王志遠(yuǎn)，馬千竣，任澤儉（.山東省萊陽市應(yīng)急救援保障服務(wù)中心， 山東 煙臺(tái) 6500；.山東潤(rùn)魯工程咨詢集團(tuán)有限公司， 山東 濟(jì)南 5009）

1 機(jī)電設(shè)備及檔案管理的重要性分析

水利水電工程是實(shí)現(xiàn)水資源優(yōu)化配置、緩解水資源供需矛盾，改善受水區(qū)生態(tài)環(huán)境的重要水利基礎(chǔ)設(shè)施。水利水電工程中的水閘、閥站、泵站及發(fā)電站等控制性建筑物有效發(fā)揮作用的關(guān)鍵是配套安裝的機(jī)電設(shè)備。

機(jī)電設(shè)備是水利水電工程運(yùn)行的核心，涉及水泵、電機(jī)、水輪機(jī)、發(fā)電機(jī)、變壓器、高低壓電器、吊裝等機(jī)電設(shè)備及閘門、啟閉機(jī)等金屬結(jié)構(gòu)；設(shè)備涉及專業(yè)跨度大、技術(shù)復(fù)雜，直接影響到工程運(yùn)行的安全和效益，這就從客觀上對(duì)設(shè)備技術(shù)檔案提出了很高的要求，只有從源頭抓好設(shè)備資料的搜集、整理及歸檔工作，才能真正建立完善、翔實(shí)、規(guī)范的設(shè)備檔案臺(tái)賬，為設(shè)備制造和安裝的質(zhì)量評(píng)定、運(yùn)行安全評(píng)價(jià)、效率分析及大修分析提供可以借鑒的第一手資料[1]。大中型水利水電工程對(duì)機(jī)電設(shè)備生產(chǎn)制造的質(zhì)量、安全及進(jìn)度控制一般采取兩種方式：一是由工程機(jī)電設(shè)備安裝的監(jiān)理單位負(fù)責(zé)派員駐廠監(jiān)造，即工程監(jiān)理單位承擔(dān)駐廠監(jiān)造任務(wù)；二是建設(shè)單位另外選擇監(jiān)造單位駐廠對(duì)設(shè)備進(jìn)行監(jiān)造。

為確保設(shè)備的制造質(zhì)量符合設(shè)計(jì)、合同和規(guī)范要求，要堅(jiān)持從設(shè)備的初選論證開始，抓好設(shè)計(jì)、合同、材質(zhì)、外協(xié)產(chǎn)品、制造工藝、制造尺寸、制造精度、過程試驗(yàn)、出廠試驗(yàn)、出廠驗(yàn)收、到貨驗(yàn)收、安裝質(zhì)量評(píng)定、安裝調(diào)試、設(shè)備測(cè)試、安裝驗(yàn)收、聯(lián)合試運(yùn)行驗(yàn)收及運(yùn)行過程數(shù)據(jù)采集分析等各個(gè)環(huán)節(jié)的資料搜集和規(guī)范整理工作，保證設(shè)備技術(shù)檔案的完整和標(biāo)準(zhǔn)，確保設(shè)備制造質(zhì)量和運(yùn)行質(zhì)量。

設(shè)備制造檔案是設(shè)備制造全過程的真實(shí)記錄，是設(shè)備管理工作的重要組成部分，因此應(yīng)堅(jiān)持把驗(yàn)收環(huán)節(jié)前移，著重抓好電機(jī)設(shè)備的設(shè)計(jì)評(píng)審、制造環(huán)節(jié)、出廠驗(yàn)收、到貨驗(yàn)收、安裝調(diào)試驗(yàn)收及試運(yùn)行驗(yàn)收工作，驗(yàn)收中需堅(jiān)持“實(shí)物驗(yàn)收和檔案文件驗(yàn)收同步進(jìn)行，驗(yàn)收設(shè)備與驗(yàn)收檔案同質(zhì)要求”的原則，通過實(shí)物驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)檔案文件的不足，通過檔案文件的驗(yàn)收發(fā)現(xiàn)設(shè)備制造質(zhì)量的不足，將設(shè)備存在的問題消除在設(shè)備制造過程和設(shè)備出廠之前，避免設(shè)備返廠修復(fù)和改造，奠定設(shè)備乃至整個(gè)工程安全運(yùn)行的基礎(chǔ)。設(shè)備生產(chǎn)制造各環(huán)節(jié)的檔案資料審核、把關(guān)以及驗(yàn)收組織，如無特別約定，一般均由監(jiān)理或監(jiān)造單位組織。

