劉一穎

根據(jù)國家政策，畢業(yè)生派遣期兩年，滿兩年未落實工作單位的派遣回生源地。因為種種原因，暫存高校檔案館未返回生源地的檔案轉(zhuǎn)為了遺留檔案。遺留檔案的不斷增多，加重了檔案管理人員的工作負擔，也給有限的館舍存放條件帶來了壓力。如何應對日益增多的遺留學生檔案和有效管理是目前亟待檔案人員思考的問題。我校檔案館也意識到這個問題，緊抓機遇、創(chuàng)新實干，對遺留學生檔案的管理進行了探索，取得了一定的成效。

學生檔案是用人單位全面了解和選拔使用人才的重要依據(jù)，記錄著學生在成長過程中的個人經(jīng)歷、德才能績、學習和工作表現(xiàn)，是人事檔案的重要組成部分，與個人發(fā)展、待遇福利息息相關。為了進一步分析遺留檔案的成因，從源頭上減少遺留檔案的產(chǎn)生，更好地服務廣大校友，筆者針對我?，F(xiàn)存的遺留學生檔案進行了詳細的整理和分類，截至2018屆以前的畢業(yè)生，共整理出2706份遺留檔案（含南京動力高等?？茖W校，該校于2000年并入南京師范大學）。

一、遺留學生檔案產(chǎn)生的原因

1.時代成因。1966—1971年，高等學校停止了按計劃招生，1972年，多數(shù)高?；謴驼猩?，但是不招收應屆高中畢業(yè)生，只招收優(yōu)秀工農(nóng)兵學員。直到1977年國務院印發(fā)《關于1977年高等學校招生工作的意見》，開始恢復高考。20世紀70年代在校人數(shù)僅2000余人，新生人數(shù)和畢業(yè)生人數(shù)均不足1000人。隨著中國社會發(fā)展，在校人數(shù)逐年增多，截至目前，在校人數(shù)已達30000余人。遺留檔案的數(shù)量自20世紀90年代以后激增。

2.政策變化。1950年起中央決定對大專院校的畢業(yè)生一律統(tǒng)籌分配工作，到1989年國務院批轉(zhuǎn)了國家教委《關于改革高等學校畢業(yè)生分配制度的報告》，1993年雙向選擇被推廣到全國高校，完成了畢業(yè)分配制度向自主選擇就業(yè)制度的過渡。20世紀90年代中后期，畢業(yè)分配制度基本退出歷史舞臺。所以，2000年以前的遺留檔案相對較少，根據(jù)“一人一檔，檔隨人走”的管理原則，檔案根據(jù)畢業(yè)分配情況派遣至用人單位。雙向選擇制度實施后，畢業(yè)生就業(yè)的路徑、形式多樣化，隨之帶來的檔案轉(zhuǎn)遞也出現(xiàn)了變化。1996年，人事部印發(fā)的《國家不包分配大專以上畢業(yè)生擇業(yè)暫行辦法》中指出：“全民所有制單位接收的畢業(yè)生檔案，原則上由所在單位管理。非全民所有制單位接收的畢業(yè)生檔案，由政府人事部門所屬人才流動服務機構(gòu)管理。畢業(yè)生畢業(yè)時沒有找到用人單位的，由學校將畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)至畢業(yè)生入學前戶口所在地政府人事部門所屬人才流動服務機構(gòu)管理。”2002年教育部和人事部規(guī)定，畢業(yè)生的就業(yè)時間延長為兩年，學?？纱芷錂n案，兩年之后派遣回生源地。靈活寬松的政策方便了畢業(yè)生就業(yè)，但同時也出現(xiàn)了檔案管理混亂和棄檔現(xiàn)象。

3.學校內(nèi)部溝通不暢。相當一部分的遺留檔案處在學籍異動狀態(tài)，包括休學、降級、轉(zhuǎn)專業(yè)、延期畢業(yè)等。其中不乏十年以上的遺留檔案。但這些異動狀態(tài)僅是依靠畢業(yè)歸檔時，各學院輔導員根據(jù)當時情況而記錄下來的，之后這些狀態(tài)有無改變，是否已經(jīng)辦理了相關手續(xù)，檔案管理部門無從而知。隨著時間變遷，加上辦公人員更替，學院輔導員流動頻繁，造成了遺留檔案無人問津，逐漸積壓。部門之間缺少聯(lián)動協(xié)作和制度規(guī)范，雖各司其職，但不能系統(tǒng)化地完成學籍由入校到出校。比如學籍異動單不能百分之百地轉(zhuǎn)送到學生檔案部門，造成在檔案管理中出現(xiàn)多重數(shù)據(jù)交叉、反復整理檔案等不必要的重復性工作。對于學籍狀態(tài)不明的學生檔案只能暫時保留在檔案館。學籍異動問題并不僅僅是流程性工作問題，學生檔案的管理應與學籍管理一脈相連，檔案的管理方式要隨著學籍的異動而進行調(diào)整和改變。如果不重視這個問題就會導致檔案管理的無序和混亂，造成不必要的麻煩。

