國(guó) 測(cè)/中國(guó)土木工程集團(tuán)有限公司

戴柏清/中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院

伴隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷深入和我國(guó)對(duì)外開(kāi)放等重大戰(zhàn)略部署的推進(jìn)，我國(guó)企業(yè)紛紛走出國(guó)門(mén)，在境外設(shè)立子公司并參與國(guó)際工程項(xiàng)目建設(shè)。在此背景下，境外檔案管理的價(jià)值也日益顯現(xiàn)，企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目過(guò)程中形成的原始憑證，既是爭(zhēng)端處理、法律訴訟及合規(guī)控制等維護(hù)企業(yè)權(quán)益和法規(guī)遵從的重要工具，也是保障企業(yè)科學(xué)決策和促進(jìn)國(guó)有資產(chǎn)增值保值的信息資源和知識(shí)資產(chǎn)。

由于境外市場(chǎng)規(guī)模不斷增大，項(xiàng)目工程類(lèi)企業(yè)采取的商業(yè)模式更加多樣化，從原來(lái)的C（施工總承包）到EPC（工程總承包）、EPC+F（工程總承包+融資）、EPC+O（工程總承包+運(yùn)營(yíng)）[1]，涉及的單位不斷增多、主體更為復(fù)雜，檔案來(lái)源廣泛、數(shù)量龐大、管理復(fù)雜，傳統(tǒng)的檔案管理面臨巨大挑戰(zhàn)。

檔案管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控是檔案管理工作的重要內(nèi)容之一。2021年6月，中辦、國(guó)辦印發(fā)《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，明確將“貫徹總體國(guó)家安全觀，統(tǒng)籌發(fā)展和安全，堅(jiān)持底線(xiàn)思維，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控，加強(qiáng)應(yīng)急管理，壓實(shí)安全責(zé)任，確保檔案安全”[2]列為五大工作原則之一。新形勢(shì)下，企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理所面臨的風(fēng)險(xiǎn)因素已從單一性風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)向綜合性風(fēng)險(xiǎn)，既有外部環(huán)境與信息技術(shù)的沖擊，也有商業(yè)化模式轉(zhuǎn)型與發(fā)展時(shí)所產(chǎn)生的沖擊。在這種背景下，風(fēng)險(xiǎn)管理成為企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理不容忽視的現(xiàn)實(shí)需求。現(xiàn)階段，學(xué)界基于企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理的研究集中于管理體制[3]、監(jiān)管法規(guī)[4]、實(shí)踐啟示[5]、現(xiàn)實(shí)問(wèn)題及路徑[6]等方面，針對(duì)項(xiàng)目檔案管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控這一主題鮮有觸及。即便有學(xué)者提出境外檔案風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和管理的重要性，也主要局限于理念層面，缺乏整體性思考和解決措施。鑒于此，本文基于WSR系統(tǒng)方法論進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，提出應(yīng)對(duì)策略，形成一套綜合集成的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控方法，旨在為我國(guó)企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控實(shí)踐提供參考。

1 WSR系統(tǒng)方法論與企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理風(fēng)險(xiǎn)

1.1 WSR方法論

“物理—事理—人理”方法論（Wuli-Shili-Renli System Approach，簡(jiǎn)稱(chēng)WSR方法論）是由中國(guó)系統(tǒng)科學(xué)專(zhuān)家顧基發(fā)等根據(jù)錢(qián)學(xué)森、徐國(guó)志等學(xué)者的系統(tǒng)理論總結(jié)并提出的系統(tǒng)方法論[7]。WSR系統(tǒng)方法論主要運(yùn)用已有的科學(xué)技術(shù)知識(shí)，整合社會(huì)科學(xué)、行為科學(xué)等多個(gè)學(xué)科知識(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)某一復(fù)雜系統(tǒng)的有效管理[8]。在處理復(fù)雜問(wèn)題的過(guò)程中，WSR系統(tǒng)方法論從事實(shí)、事物之間的聯(lián)系以及人在事物發(fā)展過(guò)程中所起的作用三方面展開(kāi)分析。

