梨樹縣機關(guān)事務(wù)服務(wù)中心 王世軍

檔案是一種重要的信息載體，承載著機關(guān)單位工作人員的業(yè)績等個人真實信息，機關(guān)事務(wù)檔案管理工作是整個機關(guān)事務(wù)工作的重要組成部分之一，因此，提升機關(guān)事務(wù)檔案管理效率是機關(guān)事務(wù)檔案管理工作的重要內(nèi)容。

一、傳統(tǒng)機關(guān)事務(wù)檔案管理工作模式的局限性

當前的檔案管理方法依然沿用傳統(tǒng)模式，由于查詢權(quán)限的限制，檔案查詢的服務(wù)對象一般為領(lǐng)導(dǎo)和內(nèi)設(shè)機構(gòu)，不對外開放，在我國機關(guān)事務(wù)改革不斷推進的形勢下，逐漸暴露出來這種封閉式檔案管理模式的弊端，主要體現(xiàn)為以下幾點：

（1）重視度不高。個別單位對機關(guān)事務(wù)檔案管理工作重視不夠，存在重經(jīng)濟、輕管理的傾向，忽視了機關(guān)事務(wù)檔案管理工作的責任，而且主要責任人責任意識不強。就目前來看，檔案管理工作還沒有引起足夠重視，這種不重視直接導(dǎo)致了機關(guān)事務(wù)檔案管理工作的不重視，只是象征性地將信息備案于紙面上，隨著工作內(nèi)容的增加，機關(guān)事務(wù)檔案更加不易尋找。同時，在機關(guān)事務(wù)檔案管理中，主要責任人員責任心不強，認為只需要保存不泄密即可，不能將機關(guān)事務(wù)檔案按照信息的種類、性質(zhì)和重要性進行分類儲存，這將極大影響機關(guān)事務(wù)檔案的有效利用。

（2）過于封閉，影響了機關(guān)事務(wù)檔案的利用。機關(guān)事務(wù)檔案的使用一般需要領(lǐng)導(dǎo)審批或?qū)ｉT的介紹信，查詢條件過高，一般人很難接觸、查詢到自己的檔案，而且，機關(guān)事務(wù)檔案管理服務(wù)方式過于單一，經(jīng)常坐等人上門咨詢，要想查詢相關(guān)檔案必須到機關(guān)事務(wù)管理局，這種方式嚴重阻礙了機關(guān)事務(wù)檔案的充分利用。

（3）機關(guān)事務(wù)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高?，F(xiàn)在機關(guān)事務(wù)檔案主要責任人仍存在由辦公室秘書兼任的情況，導(dǎo)致管理團隊服務(wù)意識差、專業(yè)技能不熟練。這樣一支隊伍很難給予機關(guān)事務(wù)檔案優(yōu)質(zhì)和高效的管理，在工作時，過于重視紅頭文件利用和儲存而影響了其他檔案的利用和儲存，對于非紅頭文件，為了貪圖一時方便會下意識忽略該文件，過一段時間再次查詢此文件時，產(chǎn)生文件真?zhèn)尾幻鞯那闆r，而且檔案管理手段常采用原始的手工記錄，經(jīng)常產(chǎn)生重復(fù)性的無效勞動，即使存在相關(guān)的機關(guān)事務(wù)檔案管理軟件，也沒有后期維護，而且各個單位的軟件無法相互調(diào)用。

二、互聯(lián)網(wǎng)+時代提升機關(guān)事務(wù)檔案管理工作效率的方法

隨著互聯(lián)網(wǎng)+概念的普及，使得部分機關(guān)單位、企業(yè)開始將自身的發(fā)展現(xiàn)狀與實際情況進行結(jié)合，通過互聯(lián)網(wǎng)+進行網(wǎng)絡(luò)化辦公以提高工作效率。目前檔案信息正處于改革階段，信息技術(shù)的創(chuàng)新注定要求檔案管理向著由簡單到復(fù)雜、由經(jīng)驗管理向科學管理過渡，在這個階段包括以下幾個方面。

