◎王偉

市場經(jīng)濟新形態(tài)背景下，合同管理在企業(yè)管理中地位突顯，合同及市場之間關(guān)系的把握、合同及合同管理關(guān)系的平衡、合同及合同律法間關(guān)系的協(xié)調(diào)是保障合同管理高效開展、確保合同管理制度順暢落實的基本舉措。煤炭貿(mào)易企業(yè)是市場發(fā)展的主體單元，其合同管理應(yīng)貫穿于自身經(jīng)營發(fā)展的整個生命周期之內(nèi)。對于煤炭貿(mào)易企業(yè)而言，合同管理是維護其自身利益的重要手段。然而由于部分煤炭貿(mào)易企業(yè)將管理重點放在貿(mào)易量及利潤提升方面，忽視了合同管理模式的優(yōu)化，加之合同管理法律意識缺失，致使因合同管理所引發(fā)的糾紛問題難以得到有效化解，從而為企業(yè)的健康與持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生了一定阻礙。

一、煤炭貿(mào)易企業(yè)合同管理的瓶頸問題

1.缺乏完善的合同管理制度。

制度是管理實施的依據(jù)與保障，若是制度不完善，必然會限制其規(guī)范作用及約束價值的展現(xiàn)，難以為煤炭貿(mào)易企業(yè)的合同管理工作高效開展提供可靠的保障。一些煤炭貿(mào)易企業(yè)所制定的管理制度主要集中在資金安全管理、安全管理以及業(yè)務(wù)管理方面，未針對合同管理制定細致、全面且科學(xué)的規(guī)章制度。部分煤炭貿(mào)易企業(yè)雖制定了合同管理制度，但大多是直接照搬其他企業(yè)的合同管理條款，未能結(jié)合自身經(jīng)濟活動開展實際而針對性實施合同管理，因此，合同管理制度不契合自身的管理需求實際，無法為具體的合同管理事項提供可靠依據(jù)，對制度的落實與執(zhí)行產(chǎn)生了一定阻障，從而導(dǎo)致合同管理成效差強人意。

2.不夠重視合同管理工作。

作為貿(mào)易型企業(yè)，將煤炭采購與銷售作為管理重點，注重于采購成本的節(jié)約以及銷售效益的提升，在其以差價為核心的管理模式下，缺乏對合同管理工作的重視。煤炭貿(mào)易企業(yè)的管理者認為合同的簽訂只是代表與客戶達成了購銷協(xié)議，將合同管理等用于蓋章、保管等簡單的工作，未能深入了解合同管理的內(nèi)涵，未明確合同管理的價值及意義，同時也未制定明確的合同管理要求。在如此輕視合同管理的境況下，煤炭貿(mào)易企業(yè)在合同管理方面所投入的資源、人力必將有所不足，因而會導(dǎo)致合同管理問題頻現(xiàn)。

3.合同檢查監(jiān)管不到位。

合同管理包含合同擬定、簽訂、履行、落實所有環(huán)節(jié)，需要針對各個環(huán)節(jié)的合同執(zhí)行情況進行全面的監(jiān)督與監(jiān)管。然而一些煤炭貿(mào)易企業(yè)在合同簽訂之后，并未針對貨物的供應(yīng)情況、款項的支付情況給予嚴(yán)格的監(jiān)管，從而引發(fā)了合同違約問題。與此同時，部分企業(yè)在合同履行的過程中，在結(jié)算管理方面不夠嚴(yán)格，未能于合同簽訂之前，做好調(diào)查分析，并且缺乏針對合同簽訂過程的監(jiān)管，會因支付款審批環(huán)節(jié)存在漏洞，從而導(dǎo)致結(jié)算問題出現(xiàn)，這會對合同管理工作的高效開展產(chǎn)生一定限制。