企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理風(fēng)險(xiǎn)與防控是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，包括項(xiàng)目全過(guò)程中前期風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、中期應(yīng)對(duì)策略以及后期動(dòng)態(tài)反饋和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)。企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理的復(fù)雜性使得其管理風(fēng)險(xiǎn)同樣呈現(xiàn)復(fù)雜性。如企業(yè)境外工程項(xiàng)目時(shí)間周期較長(zhǎng)，立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、完工、檢查和驗(yàn)收的時(shí)間跨度較大，因此工程項(xiàng)目檔案管理的范圍也比較廣，工程項(xiàng)目從施工到結(jié)束涉及各類(lèi)資料，囊括日常管理性文件以及相關(guān)技術(shù)性較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)資料，工程項(xiàng)目檔案的多樣性加大了境外工程項(xiàng)目檔案資料管控的難度。為避免和減少風(fēng)險(xiǎn)給檔案管理帶來(lái)的負(fù)面影響，需要從更全面、綜合的視角來(lái)分析項(xiàng)目檔案風(fēng)險(xiǎn)管理，需要進(jìn)行“全面”“全程”“全員”管控，對(duì)內(nèi)部控制的物、事、人進(jìn)行系統(tǒng)安排。WSR系統(tǒng)方法論能利用綜合與集成、系統(tǒng)與分解的思想有效解決復(fù)雜層次的問(wèn)題，為企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案風(fēng)險(xiǎn)防控提供具體方法和思路。

1.2 企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的WSR分析框架

企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是一項(xiàng)包括內(nèi)外部眾多因素的復(fù)雜過(guò)程，需要綜合考慮各方面情況，對(duì)境外工程項(xiàng)目檔案風(fēng)險(xiǎn)管理問(wèn)題進(jìn)行系統(tǒng)分析。工程項(xiàng)目檔案管理風(fēng)險(xiǎn)從項(xiàng)目構(gòu)思到批準(zhǔn)立項(xiàng)前期策劃階段就存在，直到項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、計(jì)劃、施工、建設(shè)，貫穿項(xiàng)目整個(gè)生命周期。WSR方法論強(qiáng)調(diào)從客觀物質(zhì)及規(guī)律、聯(lián)系出發(fā)，強(qiáng)調(diào)管理和組織方法的重要性，并深度考慮人在系統(tǒng)中的作用。企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理風(fēng)險(xiǎn)需要重點(diǎn)考慮企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理的特性，首先，加入“整體與局部”思想，綜合考慮管理環(huán)境、業(yè)務(wù)流程與人員組織的風(fēng)險(xiǎn)；其次，融入“平戰(zhàn)結(jié)合”思想，全面考慮突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)管理和日常風(fēng)險(xiǎn)管理。因此，筆者認(rèn)為對(duì)于企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案風(fēng)險(xiǎn)管理這一復(fù)雜問(wèn)題，可從三方面展開(kāi)：第一，注重“物理”完善，對(duì)客觀存在的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行調(diào)查分析，認(rèn)清企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案風(fēng)險(xiǎn)管理所面臨的自然環(huán)境、社會(huì)環(huán)境等客觀事實(shí)和內(nèi)外部因素；第二，注重“事理”規(guī)劃，識(shí)別包括業(yè)務(wù)流程、方法和模式等具體實(shí)踐活動(dòng)方面的風(fēng)險(xiǎn)；第三，注重“人理”協(xié)同，確定需要協(xié)同的對(duì)象以及系統(tǒng)中對(duì)象之間的關(guān)系及其變化風(fēng)險(xiǎn)。

2 基于WSR系統(tǒng)方法論的企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

2.1 物理層面的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

物理層面是整個(gè)檔案管理風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的前提，是系統(tǒng)所面臨的自然環(huán)境、物質(zhì)運(yùn)動(dòng)等客觀存在[9]。本文提出的企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理物理風(fēng)險(xiǎn)是指建設(shè)過(guò)程所面對(duì)的主客觀環(huán)境以及建設(shè)主體及其所處的社會(huì)和制度環(huán)境等，主要包括政治風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、社會(huì)文化風(fēng)險(xiǎn)、所處環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)等。