同時，根據(jù)檔案轉(zhuǎn)遞的要求，接收單位尤其是各地人才市場對材料不全的檔案不予接收退回學校。所以在派發(fā)檔案之前檔案館會對學生檔案進行檢查，不符合派檔條件的會暫時留館也造成了遺留檔案的產(chǎn)生。盡管在畢業(yè)歸檔過程中反復要求，但仍有漏歸、錯歸的現(xiàn)象。學院也未能按照要求及時補充材料，加上人員更替頻繁，很多補充材料被遺忘在學院。長此以往，遺留檔案的遺留時間只會越來越長。

4.大學生檔案意識不足。在學生成長過程中，檔案教育嚴重缺乏。同時，人事檔案的性質(zhì)決定了檔案不會由個人保管和留存，只有在辦理入職、升遷、落戶等重要問題需要利用檔案時，檔案才會被注意到，一般情況下普通人幾乎不會關注到自己的檔案問題。大學生通常比較關注就業(yè)政策，對就業(yè)后個人檔案的處理了解少之又少，甚至對檔案工作有誤解和偏見。很多大學生認為檔案是學校和用人單位之間的事情，把責任通通推向了學校，更有部分同學直接棄檔，還有的同學認為學生檔案可以隨意地復制利用。未報到新生和退學學生也沒有及時辦理調(diào)檔手續(xù)，其中有部分出國且選擇保留一年學籍的同學，在期滿后既未回校辦理退學手續(xù)，也未處理檔案的相關事宜。雖然檔案館的老師已盡可能聯(lián)系這些學生，但始終無人辦理調(diào)檔，給本已繁復的學生檔案工作增加了難度。所以，想要減少遺留檔案的產(chǎn)生必須從源頭上下功夫。

5.學生檔案工作缺少法律法規(guī)支撐。目前，針對學生檔案管理的法律法規(guī)幾乎空白，教育部和國家檔案局2008年頒布的《高等學校檔案管理辦法》（27號令）中僅對學生類檔案歸檔范圍作了概括，對如何具體實施學生檔案的管理沒有更進一步的條例。2012年頒布的《江蘇省高等學校檔案管理辦法》明確學生人事檔案應作為高校專門檔案管理，對歸檔范圍作出了更進一步的說明。各高校沒有標準統(tǒng)一的學生檔案管理模式，一直以來都根據(jù)自身實際情況來開展工作。學生檔案管理的歸屬也各不相同，有的高校是由檔案館統(tǒng)一管理，有的是分散在各個學院管理，也有的是由學工部門或人事部門來代為管理。這幾種管理模式都存在利弊，沒有專門的法律法規(guī)為支撐，學生檔案管理工作在實際操作中遇到各種各樣的問題沒有路徑尋求解決依據(jù)，各個高校也是摸著石頭過河。

二、高校學生檔案管理的改進與遺留檔案處理辦法

1.從源頭上減少遺留檔案的產(chǎn)生。

（1）建立校內(nèi)部門之間協(xié)作橋梁。學生檔案的管理不能僅僅依靠檔案管理部門，《江蘇省高等學校檔案管理辦法》中指出：“高校應制定相應的管理辦法，厘清檔案機構(gòu)與學生管理職能部門、院系之間的職責范圍和工作流程。”學生檔案的轉(zhuǎn)遞需要多個部門的配合，以我校為例，新生檔案由各學院負責接收鑒定，之后統(tǒng)一移交檔案館保管。畢業(yè)材料檔案由學院負責移交和歸檔。就業(yè)辦公室負責統(tǒng)計就業(yè)數(shù)據(jù)，檔案館按整理好的數(shù)據(jù)統(tǒng)一派遣。在校期間的學籍異動則是教務處和研究生院管理。所以，每一個環(huán)節(jié)都涉及學生檔案的去向。學校各部門應打通彼此之間的壁壘，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)服務平臺，可以快速地抓取學籍信息、派遣信息，尤其是學籍異動狀態(tài)可以及時精準獲取，便于此類學生檔案的管理。對于退學的同學可以及時通知他們辦理離校和調(diào)檔手續(xù)。同時，檔案館要加強對學院輔導員和兼職檔案員的培訓，宣傳學生檔案的重要性，強調(diào)畢業(yè)歸檔材料的準確性，避免因材料不全延誤派檔。

（2）加強大學生檔案意識的培養(yǎng)。高校應高度重視學生檔案的管理，加大檔案工作的宣傳和教育力度。在新生開學教育活動和畢業(yè)季活動中加入檔案知識普及，讓大學生了解學生檔案的重要性，從思想上重視起來。我校在2020年6月聯(lián)合校團委和校學生會，在校學生會公眾號上發(fā)送了名為“畢業(yè)季——畢業(yè)生，這是你的檔案全攻略”的文章，宣傳學生檔案的重要性、畢業(yè)后檔案去向以及在派遣過程中遇到問題該如何處理等問題。借助學生會自媒體廣闊的平臺和校內(nèi)較高的關注度，文章推送后，取得了預期的宣傳效果，對廣大畢業(yè)生正確處理調(diào)檔給予了很好的指導。

