趙炳旺 歐 清

(山東省立第三醫(yī)院 山東·濟南 250031)

醫(yī)院各職能科室平時工作中會產(chǎn)生大量的各類型的檔案材料，查詢利用率高，包括文書檔案、基建工程類檔案、照片聲像檔案、科研類檔案、醫(yī)療類檔案、護理類檔案、質(zhì)管類檔案、財務(wù)類檔案、紀檢監(jiān)察類檔案、公共衛(wèi)生類檔案、安保類檔案等等。這些檔案內(nèi)容包羅萬象，在平時工作中利用率高，但是也存在保管難度大，有的甚至未統(tǒng)一集中保管，更有丟失現(xiàn)象出現(xiàn)。如何利用好目前醫(yī)院智慧醫(yī)療的新技術(shù)，在信息化大背景下，通過現(xiàn)代技術(shù)手段更加有效率的統(tǒng)一保管，更迅速的提供利用，滿足各職能科室信息訴求，是擺在我們面前的一個急需解決的問題。

1 醫(yī)院智慧管理在職能科室工作建設(shè)中的作用

1.1 助力科室檔案管理人才培養(yǎng)

助力管理人才的培養(yǎng)主要體現(xiàn)在以下兩個方面：首先是助力新進管理人員（“新人”）的素質(zhì)培育。其次是助力進修人員的專業(yè)提升。其中，“新人”具體指的是剛畢業(yè)于醫(yī)科大學的本科生、研究生。雖說這一類人群在學校接受了長時間的專業(yè)基礎(chǔ)訓練，然而在實際管理及工作等環(huán)節(jié)依據(jù)存在著經(jīng)驗缺乏的問題，并且缺乏的經(jīng)驗不單單局限于工作實踐方面，另外還包括對于特殊工作內(nèi)容的熟悉程度。為此，醫(yī)院檔案管理部門可為通過信息化的技術(shù)手段，以及國內(nèi)外最先進的管理理念，對其開展業(yè)務(wù)能力放慢的培訓。而對于進修人員而言，其最希望的便是對自身眼界進行開拓。同理，醫(yī)院智慧管理系統(tǒng)將對他們的能力提升提供充足的資料信息。

1.2 助力職能科室檔案工作發(fā)展

對于職能科室的檔案工作而言，團隊的整體水平是尤為重要的。如果需要從整體上對科室的工作水平進行提升，除了要求對“傳幫帶”機制進行施行之外，同時還必須由科室圍繞著現(xiàn)有問題案例開展研討工作，在這當中碰撞出醫(yī)院智慧化檔案管理的火花。實踐工作證實，加快推動科室檔案工作不斷發(fā)展的根本動力不單單是需要業(yè)務(wù)帶頭人發(fā)揮引導作用，同時還需要渲染起信息化技術(shù)背景下共同學習的氛圍。而關(guān)于后者，則急需醫(yī)院信息化檔案管理工作的助力。

2 職能科室檔案的分類

目前，醫(yī)療行業(yè)主要是醫(yī)院的職能科室，所產(chǎn)生的檔案分為以下幾類：

（1）文書檔案：主要包括下列內(nèi)容。黨團工會類、民主黨派類、上級來文、本單位發(fā)文類；各類合同；人事行政文書類；基建、設(shè)備、財務(wù)文書類；醫(yī)療、護理文書類；宣傳文書類；安全保衛(wèi)文書類；質(zhì)量管理文書類；科研教學類。

（2）科技檔案：主要包括下列內(nèi)容。①設(shè)備檔案：訂購儀器設(shè)備的合同、協(xié)議書以及圖紙、說明書、操作規(guī)程、合格證書、裝箱單等；安裝調(diào)度及驗收記錄、報告；運行使用過程中取得的實效記錄，大、中修記錄，事故記錄及處理報告等；儀器報廢的技術(shù)鑒定材料、報告及上級主管單位的批件。②基建檔案：計劃任務(wù)書、合同、協(xié)議書、證明書及批準文件等；選址報告、工程、水文、氣象、地質(zhì)等基礎(chǔ)材；初步設(shè)計、工程技術(shù)設(shè)計及設(shè)計修改、變更材料；施工安裝圖紙、說明書、施工日記和記錄；工程概算、預算、決算；全套竣工圖紙、驗收報告、竣工總結(jié)；工程改建、擴建擴維修、使用中變更的圖紙及有關(guān)材料；改建、維修水電設(shè)施有關(guān)材料、圖紙；其他材料。

