(jù)國家政策法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的修訂和企業(yè)管理實(shí)踐的變化及時(shí)補(bǔ)充和完善現(xiàn)行的規(guī)范內(nèi)容，增強(qiáng)制度的先進(jìn)性。

5.2 技術(shù)協(xié)同

集團(tuán)應(yīng)立足自身信息化建設(shè)，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、移動通信等現(xiàn)代信息技術(shù)，針對集團(tuán)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜、業(yè)務(wù)領(lǐng)域廣泛、管理模式多樣化的特點(diǎn)，從提供企業(yè)統(tǒng)一信息服務(wù)，促進(jìn)跨部門、跨單位高效協(xié)作的角度，構(gòu)建以用戶為中心、以業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)、以流程為導(dǎo)航的協(xié)同辦公管理系統(tǒng)，將集團(tuán)內(nèi)所有數(shù)據(jù)和文件納入統(tǒng)一平臺下，實(shí)現(xiàn)企業(yè)規(guī)范文檔管理、促進(jìn)信息交流、推行無紙化辦公的目標(biāo)。

企業(yè)各部門業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)考慮文件生成和管理的需求，著重研發(fā)電子文件管理功能，加強(qiáng)對電子文件的前端控制。通過將業(yè)務(wù)系統(tǒng)和協(xié)同辦公系統(tǒng)的對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫交互、業(yè)務(wù)流程融合、多平臺集成管理，實(shí)現(xiàn)一站式、集約化的業(yè)務(wù)處理、文檔管理和數(shù)據(jù)資源共享。

此外企業(yè)需重視檔案的信息安全，加強(qiáng)檔案保密管理，提高檔案安全風(fēng)險(xiǎn)防控技術(shù)。企業(yè)可以通過數(shù)字簽名和傳輸加密保證信息流通的安全性，建立數(shù)據(jù)備份防止數(shù)據(jù)丟失或破壞，設(shè)置身份認(rèn)證和訪問權(quán)限限制非授權(quán)用戶的使用，禁止數(shù)據(jù)拷貝、文檔線下修改等操作防止數(shù)據(jù)泄露和惡意篡改，安裝防火墻隔離計(jì)算機(jī)病毒與黑客攻擊。

5.3 資源協(xié)同

①人力資源協(xié)同。培養(yǎng)一支理論基礎(chǔ)扎實(shí)、知識體系完備、業(yè)務(wù)技能過硬、思想素質(zhì)優(yōu)良的檔案人才隊(duì)伍，優(yōu)選檔案專業(yè)出身且積累一定工作經(jīng)驗(yàn)的人員。明確檔案管理的崗位責(zé)任與分工，增強(qiáng)檔案人員和其他職能部門人員的協(xié)調(diào)合作能力；加強(qiáng)檔案人員繼續(xù)教育，通過組織專題培訓(xùn)和日常宣傳工作提高檔案人員業(yè)務(wù)能力和服務(wù)意識。

②物力資源協(xié)同。修建規(guī)范的檔案庫房并完善配套設(shè)施，包括溫濕度調(diào)節(jié)和檢測設(shè)備、火災(zāi)預(yù)警系統(tǒng)、安全防盜裝置等，同時(shí)根據(jù)庫房規(guī)模和檔案種類配備相應(yīng)的專業(yè)檔案裝具如檔案密集架、防磁柜等。購置高配置電腦、專業(yè)掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等辦公設(shè)備，升級服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，優(yōu)化檔案管理的硬件環(huán)境。

③財(cái)力資源協(xié)同。針對實(shí)際工作需求和企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展需要設(shè)置專項(xiàng)資金，將檔案專項(xiàng)費(fèi)用作為一項(xiàng)固定投資納入集團(tuán)發(fā)展規(guī)劃中，同時(shí)統(tǒng)籌安排公司各單位各部門之間、檔案工作體系建設(shè)各要素間的資金使用和管理，做到突出重點(diǎn)、覆蓋全面、?？顚Ｓ?，通過多方聯(lián)合開發(fā)實(shí)現(xiàn)資金效益的最優(yōu)化。

5.4 內(nèi)容協(xié)同

具體而言，超前管理階段，檔案部門要加強(qiáng)業(yè)務(wù)文件的前端控制，監(jiān)督企業(yè)文件標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況，協(xié)助和指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員對項(xiàng)目文件進(jìn)行系統(tǒng)收集和規(guī)范整理；整合各部門生產(chǎn)與管理活動形成的文件目錄，制定通用的歸檔清單，明確檔案移交的范圍和時(shí)間。

實(shí)體管理階段，及時(shí)接收和征集形成單位的檔案，明確全宗檔案分類和整理組卷的方法，對案卷進(jìn)行系統(tǒng)的排列和編目；根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)管理活動情況和檔案的歷史文化價(jià)值科學(xué)劃分檔案的保管期限，定期審查、鑒定檔案的保存價(jià)值，對超出保管期限的檔案進(jìn)行集中銷毀并統(tǒng)一備案；加強(qiáng)檔案的保護(hù)和管理，以庫房空間、存儲工具等物質(zhì)條件為保障，以日常管理工作和專業(yè)技術(shù)措施為手段，維護(hù)檔案的完整與安全；完善檔案統(tǒng)計(jì)工作，做好檔案業(yè)務(wù)工作的登記，通過編寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表、檔案工作統(tǒng)計(jì)臺賬等形式，全面了解各單位部門檔案的收集、館藏和開發(fā)利用等情況，分析和總結(jié)檔案工作存在的短板與不足。

