李照南

2017年，營口市為推進行政審批制度改革成立了市行政審批局，實行“兩集中”管理和“一站式”服務(wù)。按照行政審批權(quán)力集中的要求，重點建設(shè)項目檔案驗收由市檔案局移交至市行政審批局，為保證工作無縫銜接，要求“人隨事走”，筆者從市檔案局跟隨該審批事項轉(zhuǎn)入市行政審批局。為更好地做好此項工作，筆者結(jié)合幾年來組織建設(shè)項目檔案驗收的工作經(jīng)歷，對此項工作加以思考。

一、優(yōu)選復(fù)合型人才入庫，把準項目檔案驗收有關(guān)標(biāo)準

市行政審批局為更好地開展此項工作，設(shè)置了市級建設(shè)項目檔案專家?guī)臁?/p>

1.建立專業(yè)結(jié)構(gòu)多元化的項目檔案驗收專家?guī)臁Ｒ皇且笕霂鞂＜揖C合素質(zhì)高，對建設(shè)項目檔案驗收的重要性有較高的認識，具備高度的責(zé)任心和使命感；二是熟悉項目、工程建設(shè)。由于建設(shè)項目行業(yè)、內(nèi)容各異，工作過程復(fù)雜，重點、關(guān)鍵環(huán)節(jié)形成的要件材料不一，專家需要做過并真正熟練掌握項目檔案工作，才能在檢查工作中提出問題，才能把握住關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案質(zhì)量；三是精通檔案業(yè)務(wù)，需從事多年科技檔案工作，具有豐富的工作經(jīng)驗，工作能力強，具備中級以上檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)；四是善于溝通協(xié)調(diào)。驗收檢查過程中，需要專家與各方代表交流、溝通，需要應(yīng)用以往的工作經(jīng)驗與各方代表就檢查出來的問題，從檔案技術(shù)要求的角度交流、商討及告知解決的方式方法。

根據(jù)入庫條件，分別從國網(wǎng)營口供電公司、遼寧港口集團有限公司、市城建檔案館、營口水務(wù)公司等各企業(yè)優(yōu)選了專門從事科技（項目、工程）文件材料收集、整理、保管的項目檔案專業(yè)人才，進入重點建設(shè)項目檔案專家?guī)?，做好人才儲備?/p>

2.組織入庫專家培訓(xùn)學(xué)習(xí)、交流項目檔案工作經(jīng)驗。對入庫專家采取全方位輔導(dǎo)，學(xué)習(xí)最新檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準，驗收辦法、流程，交流各自工作經(jīng)驗、做法。學(xué)習(xí)國家檔案局、國家發(fā)改委印發(fā)的《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》《建設(shè)項目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》《國家建設(shè)項目檔案管理規(guī)范》及《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》等有關(guān)規(guī)定。同時，結(jié)合不同行業(yè)的建設(shè)項目標(biāo)準進行學(xué)習(xí)，如《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理辦法》《國家電網(wǎng)公司電網(wǎng)建設(shè)項目檔案驗收辦法》等行業(yè)關(guān)于建設(shè)項目檔案的規(guī)定。因建設(shè)項目工程內(nèi)容復(fù)雜，在每一個項目檔案驗收前，都將專家召集培訓(xùn)，專家們結(jié)合本職實際工作經(jīng)驗進行業(yè)務(wù)交流。

二、項目檔案驗收檢查中存在的普遍問題

1.項目檔案齊全、完整、準確性方面。（1）各種申請和批復(fù)、問文和復(fù)文要齊全，形成閉環(huán)管理；（2）文件簽字、時間、蓋章手續(xù)要完備；（3）項目文件材料歸檔原件齊全。

2.隱蔽工程檔案處理。反映鋼筋數(shù)量、間距、保護層厚度、質(zhì)量缺陷及處理結(jié)果，以及其他關(guān)鍵節(jié)點等都要形成音像檔案，做好檢查驗收記錄、交工驗收記錄、驗收評定臺賬。

3.建設(shè)項目變更、調(diào)整。（1）竣工圖紙有變更的，在原圖紙上更改的需標(biāo)識、蓋章，并應(yīng)有設(shè)計變更單、核定單等，做好竣工圖編制說明；（2）建設(shè)項目方案調(diào)整的，需出示方案再論證報告及概算調(diào)整批復(fù)。

4.有些易被遺漏的文件和佐證材料。安全、職業(yè)病等專項審核的專家組意見材料，未中標(biāo)單位投標(biāo)文件、項目劃分表、各種資質(zhì)等易被遺漏的文件。制度執(zhí)行情況的事例文件、合同中與檔案有關(guān)條款及考核情況，組織機構(gòu)人員方面文件、有關(guān)會議紀要、檢查整改材料、佐證材料等。

5.注重建設(shè)項目電子檔案的形成。建設(shè)項目電子檔案是指項目建設(shè)過程中通過計算機等電子設(shè)備產(chǎn)生的，具有保存價值并歸檔保存的一組有聯(lián)系的電子文件及其相關(guān)信息。以件為管理單位整理電子文件，也可根據(jù)實際以卷為管理單位進行整理。應(yīng)保持電子文件的內(nèi)在有機聯(lián)系，建立電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)。電子檔案說明要詳細，含時間、地點、人物、事件（內(nèi)容）等。