2 機(jī)電設(shè)備檔案管理存在的主要問題

2.1 設(shè)備生產(chǎn)廠家提供的檔案資料不完整

設(shè)備制造廠家不能按規(guī)范和合同的約定提供設(shè)備生產(chǎn)、出廠所需要的資料，已經(jīng)提供的資料未按合同中約定的設(shè)備檔案制備要求進(jìn)行整理和裝訂，給產(chǎn)品質(zhì)量鑒定、出廠驗(yàn)收和運(yùn)行管理單位建立設(shè)備臺(tái)賬造成困難。提供設(shè)備基礎(chǔ)圖紙不及時(shí)或有缺陷，造成安裝被動(dòng)。采購(gòu)的原材料、外協(xié)外購(gòu)件缺失聯(lián)合考察和監(jiān)理審批資料、缺少?gòu)?fù)測(cè)復(fù)試合格資料。工序資料不齊全,與規(guī)范相對(duì)應(yīng)過程試驗(yàn)、檢測(cè)資料不齊全等。

2.2 監(jiān)造單位工作原因造成提供的檔案資料不齊全

監(jiān)造單位和設(shè)備生產(chǎn)單位在執(zhí)行合同的過程中，由于對(duì)合同了解的深度不同或者對(duì)合同條文的理解不同，出現(xiàn)檢測(cè)、檢查或試驗(yàn)不到位現(xiàn)象，沒有及時(shí)進(jìn)行資料搜集和整理，致使采集數(shù)據(jù)和資料丟失，造成無法彌補(bǔ)的資料缺失。有些監(jiān)造單位提供的檔案資料（尤其是檢測(cè)、試驗(yàn)資料或記錄）是通用資料，沒有與合同設(shè)備相符的指向性和唯一性。資料與設(shè)備沒有一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，資料編號(hào)和設(shè)備編號(hào)不對(duì)應(yīng)。

3 機(jī)電設(shè)備生產(chǎn)前及生產(chǎn)過程中的檔案資料內(nèi)容

3.1 機(jī)電設(shè)備生產(chǎn)前的檔案資料

監(jiān)理或監(jiān)造單位在機(jī)電設(shè)備的生產(chǎn)制造前應(yīng)注意收集整理以下檔案資料。

（1）設(shè)計(jì)及建設(shè)單位的資料。設(shè)計(jì)單位提交的設(shè)備（系統(tǒng)）設(shè)計(jì)資料，設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)說明書、設(shè)計(jì)變更文件、技術(shù)要求及技術(shù)交底書等。建設(shè)單位提交的設(shè)備招投標(biāo)環(huán)節(jié)資料，主要包括設(shè)備招標(biāo)標(biāo)段的劃分文件、招標(biāo)技術(shù)文件專家評(píng)審資料、招標(biāo)公告、招標(biāo)圖紙、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、答疑文件、設(shè)備廠家考察報(bào)告、中標(biāo)通知書、合同及技術(shù)協(xié)議等。

