武豪超

（山西鋼鐵建設（集團）有限公司 山西 太原 030003）

隨著當今時代信息技術的飛速發(fā)展，我國各行各業(yè)也在不斷提升信息化的程度。當今市場中，各行各業(yè)都在管理中積極應用信息技術，尤其是在企業(yè)財務檔案管理工作中，應用信息技術，可以實現(xiàn)對檔案信息的整理、儲存等多項功能，從而方便對檔案的管理、查詢等工作，有效提升工作效率和質量?；诖?，企業(yè)還應該不斷強化財務檔案信息化程度，以此來為企業(yè)運營管理提供更多的便利。

一、企業(yè)財務檔案信息化建設的必要性分析

所謂財務檔案信息化建設，就是在財務檔案管理工作中應用先進的信息技術，替代人工完成檔案儲存、整理等工作，還可以利用信息技術對財務檔案信息進行分析和利用。信息技術的應用能有效提升整體財務檔案管理工作的工作效率、準確性及規(guī)范性，降低財務工作人員的工作強度，從而促使財務工作人員可以更好地參與到企業(yè)決策中。強化企業(yè)財務檔案信息化建設，是企業(yè)未來改革、發(fā)展的必然趨勢及實際需要，是當今信息時代發(fā)展的必然要求。在企業(yè)信息化建設過程中，財務保障范圍的拓展及管理要求的提升，必然需要改革和提升財務檔案管理的手段。建設企業(yè)財務檔案信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)網(wǎng)絡化、信息化管理，是管理好企業(yè)財務檔案信息的必然要求，是企業(yè)財務工作為了適應時代發(fā)展必然的選擇。

二、企業(yè)財務檔案信息化管理的特征分析

隨著信息技術的不斷深入和普及，企業(yè)財務工作人員可以在電腦上完成如數(shù)據(jù)查詢、報表編制、會計信息審核等多方面的日常工作，還可以通過掃描的方式，將憑證附件存儲到財務軟件系統(tǒng)當中。財務軟件系統(tǒng)可以將電子憑證、附件等進行匹配，還可以直接打印賬簿、會計報表等，完全擺脫傳統(tǒng)財務檔案管理工作中手工填寫的方式。基于此，幾乎所有企業(yè)都在財務檔案管理工作中，采用信息化的方式展開工作。與傳統(tǒng)的紙質化財務檔案管理方式相比，信息技術利用服務器存儲財務信息，通過加密網(wǎng)絡傳輸財務信息，方便財務工作人員對財務檔案信息進行提取、匯總等。

三、企業(yè)財務檔案信息化建設的具體內容

（一）建立適合管理的財務檔案動態(tài)數(shù)據(jù)庫

通過財務檔案信息化、網(wǎng)絡化建設，企業(yè)在日常財務管理工作中，可以更為高效地利用相關檔案和資料。財務檔案管理信息化建設無法離開計算機軟件、硬件、網(wǎng)絡平臺的建設。在整體信息化建設中，計算機軟件的建設是最為核心的內容。完善的財務檔案管理軟件，可以在系統(tǒng)中精準、完善地處理好相關財務信息。建設動態(tài)的財務檔案數(shù)據(jù)庫，可以在提升整體財務數(shù)據(jù)使用效率的同時，實現(xiàn)共享、傳輸、查詢等多項功能?？傮w來說，建立動態(tài)數(shù)據(jù)庫，可以顛覆并擺脫傳統(tǒng)的靜態(tài)財務檔案信息管理模式，從而實現(xiàn)高效率的財務檔案信息管理，提升管理信息的共享性、流動性。

（二）強化財務檔案網(wǎng)絡安全化建設

財務檔案的信息化建設，可以快捷、便利地進行信息查詢等工作，但也不可避免地會存在泄漏財務信息的風險?；诖?，企業(yè)在進行財務檔案信息化建設的同時，也應該以最大力度強化網(wǎng)絡安全建設工作，從而最大限度保證財務檔案信息不會泄漏，尤其是針對一些機密類的財務檔案信息，從而做好企業(yè)信息的保密工作，促使企業(yè)財務檔案信息可以為企業(yè)發(fā)展貢獻力量。

