呂緯

隨著近年來(lái)醫(yī)療體制改革工作的深入開展，醫(yī)院人事檔案管理工作也得到了較大的完善與發(fā)展，其在推動(dòng)改革進(jìn)程、提升核心競(jìng)爭(zhēng)力中發(fā)揮著日益重要的作用。醫(yī)院的醫(yī)務(wù)人員較多，工作中產(chǎn)生的檔案較多，常規(guī)檔案管理效率低下，且無(wú)法保證人事檔案的準(zhǔn)確性，通過(guò)規(guī)范化管理檔案并依靠現(xiàn)代信息技術(shù)，能不斷提高檔案管理效果[1]。雖然近年來(lái)醫(yī)院在人事檔案管理方面有所突破，并取得了一定進(jìn)展，但仍不夠規(guī)范，存在一定問(wèn)題，對(duì)實(shí)際管理效率與質(zhì)量均產(chǎn)生了較大影響。因此，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策進(jìn)行深入全面的分析探討十分必要。

1 醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)對(duì)醫(yī)院發(fā)展的意義

人事檔案管理可有效提升醫(yī)院的人才配置，實(shí)現(xiàn)人盡其用的用人目標(biāo)，對(duì)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義?？偟膩?lái)說(shuō)，人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)對(duì)醫(yī)院發(fā)展的意義集中體現(xiàn)在以下幾方面：

1.1 人事檔案管理可為醫(yī)院人事改革提供準(zhǔn)確的參考意見醫(yī)院人事檔案具有全面性和準(zhǔn)確性等特點(diǎn)，通過(guò)強(qiáng)化人事檔案管理力度，可以詳盡掌握醫(yī)院職工的各項(xiàng)情況。醫(yī)院在后續(xù)人事改革事項(xiàng)的開展中可以以此為依據(jù)，對(duì)相關(guān)人員的信息進(jìn)行調(diào)閱和查詢，開展全面的人事信息評(píng)估，確保制度改革的全面性和可行性。

1.2 人事檔案管理可提升醫(yī)院人力資源管理水平人事檔案管理與人力資源管理均是醫(yī)院選拔人才和管理人才的重要手段，兩者之間存在較大的關(guān)系。醫(yī)院通過(guò)積極規(guī)范化的人事檔案管理，可以提高檔案的現(xiàn)代化管理水平和促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范，確保醫(yī)院各項(xiàng)用人活動(dòng)的高效開展，提升醫(yī)院整體管理能力。

1.3 人事檔案管理可推動(dòng)醫(yī)院的平穩(wěn)與健康發(fā)展人事檔案管理可以充分體現(xiàn)醫(yī)院不同時(shí)期的人事工作，其可以準(zhǔn)確記錄醫(yī)院人事工作的發(fā)展歷程與人員變動(dòng)情況，同時(shí)也為醫(yī)院人事管理工作的開展積累了較多的經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)的健康發(fā)展提供資源支撐。隨著醫(yī)療體制改革工作的深入，人事工作在推動(dòng)醫(yī)院健康發(fā)展、提升戰(zhàn)斗力和凝聚力中的重要性日益凸顯。醫(yī)院只有高度重視并從現(xiàn)代化角度加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作，才能更好地發(fā)揮檔案在人力資源建設(shè)中的作用，有助于為人才合理配置提供基礎(chǔ)條件，提升醫(yī)院核心軟實(shí)力，推動(dòng)自身健康發(fā)展。

2 醫(yī)院人事檔案管理存在的主要問(wèn)題

2.1 不被重視人事檔案管理易被認(rèn)為只是抄抄寫寫的保管性事務(wù)工作，只需要保證職工資料不丟失、不泄露，不需要花費(fèi)大量的人力和物力開展此項(xiàng)工作，本質(zhì)上并沒有意識(shí)到醫(yī)院人事檔案管理的重要性，導(dǎo)致日常工作過(guò)于松散，對(duì)檔案管理資料沒有做出充分分析與利用；人事檔案管理部門是開展此項(xiàng)工作的主體，其思想認(rèn)識(shí)可直接影響和決定人事檔案管理的成效。就目前醫(yī)院人事檔案管理部門與工作人員日常工作開展情況來(lái)看，雖然對(duì)人事檔案管理工作較重視，但在實(shí)際工作中因?yàn)槊總€(gè)人的理解與認(rèn)識(shí)水平不同，所以存在責(zé)任不明確、人事審核不嚴(yán)格、人事檔案材料管理不完整等情況。嚴(yán)重時(shí)還會(huì)因?yàn)槁氊?zé)不明確而導(dǎo)致人事檔案丟失，無(wú)論是對(duì)職工還是醫(yī)院自身發(fā)展均產(chǎn)生了較大的影響。