一是政治風(fēng)險(xiǎn)。政治風(fēng)險(xiǎn)是指企業(yè)境外項(xiàng)目所在東道國(guó)的政治環(huán)境或東道國(guó)與其他國(guó)家政治關(guān)系變化以及外國(guó)資本的態(tài)度變動(dòng)所帶來(lái)的不確定性。在全球地緣政治格局和經(jīng)濟(jì)貿(mào)易關(guān)系的復(fù)雜化和網(wǎng)絡(luò)化的背景下，無(wú)論是境外國(guó)家政治機(jī)構(gòu)、經(jīng)濟(jì)政策的壓力，還是東道國(guó)內(nèi)部戰(zhàn)爭(zhēng)戰(zhàn)亂等不可預(yù)測(cè)性的危機(jī)，都可能對(duì)境外工程項(xiàng)目檔案產(chǎn)生一定程度的物理破壞。如中東地區(qū)的敘利亞、阿富汗、伊拉克，南亞地區(qū)的巴基斯坦等地局勢(shì)緊張，境外工程項(xiàng)目檔案安全受到嚴(yán)重威脅。

二是法律風(fēng)險(xiǎn)。我國(guó)企業(yè)獲得“走出去”機(jī)會(huì)后，受到所在國(guó)家或地區(qū)的監(jiān)管和約束，面臨著完全被動(dòng)的法律環(huán)境。不同國(guó)家和地區(qū)的檔案法律存在差異，對(duì)檔案的處置和流動(dòng)要求各有側(cè)重。如針對(duì)檔案管轄權(quán)的歸屬問(wèn)題會(huì)在工程項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中產(chǎn)生沖突，跨境移交檔案和傳輸數(shù)據(jù)都會(huì)受到所在國(guó)家和地區(qū)的法律限制。

三是社會(huì)文化風(fēng)險(xiǎn)。不同國(guó)家和地區(qū)的社會(huì)文化受到政治、經(jīng)濟(jì)、風(fēng)俗習(xí)慣、宗教以及價(jià)值觀念等因素的影響，企業(yè)境外工程項(xiàng)目不同的參與和經(jīng)營(yíng)模式也給工程項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)不確定性。由于所在國(guó)家或地區(qū)缺少檔案管理的歷史文化傳統(tǒng)，企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，未形成明確的檔案移交程序和要求，導(dǎo)致歸檔不及時(shí)、檔案不完整。

四是所處環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)。洪澇、臺(tái)風(fēng)、地震、火災(zāi)等災(zāi)害會(huì)對(duì)企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案安全管理帶來(lái)巨大風(fēng)險(xiǎn)，環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)的不確定性和危害性使得企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)一步加大。

2.2 事理層面的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

事理是風(fēng)險(xiǎn)管理的關(guān)鍵，本文提出的企業(yè)境外檔案管理事理風(fēng)險(xiǎn)包括基礎(chǔ)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、基礎(chǔ)設(shè)施風(fēng)險(xiǎn)以及資源建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)。

第一，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。首先，在形成環(huán)節(jié)，由于企業(yè)境外工程項(xiàng)目很少設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理機(jī)構(gòu)或安排專(zhuān)職的檔案管理人員，各部門(mén)形成的檔案由自己保管，在檔案形成階段缺乏統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案資源分散、文檔管控不嚴(yán)格。其次，在歸檔環(huán)節(jié)，企業(yè)境外工程項(xiàng)目中較重視工程檔案綜合文件，如與項(xiàng)目業(yè)主、監(jiān)理、分包間的往來(lái)信件、項(xiàng)目最終的竣工驗(yàn)收以及各種類(lèi)型的證明材料，而容易忽視其他檔案材料。再次，在利用環(huán)節(jié)，由于工程項(xiàng)目檔案分散保管，大量文件未整理成檔案，加之地域運(yùn)輸?shù)南拗?，?dǎo)致境外工程檔案的信息化工作尚未有效開(kāi)展，無(wú)法提供國(guó)內(nèi)開(kāi)發(fā)利用。

第二，基礎(chǔ)設(shè)施風(fēng)險(xiǎn)。受到成本控制和項(xiàng)目規(guī)模的影響，企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理環(huán)境不太理想。境外工程項(xiàng)目一般租用辦公場(chǎng)所，檔案管理場(chǎng)所受限，有些甚至并未設(shè)立專(zhuān)門(mén)的庫(kù)房，與辦公場(chǎng)所合二為一，導(dǎo)致檔案實(shí)體和檔案信息安全無(wú)法得到有效保障。除此之外，多數(shù)企業(yè)境外工程檔案管理屬于“手工作坊”的管理階段，缺少先進(jìn)的管理設(shè)備，一些技術(shù)防范措施不易到位，針對(duì)敏感檔案的數(shù)據(jù)和信息也無(wú)法與普通文件材料實(shí)施物理隔離和網(wǎng)絡(luò)隔離。

