羅新海/浙江廣播電視集團(tuán)

1 新時(shí)代干部人事檔案數(shù)字化的重要意義

1.1 干部人事檔案數(shù)字化的定義內(nèi)涵

1.1.1 干部人事檔案數(shù)字化的定義

《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（GB/T33870 -2017） 釋義：干部人事檔案數(shù)字化是指采用掃描儀等設(shè)備對(duì)干部人事檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲(chǔ)在磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并能夠被計(jì)算機(jī)識(shí)別，數(shù)字方式可信、可取和可用的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程[1]。簡(jiǎn)而言之，就是將數(shù)字技術(shù)有效應(yīng)用在傳統(tǒng)的干部人事檔案管理中，將傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，以實(shí)現(xiàn)用數(shù)字化對(duì)干部人事檔案材料進(jìn)行管理和利用。

1.1.2 時(shí)代發(fā)展賦予檔案數(shù)字化的新內(nèi)涵

為了貫徹新時(shí)代黨的組織路線，落實(shí)從嚴(yán)管理干部要求，充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍中的重要作用，推動(dòng)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，2018年11月，中央辦公廳出臺(tái)了《干部人事檔案工作條例》[2]。條例中增加了“干部人事數(shù)字檔案”相關(guān)說(shuō)明，明確了數(shù)字檔案在利用、轉(zhuǎn)遞和保密等方面，要按照紙質(zhì)檔案相關(guān)要求管理[3]。檔案數(shù)字化工作起始于原始紙質(zhì)檔案，最終成果是形成干部人事檔案數(shù)字化資源庫(kù)，并逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、管理規(guī)范化、使用便捷化，推進(jìn)檔案數(shù)字資源跨部門、跨層級(jí)、跨區(qū)域的共享利用。

1.2 干部人事檔案數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)價(jià)值

1.2.1 方便保存與查閱

現(xiàn)實(shí)中，各類單位干部人事檔案堪稱卷帙浩繁，調(diào)閱紙質(zhì)檔案費(fèi)時(shí)費(fèi)力，工作量大且效率不高。制作干部人事數(shù)字檔案，可極大提高工作效率，減輕不必要的工作負(fù)擔(dān)，加快組織人事工作整體節(jié)奏。若是檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)發(fā)生變遷，或是受其他主客觀條件限制，紙質(zhì)檔案難免出現(xiàn)丟失、遺漏或破損情況，數(shù)字檔案則可有效規(guī)避。此外，查閱數(shù)字檔案也可以避免辨認(rèn)字符難、關(guān)鍵頁(yè)數(shù)缺失等問題。同時(shí)還便于幫助新任領(lǐng)導(dǎo)到任后，迅速了解既有干部背景履歷，快速熟悉人員，有效開展工作。

1.2.2 有效降低信息泄露風(fēng)險(xiǎn)

進(jìn)一步完善干部人事檔案的保密管理工作，其本身也是加強(qiáng)干部工作的重要組成部分和具體工作要求。一方面，紙質(zhì)檔案數(shù)量極為繁多，管理復(fù)雜。如遇有心人企圖違規(guī)翻閱、調(diào)動(dòng)甚至篡改相關(guān)檔案，組織的人事信息就存在一定的泄露風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，數(shù)字時(shí)代閱檔者在網(wǎng)絡(luò)空間留下的“蛛絲馬跡”不會(huì)被輕易抹去，查閱數(shù)字檔案可以最大限度降低信息泄露風(fēng)險(xiǎn)，更好確保干部人事檔案信息安全。

1.3 便于追蹤干部成長(zhǎng)經(jīng)歷

數(shù)字時(shí)代，數(shù)據(jù)就是核心資源，足夠的數(shù)據(jù)往往能夠“量變引發(fā)質(zhì)變”，進(jìn)一步反映出更多內(nèi)容。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案雖記錄了干部不同階段的經(jīng)歷，但每一階段的表述方式存在差異，可視化難度較大，很難一目了然地綜合考察干部的學(xué)歷變化、學(xué)術(shù)成果、工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲情況等，難以直觀立體地判斷出干部在政治品德修養(yǎng)、理想信念教育、知識(shí)結(jié)構(gòu)改善、能力素質(zhì)提升等方面的成長(zhǎng)進(jìn)階、發(fā)展路徑。數(shù)字檔案經(jīng)過后臺(tái)算法分析，匹配干部數(shù)據(jù)信息，形成干部畫像、干部隊(duì)伍分析等信息，實(shí)現(xiàn)全流程、可視化“數(shù)據(jù)識(shí)人”。