2.2 缺乏創(chuàng)新醫(yī)院開展人事檔案管理必須要有相應(yīng)的規(guī)章制度作為參考與依據(jù)，因而制度對(duì)開展人事檔案管理十分重要。分析目前醫(yī)院人事檔案管理制度建設(shè)方面的問(wèn)題，總結(jié)如下：①醫(yī)院在人事檔案管理方面都有相應(yīng)的管理制度，但是并未從醫(yī)院自身發(fā)展情況和管理特點(diǎn)著手，導(dǎo)致日常管理工作缺乏可行性和科學(xué)性，無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理目標(biāo)；②在責(zé)任制度建設(shè)方面，多數(shù)醫(yī)院缺乏責(zé)任機(jī)制，人事檔案管理工作的精細(xì)化程度不足，管理工作的權(quán)責(zé)不明，導(dǎo)致日常管理過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)“無(wú)人管”和“多人管”的情況，對(duì)人事檔案管理的高效開展產(chǎn)生了較大的影響；③多數(shù)醫(yī)院人事檔案管理部門根據(jù)自身管理特點(diǎn)構(gòu)建了監(jiān)督機(jī)制，一定程度上實(shí)現(xiàn)了對(duì)人事檔案管理質(zhì)量的監(jiān)督，但因?yàn)槿狈ν獠康谋O(jiān)督管理，導(dǎo)致內(nèi)部監(jiān)督存在一定的局限性，部分工作人員在人事檔案歸檔時(shí)未對(duì)其真實(shí)性、完整性與客觀性進(jìn)行審核，草草檢查便歸檔處理，很大程度上降低了人事檔案對(duì)醫(yī)院人才配置的參考作用；④人事檔案管理質(zhì)量缺乏考核評(píng)估，獎(jiǎng)懲機(jī)制落實(shí)力度不足，導(dǎo)致員工責(zé)任意識(shí)和工作積極性下降[2]。

2.3 信息化建設(shè)力度薄弱計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、移動(dòng)通信技術(shù)等快速發(fā)展使醫(yī)院人事檔案管理工作能夠向信息化方面發(fā)展，且已經(jīng)成為未來(lái)的主要發(fā)展趨勢(shì)。提高工作效率，保證管理工作的精準(zhǔn)化，對(duì)提升醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。有些醫(yī)院簡(jiǎn)單地認(rèn)為使用計(jì)算機(jī)就是檔案管理，沒有充分考慮其他信息技術(shù)手段在檔案管理中的作用；部分醫(yī)院出于經(jīng)濟(jì)因素考慮，人事檔案管理信息化建設(shè)停留在規(guī)劃階段，沒有引進(jìn)專門的管理軟件。另外，在信息化人才培養(yǎng)與引進(jìn)方面也存在較多的問(wèn)題，缺少?gòu)?fù)合型人才，無(wú)法確保日常工作的高效開展。這將會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院信息共享能力不足，醫(yī)院人事檔案沒有在人事調(diào)動(dòng)、高素質(zhì)人才培養(yǎng)方面發(fā)揮作用，造成檔案利用率不足。

3 醫(yī)院人事檔案管理規(guī)范化建設(shè)的科學(xué)策略

3.1 人事檔案管理的重要性針對(duì)醫(yī)院忽視人事檔案管理問(wèn)題，需要從以下幾方面開展工作：①醫(yī)院管理層要進(jìn)一步解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，自覺學(xué)習(xí)與檔案管理有關(guān)的各種理論、案例等，充分明確人事檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展的重要性與必要性。督促并指導(dǎo)檔案管理部門相關(guān)工作的開展，形成自上而下的良好工作氛圍，最大限度地保障此項(xiàng)工作的高效開展[3]；②人事檔案管理部門和工作人員要進(jìn)一步認(rèn)識(shí)到自身職責(zé)，進(jìn)一步強(qiáng)化工作責(zé)任意識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思想觀念，樹立創(chuàng)新意識(shí)，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，嚴(yán)格按照醫(yī)院相關(guān)規(guī)范開展和落實(shí)人事檔案管理工作，給予人事檔案管理充分的重視。

