易曉昌 郭佳甲 郭海南

江西吉安國泰特種化工有限責(zé)任公司 江西 吉安 343136

引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，為建筑業(yè)發(fā)展提供了重要契機(jī)，而檔案資料管理工作是建筑工程質(zhì)量水平的重要保障，其涵蓋內(nèi)容主要包括建筑程序和情況的總結(jié)，因此，完善工程檔案資料管理顯得尤為重要，必須要深化管理內(nèi)容，推進(jìn)建筑工程的可持續(xù)健康發(fā)展。

1 建筑工程檔案資料精細(xì)化管理的重要性

對(duì)于建筑工程來說，具有整體規(guī)模大、涉及內(nèi)容多以及施工環(huán)節(jié)復(fù)雜等特點(diǎn)，因此在設(shè)計(jì)及施工期間會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，而檔案資料管理工作就是對(duì)工程各項(xiàng)信息進(jìn)行收集、匯總、分類以及管理儲(chǔ)存等內(nèi)容，是施工質(zhì)量和水平的重要保障，因此，必須要實(shí)現(xiàn)對(duì)建筑工程檔案資料進(jìn)行精細(xì)化管理，不僅能夠保證檔案信息的安全性，同時(shí)還能提高檔案管理質(zhì)量和水平，進(jìn)一步提升檔案利用率，為企業(yè)后期工程建設(shè)提供真實(shí)、可靠的重要依據(jù)，從根本上提高工程質(zhì)量，有利于為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益及社會(huì)效益[1]。

2 建筑工程檔案資料精細(xì)化管理的優(yōu)化舉措

2.1 引入精細(xì)化管理模式

想要實(shí)現(xiàn)建筑工程檔案資料精細(xì)化管理，首先必須要建立健全相應(yīng)的管理制度，對(duì)人員的具體行為進(jìn)行有效規(guī)范，同時(shí)還要積極引入精細(xì)化管理模式，并將其滲透到檔案資料管理的各個(gè)方面，不僅能夠大幅度減少管理所占資源，同時(shí)還能對(duì)管理各項(xiàng)職責(zé)加以明確并進(jìn)行詳細(xì)劃分，在此基礎(chǔ)上，對(duì)工作細(xì)節(jié)和全過程也具有極高要求，具體可表現(xiàn)在以下兩方面：一方面是人員精細(xì)化。將檔案資料管理工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)劃分，并將每一細(xì)節(jié)部分責(zé)任落實(shí)到具體人員身上，不斷提高管理人員專業(yè)水平和綜合素質(zhì)，將優(yōu)質(zhì)人員匯聚成管理小組，在明確責(zé)任分工的基礎(chǔ)上切實(shí)做好工程數(shù)據(jù)記錄、施工記錄等各項(xiàng)工作；另一方面是工作精細(xì)化，指的是對(duì)工作的各個(gè)流程環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化處理，切實(shí)做好資料的收集、處理、歸檔以及儲(chǔ)存等工作，才能為實(shí)際工程發(fā)展提供切實(shí)可靠的數(shù)據(jù)支持，加強(qiáng)精細(xì)化管理落實(shí)，保證檔案資料管理工作的順利開展。例如：2020年江西吉安國泰特種化工有限責(zé)任公司食堂及倒班樓項(xiàng)目工程檔案管理工作積極開展，以“抓好檔案管理，打造精品工程”為主題，積極在檔案資料管理工作中引入精細(xì)化新觀念，為了增強(qiáng)檔案管理的組織活力，挑選具有高素質(zhì)的8名管理員工積極建立了建設(shè)工程檔案組，建立了“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)”的檔案工作管理體系，落實(shí)了主體責(zé)任，形成了良好運(yùn)行機(jī)制，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)“1+2模式”，指的是一個(gè)共同精細(xì)化管理體系，由工作精細(xì)化和人員精細(xì)化相互配合，推進(jìn)建筑工程檔案管理的可持續(xù)建設(shè)和發(fā)展。

2.2 不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)