（2）設(shè)備生產(chǎn)廠家及監(jiān)理或監(jiān)造自身的資料。設(shè)備生產(chǎn)制造前生成的文件，設(shè)備生產(chǎn)制造施工組織書、設(shè)備生產(chǎn)項(xiàng)目部成立文件，質(zhì)量控制文件、工藝控制文件、進(jìn)度控制文件、廠家提交的設(shè)備（系統(tǒng)）設(shè)計(jì)說明書、計(jì)算書、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)會(huì)會(huì)議紀(jì)要及設(shè)計(jì)評(píng)審文件（一般2～3次）、設(shè)備廠家之間的關(guān)聯(lián)溝通記錄、設(shè)備材料采購(gòu)文件、外協(xié)外購(gòu)件采購(gòu)文件、設(shè)備試驗(yàn)報(bào)告、檢測(cè)報(bào)告、廠標(biāo)資料。

監(jiān)理或監(jiān)造單位生成的文件，設(shè)備監(jiān)造或監(jiān)理項(xiàng)目部成立文件、監(jiān)理監(jiān)造規(guī)劃、監(jiān)理監(jiān)造大綱及監(jiān)理監(jiān)造細(xì)則等。

3.2 機(jī)電設(shè)備生產(chǎn)過程中的檔案資料

（1）設(shè)備生產(chǎn)廠家檔案資料。一是設(shè)備生產(chǎn)過程生成的文件，監(jiān)理簽發(fā)的設(shè)計(jì)圖紙、監(jiān)理審批的材料設(shè)備報(bào)驗(yàn)單、外協(xié)外購(gòu)件聯(lián)合考察文件、材料的物理化學(xué)試驗(yàn)單（合格證）、材料的復(fù)試復(fù)測(cè)合格證明、外購(gòu)件的合格證、外購(gòu)件的復(fù)試復(fù)測(cè)資料、派工單、元器件的實(shí)驗(yàn)資料、配件的試驗(yàn)資料、金屬構(gòu)件的材質(zhì)證明及幾何尺寸檢驗(yàn)資料，過程工序（工藝）控制資料、加工精度資料、過程試驗(yàn)文件、電器試驗(yàn)資料、耐壓試驗(yàn)資料、密封試驗(yàn)資料、動(dòng)作（行程）實(shí)驗(yàn)報(bào)告、平衡實(shí)驗(yàn)報(bào)告、重量檢測(cè)報(bào)告、防腐檢測(cè)報(bào)告、焊縫檢測(cè)報(bào)告、制造缺陷及處理報(bào)告等。二是設(shè)備出廠試驗(yàn)大綱、出廠實(shí)驗(yàn)報(bào)告、出廠驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、合格證、預(yù)裝預(yù)試文件、材料設(shè)備裝箱清單、設(shè)備生產(chǎn)竣工圖紙、基礎(chǔ)圖紙及設(shè)備包裝運(yùn)輸文件等。三是設(shè)備生產(chǎn)聯(lián)合驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、抽檢資料及設(shè)備生產(chǎn)制造總結(jié)報(bào)告，主機(jī)組或新研發(fā)設(shè)備（系統(tǒng)）的CFD試驗(yàn)報(bào)告、模型試驗(yàn)報(bào)告、模型驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及計(jì)量支付申請(qǐng)資料[2]。

（2）監(jiān)理監(jiān)造及設(shè)計(jì)單位檔案資料。設(shè)備生產(chǎn)過程中的監(jiān)理生成的文件，材料設(shè)備變更審批文件、旁站監(jiān)理監(jiān)造記錄、監(jiān)理監(jiān)造日志、監(jiān)理監(jiān)造指令及監(jiān)理監(jiān)造工作總結(jié)報(bào)告。生產(chǎn)過程中審批的文件、計(jì)量支付審核資料。

設(shè)計(jì)單位生成的文件，變更通知單、設(shè)備建造設(shè)計(jì)總結(jié)報(bào)告及聯(lián)合實(shí)驗(yàn)文件等。

4 機(jī)電設(shè)備安裝調(diào)試及試運(yùn)行檔案資料內(nèi)容

設(shè)備到貨驗(yàn)收資料主要包括：開箱記錄、各類隨機(jī)資料（圖紙、合格證、實(shí)驗(yàn)資料、安裝使用說明書）、備品備件資料及專用工具資料等，設(shè)備的現(xiàn)場(chǎng)倒運(yùn)與存儲(chǔ)資料。