第三，資源建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)。一方面，企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案面臨著所在國(guó)的法律法規(guī)、海關(guān)監(jiān)管、運(yùn)輸條件和成本的限制，很難將檔案進(jìn)行有效集中整理、歸檔和保存，在運(yùn)輸過(guò)程中可能受到各種因素影響和限制，導(dǎo)致檔案資源損毀或流失。另一方面，由于境外工程項(xiàng)目所在國(guó)家和地區(qū)可能存在網(wǎng)絡(luò)、通訊和交通等基礎(chǔ)設(shè)施不完善的情況，檔案無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效數(shù)字化，檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)和有效的網(wǎng)絡(luò)傳輸和利用，使得企業(yè)境外工程檔案資源成為漂浮在異國(guó)的“孤島”。

2.3 人理層面的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

人理元是管理的核心保障，是對(duì)物理元和事理元的統(tǒng)一協(xié)調(diào)，在整個(gè)風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程中起到至關(guān)重要的協(xié)調(diào)作用。本文提出的企業(yè)境外檔案管理人理風(fēng)險(xiǎn)包括人員能力風(fēng)險(xiǎn)、人員數(shù)量風(fēng)險(xiǎn)、人員保密風(fēng)險(xiǎn)。

第一，人員能力風(fēng)險(xiǎn)。人員能力風(fēng)險(xiǎn)包括項(xiàng)目管理人員與檔案管理人員經(jīng)驗(yàn)知識(shí)和技術(shù)水平在檔案管理過(guò)程中可能造成的風(fēng)險(xiǎn)。由于外部自然環(huán)境和社會(huì)環(huán)境的不穩(wěn)定性，處理各種突發(fā)事件以及保護(hù)檔案的應(yīng)變能力也是重要影響因素。但由于企業(yè)境外工程項(xiàng)目周期較長(zhǎng)，項(xiàng)目檔案管理工作可能會(huì)因人員離職、流動(dòng)頻繁、工作交接不徹底等因素呈現(xiàn)無(wú)序狀態(tài)。

第二，人員數(shù)量風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)境外工程的工作條件與國(guó)內(nèi)往往具有一定差距，諸多主客觀因素會(huì)導(dǎo)致檔案人員的配備不足，有些項(xiàng)目部門(mén)甚至未設(shè)置專(zhuān)職檔案管理崗位。在現(xiàn)實(shí)工作中，檔案人員除了要負(fù)責(zé)參建單位移交檔案的規(guī)范性和完整性，還要負(fù)責(zé)相關(guān)人員的培訓(xùn)。而測(cè)量單位、監(jiān)理單位、施工單位等多個(gè)參建單位移交的文件材料多達(dá)上千卷，檔案人員數(shù)量的不足會(huì)嚴(yán)重影響檔案工作進(jìn)程和質(zhì)量。

第三，人員保密風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案可能包含企業(yè)資信證明等憑證性檔案或技術(shù)說(shuō)明、儀器設(shè)備等重要價(jià)值性檔案資料。因此，檔案保密工作也是風(fēng)險(xiǎn)管理中不容忽視的重要內(nèi)容。受企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理環(huán)境的影響，大部分檔案人員是未取得崗位資格證書(shū)或是未經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)的，這都將為檔案保密工作帶來(lái)潛在風(fēng)險(xiǎn)。

3 基于WSR系統(tǒng)方法論的企業(yè)境外工程檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控策略