信息管理階段，規(guī)范檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)，建立完備的計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，編制功能齊全、簡單通用的檢索工具；加強(qiáng)檔案編研工作，深入了解館藏檔案資源，科學(xué)選擇編研課題，形成種類豐富、形式多樣的編研成果，既滿足用戶個(gè)性化的利用需求，又能使檔案資源通過多種途徑傳播和利用，擴(kuò)大檔案度工作的影響力。檔案部門應(yīng)熟知檔案形成和保管情況，充分調(diào)研組織單位和個(gè)人的利用需求，掌握檔案利用特點(diǎn)和規(guī)律，化被動為主動，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案利用服務(wù)。

5.5 動力協(xié)同

實(shí)現(xiàn)檔案管理動力協(xié)同首先要提高集團(tuán)的整體檔案意識，通過宣傳檔案事業(yè)取得的優(yōu)秀成果和服務(wù)企業(yè)發(fā)展的經(jīng)典案例，宣傳檔案相關(guān)法律法規(guī)和政策標(biāo)準(zhǔn)，讓企業(yè)內(nèi)部充分認(rèn)識檔案工作的重要價(jià)值；通過組織業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，開展檔案主題宣傳，學(xué)習(xí)檔案全生命周期管理的相關(guān)制度與規(guī)范，提高檔案管理員與業(yè)務(wù)人員對工作的熟悉和掌握程度。明確檔案管理主體職責(zé)，加強(qiáng)思想道德教育，使不同崗位人員各盡其職，踏實(shí)做好每一項(xiàng)檔案工作。

其次通過調(diào)研各單位的工作實(shí)際和組織人員的發(fā)展需求，分析各協(xié)同主體的發(fā)展差異和利益訴求，明確協(xié)同管理機(jī)制建設(shè)重點(diǎn)。以企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃為導(dǎo)向，以企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展為共同目標(biāo)分析企業(yè)發(fā)展的內(nèi)外部環(huán)境，制定切實(shí)可行的目標(biāo)管理方案，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)參與主體之間的關(guān)系，使成員單位和廣大職工的發(fā)展期望和利益需求與企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的總目標(biāo)相一致，形成協(xié)同發(fā)展、合作共贏的局面。

最后建立健全的檔案管理考核評價(jià)制度，將考核標(biāo)準(zhǔn)貫徹到檔案工作和業(yè)務(wù)管理的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，推動檔案考評工作的常態(tài)化；科學(xué)制定評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和權(quán)重，將考評結(jié)果與員工績效直接掛鉤，加大問責(zé)力度，約束檔案人員行為，促使其強(qiáng)化檔案意識，加強(qiáng)自身形象建設(shè)；落實(shí)考核評價(jià)主體責(zé)任，建立“集團(tuán)總部—成員單位—檔案部門”考核評價(jià)體系，實(shí)現(xiàn)對檔案管理的統(tǒng)一監(jiān)督和有效管控。

6 結(jié)論與展望

通過分析影響集團(tuán)企業(yè)檔案管理的核心因素，構(gòu)建檔案協(xié)同管理的理論模型，探索與企業(yè)現(xiàn)代化管理相配套的檔案協(xié)同管理路徑，本文對于完善現(xiàn)有的協(xié)同辦公系統(tǒng)，規(guī)范檔案科學(xué)管理流程，加強(qiáng)以服務(wù)企業(yè)發(fā)展需要為宗旨的檔案資源建設(shè)，建構(gòu)信息時(shí)代企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理模式，具有一定的理論價(jià)值和實(shí)踐意義。本文也存在不足之處：一、數(shù)據(jù)收集方面，本文收集的資料主要是通過實(shí)地調(diào)研和半結(jié)構(gòu)化訪談獲得的一手資料，而相關(guān)的二手資料收集較少。后續(xù)研究可以通過瀏覽官方網(wǎng)站、查閱公司年報(bào)、搜集新聞報(bào)道等渠道收集相關(guān)的文獻(xiàn)資料。二、案例分析方面，采用的是單案例研究，雖然可以有針對性地深入剖析企業(yè)現(xiàn)狀，通過收集大量原始資料歸納總結(jié)檔案協(xié)同管理的影響因素，但在普適性方面有所欠缺。在拓展研究中，可以從不同行業(yè)、不同地區(qū)入手，獲取多家集團(tuán)企業(yè)檔案管理的數(shù)據(jù)資料加以分析，以得出更具有普適性的結(jié)論。此外，各因素之間相互影響和聯(lián)系，存在中介、調(diào)節(jié)等效應(yīng)，需要進(jìn)一步的實(shí)證研究加以證明和補(bǔ)充。