[日]近藤麻理惠　[美]斯科特?索南沙因　譯/王岑卉

整理辦公空間的時候，處理紙質文件通常是最耗時的部分。即使在今天，智能手機和平板電腦無處不在，紙質資料的數量大大減少，人們仍然喜歡擁有大量紙張。

整理紙質文件的首要原則是全部清空。當然，我不是說要徹底清除所有文件，只是希望你下定決心，只留下絕對必要的那些，其余的通通處理掉。由于紙張看起來輕飄飄的不占地方，我們常常會不假思索地把它們保留下來。更糟糕的是，我們囤積的紙張越多，查找特定文檔或報告所花的時間就越多，整理起來的難度也就越大。因此，我建議你在日程表上留出一個時間段，專門用來整理紙質文件。

首先請將所有文件集中起來，然后逐一查看，瀏覽內容時可以順手將文件分類。這么一來，你就能更迅速、更輕松地完成歸檔。你可以大致將文件分為3類：待處理的、需要保留的、想要保留的。

“待處理”類包括需要采取某些行動的文件，例如未支付的賬單和需要審查的項目提案。我的建議是，在處理完畢之前，將這類文件通通裝進一個立式文件匣，以免與其他類別的文件混淆。

接下來，我們來看一看“需要保留”的文件。根據法律規(guī)定，某些類型的報告、聲明、合同和其他文檔需要保留一段時間。將它們分門別類整理好，放進文件柜或架子上的文件夾里。如果不需要保留原件，你也可以進行掃描，以電子方式存儲。與其邊整理邊掃描，不如將它們集中歸入“稍后掃描”文件堆，一口氣完成掃描，這么做效率更高。

最后一類是你出于其他原因“想要保留”的文件。其中可能包括你想留下做參考的資料，或是能給你帶來歡樂的文檔。至于要不要保留這些文件，完全取決于你自己。不過，如果你是毫無理由地攥住某物不放手的人，整理完畢后會很容易被“打回原形”。請牢記一點——整理文件的基本原則是全部清空。

如果你不愿接受“清空所有文件”這個基本原則，請想象我剛剛走進你的辦公室，宣布要把你所有的文件通通塞進碎紙機。你會怎么做？你會努力從碎紙機里搶回哪些文件？

我認識的一位經理已經養(yǎng)成了習慣，一收到文件就馬上判斷是不是必需的。如果不是必需的，他就當場將文件塞進碎紙機。從此以后，他再也沒有遇到過文件堆積如山的問題。但在使用碎紙機的時候，我們需要特別小心。那位經理不小心把一名員工的辭職信（包括信封）直接粉碎了。（事實上，他是我的前任上司，被他不小心塞進碎紙機的是我的辭職信。）

如何收納文件，永不打回原形

讀到這里，你可能會感到焦慮：哪怕收拾整理完畢，文件也會很快堆積如山，不可避免地將你打回原形。請不用擔心，只要你遵循以下3個收納原則，就永遠不會重返混亂狀態(tài)。

原則1：將文件細致分類

首先，將你的紙質文件清晰歸類，例如演示文檔、項目提案、報告和發(fā)票。我的一位客戶就將文件分為“設計創(chuàng)意”“管理構想”“英語學習”和“需要保留并記住的文檔”這幾類。你可以選擇最適合自己的分類體系。

最重要的是，永遠不要毫無理由地保留任何一張紙。請確保將每份文件細致分類。

原則2：將文件直立收納

你認識那種總是嘟囔著“那份文件跑哪兒去了”的人嗎？通常來說，這是因為他們把文件通通堆在桌子上。堆疊文件有兩大缺陷。

首先，你會搞不清自己有多少文件，所以不會注意到文件隨著時間的推移不斷累積，最終導致桌面凌亂不堪。其次，你會忘記壓在底下的文件，會為了尋找它們而浪費時間。

為了提高工作效率，請采用直立歸檔法收納文件。將每一類文件放進單獨的文件夾，收納在文件柜或架子上的立式文件匣里。這種收納方式讓紙質文件的數量一目了然，而且看起來清爽又整潔。

原則3：設置待辦文件筐

設置一個待辦文件筐，只放當天需要處理的文件。同樣，我建議你使用立式文件匣，以便對需要處理的文件數量一目了然。如果你愿意的話，也可以使用托盤式文件匣，將所有文件平放。不過，請不要忘了壓在底下的文件。處理完待辦文件后，請將不需要保留的文件通通粉碎。

警惕掃描陷阱

掃描確實很方便。沒有什么比掃描你決定舍棄的文件、換成數據形式存儲更輕松的了。但有些時候，掃描也會帶來麻煩。

一位客戶告訴我，他打算在把書處理掉之前掃描重要頁面，但這個過程花的時間比預期的長。在此期間，他意識到掃描頁面并不能讓自己開心，就決定改用智能手機拍照，但這么做花的時間也比預期的長。最后，他決定直接把書處理掉，什么也不留了。至于他費盡心思掃描、拍照的頁面，他后來根本沒有再看過。

當然，有些重要文件確實需要掃描。但在開始掃描之前，請問問自己，你擱在一邊準備掃描的文件是不是真的全都需要留檔。關鍵在于，不但要記住掃描這些資料要花多長時間，還要記住分類并存儲數據要花多長時間。如果你還是想通過掃描保存這些文件，請確保在整理日程表中為此留出一個時間段。如果你只是告訴自己，你“一有機會”就掃描這些資料，這件事就永遠都做不完。

整理名片，審視人際關系

你有沒有過這樣的經歷：你死死盯著一張名片看，卻怎么也回憶不起那個人是誰，甚至想不起那人長什么樣子？整理名片的時候，這種情況時常出現。我總是鼓勵客戶抓住這個機會處理掉名片，但很多人會對丟掉別人的名片感到愧疚。但如果名片真的如此珍貴，你就不該把它們塞進抽屜里吃灰，而應該滿懷敬意地對待它們，感謝它們所做的工作，在保護對方隱私的前提下與它們揮手作別。

整理名片的時候，請將它們全部集中起來，然后逐一查看。我指導過的一位企業(yè)主擁有4000張名片。上完整理課后，他發(fā)現自己根本不需要其中任何一張，因為他幾乎跟每個人在社交媒體上都有聯系。而且，只要是跟他通過電子郵件的人，他都存了郵件地址。

有些人你通過電子郵件或社交媒體聯系過，你完全可以跟這些人的名片說“再見”。如果你沒時間立刻將名片上的信息輸入聯系人文件夾，不妨通過掃描或拍照將對方的電子郵件地址存進電腦或手機。此外，你也可以利用新技術進行存儲，例如下載拿手機攝像頭當掃描儀的應用程序，將名片上的數據存入聯系人列表。

至于我嘛，最近我整理名片的時候，只留下了一張——我父親的名片。我之所以保留它，是因為我父親在同一家公司工作了三十多年。每當看到這張名片，我都會想起父親這些年來辛勤工作為家人提供的一切。我離不開它，所以特意在辦公桌上為它留了一個位置。

如果某些名片能激勵或鼓舞你，那就請放心保留吧！

（摘自中國友誼出版公司《怦然心動的工作整理魔法》）