3.1 物理層面風(fēng)險(xiǎn)防控

3.1.1 引導(dǎo)企業(yè)強(qiáng)化檔案的合規(guī)管理力度

強(qiáng)化合規(guī)管理是防范因外部法律環(huán)境變化、內(nèi)部違反法律及監(jiān)管要求等行為給企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理帶來(lái)的政治風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)。引導(dǎo)企業(yè)強(qiáng)化境外工程項(xiàng)目檔案的合規(guī)管理力度，首先要做好合規(guī)研判工作。在項(xiàng)目建設(shè)前期通過(guò)對(duì)項(xiàng)目所在國(guó)家檔案管理政策趨勢(shì)研究、相關(guān)規(guī)制調(diào)研、案例分析等，調(diào)研工程項(xiàng)目檔案管理的政治和法律環(huán)境，并有效滲透給檔案管理人員，形成良好的合規(guī)管理意識(shí)。其次要構(gòu)建以“雙重遵從”為基礎(chǔ)的制度體系，積極規(guī)避政治和法律風(fēng)險(xiǎn)。在充分遵從本國(guó)及項(xiàng)目所在國(guó)家和地區(qū)的法律規(guī)定和檔案管理制度的基礎(chǔ)上，對(duì)文件的編制、收集、整理、歸檔、保管、利用、處置的全生命周期業(yè)務(wù)流程進(jìn)行設(shè)計(jì)，在滿(mǎn)足雙邊法律要求的基礎(chǔ)上合法有序地指導(dǎo)境外檔案管理工作。再次要把政治和法律觀念融入日常檔案管理工作，對(duì)政治和法律環(huán)境進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤。檔案部門(mén)需要聯(lián)合法律部門(mén)定期進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，并根據(jù)評(píng)估結(jié)果及時(shí)修改和更新檔案管理制度，確保雙邊法律要求，提供更全面、科學(xué)、合法的檔案管理制度。

3.1.2 增強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案的證據(jù)資產(chǎn)意識(shí)

受項(xiàng)目所在國(guó)社會(huì)文化因素的影響，一些檔案管理部門(mén)雖然能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，但大多把檔案作為一種日常辦公形成的文件，檔案意識(shí)不強(qiáng)。而在國(guó)際貿(mào)易爭(zhēng)端日益頻繁的復(fù)雜背景下，必須充分認(rèn)識(shí)境外工程項(xiàng)目檔案的價(jià)值，有必要將“檔案”提升到“證據(jù)”和“資產(chǎn)”的高度進(jìn)行管理。首先，培育企業(yè)境外工程檔案的證據(jù)意識(shí)，把企業(yè)境外工程檔案作為維護(hù)自身權(quán)益、解決貿(mào)易爭(zhēng)端的可追溯性證明。其次，在檔案部門(mén)的促進(jìn)和推動(dòng)下，將境外工程項(xiàng)目檔案上升為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，納入統(tǒng)一管控范疇，在人財(cái)物等方面加大保障力度，確保企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案的有效管理。

3.1.3 實(shí)行工程檔案變換介質(zhì)和異地備份

近年來(lái)各類(lèi)自然災(zāi)害和社會(huì)事件頻發(fā)，也給企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案帶來(lái)管理風(fēng)險(xiǎn)和嚴(yán)重威脅。檔案管理實(shí)現(xiàn)異地備份和變換介質(zhì)是當(dāng)前降低風(fēng)險(xiǎn)、實(shí)現(xiàn)境外工程項(xiàng)目檔案安全保管的有效策略?？蓪?shí)行工程項(xiàng)目檔案介質(zhì)變換，主要是指將檔案信息的存儲(chǔ)載體變換為其他載體，實(shí)現(xiàn)雙載體或多載體的儲(chǔ)存?zhèn)浞?。異地備份是指?shí)行遠(yuǎn)距離、跨區(qū)域的異地備份機(jī)制，防止因各種風(fēng)險(xiǎn)因素導(dǎo)致檔案實(shí)體和檔案信息無(wú)法修復(fù)。備份技術(shù)、備份地點(diǎn)的選擇都是日后實(shí)施異地備份需重點(diǎn)考慮的問(wèn)題，如可利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立“異地備份數(shù)據(jù)庫(kù)”、利用移動(dòng)存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行在線(xiàn)或離線(xiàn)備份。實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)異地備份也要根據(jù)項(xiàng)目所在國(guó)或地區(qū)的實(shí)際情況而定，確保檔案絕對(duì)安全才是核心要義。