三、嚴格執(zhí)行驗收流程，把好驗收檢查關(guān)口

1.驗收前的準備。首先，依據(jù)國家檔案局、國家計委《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記辦法》規(guī)定，建設(shè)方（法人單位）須向市檔案局提交《建設(shè)項目檔案管理登記表》備案，以爭取對其項目檔案的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其次，項目檔案在市檔案局的指導(dǎo)合格后，市檔案局給市行政審批局出具同意驗收函。再次，建設(shè)方（法人單位）向市行政審批局提交驗收申請，市行政審批局在專家?guī)斐槿∪蛭逦粚＜遥c市檔案局、項目業(yè)務(wù)主管部門、專家組成員共同組成驗收組，實地檢查驗收。

2.驗收流程。（1）召集驗收會議，建設(shè)單位（法人單位）、設(shè)計、施工、監(jiān)理和生產(chǎn)運行管理或使用單位的有關(guān)人員列席會議，建設(shè)方匯報項目建設(shè)概況、項目檔案工作情況；監(jiān)理單位匯報項目檔案質(zhì)量的審核情況；（2）項目檔案驗收組檢查項目檔案及檔案管理情況，各方代表現(xiàn)場解答專家提出的問題；（3）專家對項目檔案質(zhì)量從基礎(chǔ)管理工作、項目檔案的完整準確系統(tǒng)情況、項目檔案的安全三個方面進行綜合評價。對通過驗收的，印發(fā)驗收意見；未通過驗收的，提出整改要求，建設(shè)單位整改后，重新提出驗收申請。

3.各建設(shè)、參建單位認真整改。對于項目檔案驗收組提出的整改意見，各方認真落實整改，整改合格并經(jīng)專家組成員簽字后，市行政審批局予以蓋章通過，再印發(fā)驗收意見，確保經(jīng)過驗收檢查項目的檔案質(zhì)量。

四、做好項目檔案工作需重點把握的幾個方面

1.明確各單位責(zé)任。（1）項目建設(shè)單位對項目檔案工作實行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)，對項目實施組織管理，并在項目建設(shè)過程中負總責(zé)。建設(shè)單位要確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進行，建立切合實際的項目檔案工作管理體制，建立健全規(guī)章制度和業(yè)務(wù)規(guī)范，建立工作網(wǎng)絡(luò)，將檔案工作納入項目管理程序，納入領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位職責(zé)。組織協(xié)調(diào)內(nèi)設(shè)部門和參建單位，采取有效措施，確保項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。檔案驗收結(jié)果可作為建設(shè)方（法人）支付參建單位進度款或考核有關(guān)部門、單位或崗位的必要參考依據(jù)。加強對參與項目實施的外單位檔案收集、整理、歸檔的監(jiān)督指導(dǎo)。（2）勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位按照有關(guān)法律法規(guī)、標(biāo)準規(guī)范和建設(shè)單位的要求，負責(zé)合同約定內(nèi)容形成文件材料的收集、整理、歸檔和移交，對項目建設(shè)形成的文件材料的真實準確和原始性負責(zé)。（3）監(jiān)理單位對監(jiān)理范圍內(nèi)文件材料和檔案的完整、準確、系統(tǒng)負有審核責(zé)任，保證檔案的真實準確。

2.堅持“三參加”“四同步”?！叭齾⒓印奔礄n案部門參加項目審查論證會和項目進度例會；參加項目工程階段性竣工驗收；參加設(shè)備開箱，并形成記錄?！八耐健奔聪逻_項目任務(wù)的同時提出文件材料的歸檔要求；檢查項目進度的同時檢查文件材料的形成情況；項目竣工驗收的同時鑒定檔案材料的齊全、完整、準確情況；項目申報評優(yōu)及項目有關(guān)人員提職評先時，檔案部門同時出具專題歸檔證明材料。

3.制定項目檔案歸檔范圍和保管期限表。建設(shè)項目開工前，結(jié)合項目建設(shè)內(nèi)容、管理模式、行業(yè)特點等，制定能夠反映該項目建設(shè)全過程和實體全貌的、切合實際的歸檔范圍。建設(shè)單位組織技術(shù)負責(zé)人、項目總監(jiān)、項目經(jīng)理等相關(guān)人員對歸檔范圍進行審核，并以正式文件印發(fā)建設(shè)單位內(nèi)設(shè)相關(guān)部門和參建單位執(zhí)行。

4.規(guī)范檔案整理。建設(shè)單位會同監(jiān)理單位加強檔案整理環(huán)節(jié)檢查指導(dǎo)，要求參建單位依據(jù)國家和行業(yè)檔案有關(guān)標(biāo)準規(guī)范，按照“誰形成誰整理”的原則，明確文件形成單位或部門歸檔和整理責(zé)任?！皬娀占⒑喕怼?，收集是重點。遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件關(guān)聯(lián)性、分類科學(xué)、組卷合理。組卷時，研究文件內(nèi)容，區(qū)分年度、區(qū)分問題，把問題相同或相近的文件組成一卷，盡量使組成的案卷問題單一。案卷題名準確反映出該卷基本內(nèi)容，以便查找利用。項目檔案整理還可采取“卷件融合”方式進行整理。

注意事項：嚴格區(qū)分文書檔案與建設(shè)項目檔案，保持項目檔案的成套性；歸檔的項目文件應(yīng)為原件；保管期限劃分準確。

項目的全過程通過項目檔案記錄下來，其齊全、完整、準確，對項目投產(chǎn)后的運行、維修、管理、改擴建和技改等，提供了可靠的重要依據(jù)和憑證。建設(shè)項目檔案驗收作為項目整體驗收前的一個專項驗收，是項目工作的收尾，是對整個項目工作過程原始記錄的質(zhì)量評估。由此可見，落實好建設(shè)項目檔案管理工作是提升項目管理水平的關(guān)鍵，影響著工程質(zhì)量及整體利益。因此，把好建設(shè)項目檔案驗收關(guān)對提升項目建設(shè)整體水平尤為重要。