王 晉

常州大學(xué)采購(gòu)與招標(biāo)管理辦公室 江蘇 常州

高校招標(biāo)采購(gòu)工作與普通的企業(yè)采購(gòu)工作有所區(qū)別。這種區(qū)別尤其反映在工作流程上，普通企業(yè)采購(gòu)工作流程比較單一，是周而復(fù)始的；而高校則是龐大、繁雜的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)主體。在高校的發(fā)展過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)大量的、各式各樣的采購(gòu)工作，以此作為高校教育工作順利運(yùn)行的物質(zhì)保障。高校的招標(biāo)采購(gòu)工作有法律作為支撐，具有政策性強(qiáng)、專業(yè)度高、涉及內(nèi)容廣等特點(diǎn)。高校的采購(gòu)工作內(nèi)容具體如下：采購(gòu)高校教育中需要用到的教學(xué)科研設(shè)備、行政工作設(shè)施設(shè)備、教材或其他書(shū)籍資料、后勤儲(chǔ)備物資等日常貨物；采購(gòu)高校教育中的醫(yī)療類貨物；除了實(shí)物類貨物之外，高校采購(gòu)還包含著一些看不見(jiàn)的采購(gòu)內(nèi)容，如維修、技術(shù)、后勤等服務(wù)類采購(gòu)。高校的采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)屬龐大、頻率高、資金數(shù)額巨大，在采購(gòu)流程中存在著大大小小的風(fēng)險(xiǎn)。

一、高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制管理體系的含義

“內(nèi)部控制”一詞在概念上有著廣泛性的意義，主要是指高校為了實(shí)現(xiàn)其自身戰(zhàn)略性發(fā)展目標(biāo)而在高校內(nèi)部制定并實(shí)施的管控型計(jì)劃、管控實(shí)施程序，以及管控辦法。不僅是高校，“內(nèi)部控制”也同樣在其他行業(yè)之中適用，同時(shí)根據(jù)行業(yè)的特點(diǎn)而產(chǎn)生變化，形成與行業(yè)特點(diǎn)相符合的內(nèi)部控制特點(diǎn)。就當(dāng)下而言，內(nèi)部控制根據(jù)國(guó)家監(jiān)管部門進(jìn)行了分類，一般包含單位內(nèi)部大環(huán)境、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、單位內(nèi)部監(jiān)管督查、信息整合溝通、控制活動(dòng)等五個(gè)方面。由于高校招標(biāo)采購(gòu)工作具有獨(dú)特特征，以時(shí)間、空間為維度進(jìn)行具體的、科學(xué)的思考分析，使內(nèi)部控制包含的各個(gè)要素之間能夠處于均衡狀態(tài)。

二、高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制管理體系完善措施

目前來(lái)看，高校招標(biāo)采購(gòu)工作是比較規(guī)范有序的，內(nèi)部控制管理體系也是趨于完善的，并且具有較強(qiáng)的有效性。但是，高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制管理體系仍然存在著一些漏洞，這些不良因素看似影響微小，卻容易引發(fā)“差之毫厘，謬以千里”的問(wèn)題，需要引起高度重視，認(rèn)真仔細(xì)地制定解決方法，深入推進(jìn)高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制達(dá)到最優(yōu)化，以此作為高校開(kāi)展各項(xiàng)基礎(chǔ)工作的后盾。

1.建設(shè)良好的招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部環(huán)境

現(xiàn)如今，我國(guó)大部分高校的招標(biāo)采購(gòu)工作都存在缺乏集中管理、責(zé)任分配不明確、遇到問(wèn)題找不到第一責(zé)任人等問(wèn)題。高校如果沒(méi)有設(shè)立招標(biāo)采購(gòu)部門，就會(huì)產(chǎn)生管理上的問(wèn)題。例如，高校內(nèi)一般要設(shè)置不只一個(gè)招標(biāo)采購(gòu)辦公室，以院系為單位，院系部門也可以對(duì)外招標(biāo)采購(gòu)，因此高校招標(biāo)采購(gòu)工作龐大繁雜、分支較多且相對(duì)獨(dú)立，而且招標(biāo)采購(gòu)工作的責(zé)任和權(quán)利都不明確，容易造成工作人員逃避責(zé)任、濫用職權(quán)、以權(quán)謀私的問(wèn)題。建設(shè)良好的高校內(nèi)部環(huán)境是招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部工作管理開(kāi)展的前提條件，也是高校招標(biāo)采購(gòu)工作順利完成的重要一環(huán)。因此建構(gòu)相對(duì)獨(dú)立、專業(yè)性強(qiáng)的招標(biāo)采購(gòu)部門是完善高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制管理體系的良好路徑。根據(jù)獨(dú)立的招標(biāo)采購(gòu)部門的建構(gòu)，按照工作類別分別建立不同類型的辦公室，并且將責(zé)任劃分清楚，落實(shí)到個(gè)人，由專業(yè)人員負(fù)責(zé)高校招標(biāo)采購(gòu)工作，從根源上使內(nèi)部控制環(huán)境最優(yōu)化。