1.4 打通檔案管理權(quán)限壁壘

在全面推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化工作后，只要獲得相關(guān)分級(jí)分類授權(quán)，單位層面、省域?qū)用婺酥羾?guó)家層面即可實(shí)現(xiàn)一鍵操作查檔調(diào)檔，即時(shí)獲取管轄權(quán)限范圍內(nèi)的干部人事檔案信息。通過數(shù)字平臺(tái)建設(shè)撬動(dòng)實(shí)際管理上的聯(lián)動(dòng)貫通，打通權(quán)限壁壘，提高管理效能，為加快干部工作系統(tǒng)性重塑、深化干部人事工作體制機(jī)制改革提供有力保障。

2 干部人事檔案數(shù)字化面臨的挑戰(zhàn)

浙江廣播電視集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱集團(tuán)）成立于2001年11月，直屬浙江省委、省政府，實(shí)行事業(yè)單位企業(yè)化管理。集團(tuán)下轄10個(gè)電視頻道、8個(gè)廣播頻率，以及中國(guó)藍(lán)新聞、中國(guó)藍(lán)TV、IPTV、新藍(lán)網(wǎng)、喜歡聽等新媒體渠道和平臺(tái)。由集團(tuán)出資平臺(tái)全資、控股的產(chǎn)業(yè)單位共27家，現(xiàn)有在職員工7200多人。近年來(lái)，隨著機(jī)構(gòu)編制改革深入推進(jìn)，集團(tuán)事業(yè)在編人員逐年減少，本級(jí)企業(yè)聘用制員工、下屬單位企業(yè)聘用制員工等企聘人員總數(shù)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過事業(yè)編制員工。同時(shí)，在日常干部人事工作中，上級(jí)組織部門對(duì)干部人事檔案數(shù)字化的要求也日益提升。作為企業(yè)化管理的事業(yè)單位，集團(tuán)員工數(shù)量眾多、用工層次相對(duì)復(fù)雜多樣，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化，是推動(dòng)集團(tuán)組織人事工作數(shù)字化改革的重要一環(huán)，同樣也面臨著艱巨的挑戰(zhàn)。

2.1 傳統(tǒng)干部人事檔案管理的復(fù)雜性

近年來(lái)，集團(tuán)干部人事檔案管理總體上工作比較規(guī)范，內(nèi)容比較完備，但在系統(tǒng)開展檔案專項(xiàng)審核工作時(shí)，也主動(dòng)發(fā)現(xiàn)了干部人事檔案管理中的復(fù)雜問題。主要集中在兩個(gè)方面：

其一，干部人事檔案數(shù)目較多且存放不集中。集團(tuán)干部員工人數(shù)較多、檔案總量較大。目前集團(tuán)干部人事檔案室在存干部檔案共2300余卷（含在職、離退休等），由省人才市場(chǎng)人事代理管理的集團(tuán)企聘人員檔案2400余卷，檔案分散存放的客觀限制給檔案專審工作帶來(lái)了一定困難。此外，近年來(lái)累計(jì)的干部檔案散件材料多達(dá)4萬(wàn)余份，分類入檔工作量巨大；其二，干部人事檔案內(nèi)容情況較為復(fù)雜。專審中我們發(fā)現(xiàn)不少處級(jí)干部經(jīng)歷較為復(fù)雜。由于客觀歷史原因，不少材料當(dāng)年未生成或在轉(zhuǎn)調(diào)過程中遺失，外調(diào)、補(bǔ)充原始檔案材料工作量大、工作難度高，集團(tuán)人事管理部門通過查漏補(bǔ)缺，千方百計(jì)補(bǔ)回檔案材料5000余份。在解決這兩類問題時(shí)，我們更加深刻認(rèn)識(shí)到干部人事檔案數(shù)字化的重要意義。

