周金龍

（江蘇省有色金屬華東地質(zhì)勘查局，江蘇南京 210007）

0 引言

辦公室的行政事務(wù)管理工作對(duì)單位各個(gè)部門的調(diào)動(dòng)、監(jiān)督與發(fā)展起到重要作用。辦公室的行政事務(wù)管理工作看似簡單，實(shí)際上是非常繁雜并且有難度的一項(xiàng)工作，綜合性強(qiáng)。工作內(nèi)容不僅包括對(duì)公司內(nèi)部人員的溝通與調(diào)配，還需增加公司內(nèi)部員工之間的聯(lián)系與溝通以及傳播公司文化等等?？梢哉f，辦公室的行政事務(wù)管理工作在整個(gè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)過程中起到承上啟下的綜合作用。因此，辦公室行政事務(wù)管理工作能否積極、高效的開展便顯得至關(guān)重要。在實(shí)際的工作過程中，辦公室行政事務(wù)管理工作不可避免的會(huì)受外界環(huán)境影響，如何協(xié)調(diào)辦公室行政事務(wù)管理工作與外界環(huán)境的影響的重要性不言而喻。當(dāng)下，隨著我國經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各種類型的公司日益增多，辦公室作為機(jī)關(guān)內(nèi)部不可缺少的一部分，在不同規(guī)模公司的發(fā)展中都起到了不可或缺的重要作用。

1 辦公室行政管理人員必備的綜合素養(yǎng)

當(dāng)今社會(huì)發(fā)展越來越快，公司的發(fā)展速度也十分迅猛，辦公室的行政管理工作越來越被重視，對(duì)辦公室人員的要求也越來越嚴(yán)格。在過去的工作模式中，由于對(duì)辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識(shí)程度有限，導(dǎo)致了很多辦公室行政事務(wù)管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)不夠。現(xiàn)在各個(gè)單位已逐步開始配置專業(yè)的辦公室行政事務(wù)管理工作人員，但就目前的情況來看，還有很多單位存在著辦公室行政事務(wù)管理工作人員不夠?qū)I(yè)，工作效率不高，溝通能力欠缺，協(xié)調(diào)能力較弱等問題。專業(yè)的工作技能是日常工作中的必備基礎(chǔ)，工作技能完善才能帶動(dòng)工作效率的提高，而擁有良好的溝通能力可以使辦公室人員在工作中和其他員工保持良好的狀態(tài)，以免出現(xiàn)員工不配合或工作難以進(jìn)展的不當(dāng)場面。協(xié)調(diào)能力是辦公室人員需要具備的另一種重要的素質(zhì)能力，上傳下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的決策和任務(wù)是辦公室人員的另一項(xiàng)工作內(nèi)容，領(lǐng)會(huì)好領(lǐng)導(dǎo)的決策，協(xié)調(diào)相應(yīng)的工作人員協(xié)同配合，推動(dòng)工作任務(wù)按進(jìn)度進(jìn)行，保證工作任務(wù)按時(shí)完成，是推進(jìn)工作任務(wù)流暢進(jìn)行的必備基礎(chǔ)。一旦出現(xiàn)協(xié)調(diào)失誤，會(huì)使工作出現(xiàn)停擺，難以為繼。因此，我們必須要切實(shí)提高工作人員的綜合素質(zhì)，加大對(duì)行政事務(wù)管理人員的素質(zhì)能力分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)他們?cè)谔幚韺?shí)際工作當(dāng)中存在的問題和不足，分析問題出現(xiàn)的原因，找到他們能力和素質(zhì)方面的欠缺，及時(shí)進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)教育工作。后續(xù)在對(duì)行政管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)時(shí)，一方面要關(guān)注其專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)，要求其掌握豐富的行政事務(wù)管理理論和實(shí)踐技能，具備能夠在行政事務(wù)信息化管理當(dāng)中適應(yīng)自動(dòng)化辦公的能力，同時(shí)還需要不斷提高交往溝通能力、應(yīng)變能力、創(chuàng)新能力等方面的素質(zhì)。另一方面要關(guān)注行政管理人員職業(yè)道德素質(zhì)的培訓(xùn)，提高他們的責(zé)任意識(shí)和愛崗敬業(yè)意識(shí)，更好的承擔(dān)行政管理的各項(xiàng)職能，為機(jī)關(guān)單位在新時(shí)期的創(chuàng)新改革和綜合發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