（一）完善檔案管理制度

完善機關(guān)事務(wù)檔案管理制度，就是對現(xiàn)有制度“取其精華去其糟粕”。在機關(guān)事務(wù)檔案管理建設(shè)過程中，通過不斷創(chuàng)新和完善，提升檔案的管理制度，不可避免要對現(xiàn)有的制度刪繁就簡，但是對于一些原則性的問題卻不能夠刪減，必須確保檔案信息管理質(zhì)量，所以要對檔案資源管理工作進行梳理，找出重點工作，并且制定相應(yīng)的工作制度，完善檔機關(guān)事務(wù)檔案管理的硬件設(shè)備以及環(huán)境能夠顯著增加檔案管理人員的工作效率。一個健全的檔案管理制度，能夠完善檔案信息的收集、管理與鑒定，努力向著電子檔案發(fā)展，最大程度地實現(xiàn)電子檔案的轉(zhuǎn)變，使其最大程度地發(fā)揮其作用，嚴格按照操作流程對機關(guān)事務(wù)檔案進行管理和儲存。

檔案備份制度也是檔案管理制度的重中之重，能夠確保在檔案缺失時，通過備份復(fù)原檔案信息。雖然現(xiàn)有的信息技術(shù)很發(fā)達，但是在相關(guān)人員的操作中仍然會出現(xiàn)電腦木馬、文件誤刪除和文檔無法修復(fù)等問題，這時就可以通過備份來彌補失誤，避免工作受影響。

（二）加強機關(guān)事務(wù)檔案信息化建設(shè)

加強機關(guān)事務(wù)檔案信息化建設(shè)，就是加強機關(guān)事務(wù)檔案人員對信息化設(shè)備的掌握程度。要與時俱進，在出現(xiàn)關(guān)于檔案設(shè)備的新型軟件或者硬件時，根據(jù)自身需求實施更新設(shè)備，并提升檔案管理人員關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)+的相關(guān)知識，增加主要人員的規(guī)模，通過大范圍、多角度和常審查的培訓(xùn)模式，加大人才數(shù)量。例如，每個月月中組織相關(guān)的講座，提升管理人員的專業(yè)知識與專業(yè)技能，在購買新設(shè)備新軟件或者對自身設(shè)備進行升級時，要針對新功能對管理人員進行培訓(xùn)，同時對已有功能進行鞏固聯(lián)系。其次，提升領(lǐng)導(dǎo)對機關(guān)事務(wù)檔案的重視，只有領(lǐng)導(dǎo)重視程度有了提高，下面的工作人員才能夠在領(lǐng)導(dǎo)的鼓勵下轉(zhuǎn)變自身觀念，通過積極主動的自我學習意識，主動對機關(guān)事務(wù)檔案的管理進行探索和研究，進而提升自己。

加強機關(guān)事務(wù)檔案信息化建設(shè)，就是將紙質(zhì)版檔案作為電子版檔案的有效備份。機關(guān)事務(wù)檔案管理人員在進行檔案的保存和管理中，不僅僅只是通過電子檔案進行管理，最主要的還是將紙質(zhì)版檔案進行儲存，增加其準確性，一旦電子檔案出現(xiàn)問題，能夠通過紙質(zhì)版檔案進行輔助，避免出現(xiàn)疏漏，而且在管理人員對電子檔案進行修改保存后，還需要對紙質(zhì)版檔案進行額外材料添加，標清添加時間，由經(jīng)辦人簽名。

（三）加大機關(guān)事務(wù)檔案人才培養(yǎng)

加大機關(guān)事務(wù)檔案人才培養(yǎng)就意味著提高管理人員整體素質(zhì)。目前的機關(guān)事務(wù)檔案部門常被人稱為“冷板凳”，是專門收留“老弱病殘”的部門，這造成了機關(guān)事務(wù)檔案管理人員工作素質(zhì)差、主動進取意識薄弱和服務(wù)意識差等問題，必須改變這種錯誤的認知，提高管理人員整體素質(zhì)，重視檔案管理工作，多引進檔案管理人才，這也是迅速優(yōu)化機關(guān)事務(wù)檔案管理模式的一條捷徑，他們的加入會使機關(guān)事務(wù)單位的檔案部門真正成為所在單位的信息提供中心，而不是單純的資料保管中心。要解決上述問題，可以通過以下三方面入手：