（三）完善財務檔案管理輔助系統(tǒng)

財務人員在日常工作過程中，可以通過企業(yè)自身的網(wǎng)絡平臺獲取財務信息，同時也可以對信息進行分析、處理等。但財務信息具有較大的數(shù)據(jù)量，并且財務信息要求準確度很高，如果依靠傳統(tǒng)的人工分析方式，不僅會耗時耗力，還無法保證準確度?；诖?，在財務檔案管理工作中，企業(yè)財務工作人員必須要應用輔助系統(tǒng)來完成數(shù)據(jù)量巨大的財務信息處理工作。企業(yè)還應該建設一套決策支持系統(tǒng)，輔以人工智能、數(shù)據(jù)分析等方面的技術，形成一整套系統(tǒng)，輔助財務工作人員完成工作。需要注意的是，該系統(tǒng)不僅能對指定的問題提供解決方案，還能實現(xiàn)多個角度的對比，在諸多方案中選出最優(yōu)方案。

四、財務檔案信息化建設中存在的問題分析

（一）沒有明確的財務檔案信息化建設目標

當前，部分企業(yè)在財務檔案信息化建設過程中，還沒有相對完善的管理體制與其配合，對于財務檔案信息化建設的重要性還沒有足夠的正確認識。企業(yè)雖然在財務檔案管理實際工作中，已經(jīng)應用一些計算機技術，但是財務檔案管理的模式?jīng)]有因為信息化技術的應用而產(chǎn)生變化?？梢哉f，這部分企業(yè)在財務檔案管理方面沒有做到實質的改革。另外，因為部分企業(yè)不同的部門之間沒有良好的溝通、協(xié)作和配合，從而在實際開展財務檔案信息化建設工作中，沒有制定具有針對性的、明確的信息化建設目標。

（二）企業(yè)財務檔案管理工作人員素質參差不齊

在當今時代，企業(yè)若想發(fā)揮出企業(yè)財務檔案信息化管理的優(yōu)勢，提升財務檔案信息化建設的整體水平，必然需要財務檔案管理工作人員掌握信息化技術，具備良好的信息化技術應用能力，從而才可以在財務檔案管理、整理、搜集等多項工作中，更好地發(fā)揮出財務檔案信息化管理的作用，同時也可以將企業(yè)過去經(jīng)營中產(chǎn)生的紙質檔案轉變?yōu)閿?shù)字檔案。但是縱觀當前我國市場中的企業(yè)，在實際進行財務檔案信息化建設工作中，極為缺乏具有較高計算機操作能力的財務工作人員，已有工作人員的實際工作效率不高，無法提升財務檔案管理工作質量，對企業(yè)財務檔案信息化建設工作產(chǎn)生了明顯的阻礙作用。

（三）財務檔案信息化標準規(guī)范度不足

檔案管理工作是一項具有明顯傳統(tǒng)特征的工作，而檔案管理信息化是當今時代應運而生的一種全新的理念。檔案管理信息化改變了企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理理念、工作方式，將傳統(tǒng)的檔案管理與先進的信息技術相結合，不僅可以有效提升整體檔案管理工作的效率和質量，還可以大幅度減輕財務檔案管理工作人員的工作壓力。但通過實際調查發(fā)現(xiàn)，部分企業(yè)在進行財務檔案信息化建設工作中，缺乏規(guī)范化、標準化的管理制度，打擊了財務檔案管理工作人員的工作積極性和熱情，不僅阻礙財務檔案信息化建設的步伐，同時也提高了財務檔案信息化建設的難度。存在此類問題的企業(yè)，當財務方面出現(xiàn)問題，想要查詢相關重要信息，必然會花費大量的人力物力，從而對企業(yè)的財務安全產(chǎn)生影響，不利于企業(yè)的生存和發(fā)展。

