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        數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)策略探討

        2021-12-23 01:27:42馬文青
        科技視界 2021年34期
        關(guān)鍵詞:檔案管理信息化資源

        馬文青 林 峰

        (山東醫(yī)學(xué)高等??茖W(xué)校,山東 濟(jì)南250002)

        0 引言

        高校檔案管理是教育教學(xué)工作的重點(diǎn)內(nèi)容,在數(shù)字化時代背景下,社會各個領(lǐng)域都與信息化密切接軌,高校檔案信息化也成為大勢所趨。所謂檔案信息化,指在高校檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的普及應(yīng)用,通過信息化手段實(shí)現(xiàn)檔案資源的開發(fā)、管理、服務(wù)等,是將傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理模式向數(shù)字信息化迭新的一個過程,幫助高校擺脫傳統(tǒng)檔案管理的老舊模式和觀念,提升檔案管理的效能,助力高校實(shí)現(xiàn)全面信息化教育建設(shè)的進(jìn)程,為高校進(jìn)一步完善發(fā)展夯實(shí)理論基礎(chǔ)[1]。

        1 數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

        1.1 有利于高校實(shí)現(xiàn)檔案管理的長久發(fā)展

        在數(shù)字化時代背景下,高校實(shí)施檔案管理信息化將各類重要的檔案資源進(jìn)行全面化管理,通過現(xiàn)代信息化技術(shù)將高校所有分散性檔案資源予以集合匯總,從而形成龐大的檔案信息資源庫,它還具備與傳統(tǒng)檔案管理無法比擬的便捷性、全面性、豐富性以及服務(wù)性,以此為高校開展相應(yīng)的教學(xué)科研、評估、就業(yè)指導(dǎo)等提供更為完善、有效的信息數(shù)據(jù)支持,便于更多使用者進(jìn)行檔案資料的查詢閱覽,幫助高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)長久性發(fā)展。

        1.2 有效拓寬了高校檔案管理的服務(wù)功能

        在數(shù)字化背景下,社會各個行業(yè)要想跟上時代的步伐,取得持續(xù)性發(fā)展,就必須要及時轉(zhuǎn)變觀念主動進(jìn)行革新,積極與數(shù)字信息化靠攏,只有這樣才能在激烈的社會競爭中爭得一席之地,否則最終只會被這個快速發(fā)展的時代所淘汰。如今,在檔案管理領(lǐng)域越來越多的管理軟件仍在推陳出新,給檔案管理工作提供了相應(yīng)的技術(shù)服務(wù)支持,促進(jìn)高校檔案管理工作越來越先進(jìn)化、便捷化、完善化。比如,在對高校人才資源進(jìn)行搜集時,檔案管理系統(tǒng)可直接進(jìn)行信息化處理,自動進(jìn)行人才搜集并擇優(yōu)推薦契合程度高的相關(guān)人才。

        1.3 有利于提升高校檔案管理工作效率

        通常在傳統(tǒng)化實(shí)體檔案管理的過程中,檔案管理受到場地、硬件、人工等因素的影響具有很大的制約性。盡管有些高校檔案管理工作正逐步邁入信息化,然而因其信息化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)不足、水平較低,也使得檔案管理工作并未全面實(shí)現(xiàn)信息化普及。如檔案整理、歸檔、登記、編錄等工作仍需人工操作尚可完成,這也給檔案管理者加大了工作量,導(dǎo)致工作效率不足、質(zhì)量欠缺;同時,檔案資料遺失、信息失真問題也不可避免。此外,由于紙張檔案的保存年數(shù)畢竟有限,在自然環(huán)境下極易受潮發(fā)霉、泛黃陳舊,很難長久性發(fā)揮其應(yīng)用功能,也使得眾多檔案資料長期存在重藏輕用的問題。而在數(shù)字化時代,通過信息化技術(shù)在檔案管理中的科學(xué)合理應(yīng)用,將幫助高校實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案、電子檔案的雙重高效管理,借助相應(yīng)的軟件功能便可實(shí)現(xiàn)檔案資料的收發(fā)傳送,進(jìn)入檔案管理平臺就可進(jìn)行信息錄入、檔案規(guī)整、目錄編制等相關(guān)工作,極大地方便了檔案管理者的工作、減少了檔案建成的周期,提升了檔案應(yīng)用的效率[2]。