一是基于機關(guān)事務(wù)檔案工作的重點，加大引進人才的福利待遇，以吸引計算機、情報學、檔案學等優(yōu)秀人才。二是結(jié)合當前機關(guān)事務(wù)檔案工作模式以及互聯(lián)網(wǎng)+對檔案管理的具體需求，加大機關(guān)事務(wù)檔案工作人員入職前的培訓(xùn)力度，提高機關(guān)事務(wù)檔案工作人員競爭力，提升其服務(wù)意識，優(yōu)化檔案管理工作人員的知識層次。三是多舉辦趣味性的技能比賽，將機關(guān)事務(wù)檔案工作融入比賽中，寓教于樂的同時提升機關(guān)事務(wù)檔案工作人員的專業(yè)技能。

（四）提高機關(guān)事務(wù)檔案管理的創(chuàng)新性

提高機關(guān)事務(wù)檔案管理的創(chuàng)新性不僅包括技術(shù)的創(chuàng)新還包括機關(guān)事務(wù)檔案檔案管理人員的自主創(chuàng)新能力。隨著時代的發(fā)展，社會經(jīng)濟的創(chuàng)新，人們生活的水平提高，對檔案管理提出了更高的需求，除了確保檔案信息的安全性，提高機關(guān)事務(wù)檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新性，主要在于將互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)、智能互聯(lián)技術(shù)、無線終端技術(shù)充分運用于機關(guān)事務(wù)檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，進而獲得最佳的工作效率、經(jīng)濟效益和社會效益。具體措施主要包括以下兩點：第一，機關(guān)事務(wù)單位可以通過建立檔案中心，建立相關(guān)的網(wǎng)頁和數(shù)據(jù)庫，利用網(wǎng)絡(luò)開展檔案服務(wù)并加強網(wǎng)絡(luò)安全性的建設(shè)等途徑來實現(xiàn)。第二，機關(guān)事務(wù)單位利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，運用數(shù)形結(jié)合的思想，提供分析報告，既可以為領(lǐng)導(dǎo)在機關(guān)事務(wù)管理、工作決策等方面提供及時、可靠的依據(jù)，也可以全面推進機關(guān)事務(wù)檔案信息化、社會化建設(shè)的進程。

機關(guān)事務(wù)檔案管理人員加強自主創(chuàng)新、主要體現(xiàn)為與時俱進、積極學習各項管理工作、完善自身的管理理念，進而確保檔案信息化技術(shù)的發(fā)展，滿足人們?nèi)找嬖鲩L的需求。首先要確保檔案儲存的有效性、規(guī)范化、準確性，不斷研究檔案信息的多樣性和廣泛性。除此之外，要提升相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)，除了具備檔案管理所需要的基本知識之外，還要熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、編程技術(shù)，能夠?qū)n案的著錄、編研、檢索等語言進行熟練編程，采用編程的方法通過計算機將繁瑣的工作解決，實現(xiàn)將互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)與實際工作經(jīng)驗結(jié)合，提高工作效率。

總之，在當前互聯(lián)網(wǎng)+的時代，要充分重視檔案管理工作的重要性，通過完善檔案管理制度、加強機關(guān)事務(wù)檔案信息化建設(shè)、加大機關(guān)事務(wù)檔案人才培養(yǎng)和提高機關(guān)事務(wù)檔案管理的創(chuàng)新性等措施，能夠顯著提高機關(guān)事務(wù)檔案管理工作效率。同時還應(yīng)該為機關(guān)事務(wù)檔案管理模式創(chuàng)新和檔案信息化建設(shè)提供政策保障、資金保障和人才保障，加大對檔案工作的宣傳力度，形成全員參與的良好檔案工作局面。