2.2 干部人事檔案數(shù)字化的現(xiàn)狀與難點(diǎn)

為逐一攻破集團(tuán)干部人事檔案管理的難點(diǎn)痛點(diǎn)，在解決實(shí)際問題時(shí)，我們探索邁上了干部人事檔案數(shù)字化之路。干部人事檔案數(shù)字化是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，對(duì)過去不少工作是一次系統(tǒng)性重塑，這離不開高效的管理、成熟的技術(shù)、專業(yè)的隊(duì)伍等方面的支撐。主要存在三方面提升空間。

2.2.1 數(shù)字化應(yīng)用程度有待進(jìn)一步提高

2019年，集團(tuán)通過招標(biāo)，在社會(huì)專業(yè)技術(shù)公司的幫助下，搭建了干部檔案管理信息系統(tǒng)，完成了處級(jí)干部和事業(yè)編制科級(jí)干部檔案數(shù)字化掃描制作近600卷14.6萬(wàn)頁(yè)，錄入目錄5.2萬(wàn)條，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字檔案采集、網(wǎng)絡(luò)借閱、審批及查詢利用等功能。不過，實(shí)際操作中，數(shù)字化應(yīng)用程度仍待提高。一方面，大部分企聘身份的科級(jí)干部人事檔案存放在人才市場(chǎng)，沒有實(shí)施統(tǒng)一的數(shù)字化管理，查閱調(diào)取檔案信息需派專人到人才市場(chǎng)。另一方面，日常工作中人事干部更傾向于到干部人事檔案室查閱紙質(zhì)檔案，數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)沒有充分體現(xiàn)。

2.2.2 設(shè)備及硬件條件有待進(jìn)一步改善

集團(tuán)干部人事檔案總量大，對(duì)設(shè)備和硬件場(chǎng)地要求相對(duì)較高。2020年，干部人事檔案庫(kù)房升級(jí)改造，物理隔斷了檔案庫(kù)房和閱檔區(qū)，并配套了七氟丙烷氣體滅火裝置，大幅提升了干部人事檔案的安全保管條件。但對(duì)照更高要求，檔案數(shù)字化專用辦公區(qū)域配備仍然不夠完善，暫沒有專門的數(shù)字檔案庫(kù)房，現(xiàn)代化辦公設(shè)備有待進(jìn)一步優(yōu)化。

2.2.3 專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)有待進(jìn)一步強(qiáng)化

集團(tuán)干部人事檔案管理隊(duì)伍主要存在三個(gè)“缺乏”。一是缺乏檔案學(xué)專業(yè)的科班人才，現(xiàn)從事干部人事檔案管理的工作人員，均為其他專業(yè)出身的人員在工作中邊學(xué)邊干，屬于“半路出家”。二是缺乏數(shù)字化專業(yè)人才，干部人事檔案數(shù)字化是一項(xiàng)技術(shù)性很強(qiáng)的工作，需要較為成熟的技術(shù)團(tuán)隊(duì)支撐保障，集團(tuán)在這方面缺乏專門的技術(shù)人才和技術(shù)體系。三是缺乏干部人事檔案管理專職人員，現(xiàn)從事干部人事檔案管理的工作人員均為多崗位兼職，既要從事檔案管理，又要兼顧其他綜合性工作，專業(yè)化水平仍需進(jìn)一步提高，工作精力需要進(jìn)一步保證。

3 干部人事檔案數(shù)字化的路徑探索

基于集團(tuán)干部人事檔案管理實(shí)際，加快推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化，有助于逐步攻克傳統(tǒng)檔案管理上的堵點(diǎn)難點(diǎn)。比如，檔案專審工作中，人事管理部門可進(jìn)一步集中力量、突出重點(diǎn)，對(duì)分開存放在集團(tuán)干部人事檔案室和省人才市場(chǎng)的檔案，通過數(shù)字化手段同步開展專項(xiàng)審核，降低工作難度。基于此背景，集團(tuán)加快推進(jìn)了干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)。