4.合同條款審查不嚴(yán)格。

合同是煤炭貿(mào)易企業(yè)與客戶之間合作關(guān)系的證明依據(jù)，是合同履行的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，若是合同內(nèi)容出現(xiàn)錯漏、合同文字存在歧義，會導(dǎo)致雙方出現(xiàn)誤解而影響合同的履行。目前，煤炭貿(mào)易企業(yè)在合同條款審查方面也存在問題，未能嚴(yán)格審查存在歧義的文字以及可能造成誤解的表述方式，或是未在合同中注明違約條件。常出現(xiàn)的問題是“訂金”與“定金”兩個詞匯的錯用，會導(dǎo)致合同所承擔(dān)的法律后果發(fā)生轉(zhuǎn)變。企業(yè)若未嚴(yán)格審查合同條款會難以及時察覺此類問題，因此會使合同條款嚴(yán)謹性被削弱，從而引發(fā)合同糾紛。

5.合同檔案管理不規(guī)范。

合同簽訂完成之后，需要由專人負責(zé)收集、分類、整理、編目與存儲。然而目前煤炭貿(mào)易企業(yè)在合同檔案管理方面，未能根據(jù)分公司、各個部門而分類存儲與管理合同檔案，未對合同進行標(biāo)號登記，對客戶資信方面的管理力度也不足，合同的借閱、調(diào)用缺乏規(guī)范性制度約束，存在隨意調(diào)取檔案的問題，未能做到企業(yè)商業(yè)機密的合理保護，導(dǎo)致重要信息被泄露，甚至?xí)r常會出現(xiàn)檔案資料丟失的情況，會因此產(chǎn)生難以彌補的經(jīng)濟損失，對煤炭貿(mào)易企業(yè)的長效與穩(wěn)定發(fā)展極為不利。

6.法律意識缺失、易引發(fā)合同糾紛。

煤炭貿(mào)易企業(yè)的合同簽訂中存在嚴(yán)謹性不足的問題，這主要是缺乏良好的法律意識所致，未能深入了解與合同管理相關(guān)的律法，在合同簽訂方面細節(jié)處理能力不足，專業(yè)知識儲備也不夠充分，從而引發(fā)了各種合同問題，甚至存在業(yè)務(wù)順序顛倒的情況。一些人員在未簽屬合同的情況下便先行開展業(yè)務(wù)，而后再補簽合同。然而若是合作方誠信度不足，此種做法會為煤炭貿(mào)易企業(yè)的權(quán)益保障留有隱患，一旦引發(fā)糾紛，會因未簽合同而使煤炭貿(mào)易企業(yè)遭受嚴(yán)重的經(jīng)濟損失。

7.合同管理信息化未有效實現(xiàn)。

在煤炭貿(mào)易企業(yè)逐步發(fā)展壯大的過程中，其合同簽訂量也越來越大，合同管理工作涉及內(nèi)容范圍逐步拓展，完全利用手工方式進行合同的收集、整理、統(tǒng)計，必然會降低合同管理成效，同時也會在合同保管中出現(xiàn)破損丟失的問題。同時，報表統(tǒng)計是合同管理的關(guān)鍵所在，可通過合同數(shù)據(jù)的統(tǒng)計而生成報表，為企業(yè)未來發(fā)展提供導(dǎo)向。然而人工統(tǒng)計報表工作量極大，不僅會降低合同管理工作的效率，若是報表數(shù)據(jù)不精準(zhǔn)還會引導(dǎo)煤炭貿(mào)易企業(yè)做出錯誤決定，甚至?xí)ζ髽I(yè)發(fā)展帶來阻礙。

二、加強煤炭貿(mào)易企業(yè)合同管理的路徑分析

1.構(gòu)建完善性合同管理制度。

（1）建立與推行法律顧問制度。

煤炭貿(mào)易企業(yè)要建立與推行總部總法律顧問制度，加強法律顧問機構(gòu)的專業(yè)性，建立單獨的法律顧問崗位，確保企業(yè)內(nèi)部各個層次的合同管理單位、崗位健全，并配備充足的合同管理兼職與專職人員，從而構(gòu)建一個統(tǒng)一化、模塊化的專兼職相結(jié)合的合同管理機制，針對各級別、各部門展開專業(yè)化的合同管理，實現(xiàn)合同管理過程的全覆蓋。條件具備的煤炭貿(mào)易企業(yè)，還可將法律顧問制度推行至各個分公司或下屬部門，確保所有專兼職人員均可按制度執(zhí)行合同管理。