（3）會計檔案：主要包括下列內(nèi)容。①會計憑證類：記賬憑證；收據(jù)存根；②會計賬簿類：現(xiàn)金日記賬；銀行日記賬；總賬；收、支明細賬；固定資產(chǎn)明細賬；材料物資明細賬；③會計報表類：年度會計報表、預決算；會計月報、季報；④其他會計資料類：工資匯總表、名冊、調(diào)整通知；會計檔案移交清冊；會計檔案保管清冊；會計檔案銷毀清冊。

（4）特種載體檔案：主要包括照片、磁介質(zhì)、光盤、實物 ①反映本院主要職能活動、基本歷史面貌 ②上級領(lǐng)導、專家、教授來院檢查、學術(shù)指導等重要活動；本院重大手術(shù)、新技術(shù)、新項目；③本院開展大型、小型醫(yī)療咨詢，下鄉(xiāng)醫(yī)療服務(wù) ④本院黨委、工會、團委組織的有關(guān)重要、一般活動、宣傳、教育方面；⑤其他有保存價值的特種載體。

（5）人事檔案：主要包括十大類。①履歷材料：反映干部本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的材料，各類登記表、干部履歷表、簡歷等。②自傳材料：自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料，是由本人撰寫的敘述自己經(jīng)歷、思想變化過程、報告?zhèn)€人有關(guān)事項、社會關(guān)系等情況的材料。③考察、考核鑒定材料、審計材料：主要包括年度考核表、民主評議表、工作調(diào)動鑒定、后備干部提拔鑒定、離任審計鑒定、援藏援疆掛職鍛煉鑒定、干部任免考察等。④學歷學位材料：包括各類各階段的畢業(yè)生登記表、成績單、報考登記表、推免生登記表、專家推薦表、授予學歷學位的材料、畢業(yè)證書學位證書復印件、選拔參加出國境學習有關(guān)材料、學位審批書、學位申請書、高考電子檔案卡、其他各類在職教育所產(chǎn)生的材料。職稱評審表、各類執(zhí)業(yè)資格考試登記表、聘任審批表、能夠反映本人科研情況的材料（論文、創(chuàng)造發(fā)明、科研成果鑒定等）。為期兩個月以上的培訓經(jīng)歷的材料，如登記表、畢業(yè)鑒定等。⑤政審材料：入黨、入團政審，三齡二歷一身份認定，出國政審、其他各類政審表。⑥黨團材料：入團申請書、入黨申請書、考察情況、黨校成績、轉(zhuǎn)正申請、民主黨派材料等。⑦表彰獎勵材料：榮譽證書、各類榮譽申請書、先進模范事跡、享受政府津貼的材料、榮譽審批材料等。⑧違法違紀材料：處分意見，個人檢查、上級批復、起訴決定書、刑事判決書等。⑨招聘、任免、調(diào)動、工資、出國等材料：轉(zhuǎn)正定級表、各類工資表、晉升工資表、停發(fā)工資表、各類任免材料、各類出國境材料。⑩體檢表、報到證、各類有關(guān)情況說明、人事爭議仲裁裁決書等。

（6）業(yè)務(wù)檔案：關(guān)于護理管理、帶教、重要專項護理的材料；關(guān)于醫(yī)療質(zhì)量管理、醫(yī)療糾紛、科研項目、科教帶教、院內(nèi)感染防治管理性材料；門診記錄；科研項目：重大、一般科研項目的管理性、評審結(jié)果、原始調(diào)查記錄。

（7）重大活動專題檔案。（8）照片檔案。（9）聲像檔案。（10）實物檔案。（11）印章檔案。（12）病歷檔案。

3 職能科室檔案的信息化利用

從上述我們可以看出，醫(yī)院職能科室的檔案內(nèi)容繁多、種類龐雜，如果不經(jīng)過系統(tǒng)整理，不充分利用智慧云背景下的信息技術(shù)手段，恐怕提供利用的效率和作用要大打折扣，如此下去，檔案部門的作用將受到深刻影響。大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)發(fā)展到一定程度的必然產(chǎn)物，也是當今行業(yè)發(fā)展和產(chǎn)業(yè)升級所無法回避的一種數(shù)據(jù)現(xiàn)象，大數(shù)據(jù)不僅引發(fā)了互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)和信息技術(shù)（IT）行業(yè)的技術(shù)革命，更對原有的管理理念和管理方式造成了一定程度的沖擊，其輻射范圍波及整個社會的各行各業(yè)，檔案管理領(lǐng)域也不例外。我們要根據(jù)各自單位的特點，制定更有針對性的方案，要對整個單位所有職能科室的檔案進行系統(tǒng)化規(guī)范化管理，建立符合各自特點的檔案信息管理系統(tǒng)，并對整個檔案進行分類制定保管期限表和密級，密級分為絕密級、機密級和秘密級、一般四種情況。