2.建立科學(xué)高效的招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系

追根溯源，內(nèi)部控制的最終目的是為了降低和預(yù)防高校招標(biāo)采購(gòu)工作中的風(fēng)險(xiǎn)，解決工作過(guò)程中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題。所以招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系在高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制中占據(jù)著重要位置，招標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系是否科學(xué)高效甚至對(duì)高校招標(biāo)采購(gòu)工作起著決定性作用。但是，就目前而言，大部分高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制缺失了風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，即使有，也形同虛設(shè)，并沒(méi)有發(fā)揮實(shí)際性作用；而且前面提到招標(biāo)采購(gòu)工作涉及高校內(nèi)部各個(gè)部門的協(xié)作，所以評(píng)標(biāo)人員身份也魚(yú)龍混雜，專業(yè)和不專業(yè)的都有，沒(méi)有具體落實(shí)到某幾個(gè)人，重點(diǎn)是對(duì)于一些外部風(fēng)險(xiǎn)因素，高校招標(biāo)內(nèi)部控制根本無(wú)法發(fā)揮其控制作用。所以，高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制應(yīng)該逐步完善風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作，建立科學(xué)、高效的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，安排專業(yè)的評(píng)估人員，這樣才能最大限度發(fā)揮規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的作用。

3.健全高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部監(jiān)督管理機(jī)制

由于招標(biāo)采購(gòu)工作涉及教育資金的使用，教育資金如何用到實(shí)處、用出效率，上到國(guó)家，下到社會(huì)群眾，高校招標(biāo)采購(gòu)工作都受到了廣泛關(guān)注。高校招標(biāo)采購(gòu)更是由于其性質(zhì)、工作內(nèi)容獨(dú)樹(shù)一幟，而成了高校黨風(fēng)廉政建設(shè)的一個(gè)重要組成部分，受到了學(xué)校黨支部的高度重視，校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校招標(biāo)采購(gòu)工作往往會(huì)嚴(yán)格把控。高校教育資金是一個(gè)龐大的數(shù)目，是國(guó)家給高校劃撥的保障學(xué)校教育順利開(kāi)展的物質(zhì)保障，金額巨大。以前由于信息閉塞、網(wǎng)絡(luò)不發(fā)達(dá)，很少聽(tīng)說(shuō)貪污腐敗事件，但是隨著國(guó)家提出教育強(qiáng)國(guó)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，教育越來(lái)越受到重視，在教育上投入的資金也越來(lái)越多，各種貪污腐敗事件層出不窮，引起社會(huì)各界的關(guān)注和思考。因此，健全高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制監(jiān)督管理機(jī)制刻不容緩，是防范資金浪費(fèi)的重要舉措，并且必須把健全監(jiān)督管理體系落到實(shí)處，才能發(fā)揮其應(yīng)有的重要作用。監(jiān)督管理機(jī)制必須確定專門的監(jiān)督委員會(huì)，委員會(huì)由多個(gè)部門的人員組成，其中還應(yīng)該包括學(xué)校普通教職工和學(xué)生代表，防范招標(biāo)采購(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人組成利益共同體，以職務(wù)之便貪污挪用資金。招標(biāo)采購(gòu)管理機(jī)制對(duì)相關(guān)負(fù)責(zé)人員實(shí)施嚴(yán)格的管控監(jiān)督，高校計(jì)財(cái)部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門也應(yīng)該發(fā)揮監(jiān)督職能，根據(jù)具體招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目成立相關(guān)情況追蹤小組，以嚴(yán)謹(jǐn)、嚴(yán)格的態(tài)度參與到招標(biāo)采購(gòu)工作的每一個(gè)流程。同時(shí)，還應(yīng)充分借助社會(huì)群眾的力量，鼓勵(lì)高校師生或者校外人員共同參與到招標(biāo)采購(gòu)工作的監(jiān)督管理工作之中，增強(qiáng)高校招標(biāo)采購(gòu)工作的透明度以及公平性，營(yíng)造良好的招標(biāo)采購(gòu)環(huán)境。