（2）健全與落實合同管理制度。

煤炭貿(mào)易企業(yè)應(yīng)重視合同管理人才專業(yè)素養(yǎng)的提升，在專業(yè)性人才支持下構(gòu)建更加科學(xué)、系統(tǒng)、可行的合同管理制度，建立完善性協(xié)調(diào)機制，以制度為約束確保煤炭貿(mào)易企業(yè)與下屬分公司、各個部門的有機協(xié)調(diào)。還應(yīng)制定與實施嚴(yán)格的監(jiān)督考核機制，重點強化重要經(jīng)濟合同的簽訂率，提高合同履約率，保障合同可得到高效與全面的評審，以此為煤炭貿(mào)易企業(yè)合同管理工作的高質(zhì)量運行提供保障。

（3）制定與實施風(fēng)險管理制度。

為保障合同管理低風(fēng)險運行，需要于合同簽訂之前做到合同風(fēng)險管理制度的制定，要建立審查協(xié)商制度、立項風(fēng)險評估制度，合同風(fēng)險預(yù)警制度等等，通過制度健全與執(zhí)行排查合同簽訂前期的所有風(fēng)險，并于風(fēng)險發(fā)生時能夠及時發(fā)現(xiàn)并化解。構(gòu)建一個閉環(huán)式的合同風(fēng)險管理環(huán)境，確保合同管理能夠貫穿于煤炭貿(mào)易企業(yè)經(jīng)濟運行的所有環(huán)節(jié)之中。

2.深化合同管理認識、提高合同管理重視度。

市場經(jīng)濟環(huán)境下，合同管理成為了企業(yè)管理中十分重要且必要的管理內(nèi)容。面對管理需求的轉(zhuǎn)變，煤炭貿(mào)易企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層與管理層需要詳細學(xué)習(xí)與了解合同管理相關(guān)的政策法規(guī)，要加深對合同管理目標(biāo)責(zé)任制的了解，明確合同管理的內(nèi)涵及價值所在，要建立起遵循法律規(guī)范簽訂合同、依法履行合同的健康生產(chǎn)經(jīng)營管理理念，要在生產(chǎn)經(jīng)營管理重視的同時，對合同管理給予高度關(guān)注，要在煤炭貿(mào)易企業(yè)的議事日程中囊括經(jīng)濟合同管理內(nèi)容，將合同管理置于企業(yè)管理的核心地位，從而確保為合同管理提供充足的人力、物力及資金支持，優(yōu)化合同管理環(huán)境，保障合同管理工作的全面化與高效化開展。

3.強化合同履行及結(jié)算的監(jiān)管力度。

（1）全程監(jiān)督合同履行過程。

合同的簽訂主要是為了防范合作方出現(xiàn)違約行為，從而為企業(yè)帶來不必要的損失。因而在合同管理方面，煤炭貿(mào)易企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格監(jiān)督合同履行過程。應(yīng)全面了解合同履行進展及相關(guān)情況，精準(zhǔn)辨識制約經(jīng)濟合同履行的因素，并及時向相關(guān)部門匯報所發(fā)現(xiàn)的問題，通過合理的應(yīng)對措施制定與實施規(guī)避違約行為出現(xiàn)，從而保障合同的有效與及時履行。

（2）嚴(yán)格把控結(jié)算環(huán)節(jié)。

作為合同履行階段的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，結(jié)算管理工作不容忽視。合同管理人員要加強與財務(wù)部門的溝通，重點關(guān)注合同管理支付款項的落實情況，合同管理人員要親自參與會前協(xié)商環(huán)節(jié)，也要參加立項及調(diào)查，同時，要加強合同簽訂過程審查的嚴(yán)格性，并于合同簽訂之后持續(xù)關(guān)注與監(jiān)督其后續(xù)履行情況，嚴(yán)格把控合同支付款項的審批與執(zhí)行，從而增強合同管理質(zhì)量。