3.2 進(jìn)一步健全人事檔案管理制度人事檔案管理制度是醫(yī)院要重點(diǎn)解決的問(wèn)題，但同時(shí)鑒于管理制度的完善工作具有長(zhǎng)期性和復(fù)雜性，因此醫(yī)院管理層要樹立長(zhǎng)期意識(shí)，積極投身于人事檔案管理的建設(shè)與完善中，具體需要做好以下幾方面的工作：①對(duì)人事檔案管理部門和工作人員的權(quán)責(zé)作進(jìn)一步的明確，保證“權(quán)責(zé)對(duì)等”，劃分不同的責(zé)任等級(jí)體系，精細(xì)化具體工作，并及時(shí)開展工作質(zhì)量評(píng)估；②人事檔案管理工作是醫(yī)院的重點(diǎn)工作，在推動(dòng)醫(yī)院健康發(fā)展中的作用巨大。因此，要進(jìn)一步構(gòu)建醫(yī)院、人事檔案管理部門與工作人員三位一體的工作機(jī)制，強(qiáng)化彼此之間的交流溝通，定期對(duì)工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析探討，并提出解決策略。也可以構(gòu)建PDCA循環(huán)管理模式，開展更高質(zhì)量的人事檔案管理工作；③落實(shí)各項(xiàng)監(jiān)督制度的實(shí)施，制度如果不能順利實(shí)施，則無(wú)法發(fā)揮自身作用，因而醫(yī)院要進(jìn)一步強(qiáng)化監(jiān)督制度的落實(shí)，成立相應(yīng)的質(zhì)量監(jiān)督小組，定期對(duì)人事檔案管理情況開展質(zhì)量檢測(cè)，并對(duì)工作人員的責(zé)任心和工作能力進(jìn)行動(dòng)態(tài)化評(píng)估，以此來(lái)提升工作人員的工作積極性；④對(duì)于日常工作表現(xiàn)優(yōu)秀的人員及時(shí)予以精神獎(jiǎng)勵(lì)和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，反之，如果有員工工作責(zé)任心較差、習(xí)慣性依賴他人、推脫責(zé)任，則可對(duì)其勸勉、談話，如果仍不改正，可調(diào)離崗位或者解雇[4]。

3.3 加強(qiáng)醫(yī)院信息化建設(shè)力度信息化管理已經(jīng)成為醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，在推動(dòng)醫(yī)院信息化管理進(jìn)程中發(fā)揮重要作用。醫(yī)院需要重點(diǎn)做好以下兩方面工作，一方面要加大資金投入力度，提升信息化人事檔案的利用效率，配套先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，并設(shè)計(jì)信息化檔案管理系統(tǒng)。待完成信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作后可借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)員工的多項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，將職工人事檔案、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、工作表現(xiàn)等緊密連接起來(lái)，幫助職工制定短期和長(zhǎng)期的發(fā)展規(guī)劃，真正落實(shí)人事檔案管理工作，提升人事檔案管理的準(zhǔn)確性、即時(shí)性、全面性[5]。另一方面醫(yī)院要進(jìn)一步提高意識(shí)，在引進(jìn)信息化技術(shù)的同時(shí)，要明確信息化管理的手段和策略，鑒于人事檔案涉及較多的個(gè)人隱私信息，因而務(wù)必要強(qiáng)化保密和維護(hù)工作的力度，嚴(yán)格遵循網(wǎng)絡(luò)信息安全保密制度，嚴(yán)禁出現(xiàn)計(jì)算機(jī)與外部網(wǎng)絡(luò)連接的情況，以此確保人事檔案管理的安全性。另外，相關(guān)的工作人員要樹立學(xué)習(xí)意識(shí)，積極學(xué)習(xí)信息化管理知識(shí)，掌握更多的信息化技術(shù)，提升自身的專業(yè)能力，以便更好地開展日常管理工作。

人事檔案管理質(zhì)量事關(guān)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，對(duì)醫(yī)院軟實(shí)力提升具有重要作用。因此，醫(yī)院要給予人事檔案管理充分的重視，構(gòu)建更加完善的管理制度，并推動(dòng)人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，借助信息化手段更好地開展人事檔案管理工作，以此提升人事檔案管理效率與質(zhì)量。