2 提高辦公室行政事務(wù)管理的具體措施

2.1 做好頂層設(shè)計(jì)，準(zhǔn)確定位管理范圍

做好頂層設(shè)計(jì)，準(zhǔn)確定位辦公室行政事務(wù)的管理范圍。綜合類工作的性質(zhì)決定了辦公室行政事務(wù)管理工作的繁雜，就當(dāng)前行政事務(wù)管理工作現(xiàn)狀而言，定位不明確的情況亟待解決。權(quán)責(zé)不明是工作過程中的大忌，辦公室行政事務(wù)關(guān)系到機(jī)關(guān)單位運(yùn)轉(zhuǎn)發(fā)展的各個(gè)方面，行政事務(wù)管理范圍劃定不明確會(huì)導(dǎo)致辦公室行政事務(wù)管理工作人員在工作時(shí)承擔(dān)了很多額外的工作量，從而使工作效率大打折扣，甚至造成工作混亂的現(xiàn)象。因此，機(jī)關(guān)單位必須切實(shí)提高對(duì)辦公室行政事務(wù)管理工作的重視，要根據(jù)單位的實(shí)際情況做到明確工作職責(zé)，做到一事一人，事事有人管，責(zé)任有人負(fù)。還需在思想上和行動(dòng)上加大關(guān)注和投入，加強(qiáng)對(duì)辦公室行政事務(wù)管理工作的調(diào)查和研究，認(rèn)真查看實(shí)際工作中是否存在權(quán)責(zé)不清、職位交叉和管理無序的問題，結(jié)合實(shí)際情況及時(shí)迅速地進(jìn)行有效整改。我們要集思廣益地促使辦公室行政管理的工作效率正向提高，進(jìn)一步強(qiáng)化管理定位，機(jī)關(guān)單位要指導(dǎo)辦公室做好行政事務(wù)要性和職能的宣傳教育工作，也要與各個(gè)部門人員積極溝通，確保各部門各個(gè)工作人員積極支持，協(xié)同配合行政機(jī)關(guān)做好相關(guān)工作。

2.2 完善辦公室行政事務(wù)管理機(jī)制

我們還需完善辦公室行政事務(wù)管理機(jī)制，我們?cè)趯?shí)際工作必須做到各項(xiàng)工作的貫徹落實(shí)都嚴(yán)格依照相關(guān)流程，要做到一切從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是地了解行政事務(wù)管理當(dāng)中的不足，在管理方式上勇于創(chuàng)新，在管理方法上大膽突破。機(jī)關(guān)單位也要讓廣大工作人員充分履行參與和建議的職能，以及需要落實(shí)獎(jiǎng)懲機(jī)制，利用獎(jiǎng)懲分離的手段健全辦公室行政事務(wù)管理模式，規(guī)范各個(gè)部門和人員的職責(zé)，保障行政事務(wù)管理的質(zhì)量與效率。

2.3 構(gòu)建信息化行政事務(wù)管理系統(tǒng)

現(xiàn)在正值網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用的重要時(shí)代，構(gòu)建信息化行政事務(wù)管理系統(tǒng)不可或缺。機(jī)關(guān)單位在辦公室行政事務(wù)管理需要做好對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用和有效融合，為管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)以及管理效率的提高提供強(qiáng)大的技術(shù)支持。我們不僅要積極做好技術(shù)應(yīng)用的更新工作，為效率和質(zhì)量的提升提供“糧草”，還需要在具體實(shí)踐當(dāng)中要加大改革力度，在技術(shù)以及資金方面給予有力支持，將計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)優(yōu)化納入到現(xiàn)代化管理體系當(dāng)中，保障各項(xiàng)工作的有序開展。

2.4 樹立大局意識(shí)，提高決策能力

做好行政事務(wù)管理工作，機(jī)關(guān)單位需要深入研究新時(shí)期辦公室行政事務(wù)管理的優(yōu)化策略，切實(shí)做到開拓創(chuàng)新，要堅(jiān)持與時(shí)代并聯(lián)的管理理念。行政人員在行政事務(wù)管理中要積極引進(jìn)現(xiàn)代化的管理理念，對(duì)行政事務(wù)和管理范圍要有一個(gè)明確地界定，在日常工作中，要做到對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)流程都熟練掌握，以保證能正確穩(wěn)妥地發(fā)揮輔助決策的職能。習(xí)近平總書記在2020年秋季學(xué)期中央黨校（國家行政學(xué)院）中青年干部培訓(xùn)班開班式上發(fā)表重要講話，提出將“提高科學(xué)決策能力”作為領(lǐng)導(dǎo)干部特別是年輕干部必須提高的七種能力之一，這對(duì)于行政人員而言意義重大。作為行政人員，我們不僅要提高科學(xué)決策能力、樹立戰(zhàn)略思維和大局意識(shí)，更要具備應(yīng)急處變的專業(yè)能力，找準(zhǔn)定位，提高風(fēng)險(xiǎn)預(yù)判能力、在治理環(huán)境中領(lǐng)導(dǎo)和管理能力、復(fù)雜體系中參與和影響決策的能力、不確定條件下分析和解決問題能力、變化情境中踐行公共管理判斷能力、多元群體當(dāng)中多元互動(dòng)能力。

