戴俊棣

（廣西壯族自治區(qū)靖西公路養(yǎng)護(hù)中心，廣西 百色 533899）

0 引言

公路是推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，促使社會(huì)和諧發(fā)展的重要媒介。通過(guò)對(duì)公路系統(tǒng)檔案電子化管理，為公路發(fā)展助力，促使公路更好地建設(shè)與發(fā)展。由于種種因素，公路系統(tǒng)電子檔案管理工作情況并不理想，不僅影響大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)也局限公路系統(tǒng)檔案管理創(chuàng)新。為了解決這一問(wèn)題，本文就電子檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行分析。

1 公路系統(tǒng)電子檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 基礎(chǔ)設(shè)施有待完善

公路系統(tǒng)中大部分單位檔案管理工作都存在設(shè)備落后的情況，無(wú)法為電子檔案管理工作開(kāi)展提供現(xiàn)代化設(shè)備的支持，展示電子檔案管理工作的價(jià)值與作用。通過(guò)對(duì)公路系統(tǒng)檔案管理工作的分析，發(fā)現(xiàn)大部分單位僅僅配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等基礎(chǔ)性的辦公設(shè)備，忽略現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的投入，影響電子檔案管理工作的實(shí)施。大數(shù)據(jù)背景下，衍生出需要許多與檔案管理有關(guān)的設(shè)備，如與全文識(shí)別功能有關(guān)的掃描儀、服務(wù)器等。這些設(shè)備是實(shí)現(xiàn)電子檔案管理工作的前提，也是各項(xiàng)工作實(shí)施與開(kāi)展的關(guān)鍵。通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的投入，為電子檔案管理工作開(kāi)展提供技術(shù)支持，解決檔案管理效果差的問(wèn)題。

1.2 電子檔案信息安全問(wèn)題

檔案工作開(kāi)展的目的，就是當(dāng)公路系統(tǒng)運(yùn)行中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、信息集中在一起管理，為公路事業(yè)發(fā)展提供真實(shí)的信息資源保證。電子檔案管理工作中，會(huì)因?yàn)椴《尽⒑诳偷墓?，是原有的?shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或者被破壞的情況，最終影響檔案管理工作效果。安全問(wèn)題是檔案管理面對(duì)的主要問(wèn)題，也是目前需要解決的困境。

1.3 電子檔案管理制度不完善

電子檔案管理工作發(fā)展時(shí)間較短，沒(méi)有相對(duì)完善的管理制度與體系，無(wú)法保證管理工作實(shí)施與開(kāi)展的效果[1]?？茖W(xué)的管理制度，能夠約束工作人員的行為舉止，同時(shí)可以保證電子化檔案管理工作實(shí)施的效果，對(duì)公路發(fā)展具有推動(dòng)作用。由于紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的不同，所有無(wú)法將紙質(zhì)檔案管理制度運(yùn)用在電子檔案管理中，為公路系統(tǒng)檔案管理工作的發(fā)展助力。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)有待提升

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，電子化檔案管理工作對(duì)從業(yè)人員的要求逐漸提升。作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，需要具備以下素質(zhì)：豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)、牢固的檔案管理知識(shí)，熟練的信息技術(shù)操作能力。但是通過(guò)對(duì)實(shí)際工作情況的分析，發(fā)現(xiàn)以下問(wèn)題，如表1 所示。

表1 檔案管理人員工作中存在的問(wèn)題及影響

（1）部分工作人員缺乏信息技術(shù)操作能力。部分檔案管理人員雖然可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，但是并沒(méi)有掌握比較高深的技術(shù)操作方法，無(wú)法在電子檔案管理工作中展示自身的業(yè)務(wù)能力。

（2）部分工作人員缺乏信息化管理意識(shí)，仍采用傳統(tǒng)人工的方式進(jìn)行檔案管理工作。檔案管理人員的思想觀念、工作理念是實(shí)現(xiàn)電子化檔案管理工作的前提。若是工作人員不具備檔案管理意識(shí)，將會(huì)電子檔案管理工作的實(shí)施產(chǎn)生消極影響。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代下電子檔案管理工作開(kāi)展的優(yōu)勢(shì)

2.1 提升檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用效果

與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式相比，電子檔案管理工作的開(kāi)展，優(yōu)化工作流程，增強(qiáng)檔案的管理、開(kāi)發(fā)與利用效果[2]。當(dāng)工作人員產(chǎn)生檔案信息的閱讀需求后，可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用，查找相關(guān)的信息，節(jié)約檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用時(shí)間。電子檔案管理工作，打破時(shí)間空間的約束，工作人員可以利用電子檔案系統(tǒng)查找、分享檔案資源，無(wú)形中增強(qiáng)檔案管理工作效果。