（3）定期化與動態(tài)化實施檢查監(jiān)督。

煤炭貿(mào)易企業(yè)應(yīng)選用科學(xué)、合理的合同檢查監(jiān)督考核方法，制定定期與不定期相結(jié)合的監(jiān)督檢查方案，依據(jù)監(jiān)督檢查中所發(fā)現(xiàn)的問題進行經(jīng)驗的總結(jié)，從而為后續(xù)合同管理工作的優(yōu)化提供借鑒與參考。通過嚴(yán)格的監(jiān)督與檢查，確保經(jīng)濟合同管理工作能夠合法性、高效性地開展，通過煤炭貿(mào)易企業(yè)經(jīng)濟合同管理理念的強化、管理方式的優(yōu)化，保障其合同管理能力的有效提升。

4.加強合同簽訂審查評價環(huán)節(jié)把控。

在合同管理逐步深化發(fā)展的過程中，煤炭貿(mào)易企業(yè)應(yīng)加強合同簽訂與評價管理的規(guī)范性，扭轉(zhuǎn)以往以事后評價為主的方式。要將合同評價融合于事前、事中以及事后各個環(huán)節(jié)，從而做到合同管理水平的有效提升，按照合同管理閉合性管理原則，做到“四不審”規(guī)定的嚴(yán)格落實。一是不審核資信資料不全的合同；二是不審核缺少技術(shù)、經(jīng)營或財務(wù)部門印章不全的合同；三是不審查分支機構(gòu)、部門負責(zé)人、考察人或合同管理者簽字缺失的合同。四是不審查無企業(yè)負責(zé)人或分管負責(zé)人的合同。在依法審核、規(guī)范審核的實施下，增強合同內(nèi)容的合理性、保障合同條款無字詞歧義，確保合同內(nèi)清晰界定雙方職責(zé)，保證所應(yīng)用的合同文本規(guī)范統(tǒng)一，合同內(nèi)容表述明確，字跡工整且清晰。

5.提高合同檔案管理力度。

在煤炭貿(mào)易企業(yè)合同簽訂量逐步增加的境況下，合同檔案的管理任務(wù)艱巨。為避免出現(xiàn)管理檔案混亂、無序現(xiàn)象的發(fā)生，防止重要機密性合同檔案出現(xiàn)信息泄露或丟失損毀問題，煤炭貿(mào)易企業(yè)需要強化合同檔案管理力度。針對總公司、不同分公司或各個部門所簽屬的合同要做好標(biāo)號登記，做到合同的分類存儲與管理。同時，要建立詳細的客戶資信清單，以便能夠全面了解客戶的經(jīng)濟狀況，以降低合同違約事件的發(fā)生率，此外，還要確保合同借閱制度的合理建立與嚴(yán)格實施，借閱合同必須向上級領(lǐng)導(dǎo)申請，獲批后方可借出，以免重要合同信息泄露而為煤炭貿(mào)易企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。

6.強化法律意識、做到合同違約糾紛的合理化解。

煤炭貿(mào)易企業(yè)需要強化合同管理人員的法律意識，以便在因合同引起的違約糾紛發(fā)生時，能夠基于對律法、條款的了解而從中找到化解違約糾紛的突破口，從而實現(xiàn)對自身利益的有效維護。在面對合同違約糾紛時，需要根據(jù)具體情況而選擇對應(yīng)性的解決辦法，既可申請訴訟，也可私下協(xié)商，或是走仲裁路徑，通過法律手段的有效實施盡可能減少企業(yè)因合同違約問題所付出的代價。此外，在重大合同違約糾紛案件發(fā)生時，要對具體責(zé)任人進行追責(zé)，實事求是地對糾紛案件解決情況進行匯報，從而為同類合同違約糾紛案件提供規(guī)避參考，要對引發(fā)糾紛的主觀及客觀因素進行全面分析，吸引經(jīng)驗教訓(xùn)。通過針對性強化相關(guān)部門及分公司的法律意識，培育其責(zé)任意識，增強合同管理人員的合同違約糾紛解決能力。

7.構(gòu)建合同信息化管理模式、確保合同審核制度有效落實。

由于煤炭貿(mào)易企業(yè)采購交易量持續(xù)增加，其所簽訂的合同簽訂量大增，因而合同管理在企業(yè)管理中所占據(jù)的地位進一步提升。傳統(tǒng)以人工為主的手工合同管理方式存在管理效率低下、管理錯漏率高的問題，因此，煤炭貿(mào)易企業(yè)應(yīng)重視合同信息化管理模式的構(gòu)建，在ERP管理軟件中增強合同管理內(nèi)容，通過合同的層層審批，確保合同審批流程的規(guī)范，以防止出現(xiàn)合同漏審漏批或越級審批的問題。在先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持下，不僅能夠節(jié)約合同審批時間，提高合同管理效率，也可增強合同審核的精準(zhǔn)性，可通過無紙化辦公的實現(xiàn)節(jié)約合同管理成本。