        2 高校檔案管理信息化建設(shè)的基本原則

        2.1 優(yōu)先性原則

        高校檔案管理實(shí)施信息化要遵循優(yōu)先性原則,盡管將所有館藏檔案進(jìn)行信息化處理更有利于長久性保存文化資源,但是大部分高校檔案鑒定工作的不及時,導(dǎo)致大量的檔案資源未能及時獲得鑒定,若要將其全部信息化處理,無疑要加大后續(xù)維護(hù)管理的壓力,造成管理資源的浪費(fèi)。鑒于此,高校檔案管理信息化要結(jié)合實(shí)際需求而定,對當(dāng)前檔案資源進(jìn)行科學(xué)篩選,將需要信息化的檔案進(jìn)行歸整,一些館藏價值、院校特色等利用頻率高的檔案應(yīng)優(yōu)先進(jìn)行信息化處理。

        2.2 可行性原則

        在高校實(shí)體檔案向信息化轉(zhuǎn)變或是新開發(fā)信息化檔案時,高校要結(jié)合辦學(xué)目標(biāo)、應(yīng)用需求而確定信息化檔案建設(shè)的目標(biāo),確立所需投入的各項(xiàng)人力、物力及財力等,積極做好可行性分析,保障在自身辦學(xué)所能承受的范圍內(nèi)展開檔案信息化建設(shè)工作,盡可能全面地分析預(yù)期的檔案館構(gòu)建規(guī)模,檔案信息資源的完備程度,保障檔案管理信息化技術(shù)水平以及資金的有效投入等。

        2.3 安全性原則

        高校檔案管理信息化之后加快了傳播的途徑和方式,也因此存在安全保密性問題,因此,高校數(shù)字化檔案尤其是網(wǎng)絡(luò)公開的檔案資源一定要做好必備的安全工作,保障這些檔案資源不被泄密、丟失或遭到外部侵襲。高校要實(shí)施有效的安全使用措施,做好網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的加密、設(shè)立應(yīng)用權(quán)限、建立數(shù)據(jù)備份等,從而最大化地保障高校檔案信息資源的安全性。

        2.4 服務(wù)為主原則

        高校檔案管理信息化的最終目標(biāo)是為最大化地滿足用戶的使用需求,提供社會性服務(wù)。所以,在建設(shè)檔案信息化的過程中,高校應(yīng)本著服務(wù)為主的原則向更多用戶提供需求,要以此為出發(fā)點(diǎn)來建設(shè)信息化檔案,著重分析在數(shù)字化時代下各類用戶應(yīng)用檔案的心理特征、實(shí)際需要,以此決定哪些檔案資源要優(yōu)先信息化。

        3 當(dāng)前高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

        3.1 缺乏檔案管理認(rèn)知意識

        在社會各個行業(yè)中,檔案管理工作都極為重要,它是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)化社會發(fā)展進(jìn)程的一項(xiàng)基礎(chǔ)需求,良好的檔案管理可促進(jìn)信息資源的有效合理利用,推動自身的成長發(fā)展。高校在多年的教學(xué)科研中會累積形成大量豐富性的檔案資源,這將是高校未來辦學(xué)發(fā)展的有力基礎(chǔ)。然而,由于高校的檔案管理者缺乏檔案管理認(rèn)知意識,對檔案管理工作不夠重視,還在沿用傳統(tǒng)實(shí)體檔案模式,缺乏現(xiàn)代信息化的管理觀念和能力,這在很大程度上制約了高校檔案管理工作的開展,降低了檔案管理的水平。再者,有些高校對檔案信息化建設(shè)僅做了短期規(guī)劃,并未考慮到長遠(yuǎn)性發(fā)展,這也不利于檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展迭新。

        3.2 信息化軟硬件不足

        在數(shù)字化時代下,信息技術(shù)被各個領(lǐng)域廣泛應(yīng)用,在檔案管理工作中,原先傳統(tǒng)化檔案管理模式繼而陸續(xù)會被數(shù)字化取而代之,高校檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化普及才是發(fā)展之需。但是,當(dāng)前一些高校在實(shí)施檔案信息化建設(shè)的過程中,其硬件設(shè)施設(shè)備缺失、軟件應(yīng)用基礎(chǔ)較低,導(dǎo)致實(shí)際的檔案信息化管理水平和經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重不足。

        3.3 管理制度不夠完善

        要切實(shí)做好高校檔案信息化管理工作,務(wù)必要制定完善全面的檔案管理制度,以制度作為檔案信息化管理工作的標(biāo)準(zhǔn),保障高校檔案管理信息化水平的提升。然而,當(dāng)前有些高校檔案信息化建設(shè)工作仍停留在初期階段,一些基本的檔案信息化工作不夠明確,致使高校各類檔案信息較為混亂、未能進(jìn)行科學(xué)的搜集、歸整,這顯然不利于信息化檔案的建成及使用。