3.1 干部人事檔案數(shù)字化推進(jìn)路徑

集團(tuán)黨委始終高度重視干部人事檔案數(shù)字化工作，特別是自2019年以來(lái)，逐步加快推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化制度建設(shè)、平臺(tái)建設(shè)、隊(duì)伍建設(shè)這三大關(guān)鍵環(huán)節(jié)，系統(tǒng)性謀劃集團(tuán)干部人事檔案數(shù)字化的實(shí)施路徑，扎實(shí)推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化進(jìn)程。

一是高標(biāo)準(zhǔn)推進(jìn)制度建設(shè)。集團(tuán)人事管理部門認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹中共中央組織部、省委組織部關(guān)于干部人事檔案管理及其數(shù)字化的一系列決策部署，貫徹落實(shí)集團(tuán)黨委關(guān)于組織人事工作特別是干部人事檔案管理的一系列工作要求，對(duì)標(biāo)對(duì)表中央和省里的有關(guān)制度要求，不斷健全完善集團(tuán)干部人事檔案管理及數(shù)字化相關(guān)制度。研究制定了“干部人事檔案數(shù)字化錄入”“干部人事電子檔案查詢”“干部人事檔案室門禁管理”“干部人事檔案室保密管理”“干部人事檔案消防管理”等一系列規(guī)范舉措。2022年起，還專門在干部人事檔案室設(shè)立了“電子查檔區(qū)”“問詢區(qū)”“專審區(qū)”“辦理區(qū)”，相關(guān)制度“上墻上桌”。

二是高水平實(shí)施平臺(tái)建設(shè)。集團(tuán)從加強(qiáng)干部人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上著力，配備了數(shù)字化專用電腦、工作站、一體機(jī)、掃描儀等專用設(shè)備。積極謀劃推進(jìn)干部人事戰(zhàn)線的數(shù)字化改革，通過招標(biāo)繼續(xù)與社會(huì)技術(shù)公司合作，新建了集團(tuán)人力資源管理系統(tǒng)，并研究開發(fā)了干部人事檔案管理應(yīng)用模塊，從檔案信息采集、常規(guī)業(yè)務(wù)處理、電子查檔閱檔三個(gè)功能需求切入，力求打通集團(tuán)干部人事檔案管理與其他干部人事工作板塊之間的信息壁壘，推進(jìn)數(shù)據(jù)共享、互聯(lián)互通，更好確保干部“精密智選”，努力實(shí)現(xiàn)更高水平的干部人事管理數(shù)字化工作。

三是高質(zhì)量強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)。集團(tuán)在推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化工作中，始終把人才隊(duì)伍建設(shè)擺在核心位置，通過隊(duì)伍能力提升來(lái)實(shí)現(xiàn)工作的蝶變躍升。積極組織組工干部參加上級(jí)開展的一系列干部檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并通過干部人事檔案管理相關(guān)考試，豐富理論知識(shí)，提升能力本領(lǐng)。配齊配強(qiáng)干部人事檔案室的工作力量，補(bǔ)充干部人事檔案管理隊(duì)伍人員，還從集團(tuán)一線單位抽調(diào)相關(guān)骨干人員幫助做好檔案專審及數(shù)字化工作。此外，在集團(tuán)大力開展的“藍(lán)巨星優(yōu)才”計(jì)劃等校園招聘中，積極發(fā)現(xiàn)相關(guān)人才，多措并舉補(bǔ)充和強(qiáng)化集團(tuán)干部人事檔案數(shù)字化隊(duì)伍建設(shè)。

3.2 干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)一步思路構(gòu)想

中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳2 0 2 1 年印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出：到2025年，信息化與檔案事業(yè)各項(xiàng)工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實(shí)現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型[4]。這為集團(tuán)干部人事檔案數(shù)字化工作提供了思想指南和路徑方向。下一步，集團(tuán)干部人事檔案數(shù)字化工作將從以下四個(gè)方面重點(diǎn)突破。

