李文珠

(曲阜師范大學(xué) 檔案館，山東 曲阜 273165)

新冠肺炎疫情因傳播速度快、控制難度大而成為世界突發(fā)公共衛(wèi)生事件。我國(guó)的疫情防控措施得當(dāng)、效果顯著，已經(jīng)進(jìn)入后疫情時(shí)代。后疫情時(shí)代“并不意味著疫情的消失，而是指疫情進(jìn)入一個(gè)常態(tài)期、持久期、反復(fù)期”[1]。為了迎接疫情給檔案工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)，許多高校檔案館積極利用“互聯(lián)網(wǎng)+”的模式，有效實(shí)現(xiàn)疫情防控“不出門”，同時(shí)檔案服務(wù)“云見(jiàn)面”。筆者將就后疫情時(shí)代高校檔案館普遍采用的“遠(yuǎn)程預(yù)約查檔”服務(wù)進(jìn)行一番探討。

1 高校檔案館“遠(yuǎn)程預(yù)約查檔”服務(wù)的現(xiàn)狀分析

高校檔案館除了收集整理和保管學(xué)校應(yīng)存檔的有價(jià)值的檔案資料之外，另外一個(gè)非常重要的中心工作就是為校內(nèi)外的校友們提供檔案查詢與利用服務(wù)。從檔案類型上來(lái)講，教學(xué)檔案是利用頻率最高的檔案；從檔案查詢需求來(lái)講，畢業(yè)生是查檔業(yè)務(wù)量需求量最大的群體。在新冠肺炎疫情之下，檔案館和高校一起進(jìn)行了封閉式管理，這對(duì)于已經(jīng)畢業(yè)的廣大校友來(lái)說(shuō)對(duì)于檔案館庫(kù)存檔案的查詢和利用非常不便。已畢業(yè)校友在工作入職、職務(wù)調(diào)整或晉升、出國(guó)深造、讀研讀博、退休等方面幾乎都需要用到館藏的學(xué)籍信息檔案，如入學(xué)材料、在校成績(jī)單、畢業(yè)證書(shū)與學(xué)位授予等等檔案。根據(jù)國(guó)家的防疫要求，必須改變疫情之前面對(duì)面的檔案查詢方式。如筆者所在的曲阜師范大學(xué)檔案館專門研發(fā)了遠(yuǎn)程預(yù)約查檔系統(tǒng)，在疫情特殊時(shí)期采取“零接觸”式業(yè)務(wù)受理方式。通過(guò)檔案館官網(wǎng)上面的“遠(yuǎn)程預(yù)約查檔”系統(tǒng)，需要查檔的各位校友可以登錄曲阜師范大學(xué)“遠(yuǎn)程預(yù)約查檔”系統(tǒng)填寫相關(guān)信息問(wèn)卷、上傳有效證件及手續(xù)。

具體說(shuō)來(lái)，首先由檔案查詢者在系統(tǒng)里填寫查檔問(wèn)卷，內(nèi)容包括具體學(xué)制、入學(xué)年份、報(bào)考考生源地、報(bào)考類別、錄取及畢業(yè)專業(yè)等相關(guān)個(gè)人信息，一并提交單位介紹信和身份證等個(gè)人信息之后，在系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)生成檔案查詢訂單。由于問(wèn)卷內(nèi)容設(shè)計(jì)比較合理，信息填寫相對(duì)容易，大大方便了校友檔案的利用，同時(shí)也從多角度印證了查檔人的身份。檔案館工作人員會(huì)依次審核訂單并做出相應(yīng)的溝通和處理，按照“依序處理、及時(shí)辦理、急事急辦、特事特辦”的原則，將查檔人員所需要的檔案按照國(guó)家規(guī)定的方式郵寄到其本人手中。這樣通過(guò)網(wǎng)絡(luò)辦理一般業(yè)務(wù)性查檔如學(xué)籍檔案信息的預(yù)約、公共服務(wù)信息的提供能夠有效地避免人員的聚集、減少不必要的人員接觸，對(duì)于疫情的防控是非常有益的。曲阜師范大學(xué)檔案館采取的這些措施使得該館在疫情期間既滿足疫情防控要求，又滿足了查檔者對(duì)館藏檔案的查詢與有效利用。

為配合遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)的使用，提高服務(wù)的效率，曲阜師范大學(xué)檔案館還專門開(kāi)通了智能語(yǔ)音電話服務(wù)，將廣大檔案查詢者咨詢量大、關(guān)注度高、最關(guān)心的、迫切需要解決的信息納入語(yǔ)音系統(tǒng)，形成邏輯清晰、語(yǔ)言簡(jiǎn)單、指向明確的解答內(nèi)容，制定個(gè)性化服務(wù)內(nèi)容；推動(dòng)信息化建設(shè)再上新臺(tái)階的同時(shí)提高了檔案的利用效率，促進(jìn)了檔案服務(wù)的人性化和多元化。