        4 數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設(shè)的具體策略

        4.1 建設(shè)完善化的檔案管理體系

        為提升高校檔案管理水平、促進(jìn)教學(xué)進(jìn)一步發(fā)展,高校自身必須要以遠(yuǎn)瞻性看待檔案管理信息化建設(shè)工作。作為高校的領(lǐng)導(dǎo)及管理者,必須要帶頭轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的理念,重視檔案信息化建設(shè),給予相應(yīng)的資金支持,為檔案管理部門配置完善的設(shè)施設(shè)備、主動引進(jìn)專業(yè)的信息化檔案管理人才,將高校檔案管理工作作為重點(diǎn)考核項(xiàng),針對檔案管理者的工作表現(xiàn)給予獎懲措施,激勵管理者不斷學(xué)習(xí)、敢于創(chuàng)新,促進(jìn)高校檔案管理不斷完善化。

        4.2 構(gòu)建完備的專題數(shù)據(jù)庫

        在高校檔案信息資源建設(shè)的過程中,專題數(shù)據(jù)庫是其主要的建設(shè)內(nèi)容。通常,高校的檔案資源更傾向于教學(xué)科研方面,且不同專業(yè)和學(xué)科的研究方向均有所不同,因此,構(gòu)建完備性的專題數(shù)據(jù)庫極為重要,且必須結(jié)合用戶需求將其劃分為檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫、學(xué)術(shù)論文數(shù)據(jù)庫、科研成果數(shù)據(jù)庫、科研專利數(shù)據(jù)庫等,從而為高校教學(xué)科研工作奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)[3]。

        4.3 增強(qiáng)信息化檔案的安全管理

        高校實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理工作之后,將給更多使用者帶來巨大的便捷,實(shí)現(xiàn)高效服務(wù),然而同時檔案數(shù)字化之后也面臨著網(wǎng)絡(luò)的不安全因素。所以,高校檔案管理者必須要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)檔案安全意識,通過采用信息加密處理、防火墻技術(shù)等對這些檔案資源進(jìn)行保護(hù)處理,所有使用者必須經(jīng)過身份驗(yàn)證之后才可安全登錄檔案管理信息化系統(tǒng),以此進(jìn)行檔案查閱瀏覽以及下載應(yīng)用。

        4.4 構(gòu)建完善的檔案管理制度

        完善的檔案管理制度是保障檔案信息資源豐富、規(guī)范及安全的前提基礎(chǔ)。作為高校檔案管理者,必須要積極響應(yīng)用戶需求、結(jié)合教學(xué)情況及進(jìn)度構(gòu)建完善的檔案管理制度,強(qiáng)化管理軟件的設(shè)計(jì)及應(yīng)用,制定詳細(xì)的操作流程和標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)的錄入工作,一些紙質(zhì)檔案需經(jīng)掃描后錄入系統(tǒng),以此確保檔案的準(zhǔn)確性與真實(shí)性,同時,要將檔案類目名稱、內(nèi)容、保管期限、歸檔職能等信息明確化。比如,在新學(xué)期前,教務(wù)部應(yīng)結(jié)合高校教學(xué)工作安排、各專業(yè)教學(xué)需求,做出相應(yīng)的檔案搜集、歸整計(jì)劃,而各專業(yè)教師也要積極配合檔案管理部門主動提供教學(xué)信息資料,將這些檔案進(jìn)行規(guī)范的整理、記錄及歸檔存放、形成信息化檔案資料。在此過程中,檔案管理者及教師都需各司其職,做好責(zé)任分工處理,確保整個搜集整理檔案資源的環(huán)節(jié)規(guī)范有序,所有重要教學(xué)資料均能及時獲得信息化保存。

        4.5 提升管理者及使用者的檔案素養(yǎng)

        在高校檔案管理工作中,檔案管理者及使用者作為檔案建設(shè)的主體和客體,關(guān)乎高校檔案管理信息化的發(fā)展,他們所具備的檔案素養(yǎng)是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。然而就目前現(xiàn)狀了解,高校檔案管理部門人員長期緊缺,尤其是專業(yè)的檔案管理者更是寥寥無幾,他們?nèi)狈n案信息化管理經(jīng)驗(yàn)和能力、不具備相應(yīng)的檔案管理意識和素養(yǎng),很大程度上局限了高校檔案信息化建設(shè)的步伐。因此,高校必須針對此問題進(jìn)行改革,通過開展專業(yè)培訓(xùn)提升檔案管理者的信息化技術(shù)、職業(yè)素養(yǎng)。此外,高校還需借助各類平臺提高檔案使用者的檔案使用安全意識和素養(yǎng),從而全面提升高校的檔案管理水平和應(yīng)用能力。

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