在建筑工程檔案資料管理過程中，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用不僅能夠提高管理質(zhì)量和效率，還能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案資料的快速歸檔，同時(shí)還能為建筑企業(yè)提供全面的信息資源，為其做出重大決策提供重要依據(jù)，在此基礎(chǔ)上，建筑企業(yè)還能利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建檔案管理電子系統(tǒng)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案資源的實(shí)時(shí)共享，便于檔案資料的有效利用和快速查詢，除此之外，與傳統(tǒng)檔案管理相比，還能進(jìn)一步提高管理的全面性和清晰程度，滿足現(xiàn)代化檔案管理的實(shí)際要求，符合精細(xì)化管理的本質(zhì)條件，再加上構(gòu)建配套專業(yè)信息化檔案管理系統(tǒng)，有利于從根本上提高檔案管理工作水平，推進(jìn)建筑工程發(fā)展進(jìn)程。例如：2019年江西省吉安市某建筑工程已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息化平臺(tái)建設(shè)，以及數(shù)字化加工項(xiàng)目工作，專家對(duì)吉安市2018年至2019年檔案信息化平臺(tái)和檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目進(jìn)行考評(píng)驗(yàn)收，根據(jù)建筑工程項(xiàng)目檔案管理來說，通過相關(guān)統(tǒng)計(jì)，年查閱檔案2000多人次，提高檔案1500多卷冊(cè)，涉及內(nèi)容從材料、設(shè)備參數(shù)等多項(xiàng)內(nèi)容，進(jìn)一步對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行測(cè)試運(yùn)行，同時(shí)還要充分發(fā)揮檔案部門管理職能，不斷加強(qiáng)消防設(shè)施設(shè)備，科學(xué)保存數(shù)據(jù)備份，注重保密工作和單獨(dú)管理工作，確保檔案具有較強(qiáng)的完整性和真實(shí)性，除此之外，還要強(qiáng)化資源管理和應(yīng)用水平，積極開發(fā)利用并收集有關(guān)資料信息，要匯聚人才，開拓創(chuàng)新，加快檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)步伐，為檔案工作更好地服務(wù)和促進(jìn)吉安市域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展做出新的更大的貢獻(xiàn)。

2.3 提高人員職業(yè)素養(yǎng)

提高管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)建筑工程檔案資料管理的全過程控制，是現(xiàn)代化建筑工程檔案精細(xì)化管理的重要內(nèi)容。建筑企業(yè)要根據(jù)實(shí)際檔案管理業(yè)務(wù)情況，對(duì)所需人員數(shù)量和專業(yè)領(lǐng)域加以明確，以此為依據(jù)合理引進(jìn)和匹配人才，并開展針對(duì)性的培訓(xùn)工作，除了要提高管理人員對(duì)管理知識(shí)的了解和掌握能力，同時(shí)還要提升人員的檔案信息化管理技術(shù)水平，對(duì)工程檔案的合法性、規(guī)范性起到一定保證作用，除此之外，為了達(dá)到精細(xì)化管理水平，還需要通過構(gòu)建激勵(lì)機(jī)制，促使檔案管理人員充分發(fā)揮自身主觀能動(dòng)性，積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)，不斷完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，從根本上提高建筑工程檔案管理水平。

例如：2020年11月，江西省市住建局舉辦了建筑工程城建檔案驗(yàn)收及電子文件管理培訓(xùn)會(huì)，參加人員有在建項(xiàng)目建設(shè)、施工、監(jiān)理單位技術(shù)負(fù)責(zé)人、資料員和檔案管理人員等從業(yè)人員約500人，培訓(xùn)會(huì)上指出，在接下來為了進(jìn)一步提升檔案管理人員專業(yè)水平，計(jì)劃舉辦6期檔案管理培訓(xùn)班，目前已經(jīng)報(bào)名人數(shù)約800人，能夠切實(shí)達(dá)到提高了檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)目的，夯實(shí)了做好檔案管理的工作基礎(chǔ)，有利于著眼建設(shè)一支高素質(zhì)的管理團(tuán)隊(duì)，始終倡導(dǎo)和鼓勵(lì)大家在培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，積極從工作實(shí)踐中積累經(jīng)驗(yàn)、增長見識(shí)，提高素質(zhì)。除此之外還將建筑項(xiàng)目拓展到約400個(gè)，共形成和歸檔項(xiàng)目依據(jù)性文件、管理性文件、項(xiàng)目建設(shè)和實(shí)施文件、竣工驗(yàn)收文件等8大類工程檔案，并專門建立了圖片檔案庫，有利于實(shí)現(xiàn)精細(xì)化檔案管理服務(wù)。

3 結(jié)束語

綜上所述，在建筑工程建設(shè)過程中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的精細(xì)化管理，是滿足現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是提高檔案管理質(zhì)量和水平的重要舉措，因此，必須要以實(shí)際情況為基準(zhǔn)，不斷完善相應(yīng)的管理制度，構(gòu)建高質(zhì)量管理體系，有利于保障建筑業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展。