2 高校檔案館“遠(yuǎn)程預(yù)約查檔”服務(wù)中存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段新冠肺炎疫情的防控重要性不言而喻，縱觀全國(guó)仍存在局部地區(qū)聚集性的傳染病例，高校防疫工作依然面臨巨大的挑戰(zhàn)。高校檔案館遠(yuǎn)程預(yù)約查檔系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與利用可以說(shuō)是應(yīng)運(yùn)而生，也是未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)。未來(lái)高校檔案的利用必將以信息化為依托，以網(wǎng)絡(luò)化為支撐。遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)的應(yīng)用與高校檔案館的發(fā)展有內(nèi)在一致性。在過(guò)去的一年里，筆者發(fā)現(xiàn)以網(wǎng)絡(luò)為依托的高校檔案館遠(yuǎn)程檔案查詢服務(wù)也存在一些需要改進(jìn)的問(wèn)題。

2.1 遠(yuǎn)程預(yù)約查檔服務(wù)的網(wǎng)址鏈接設(shè)置方面應(yīng)注重實(shí)用性和便捷性

筆者在實(shí)際工作中經(jīng)常接到咨詢?nèi)绾握业竭h(yuǎn)程查檔服務(wù)的網(wǎng)址鏈接的問(wèn)題。筆者曾登錄提供遠(yuǎn)程預(yù)約查檔服務(wù)的國(guó)內(nèi)其他高校的網(wǎng)站，發(fā)現(xiàn)不少高校的網(wǎng)站確實(shí)很難找到遠(yuǎn)程預(yù)約查檔系統(tǒng)的鏈接，大部分高校的主頁(yè)網(wǎng)站上面都沒(méi)有檔案館的主頁(yè)鏈接，只有進(jìn)入教輔機(jī)構(gòu)或者附屬機(jī)構(gòu)等二級(jí)頁(yè)面才可以找得到查詢鏈接，對(duì)于高校機(jī)構(gòu)設(shè)置并不熟悉的遠(yuǎn)程查檔者而言是比較耗費(fèi)時(shí)間和精力的。如果能夠在學(xué)校主頁(yè)上或者校友經(jīng)常登錄訪問(wèn)的網(wǎng)頁(yè)上如校友網(wǎng)上能夠附加醒目鏈接，方便查檔者填寫檔案調(diào)查問(wèn)卷，將會(huì)大大提高遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)的利用效率。

2.2 遠(yuǎn)程預(yù)約查檔應(yīng)該注意核查預(yù)約人身份，最大化降低檔案信息外泄的風(fēng)險(xiǎn)

高校檔案館提供遠(yuǎn)程預(yù)約服務(wù)方便性與快捷性是有目共睹的，但是也帶來(lái)了許多挑戰(zhàn)，其中最重要的是如何防范檔案信息的外泄。相對(duì)于疫情之前的到館查詢檔案的現(xiàn)場(chǎng)辦理方式而言，遠(yuǎn)程預(yù)約查檔系統(tǒng)的使用過(guò)程中，檔案工作人員更要重視對(duì)查檔者身份的核驗(yàn)。比如，在實(shí)際工作中，曲阜師范大學(xué)檔案館檔案工作人員需要根據(jù)查檔者預(yù)約時(shí)留下的單位介紹信、身份證、聯(lián)系電話等有效信息及時(shí)與查檔者進(jìn)行電話溝通和審核，通過(guò)問(wèn)詢與學(xué)習(xí)經(jīng)歷相關(guān)的若干問(wèn)題判斷是否是本人預(yù)約，爭(zhēng)取最大化的降低檔案信息外泄的風(fēng)險(xiǎn)。由于高校的檔案館預(yù)約系統(tǒng)并不可能具備如鐵路、醫(yī)院、銀行等部門可以與公安部戶籍系統(tǒng)相連接的身份一致性核驗(yàn)，查檔者的身份核驗(yàn)必須由檔案工作人員親自完成驗(yàn)證，這一程序間接增加了工作量，在檔案工作人員人手不足的情況下倍感壓力。我們也可以借鑒其他高校檔案館的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)中國(guó)計(jì)量大學(xué)檔案館的楊晶晶介紹，“中國(guó)計(jì)量大學(xué)檔案館通過(guò)微信嵌入小程序進(jìn)行人臉識(shí)別核實(shí)身份”，“學(xué)校檔案館應(yīng)用生物特征識(shí)別技術(shù)，在完善檔案安全防護(hù)措施的同時(shí)，為異地校友提供學(xué)籍檔案遠(yuǎn)程查檔服務(wù)”[2]。通過(guò)人臉識(shí)別技術(shù)為身份驗(yàn)證提供了技術(shù)支持，同時(shí)也保證了身份驗(yàn)證的便捷性和有效性。