4.構(gòu)建便捷程度高、公開(kāi)透明的招標(biāo)采購(gòu)信息交流平臺(tái)

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)使人們的溝通交流更加方便快捷。而高校招標(biāo)采購(gòu)信息也具有一定的開(kāi)放性，因此高校招標(biāo)采購(gòu)信息溝通渠道也應(yīng)該順應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，不斷引進(jìn)新的信息交流方式?？旖?、高效的信息溝通渠道能夠?yàn)楦咝Ｕ袠?biāo)采購(gòu)工作錦上添花，省時(shí)省力，高校招標(biāo)采購(gòu)工作的開(kāi)展也會(huì)變得更加順利。高校應(yīng)更新理念，借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，積極建立快捷、高效的招標(biāo)采購(gòu)信息管理系統(tǒng)，并且聘請(qǐng)專業(yè)人員負(fù)責(zé)管理信息平臺(tái)，隨時(shí)關(guān)注平臺(tái)信息，及時(shí)更新平臺(tái)信息，對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)信息分門別類，使信息管理平臺(tái)更加清晰明了。進(jìn)而為相關(guān)工作人員隨時(shí)做出項(xiàng)目調(diào)整提供決策依據(jù)，提高采購(gòu)工作效率。除此之外，高校還應(yīng)積極開(kāi)拓招標(biāo)采購(gòu)信息渠道，以此吸引更多更好的供應(yīng)商慕名而來(lái)，以高質(zhì)量完成招標(biāo)采購(gòu)相關(guān)任務(wù)。

5.致力于打造招標(biāo)采購(gòu)控制環(huán)節(jié)

高校招標(biāo)采購(gòu)工作有具體的流程，應(yīng)加強(qiáng)實(shí)施全程化控制活動(dòng)。首先在招標(biāo)采購(gòu)工作的準(zhǔn)備階段，需要做好一系列前期工作；要制定投資活動(dòng)的策略性論證，從而制定相應(yīng)的審批制度，做好情況預(yù)設(shè)，從而達(dá)到事前控制的目的，使規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)先行，在項(xiàng)目還沒(méi)開(kāi)始之前就做好了各項(xiàng)準(zhǔn)備，將隱性風(fēng)險(xiǎn)扼殺在搖籃之中，確保招標(biāo)采購(gòu)工作的開(kāi)展做到萬(wàn)無(wú)一失。在招標(biāo)采購(gòu)工作的實(shí)施階段，要按照事先的工作預(yù)案開(kāi)展工作，選取科學(xué)合理的科學(xué)手段，采取適當(dāng)?shù)恼袠?biāo)采購(gòu)工作方式，制定科學(xué)的評(píng)價(jià)審判策略。在招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目的評(píng)價(jià)審定過(guò)程中，還要遵循一系列原則，例如公平公正公開(kāi)原則、科學(xué)性原則等；由于招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目還需要一定的經(jīng)濟(jì)效益，所以還要遵循擇優(yōu)原則。采購(gòu)工作可以是在特定地點(diǎn)完成，采購(gòu)方式可以少量采購(gòu)或批量采購(gòu)。至于招標(biāo)采購(gòu)工作過(guò)程中的人員安排以及物力資源的運(yùn)用應(yīng)該做到科學(xué)性和高效性。最后，高校招標(biāo)采購(gòu)工作的完成還具有延緩性，要注重后期收尾工作和定期回訪工作，同時(shí)事后評(píng)價(jià)也值得關(guān)注，所以還要構(gòu)建回訪總結(jié)及評(píng)價(jià)機(jī)制，避免片面評(píng)價(jià)，切記要避免只關(guān)注前期的評(píng)價(jià)審定，評(píng)審不能涵蓋項(xiàng)目的全部過(guò)程。除此之外，終結(jié)性評(píng)價(jià)也不是決定高校招標(biāo)采購(gòu)工作的唯一參考要素，還要注重形成性評(píng)價(jià)。后期實(shí)施過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題也要積極解決，通過(guò)建立高校招標(biāo)采購(gòu)工作的反饋機(jī)制還能給工作質(zhì)量起到反向促進(jìn)作用，相關(guān)人員在項(xiàng)目過(guò)程中會(huì)更加認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)，力爭(zhēng)做到最好。當(dāng)然對(duì)于質(zhì)量問(wèn)題、售后服務(wù)態(tài)度不好，或是信譽(yù)不良等問(wèn)題的供應(yīng)商應(yīng)當(dāng)進(jìn)行觀察、或是除名、警告永不合作，嚴(yán)格把控確保招標(biāo)采購(gòu)的各個(gè)環(huán)節(jié)。