安裝過程生成的資料主要包括：預(yù)埋清冊(cè)、電纜清冊(cè)、設(shè)備（系統(tǒng)）安裝施工組織設(shè)計(jì)、安裝調(diào)試試驗(yàn)大綱、實(shí)施方案及評(píng)審資料、調(diào)試試驗(yàn)方案的審批資料、設(shè)備安裝基礎(chǔ)資料、各類試驗(yàn)檢測(cè)資料、單元評(píng)定資料、電氣（吊裝設(shè)備、壓力容器）等第三方檢驗(yàn)試驗(yàn)資料、設(shè)備（系統(tǒng)）單系統(tǒng)調(diào)試資料、聯(lián)合動(dòng)作調(diào)試資料及設(shè)備補(bǔ)涂資料。安裝設(shè)備、儀器、儀表的檢測(cè)合格認(rèn)證資料，安裝調(diào)試總結(jié)報(bào)告。

監(jiān)理生成的資料主要包括：安裝旁站資料、各類方案計(jì)劃審批資料、監(jiān)理安裝調(diào)試總結(jié)資料、變更審批資料、計(jì)量審批資料及聯(lián)合會(huì)審資料等。

試運(yùn)行過程生成的資料主要包括：試運(yùn)行大綱及實(shí)施方案、聯(lián)合試運(yùn)行生成的各類電氣參數(shù)記錄、動(dòng)作參數(shù)記錄、機(jī)械參數(shù)記錄及聯(lián)合試運(yùn)行總結(jié)等。

設(shè)備投入運(yùn)行生成的資料主要包括：設(shè)備啟動(dòng)驗(yàn)收資料、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)與設(shè)計(jì)參數(shù)的對(duì)比分析資料、設(shè)備缺項(xiàng)整改資料及試運(yùn)行聯(lián)合驗(yàn)收（階段性驗(yàn)收）資料等[3]。

5 做好機(jī)電設(shè)備檔案資料提交的策略及措施

為保證機(jī)電設(shè)備檔案資料的完整性及準(zhǔn)確性，根據(jù)多項(xiàng)工程項(xiàng)目機(jī)電設(shè)備制造安裝的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，必須在招標(biāo)文件及合同條款中明確約定檔案資料搜集及提交的相關(guān)要求，在驗(yàn)貨及驗(yàn)收中認(rèn)真落實(shí)，采取這一策略及措施，能實(shí)現(xiàn)機(jī)電設(shè)備監(jiān)造中技術(shù)檔案管理及控制的目標(biāo)。

5.1 在合同的通用條款中對(duì)檔案資料進(jìn)行約定

除招標(biāo)文件的技術(shù)規(guī)范中另有規(guī)定的，承包人應(yīng)根據(jù)發(fā)包人編制的設(shè)備生產(chǎn)單位資料歸檔內(nèi)容提供與合同設(shè)備相符的中文技術(shù)資料，上述一套完整的資料應(yīng)組卷、整理、裝盒包裝好后隨每批設(shè)備一起發(fā)運(yùn)[4]。進(jìn)口資料應(yīng)由承包方翻譯成中文資料與外文原版資料一起提交。

5.2 在合同的專用條款、技術(shù)條款中對(duì)檔案資料進(jìn)行約定

在合同的專用條款、技術(shù)條款中，應(yīng)對(duì)承包人提供資料的內(nèi)容、要求及份數(shù)進(jìn)行明確約定，具體內(nèi)容如下。一是對(duì)出廠驗(yàn)收資料的要求：每個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)品出廠前，承包人應(yīng)提交如下驗(yàn)收資料（不少于一式四份，其中一份為電子版）。二是要提供主要零件及結(jié)構(gòu)件的材質(zhì)證明文件、化驗(yàn)實(shí)驗(yàn)報(bào)告，包括主要部件的裝配檢查記錄、設(shè)計(jì)修改通知單和主要零件及主要結(jié)構(gòu)件的材料代用通知單。三是提供產(chǎn)品的預(yù)裝檢查報(bào)告、產(chǎn)品出廠試驗(yàn)報(bào)告、制造后的竣工圖、易損件圖、部件裝配圖及產(chǎn)品維護(hù)使用說明書、外購(gòu)件的合格證、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品合格證、延長(zhǎng)保質(zhì)期或服務(wù)期承諾函。四是提供監(jiān)理單位和技術(shù)條款中要求提交的其他材料[4]。