2.2 提升工作效率

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)成為各個(gè)行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵手段。電子檔案管理工作的實(shí)施，提升電子檔案信息收集、處理與利用效果，減輕檔案管理人員的工作壓力。日常工作中，可以通過(guò)信息技術(shù)的操作，獲取相關(guān)的檔案信息，將此以數(shù)字化的方式進(jìn)行保存，為后續(xù)的運(yùn)用提供便利。電子檔案管理工作的實(shí)施，提升檔案工作效率，同時(shí)可以促使公路系統(tǒng)檔案管理創(chuàng)新改革。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代下公路系統(tǒng)電子檔案管理工作開(kāi)展的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，為了實(shí)現(xiàn)公路系統(tǒng)電子檔案管理，需要做好基礎(chǔ)設(shè)施的投入與建設(shè)工作，根據(jù)電子檔案管理工作的特點(diǎn)，投入相關(guān)的基礎(chǔ)設(shè)施與設(shè)備，為信息化檔案管理工作開(kāi)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。實(shí)際工作中，可以從以下3 個(gè)方面入手：①做好硬件設(shè)備的投入。電子檔案管理工作的開(kāi)展，對(duì)儲(chǔ)存電子檔案的硬件設(shè)備要求較高，不僅要容量大，而且質(zhì)量還要符合相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。因此，需要做好硬件設(shè)備的投入，用于檔案的儲(chǔ)備與管理。②加強(qiáng)技術(shù)手段運(yùn)用[3]。在實(shí)際工作中，應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)的運(yùn)用，利用現(xiàn)代化的設(shè)備創(chuàng)新電子檔案管理模式，融入信息技術(shù)手段，以此增強(qiáng)檔案管理工作效果。③做好電子化檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與利用。針對(duì)當(dāng)前公路系統(tǒng)電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備不足的問(wèn)題，可以研發(fā)、引進(jìn)電子化檔案管理系統(tǒng)，借此彌補(bǔ)以往電子檔案管理中存在的不足，優(yōu)化檔案管理工作效果。以檔案管理系統(tǒng)為例，該系統(tǒng)以信息技術(shù)為依托，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)的運(yùn)用，構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，支持檔案管理全過(guò)程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)管理、借閱利用和編研發(fā)布等，如圖1 所示。通過(guò)信息化檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)用，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案全周期管理，縮短檔案管理時(shí)間，提高管理工作效率。公路系統(tǒng)電子檔案管理工作中，可以引進(jìn)這一系統(tǒng)，對(duì)單位內(nèi)部產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，利用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理與分析，為后續(xù)工作的實(shí)施打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

圖1 檔案全周期管理

3.2 加強(qiáng)電子檔案安全管理

在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案管理的安全問(wèn)題需要得到管理人員的重視，引進(jìn)安全技術(shù)，增強(qiáng)人員安全意識(shí)，為電子檔案安全管理工作的開(kāi)展做好鋪墊。實(shí)際工作中，可以從以下2 個(gè)方面入手：①對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)。檔案管理人員的安全意識(shí)直接影響電子檔案管理工作的實(shí)施效果。通過(guò)安全意識(shí)的培訓(xùn)，可以增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)與安全管理意識(shí)，規(guī)范工作人員行為舉止的同時(shí)，提升檔案管理工作有效性。②引進(jìn)安全技術(shù)，如防火墻、加密技術(shù)等進(jìn)行安全管理，以此對(duì)病毒與黑客的防控。

3.3 完善電子檔案管理制度

公路系統(tǒng)電子檔案管理工作中，制度的完善與健全，可以規(guī)范檔案管理行為，能夠提升電子檔案管理工作的有效性。實(shí)際工作中，從以下制度入手：①加強(qiáng)檔案權(quán)限管理。電子檔案在保存的過(guò)程中會(huì)因?yàn)樾薷幕蛘咂渌倪`法操作行為，致使檔案信息丟失。權(quán)限管理制度的建設(shè)，可以規(guī)范工作人員的行為，避免出現(xiàn)信息被篡改的情況。②明確檔案信息查閱流程，要求工作人員獲得授權(quán)后才能查找檔案信息。③崗責(zé)制度，明確工作人員的責(zé)任與權(quán)利，要求檔案管理人員根據(jù)規(guī)章制度進(jìn)行實(shí)踐操作，以此保證電子化檔案管理工作實(shí)施的有效性。

3.4 加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)

（1）對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)方面的培訓(xùn)，提升其信息操作能力與業(yè)務(wù)素養(yǎng)會(huì)對(duì)電子檔案管理工作的實(shí)施產(chǎn)生較大的影響。通過(guò)信息技術(shù)的培訓(xùn)，可以提升檔案管理工作效果，使工作人員掌握更多的技術(shù)操作方法，并在實(shí)踐中靈活運(yùn)用[4]。

（2）加強(qiáng)電子檔案管理的培訓(xùn)，使檔案管理人員形成信息化檔案管理意識(shí)，并主動(dòng)利用信息技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，提升檔案管理工作效果。在培訓(xùn)活動(dòng)中，可以將信息化檔案管理工作開(kāi)展的重要性體現(xiàn)出來(lái)，使檔案管理人員意識(shí)到傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需求，不利于公路系統(tǒng)的發(fā)展。通過(guò)對(duì)檔案管理人員多方面的培訓(xùn)，提升從業(yè)人員的信息技術(shù)操作意識(shí)與業(yè)務(wù)能力，使其更加主動(dòng)參與崗位工作中，實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的同時(shí)，推動(dòng)電子檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，電子檔案管理工作的開(kāi)展，為公路系統(tǒng)的建設(shè)與發(fā)展提供內(nèi)在支持。實(shí)際工作中，做好基層性設(shè)備的投入與管理，利用科學(xué)的管理制度，提升工作人員的責(zé)任與安全意識(shí)，保證電子檔案信息安全的同時(shí)，提升檔案管理工作效果。組織相關(guān)的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，使其掌握信息技術(shù)操作方法，為公路發(fā)展提供驅(qū)動(dòng)力。