6.規(guī)范資金結(jié)算方式

高校教育資金數(shù)額巨大，用于高校招標(biāo)采購(gòu)中的資金存在劃分不明確的現(xiàn)象，資金流水記錄也不是特別規(guī)范。高校招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目完成之后就面臨付款問(wèn)題，這也是雙方較為關(guān)注的問(wèn)題。付款時(shí)需要出示眾多佐證材料，同時(shí)為了防止出現(xiàn)虛假的佐證材料，要對(duì)這樣一些佐證材料進(jìn)行審驗(yàn)，如采購(gòu)的申請(qǐng)書(shū)、中標(biāo)通知書(shū)、簽訂的合同原件，確保這些資料的真實(shí)性。除此之外，還要對(duì)采購(gòu)工作中取得的發(fā)票、結(jié)算憑證、服務(wù)確認(rèn)單、驗(yàn)收成果單等相關(guān)憑證進(jìn)行審核，確保憑證的真實(shí)性、系統(tǒng)完整性、合法合理性和規(guī)范性。在付款授權(quán)過(guò)程中，還必須要嚴(yán)格執(zhí)行審批制度，以付款批準(zhǔn)單和上述佐證材料作為依據(jù)支付項(xiàng)目款。

7.規(guī)范采購(gòu)計(jì)劃、控制預(yù)算

雖然資金金額較大，但也要遵循節(jié)約原則來(lái)開(kāi)展高校招標(biāo)采購(gòu)工作。因此事先制定合理的預(yù)算非常關(guān)鍵，一開(kāi)始就要明確項(xiàng)目預(yù)算，建立科學(xué)合理的預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，使商品采購(gòu)反映在學(xué)校綜合預(yù)算管理體系之中，力爭(zhēng)做到花最少的錢做最高效的事。高校后勤部門也要充分發(fā)揮其作用，對(duì)學(xué)校設(shè)施設(shè)備以及教學(xué)資源，或者其他物品進(jìn)行清點(diǎn)，對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)實(shí)物財(cái)產(chǎn)編號(hào)，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校各類物品的管理，分門別類后形成相應(yīng)的數(shù)據(jù)存檔，要對(duì)學(xué)校財(cái)務(wù)情況清晰明確。對(duì)于學(xué)校設(shè)施設(shè)備的使用狀況也應(yīng)該進(jìn)行綜合評(píng)估，切忌浪費(fèi)學(xué)校資源，如果確實(shí)已經(jīng)無(wú)法使用、急需更新，要參考學(xué)校的年度預(yù)算，對(duì)采購(gòu)事宜作做相關(guān)安排，審批通過(guò)之后才能開(kāi)展采購(gòu)工作。預(yù)算并不等于實(shí)際，由于現(xiàn)實(shí)往往與計(jì)劃有所出入，所以在執(zhí)行過(guò)程中，高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制管理體系還要起到調(diào)控的作用，要分析現(xiàn)實(shí)與預(yù)設(shè)之間產(chǎn)生的差異，對(duì)于預(yù)算之外的采購(gòu)不能盲目開(kāi)展，如果在預(yù)算已經(jīng)超支的情況之下又遇上了急需要采購(gòu)的物資，那么這種情況需要一層一層請(qǐng)示上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)事情的輕重緩急逐級(jí)上報(bào)審批，待集體討論商榷之后再做決策。

高校招標(biāo)采購(gòu)部門承擔(dān)的工作是為高校獲取最優(yōu)化資源同時(shí)也是高校教育事業(yè)不斷深入發(fā)展的重要支撐，高校招標(biāo)采購(gòu)工作是高校內(nèi)部控制建設(shè)的重要內(nèi)容。要想發(fā)揮高校招標(biāo)采購(gòu)工作的作用，重點(diǎn)就在于構(gòu)建完善的高校采購(gòu)與招標(biāo)內(nèi)部控制管理體系，以此作為規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的保障措施，使高校招標(biāo)采購(gòu)工作能夠更加規(guī)范合理。通過(guò)構(gòu)建高校招標(biāo)采購(gòu)內(nèi)部控制管理體系，讓高校招標(biāo)采購(gòu)工作從多個(gè)方面展現(xiàn)實(shí)效性。只有不斷完善高校采購(gòu)內(nèi)部控制管理機(jī)制，才能夯實(shí)高校未來(lái)發(fā)展的基礎(chǔ)。