3 優(yōu)化行政管理事務(wù)工作的策略

3.1 堅(jiān)持以人為本原則，提高工作人員積極性

辦公室行政管理工作，要重視個(gè)人可能會(huì)對(duì)公司帶來的影響。具體來說，行政機(jī)關(guān)單位必須要采取合理有效的管理模式來幫助工作人員形成正確的思想觀念，以此來促使他們更好地為單位發(fā)展服務(wù)。行政機(jī)關(guān)單位應(yīng)該重視各項(xiàng)行政事務(wù)管理工作的高效開展，在工作過程中，始終堅(jiān)持以人為本原則，幫助工作人員提高工作積極性，加強(qiáng)其自身素質(zhì)的建設(shè)，幫助他們不斷擴(kuò)大知識(shí)面，提高自身創(chuàng)新能力。辦公室行政管理工作是一項(xiàng)綜合性、系統(tǒng)性的工作，工作人員既要做好領(lǐng)導(dǎo)交代的工作，服務(wù)好領(lǐng)導(dǎo)，更要做好自身崗位的日常工作，協(xié)調(diào)各部門有效配合。所以在行政管理工作中，我們要始終牢記圍繞全局工作、重點(diǎn)和中心工作來開展。

3.2 建立工作保障機(jī)制和工作創(chuàng)新機(jī)制

要建立工作保障機(jī)制和工作創(chuàng)新機(jī)制，努力形成一個(gè)“協(xié)調(diào)有序、溝通順暢、部門和諧、運(yùn)轉(zhuǎn)高效”的行政事務(wù)管理工作保障機(jī)制。要大膽突破和創(chuàng)新，勇于打破陳規(guī)和部門利益藩籬，深入實(shí)踐，積極探索行政事務(wù)管理工作的新思想、新方式，才能使行政事務(wù)的管理工作更加高效有序，科學(xué)透明，提升工作效率，拔高服務(wù)質(zhì)量。

3.3 完善監(jiān)督制度和工作考核機(jī)制

要在服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督和考核獎(jiǎng)罰上做到公平、公正、公開、透明，還要不斷總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)工作執(zhí)行力起到優(yōu)化保障的效果，切實(shí)考慮到工作人員的自身水平和真實(shí)訴求。我們要促使監(jiān)督、考核機(jī)制與激勵(lì)、保障機(jī)制緊密結(jié)合，使得實(shí)際問題可以有效解決，形成有利于單位團(tuán)結(jié)高效運(yùn)轉(zhuǎn)的長效機(jī)制。在日常工作中，還要高度重視單位的文化構(gòu)建，借助積極向上的文化提高行政事務(wù)管理效率，提高工作人員的工作意識(shí)。同時(shí)，可以借助多種宣傳手段，促使行政事務(wù)管理人員不斷自查自省，意識(shí)到自身職責(zé)的重要性，進(jìn)而達(dá)到自我約束和自我規(guī)范的效果。

4 結(jié)語

辦公室行政事務(wù)管理是機(jī)關(guān)單位改革和創(chuàng)新發(fā)展的奠基石，是單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證，是所有部門工作運(yùn)行的重要樞紐，也是進(jìn)行單位內(nèi)部信息上傳下達(dá)的主要橋梁，所以我們必須切實(shí)意識(shí)到行政事務(wù)管理工作的重要性。要順應(yīng)時(shí)代的潮流，不斷完善相應(yīng)的行政事務(wù)管理體系，不斷優(yōu)化行政管理事務(wù)工作的策略，要運(yùn)用科學(xué)規(guī)范的管理方法，大膽突破，以便更好的適應(yīng)新時(shí)期對(duì)機(jī)關(guān)單位管理工作的要求。新時(shí)期行政事務(wù)管理工作仍要長遠(yuǎn)謀劃，準(zhǔn)確定位，繼續(xù)提高行政事務(wù)管理人員素質(zhì)，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，推動(dòng)行政事務(wù)管理工作高效運(yùn)行，促進(jìn)行政事務(wù)管理工作不斷發(fā)展。