一是在管理理念和管理模式方面，牢固樹立數(shù)字化的管理理念，創(chuàng)新應(yīng)用數(shù)字化的管理手段，思想上更加重視數(shù)字化工作，用現(xiàn)代化的干部人事管理科學(xué)系統(tǒng)來(lái)不斷優(yōu)化完善干部人事檔案管理模式。二是在專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)方面，不斷優(yōu)化完善集團(tuán)干部人事檔案管理專業(yè)隊(duì)伍，瞄準(zhǔn)懂檔案、懂技術(shù)、懂管理，更懂廣播電視業(yè)務(wù)、媒體融合發(fā)展的專業(yè)性、復(fù)合型人才，充實(shí)到干部人事檔案管理隊(duì)伍中來(lái)。對(duì)外，積極組織干部員工外出參加上級(jí)機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)；對(duì)內(nèi)，邀請(qǐng)專家來(lái)集團(tuán)講座，為集團(tuán)干部人事檔案管理戰(zhàn)線的廣大干部員工培訓(xùn)授課、充電賦能。三是在平臺(tái)建設(shè)方面，不斷優(yōu)化升級(jí)干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)，完善檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，加快實(shí)現(xiàn)集團(tuán)干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)與上級(jí)組織部門和集團(tuán)人事戰(zhàn)線的“上下貫通、左右聯(lián)通”，通過分級(jí)開放和查閱授權(quán)，努力實(shí)現(xiàn)最大化的數(shù)據(jù)共享，提高工作質(zhì)量和效能。四是在動(dòng)態(tài)管理方面，內(nèi)容層面，通過數(shù)字化手段和傳統(tǒng)管理方式相結(jié)合，對(duì)干部人事檔案動(dòng)態(tài)化更新、實(shí)時(shí)性補(bǔ)充，確保內(nèi)容準(zhǔn)確完整；制度層面，根據(jù)新形勢(shì)新要求，在干部人事檔案數(shù)字化工作實(shí)踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化完善制度。同時(shí)，不斷強(qiáng)化保密意識(shí)，嚴(yán)格做好保密管理。

干部人事檔案數(shù)字化不斷深入推進(jìn)，不僅更加精準(zhǔn)高效地完成干部人事檔案專項(xiàng)審核等工作，也有利于在干部教育培養(yǎng)、選拔任用、監(jiān)督管理上發(fā)揮出更大作用。特別是在大力培養(yǎng)選拔年輕干部上，干部人事檔案數(shù)字化可以起到長(zhǎng)期追蹤培養(yǎng)年輕干部，深入了解干部的個(gè)人經(jīng)歷與能力，提高后續(xù)選任干部工作質(zhì)量的重要且獨(dú)特的作用。

人才是第一生產(chǎn)力，人才是第一資源，人才是競(jìng)爭(zhēng)之本。浙江廣播電視集團(tuán)黨委高度重視人才工作，大力支持和充分保障干部人事檔案管理及其數(shù)字化工作，集團(tuán)人事管理部門堅(jiān)持以高標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)作風(fēng)扎實(shí)做好干部人事檔案及其數(shù)字化工作。而從推進(jìn)組織人事戰(zhàn)線數(shù)字化改革，進(jìn)一步提升工作質(zhì)效的角度來(lái)看，本文認(rèn)為，數(shù)字化就是下一步干部人事檔案管理工作的重點(diǎn)攻堅(jiān)方向。一方面，著眼當(dāng)前，隨著干部人事檔案數(shù)字化的推行，有利于進(jìn)一步完善干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，確保工作成效；另一方面，放眼未來(lái)，干部人事檔案數(shù)字化也能在“夯基固本”的層面，為組織人事工作賦能強(qiáng)基，有利于在“兩個(gè)先行”中推進(jìn)組織人事工作數(shù)字化改革，有利于全國(guó)和全省層面干部人事統(tǒng)籌管理、整體智治，有利于進(jìn)一步深化干部人事制度改革，推進(jìn)事業(yè)發(fā)展。