3.2 事理層面風(fēng)險(xiǎn)防控

3.2.1 加強(qiáng)項(xiàng)目檔案重要節(jié)點(diǎn)的管控力度

企業(yè)境外工程項(xiàng)目時(shí)間周期較長(zhǎng)，檔案管理往往根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模的不同有不同的管理任務(wù)，因此應(yīng)根據(jù)企業(yè)境外工程項(xiàng)目不同階段，調(diào)整檔案管理工作重點(diǎn)和管控力度。在項(xiàng)目建設(shè)前期，應(yīng)重點(diǎn)配合項(xiàng)目投資、項(xiàng)目管理等環(huán)節(jié)確定該項(xiàng)目的工作重點(diǎn)和歸檔范圍，并據(jù)此確定該項(xiàng)目歸檔事項(xiàng)清單，為重要檔案的齊全完整提供保證。在項(xiàng)目建設(shè)中期，重點(diǎn)是進(jìn)行過(guò)程管控和跟蹤指導(dǎo)，重點(diǎn)關(guān)注往來(lái)信函、重要合同、會(huì)計(jì)檔案、企業(yè)資產(chǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要檔案的收集工作，并根據(jù)項(xiàng)目所在國(guó)的政策盡可能將檔案分批運(yùn)回國(guó)內(nèi)。在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)期，按照當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)及時(shí)做好檔案整理、鑒定和移交等工作，及時(shí)采取異質(zhì)異地備份、鑒定銷(xiāo)毀、安全保管等措施。

3.2.2 加強(qiáng)檔案管理內(nèi)部控制和過(guò)程管理

第一，加強(qiáng)國(guó)內(nèi)上級(jí)檔案管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。首先，企業(yè)應(yīng)克服主觀困難，為國(guó)內(nèi)檔案業(yè)務(wù)人員出境創(chuàng)造條件，確保國(guó)內(nèi)部門(mén)能對(duì)境外工程項(xiàng)目檔案管理實(shí)行定期監(jiān)督和指導(dǎo)。其次，加強(qiáng)對(duì)境外工程項(xiàng)目檔案管理的自檢自查，實(shí)施分級(jí)分層次監(jiān)督，先由境外檔案管理部門(mén)考察，再由檔案主管部門(mén)和上級(jí)企業(yè)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)共同考核，有效實(shí)現(xiàn)對(duì)境外項(xiàng)目檔案內(nèi)部控制。

第二，重視文件的過(guò)程管理。企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案一般由承包商先收集整理項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)文件材料，在項(xiàng)目竣工后再統(tǒng)一移交至業(yè)主。前期強(qiáng)行要求將檔案進(jìn)行移交是不現(xiàn)實(shí)的，因此可以要求業(yè)務(wù)部門(mén)將檔案目錄移交檔案部門(mén)，實(shí)現(xiàn)檔案部門(mén)定期檢查和過(guò)程管控。必要時(shí)檔案管理部門(mén)可以主動(dòng)向各部門(mén)提供技術(shù)支持和檔案管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)境外工程檔案的全過(guò)程質(zhì)量管控。

3.2.3 實(shí)現(xiàn)境外項(xiàng)目檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型

充分利用數(shù)字技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是保證檔案安全管理的必要手段。首先，明確企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型重點(diǎn)任務(wù)。不同工程項(xiàng)目檔案的基本特征、原件質(zhì)量、記錄內(nèi)容等都不盡相同，應(yīng)根據(jù)境外項(xiàng)目檔案管理需要，明確檔案掃描、圖像處理、網(wǎng)絡(luò)掛接、檔案數(shù)字化范圍和系統(tǒng)建設(shè)等內(nèi)容，分清輕重緩急，確定哪些檔案需要優(yōu)先數(shù)字化和信息化，將有限財(cái)力應(yīng)用在關(guān)鍵階段。其次，完善檔案信息化建設(shè)所應(yīng)用的關(guān)鍵技術(shù)。如檔案管理系統(tǒng)建設(shè)可結(jié)合境外檔案管理需要研發(fā)多語(yǔ)言的單機(jī)版，確保有效管理境外工程項(xiàng)目檔案。除此之外，必要時(shí)可進(jìn)行檔案信息化業(yè)務(wù)外包，通過(guò)簽訂合同將整體或是部分檔案工作委托第三方專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)和力量協(xié)助完成。為確保安全，可由一家規(guī)模較大、實(shí)力較強(qiáng)的國(guó)有企業(yè)境外機(jī)構(gòu)牽頭，建立可供當(dāng)?shù)刂匈Y企業(yè)共同使用的檔案庫(kù)房，配備具有檔案專(zhuān)業(yè)技能的專(zhuān)職人員管理檔案并提供服務(wù)[10]。