以上資料，均應(yīng)提交原件一份，技術(shù)條款另有說明的按技術(shù)條款有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。所提供的上述資料，其裝訂、排列、歸檔必須符合國(guó)家有關(guān)檔案管理辦法或檔案管理實(shí)施細(xì)則的規(guī)定。

5.3 合同技術(shù)條款中應(yīng)明確要求提供的資料

根據(jù)工程項(xiàng)目不同，一般應(yīng)在合同的技術(shù)條款中對(duì)合同產(chǎn)品從加工制造到貨驗(yàn)收過程中需要提交的技術(shù)資料進(jìn)行詳細(xì)的約定，沒有約定的應(yīng)按設(shè)備行業(yè)階段驗(yàn)收規(guī)范的要求執(zhí)行。

技術(shù)條款關(guān)于供貨范圍的描述中一般應(yīng)把提交圖紙、說明和其他資料作為供貨范圍，說明資料和設(shè)備同等重要，供貨就是供設(shè)備和資料，二者缺一不可，設(shè)備檔案資料是設(shè)備驗(yàn)收的一部分，設(shè)備檔案資料不合格則不能進(jìn)行出廠驗(yàn)收和計(jì)量支付。技術(shù)條款一般技術(shù)要求中對(duì)于材料、部件及整機(jī)所需要提供的各種資料應(yīng)有明確規(guī)定，這是上述通用條款對(duì)資料要求之外的更具針對(duì)性的要求，更能反映設(shè)備的特質(zhì)和特性，因此也更重要。

5.4 設(shè)備生產(chǎn)聲像資料方面的相關(guān)要求

設(shè)備生產(chǎn)廠家應(yīng)將全部設(shè)備制造重要環(huán)節(jié)的照片和影像資料提供給設(shè)備監(jiān)造單位及發(fā)包方，以反映設(shè)備加工制造的重要階段或每個(gè)重要環(huán)節(jié)的情況[5]。這些重要環(huán)節(jié)一般應(yīng)包括重要工序、重要裝配環(huán)節(jié)、重要檢測(cè)及重要調(diào)試過程的照片，照片背面應(yīng)文字注明設(shè)備的名稱、規(guī)格、型號(hào)、工號(hào)、照片反映的環(huán)節(jié)（內(nèi)容）及照片拍攝的時(shí)間等。各階段的生產(chǎn)過程照片要隨進(jìn)度報(bào)告一并提交。

5.5 監(jiān)理需要提供的相關(guān)資料

監(jiān)造工程師在駐廠監(jiān)造期間，一是要根據(jù)合同的約定和規(guī)范的要求指導(dǎo)督催設(shè)備生產(chǎn)廠家實(shí)事求是地做好檔案資料；二是要高質(zhì)量地完成并提交給驗(yàn)收小組和發(fā)包方的相關(guān)監(jiān)造資料，這些資料一般包括監(jiān)理監(jiān)造日記、監(jiān)理監(jiān)造大事記、監(jiān)理監(jiān)造通知或指令、監(jiān)理監(jiān)造工作總結(jié)等；三是由監(jiān)造單位牽頭，與生產(chǎn)廠家、發(fā)包方、設(shè)計(jì)單位及安裝單位共同建設(shè)機(jī)電設(shè)備技術(shù)檔案管理平臺(tái)，保證技術(shù)檔案的完整性，提高工作效率[5]。