（四）財務檔案信息化管理制度欠缺

當前，很多企業(yè)還沒有在企業(yè)內部設置專門的財務檔案信息化管理部門，也沒有健全的財務檔案信息化管理制度。在財務管理工作中，財務檔案應該由財務部門進行統(tǒng)一管理，發(fā)揮出應有的工作效能和作用，為企業(yè)在實際運營過程中提供財務審核、預算等準確數(shù)據(jù)。財務檔案信息化方面欠缺完善的制度管理，財務工作人員在實際工作過程中，無法按照相應的制度進行工作。工作的無序性、隨意性十分明顯，類似財務數(shù)據(jù)丟失等問題屢見不鮮，對于企業(yè)整體財務管理工作帶來不良的影響。

五、企業(yè)財務檔案信息化建設的措施建議

（一）強化財務檔案信息化建設的設備供給

企業(yè)在開展財務檔案信息化建設工作時首先要明確，性能良好的現(xiàn)代化技術設備是開展信息化建設的前提。企業(yè)應配備服務器、存儲器、電腦等必要的設備，同時，還要加強企業(yè)的網(wǎng)絡建設工作，確保網(wǎng)絡通暢，穩(wěn)定運行。另外，企業(yè)還應該提升財務檔案信息化建設中所需軟件、硬件的質量，滿足企業(yè)檔案信息化建設的實際需求，提升整體建設工作的設備質量水平，促進企業(yè)財務檔案信息化建設快速發(fā)展，為提升企業(yè)競爭實力奠定良好的基礎。

（二）構建并完善財務檔案信息化建設目標

所謂企業(yè)財務檔案信息化建設，從本質上來說，就是在企業(yè)運行的過程中，將企業(yè)檔案信息管理與企業(yè)財務管理有機結合起來的一種新型管理方式?；诖耍髽I(yè)在實際開展財務檔案信息化建設工作過程中，必然無法離開完善、系統(tǒng)的管理體制，要將各項管理標準進行明確。在實際應用過程中，企業(yè)財務部門、檔案管理部門還應該加強與其他部門之間的聯(lián)系，強化各部門之間的協(xié)作，明確財務檔案信息化管理的目標。在企業(yè)財務檔案信息化建設過程中，各部門協(xié)助財務部門做好相關的財務檔案信息化檢核工作。除此之外，企業(yè)還應該將相關工作進行統(tǒng)一部署、管理，提升整體財務檔案信息化管理工作的效率，有效推進企業(yè)財務檔案信息化建設的速度和水平，提升企業(yè)財務部門的整體工作效率和質量。

（三）制定企業(yè)財務檔案信息化建設規(guī)范

企業(yè)要想真正發(fā)揮出財務檔案信息化建設應有的作用和效能，就需制定財務檔案管理信息化工作規(guī)范?；诖?，企業(yè)應該以自身的實際情況為出發(fā)點，明確企業(yè)當前及未來在財務檔案管理方面的實際需求，明確不同級別管理工作人員的職責，規(guī)范企業(yè)財務檔案管理工作中的具體流程。從最為基礎的檔案資料收集，一直到后期的歸檔、立卷，以及財務信息在運營過程中的轉換等，都需要按照企業(yè)實際情況建立明確的標準和規(guī)范，促使企業(yè)財務管理工作人員能夠遵守信息化建設的規(guī)范，達到良好的企業(yè)財務檔案信息化管理效果。

（四）強化財務工作人員在信息化方面的意識

企業(yè)想要提升財務信息化建設工作的效果和質量，首先要提升企業(yè)財務管理工作人員的整體信息化素質與意識，從而保證在高新技術的應用過程中，提升財務管理工作人員的工作效率?；诖耍髽I(yè)財務管理工作人員應該具備信息化技術，通過培訓等多種方式，使財務管理工作人員在日常工作中，養(yǎng)成應用信息化技術的意識和習慣，提升財務管理工作人員的信息化實踐能力，進而有效提升企業(yè)在財務檔案管理信息化建設方面的效率和質量。

（五）注重企業(yè)財務檔案信息化管理的時效性

財務檔案管理工作具有明顯的時效性，財務檔案信息化水平也主要取決于其時效性。相關管理工作人員應該在建立財務檔案時，對信息進行分類，建立信息查詢平臺，為日后查閱相關信息提供方便。檔案建立之后，還應該進行信息整理，并定期完善和補充相關信息，從而保證檔案信息的實效性。另外，構建并完善網(wǎng)絡化、信息化的檔案資料，企業(yè)要在硬軟件方面都給予足夠的配置，配備專業(yè)的人員對電腦、軟件等進行定期的更新和維護，保證財務檔案信息的時效性、準確性。