（3）適當增加學生檔案存檔內(nèi)容。因為沒有專門的法規(guī)，所以學生檔案的內(nèi)容就沒有明確的界定。目前，學生檔案的存檔內(nèi)容局限在各類登記表、成績單、黨團材料和思想鑒定等方面。這些材料中幾乎沒有學生或家庭的聯(lián)系方式。學生檔案滯留在學校后，檔案館最先做的就是嘗試聯(lián)系學生，但是檔案中沒有記載，有的學生在畢業(yè)后即更換了電話號碼，很難找到這些學生。如果在檔案中增加聯(lián)系方式會給遺留檔案的處理帶來便利。

（4）提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。面對日益增加的遺留檔案，首先，檔案人員要積極面對，不能任由遺留檔案越積越多。要對遺留檔案逐一進行核查，明確遺留原因，比如因為材料不全或?qū)W籍狀況不明的迅速反映給學校相關部門，退回的檔案即刻聯(lián)系學生本人。對于無法聯(lián)系到本人的，發(fā)動學院的輔導員利用電話、微信群等方式通知學生。其次，在日常管理中，要定期對館內(nèi)遺留檔案進行梳理，更新名單目錄。對滿足派檔條件的遺留檔案及時處理。最后，對于年代久遠，材料有限的遺留檔案，要認真核對個人信息。并注意遺留檔案的保存方式，防止檔案破損、發(fā)潮和發(fā)霉，對已經(jīng)受損的檔案進行修補。檔案工作是一個系統(tǒng)性的工作，需要強烈的責任心和耐心，才能處理好紛繁復雜的檔案工作。

（5）完善學生檔案的法律法規(guī)。應健全和完善專門的學生檔案法律法規(guī)，彌補這一塊空白。只有在法律法規(guī)的支撐下，學生檔案工作才可以有據(jù)可循、有法可依，才能有條不紊地發(fā)展下去。各個高校應高度重視學生檔案工作，根據(jù)自身部門職能分工和學校發(fā)展需要，完善學生檔案管理的規(guī)定和辦法，厘清部門之間的職能劃分和責任歸屬，制訂相對標準的工作規(guī)范和模式。同時，加強檔案管理人員、輔導員和大學生的檔案意識培育，從制度上和思想上雙管齊下，更好的解決學生檔案工作中的實際問題。

2.對現(xiàn)有遺留檔案進行精準管理。

（1）定期對遺留檔案進行排查。遺留檔案數(shù)量多、時間久、原因復雜需要進行準確、細致的管理，才能保證日后的利用需求。首先，要分類整理。我校以入學時間、學歷和動專（南京動力高等?？茖W校）分為三類，分門別類并給每一份檔案配以檔案號。其次，著錄成目錄，詳細標注出院系和專業(yè)。有的檔案信息不全，就依據(jù)錄取名冊、畢業(yè)名冊查找個人信息。盡可能做到詳盡，方便日后查找。根據(jù)入庫出庫情況，每年對目錄進行更新。再次，建立專項查詢系統(tǒng)，利用數(shù)字平臺加快檢索查找速度，學生也可自行檢索，提高工作效率。最后，對館內(nèi)庫房進行合理劃分，設置專門區(qū)域擺放遺留檔案和在籍學生檔案以示區(qū)分，實行專門管理。遺留檔案遺留時間長還要做好防蟲、防蛀、防霉工作，以防檔案受損。

（2）建立遺留檔案數(shù)字查詢平臺。為了更好地幫助廣大畢業(yè)生查詢自己的檔案去向，我校構(gòu)建了畢業(yè)生去向查詢系統(tǒng)。隨著干部人事檔案審核專項工作的開始，檔案館陸續(xù)接到很多畢業(yè)生電話咨詢，查找檔案是否在館，遺留檔案又煥發(fā)了生機。我校檔案館利用先前收集的數(shù)據(jù)，在檔案管理系統(tǒng)中加入了遺留檔案查詢功能。只要在我校檔案館主頁上找到“畢業(yè)生去向查詢”，在查詢欄中輸入“姓名”，學號為“遺留”，即可查詢檔案是否在館，之后可按照調(diào)檔程序申請調(diào)檔。目前查詢系統(tǒng)已經(jīng)正式運行，效果明顯，為多位校友解決了燃眉之急。

學生檔案是高校教育工作的重要部分，關系著學生的學習、工作和日后的發(fā)展，學校各管理部門應通力合作、各司其職，為學生做好服務工作。解決好遺留檔案問題是一項長期工程，作為檔案管理者必須從根源上重視，在實踐中找方法，優(yōu)化管理方式讓遺留檔案不再遺留。