3.3 人理層面風(fēng)險(xiǎn)防控

3.3.1 厘清管理組織體系及權(quán)責(zé)分配

由于企業(yè)境外工程項(xiàng)目參建單位較多，厘清檔案管理組織和權(quán)責(zé)分配才能有效推動(dòng)工程項(xiàng)目檔案管理的有序化和規(guī)范化。首先，應(yīng)確保企業(yè)境外檔案管理人員數(shù)量充足，解決人員配備不足的問(wèn)題。如總承包單位應(yīng)成立與項(xiàng)目規(guī)模相符合的檔案管理組織機(jī)構(gòu)，確保檔案工作有序進(jìn)行。將檔案管理崗位從資料員崗轉(zhuǎn)換為技術(shù)崗，配備檔案專(zhuān)業(yè)的科班人員，保障檔案管理人員隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)水平。其次，厘清中央企業(yè)總部、所屬?lài)?guó)內(nèi)投資主體或母公司、所屬境外單位這三級(jí)檔案管理層級(jí)的職責(zé)分工和崗位設(shè)置，厘清境外業(yè)務(wù)部門(mén)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)的關(guān)系，明確各個(gè)參建單位、各部門(mén)的檔案管理工作職責(zé)和責(zé)任范圍，定員定崗，實(shí)行統(tǒng)一的管理、制度、標(biāo)準(zhǔn)和考核，實(shí)現(xiàn)企業(yè)境外建設(shè)項(xiàng)目檔案管理跟蹤考核和檢查。

3.3.2 提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平

首先，在境外工程項(xiàng)目開(kāi)始前應(yīng)開(kāi)展檔案安全知識(shí)教育，定期組織公司范圍內(nèi)的檔案業(yè)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)。在項(xiàng)目開(kāi)展過(guò)程中應(yīng)通過(guò)現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、視頻教學(xué)、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議等形式對(duì)企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案實(shí)施有效監(jiān)管，提高境外檔案管理人員在檔案收、管、存、用等方面的基礎(chǔ)能力。其次，未來(lái)檔案管理自動(dòng)化和信息化建設(shè)，將對(duì)檔案工作人員關(guān)于數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)操作等業(yè)務(wù)技能提出新要求，在進(jìn)行技能培訓(xùn)時(shí)有針對(duì)性地對(duì)縮微攝影技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、檔案實(shí)體修復(fù)技術(shù)等相關(guān)技術(shù)和安全技術(shù)進(jìn)行普及，擴(kuò)大技術(shù)型人才隊(duì)伍，提高項(xiàng)目工程檔案信息安全管理能力。除此之外，國(guó)外環(huán)境復(fù)雜多變，還應(yīng)提高檔案工作人員的應(yīng)急能力和心理素質(zhì)，保證檔案工作人員能在短時(shí)間內(nèi)應(yīng)對(duì)突發(fā)事件并采取相應(yīng)的應(yīng)急措施。

3.3.3 實(shí)行分級(jí)管理下的考評(píng)與激勵(lì)

為抓好企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案管理工作，應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)激勵(lì)約束機(jī)制，實(shí)行分級(jí)管理下的考評(píng)與激勵(lì)。首先，應(yīng)將檔案管理納入檔案項(xiàng)目整體考核，根據(jù)境外實(shí)際情況建立詳細(xì)考核機(jī)制，明確具體的考核范圍、考核時(shí)間和考核標(biāo)準(zhǔn)要求。如將文件材料歸檔作為對(duì)參建單位的考核指標(biāo)，由各項(xiàng)目組檔案管理人員對(duì)工程竣工資料歸檔情況進(jìn)行審核、驗(yàn)收，只有達(dá)到歸檔要求才能予以簽字通過(guò)。其次，企業(yè)境外工程項(xiàng)目檔案大多實(shí)施粗放管理，要提高檔案管理高效性還應(yīng)在人員任用、績(jī)效、培訓(xùn)、薪酬等方面形成一套完備的激勵(lì)體系，將檔案管理人員績(jī)效與項(xiàng)目檔案管理任務(wù)緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)激勵(lì)性提升。

本文系2021 年度國(guó)家檔案局科技項(xiàng)目“中央企業(yè)境外‘投建營(yíng)一體化’項(xiàng)目檔案全過(guò)程管理研究”（項(xiàng)目編號(hào)：2021—R—03）階段性成果。