（六）保障網(wǎng)絡安全

財務檔案信息化建設需要面對數(shù)據(jù)量巨大且保密性要求極強的信息，保障財務檔案信息的網(wǎng)絡安全具有非常重要的意義。首先，必須要構建并完善內部管理制度，強化網(wǎng)絡監(jiān)察力度的同時，保證整體檔案信息的完整性，避免檔案信息出現(xiàn)泄漏、篡改等情況；其次，保證網(wǎng)絡環(huán)境安全，使用正版殺毒軟件等定期檢查網(wǎng)絡環(huán)境，避免病毒入侵等情況導致信息亂碼、文件丟失等；最后，定期對檔案信息文件進行備份，避免出現(xiàn)文件丟失后無法恢復的情況，而給企業(yè)造成損失。

六、以GJ公司為例分析公司財務檔案信息化建設

（一）財務電子檔案管理系統(tǒng)的建設

GJ公司在財務電子檔案管理系統(tǒng)中，設置財務檔案管理業(yè)務流程，實現(xiàn)檔案的自動化管理。如檔案收集、管理、儲存、利用等，都利用信息化技術完成。其中，GJ公司在電子檔案管理系統(tǒng)中設置電子檔案管理的制度、流程，將所有管理環(huán)節(jié)流程圖、說明等顯示出來。通過用戶功能權限管理功能，實現(xiàn)對不同層級用戶進行權限管理，主要包括如下幾種權限。

1.功能權限，主要限制檔案員在操作檔案相關業(yè)務過程中的權限，包括刪除、錄入等方面的權限。

2.檔案權限，主要是針對用戶進行查看條目、著錄項目等方面的權限，其中包括對原文、目錄進行只讀、讀寫、禁讀等權限設置，也可以對具體的著錄項權限進行自定義操作。

3.文件權限，主要是用戶檔案文件操作方面的權限設置。

4.網(wǎng)站權限，主要針對用戶利用平臺設置的相應訪問權限。

除此之外，GJ公司實現(xiàn)通過OCR識別等多種檢索方式，提升檔案的利用效率，對財務檔案進行統(tǒng)計、管理。另外，GJ公司財務電子檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)對檔案的借閱、打印、下載等流程的分離授權管理，可以在系統(tǒng)中完成簽字審批、申請等。

（二）財務電子檔案數(shù)據(jù)資源庫建設

公司對各類信息系統(tǒng)中形成的電子文件，歸檔和對紙質等傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲各種檔案信息，并應用于電子檔案管理系統(tǒng)中。

1.建設內容。首先完成紙質檔案的整理歸檔，其次將紙質檔案轉化成電子檔案，在電腦中方便管理、檢索、查閱及打印，最后進行數(shù)據(jù)備份。

2.制訂電子檔案標準。所有電子檔案按照錄入與掃描兩大類標注進行。在檔案數(shù)字化加工項目中，數(shù)據(jù)錄入依據(jù)《檔案著錄規(guī)則》中著錄項要求，利用系統(tǒng)中的“數(shù)據(jù)錄入”功能，參照檔案實體，以盒為單位，逐盒、逐件進行檔案目錄信息的錄入。掃描按照頁碼順序對檔案資料進行掃描，為保證檔案影像文件的掃描質量，采用彩色掃描，分辨率≧200dqi，格式為JPEG.

3.通過對成品數(shù)據(jù)進行備份，保證數(shù)據(jù)安全。

結束語：

綜上所述，財務檔案管理信息化建設需要多種因素的共同作用。企業(yè)只有加強各部門之間的聯(lián)系，建立比較完善的檔案信息管理制度，從制度層面加強約束，并提高基礎設備水平以及工作人員的信息化意識，才能將各種有利因素進行整合，從而推進財務檔案管理信息化建設的進程。