2.3 遠(yuǎn)程預(yù)約查檔系統(tǒng)應(yīng)注意防范黑客攻擊，防止信息泄露風(fēng)險(xiǎn)

檔案館遠(yuǎn)程預(yù)約查檔系統(tǒng)的使用以網(wǎng)絡(luò)為依托，使用便捷的同時(shí)也面臨著網(wǎng)絡(luò)中來(lái)自黑客等不法分子的威脅，可能會(huì)導(dǎo)致個(gè)人信息的泄露。在遠(yuǎn)程預(yù)約過(guò)程中需要填寫一些重要的與個(gè)人身份信息相關(guān)的如身份證正反面信息、畢業(yè)證信息、家庭住址、手機(jī)號(hào)碼等，這些重要信息都有可能被黑客利用技術(shù)手段攔截、竊取，并作為攻擊學(xué)校服務(wù)器的工具。在現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)詐騙頻發(fā)、個(gè)人信息竊取泛濫的大環(huán)境背景下，作為高校檔案館只能是盡量降低風(fēng)險(xiǎn)，而無(wú)法完全保證百分之百信息的安全。網(wǎng)絡(luò)科技是一把雙刃劍，這也是當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息化數(shù)字時(shí)代面臨的風(fēng)險(xiǎn)和挑戰(zhàn)。為防止出現(xiàn)信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，加大資金投入，引進(jìn)防火墻等安全設(shè)備，尤其需要注意防范遠(yuǎn)程系統(tǒng)被黑客攻擊；重視安全人員配置工作，及時(shí)定期對(duì)遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和升級(jí)系統(tǒng)漏洞。

3 高校檔案館“遠(yuǎn)程預(yù)約查檔”服務(wù)的優(yōu)化策略

在后疫情時(shí)代，為配合遠(yuǎn)程預(yù)約查檔系統(tǒng)的使用，高校檔案館還需要進(jìn)一步加強(qiáng)和持續(xù)推進(jìn)高校檔案館的信息數(shù)字化進(jìn)程。不僅要將檔案館館藏檔案存量部分進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，更要重視將紙質(zhì)疫情檔案及時(shí)轉(zhuǎn)化為電子化檔案，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)“存量數(shù)字化；增量電子化”，早日實(shí)現(xiàn)備份的同時(shí)還需要不斷維護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)的穩(wěn)定性與完整性。在這種情況下，加快檔案信息化建設(shè)對(duì)提高檔案信息的利用有重要的價(jià)值和意義?？梢哉f(shuō)疫情的到來(lái)客觀上加速了已經(jīng)在路上的高校檔案館的互聯(lián)網(wǎng)化和數(shù)字化，也大大提升了檔案館遠(yuǎn)程服務(wù)的能力與水平[3]。

檔案信息化的同時(shí)不僅提高遠(yuǎn)程預(yù)約查檔的便利性，提高了工作效率、減輕了檔案工作人員的工作壓力，還能提升檔案查詢的可靠性和安全性。高校檔案館應(yīng)當(dāng)重視檔案信息化建設(shè)、加大資金投入、訂立信息化目標(biāo)。在后疫情時(shí)代，重視疫情檔案的收集和入庫(kù)，同時(shí)加強(qiáng)檔案人才的培訓(xùn)和指導(dǎo)。重視檔案信息安全性，按照修訂后的《中華人民共和國(guó)檔案法》建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案信息利用制度。在大力推進(jìn)教育信息化、教育資源數(shù)字化的大背景下，檔案信息化的建設(shè)也是在摸索中前進(jìn)，需要高校檔案從業(yè)者不斷實(shí)踐、探索。以安全標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)化為依托，牢固樹(shù)立檔案數(shù)字化安全意識(shí)，由此推動(dòng)高校檔案信息化建設(shè)的不斷前進(jìn)，切實(shí)為廣大師生校友提供能用好用的數(shù)字化檔案資源，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展，更好地發(fā)揮檔案的存憑留史、資政育人功能，更好的服務(wù)社會(huì)發(fā)展和民生經(jīng)濟(jì)。