三、煤炭貿(mào)易企業(yè)合同管理效果強化的保障措施

1.制定與應(yīng)用統(tǒng)一的合同文本。

為規(guī)避合同文本缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、隨意性應(yīng)用所帶來的合同管理風(fēng)險，煤炭貿(mào)易企業(yè)的合同管理應(yīng)立足企業(yè)自身發(fā)展實際，在與法律顧問機構(gòu)交流探討后制定出契合法律、符合自身境況的標(biāo)準(zhǔn)化合同文本，如此可提升企業(yè)合同管理的規(guī)范性，可防止合同操作化不足所帶來的問題，利于對合同簽訂雙方行為的約束，可防范合同違約糾紛并將合同作為糾紛解決的重要依據(jù)。

2.落實委托代理與授權(quán)機制。

煤炭貿(mào)易企業(yè)要結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營實際與合作方簽訂合同，應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)申請業(yè)務(wù)相關(guān)事項，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把握總體方向，將合同的簽訂委托、授權(quán)給法律顧問機構(gòu)，由其負責(zé)合同簽訂過程的執(zhí)行與落實，確保合同能夠合法性簽屬，進而保障合同能如約履行，同時也可實現(xiàn)煤炭貿(mào)易企業(yè)合法權(quán)益的有效保障。

3.強化合同管理人員專業(yè)性。

合同管理中若管理或簽訂人員能力水平欠佳會導(dǎo)致合同條款不完善或后補合同現(xiàn)象出現(xiàn)，因此，煤炭貿(mào)易企業(yè)的合同管理應(yīng)將專業(yè)性合同管理人才的培養(yǎng)作為關(guān)鍵保障對策，要培養(yǎng)出專業(yè)能力高超、綜合素質(zhì)優(yōu)良的合同管理人才，以此確保合同制度得到全面落實、合同文本能夠統(tǒng)一制定與實施，從而提高煤炭貿(mào)易企業(yè)的合同管理水平。

4.建立專門性合同管理部門。

煤炭貿(mào)易企業(yè)應(yīng)設(shè)置專門的合同管理部門，配置專業(yè)化、充足性的合同管理人員，并明確各崗位職責(zé)，做好合同簽訂前簽署人的信用調(diào)查，并了解其經(jīng)濟情況以及合同履行能力，保障合同簽署的有效性。同時，合同簽訂時，要由專業(yè)合同管理部門負責(zé)審查合同條款并監(jiān)督管理過程，從而保障合同規(guī)范性簽署，嚴(yán)格監(jiān)督合同中貨款支付與驗收等各環(huán)節(jié)，規(guī)避舞弊行為，保障煤炭貿(mào)易企業(yè)利益的最大化。

結(jié)語：作為性質(zhì)特殊的主體，煤炭貿(mào)易企業(yè)的合同管理內(nèi)容復(fù)雜且系統(tǒng)性極強。合同管理是一項關(guān)乎企業(yè)發(fā)展的重要管理內(nèi)容，煤炭貿(mào)易企業(yè)要把握當(dāng)前發(fā)展?fàn)顩r，建立一個契合企業(yè)發(fā)展實際的全面性合同管理機制，同時要重視合同管理、強化合同履行及結(jié)算監(jiān)管力度、嚴(yán)格審查評價合同簽訂環(huán)節(jié)，還要強化法律意識、做到合同違約糾紛的合理化解，構(gòu)建合同信息化管理模式，確保合同審核制度有效落實。除此之外，還要通過制定與應(yīng)用統(tǒng)一的合同文本、落實委托代理與授權(quán)機制、強化合同管理人員專業(yè)性、建立專門性合同管理部門幾項舉措保障煤炭貿(mào)易企業(yè)合同管理成效提升，從而獲取最大化的經(jīng)濟效益。