（1）提高職能科室檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。首先須編制完善且健全的檔案管理機制，相關(guān)管理工作者必須對其自身的專業(yè)素養(yǎng)進行不斷的提升，并實現(xiàn)自身工作能力的提升及優(yōu)化。職能科室檔案的管理工作是醫(yī)院的重要組成部分，必須積極提升相關(guān)人員的工作水平、操作能力以及思想意識。職能科室檔案的信息化工作主要依附于檔案管理工作者，因此相關(guān)管理工作的自身業(yè)務(wù)水平對于檔案管理的質(zhì)量具有決定性的作用。信息化檔案管理技術(shù)對于管理工作者而言具有很高的要求，管理工作者除了需要愛崗敬業(yè)的精神之外，還必須具有熟練的操作能力，才能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院智慧管理背景下職能科室檔案的有效管理。此外，職能科室檔案為醫(yī)院的辦公管理具有強大的支持作用，在現(xiàn)代醫(yī)院當中職能科室檔案涉及內(nèi)容重要，因而需要檔案管理工作者可以及時提供相應(yīng)的檔案服務(wù)，繼而保證科室管理工作的有序進行及開展。

（2）配備完善的檔案庫房等基礎(chǔ)性硬件設(shè)施。檔案工作尤其是以文書檔案為主，信息化管理整個的體系建設(shè)比較復雜，與之前普通的紙質(zhì)檔案管理區(qū)別巨大，要想進行信息化建設(shè)，首先要配備基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，來滿足后期建設(shè)的需要。比如建設(shè)標準檔案庫房，相關(guān)的電腦、掃描儀、刻錄機、現(xiàn)在新型的文書檔案盒打印機、檔案真空保護袋、全自動密集架、最新的職能機器人、各類溫濕度安保防蟲系統(tǒng)等。還要積極引進先進的檔案管理技術(shù)，如云計算、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等。最好還要請專業(yè)團隊對系統(tǒng)建設(shè)進行深度挖掘，與醫(yī)院現(xiàn)有的系統(tǒng)進行無縫銜接，讓其前端產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)直接歸檔。該平臺還要面向每一位職工，不僅在內(nèi)網(wǎng)方便查詢，手機APP的建設(shè)也要同步跟上，各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)可以直接查詢，帶密級的數(shù)據(jù)通過申請方可查看。

（3）建立系統(tǒng)的電子化檔案管理制度，配備高素質(zhì)的人才隊伍。按照國家檔案局制定的《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》等規(guī)范文件，結(jié)合本單位實際情況，撰寫本單位電子化檔案收集、整理、利用等相關(guān)流程的制度和規(guī)范。在文書檔案電子化建設(shè)中，先進的基礎(chǔ)設(shè)施是成功的基礎(chǔ)，完善的規(guī)章制度是成功的保障，而高素質(zhì)人才是成功之本。組建一批高素質(zhì)的檔案管理人員才能滿足電子化檔案管理的需要。要建立專兼職檔案管理人才梯隊，定期對其進行培訓，更要適時的開展全院的檔案管理培訓，根據(jù)新出臺的《檔案法》的要求，每人都是檔案管理員，每人都對檔案管理負責，唯有如此，我們才能更好地開展工作。

（4）在做好安全保密工作的前提下，運用各種手段綜合管理檔案。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，安全性是首屈一指的重要指標，相對于紙質(zhì)檔案的安全性而言，電子檔案的安全性要求更高一些。我們首先要建立健全相關(guān)規(guī)章制度，根據(jù)國家檔案局頒發(fā)的各類型的制度規(guī)范，建立本單位的電子檔案安全保護制度和機制。第二，加強對于檔案管理員的培訓，從人的角度降低風險系數(shù)，讓每一個檔案管理員意識到電子檔案安全性的重要程度，更要讓他們知道如何更好地保護電子檔案的安全，不至于數(shù)據(jù)丟失，產(chǎn)生無可挽回的損失。另外，要從硬件設(shè)施上保障電子檔案的安全性，引進先進的標準化的軟件安全系統(tǒng)，保障系統(tǒng)不被攻擊，涉密檔案要有專門的場所和保管設(shè)施及保管制度，所有電子檔案做好異地備份工作。

4 結(jié)語

在信息技術(shù)、智慧醫(yī)療、大數(shù)據(jù)的時代背景下，檔案部門的工作人員也要主動學習，跟上時代發(fā)展，學會更要懂得運用，不斷進行改革創(chuàng)新，這是具有長遠價值與意義的工作。