陳亞利

摘要：隨著社會(huì)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作也逐漸步入了信息化的階段。為了進(jìn)一步規(guī)范、保存、實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享共通，檔案系列工作的開展也受到了社會(huì)重視。目前，檔案數(shù)字化建設(shè)與檔案信息的利用工作還處在一個(gè)發(fā)展的階段，檔案綜合信息量也就相對(duì)較少。但是，隨著檔案數(shù)字化建設(shè)工作的不斷成熟和完善，檔案信息量便隨之增加，對(duì)應(yīng)的檔案數(shù)字化建設(shè)工作瓶頸也就會(huì)隨之增加。本文以此為背景，簡(jiǎn)要概述了檔案數(shù)字化建設(shè)和數(shù)字化檔案信息利用的價(jià)值，解析了檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用存在的問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的利用舉措，以推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)與信息利用相關(guān)工作。

關(guān)鍵詞：檔案;數(shù)字化建設(shè);數(shù)字化檔案信息;利用;研究

引言

隨著現(xiàn)代科技信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用得到了很大的提升。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案工作而言，數(shù)字化形式的檔案建設(shè)和信息利用具備明顯的優(yōu)勢(shì)和發(fā)展前景。那么，在這樣的背景下，如何將數(shù)字化的檔案建設(shè)進(jìn)行信息化利用，并進(jìn)行科學(xué)、合理的管理，怎樣才能提升檔案各項(xiàng)工作的綜合質(zhì)效成為了當(dāng)下檔案管理員不得不思考的問(wèn)題。因此，在信息化的時(shí)代下，數(shù)字化檔案的建設(shè)和信息利用必須與時(shí)俱進(jìn)，結(jié)合社會(huì)的發(fā)展需求進(jìn)行合理改善才能充分發(fā)揮檔案價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、合理化，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的規(guī)范建設(shè)和數(shù)字化檔案信息的共享運(yùn)用。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的作用

（一）有利于檔案資源的信息化管理

在大數(shù)據(jù)飛速發(fā)展的背景下，檔案的數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用工作是檔案工作與時(shí)代結(jié)合發(fā)展的必然產(chǎn)物。檔案的數(shù)字化建設(shè)是利用大數(shù)據(jù)的手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，建立數(shù)字類型的檔案，并運(yùn)用數(shù)字化的方式將檔案存起來(lái)的形式。在進(jìn)行檔案的數(shù)字化建設(shè)時(shí)，檔案人員可憑借計(jì)算機(jī)、硬盤、掃描儀等媒介來(lái)對(duì)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)化[1]。一般而言，檔案數(shù)字化建設(shè)含括紙質(zhì)檔案資料信息、視聽檔案信息及兩者的數(shù)字化信息整合，這一檔案形式的建設(shè)不僅推動(dòng)了傳統(tǒng)檔案的信息化、數(shù)字化建設(shè)，還優(yōu)化了其呈現(xiàn)方式，從一定程度上助推了檔案綜合管理工作的發(fā)展。

（二）有利于檔案信資源材料的共享運(yùn)用

檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用工作相對(duì)較為復(fù)雜，具備明顯的多元化和技術(shù)化特征。一般情況下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在檔案數(shù)字化的建設(shè)和數(shù)字化檔案信息的利用上流程相對(duì)復(fù)雜，而信息技術(shù)的發(fā)展則有效緩解了這一流程的復(fù)雜性，對(duì)檔案工作進(jìn)行了一定的創(chuàng)新和優(yōu)化。另外，在利用信息技術(shù)的手段對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)和信息化利用時(shí)，可統(tǒng)籌管理信息化的資源材料，創(chuàng)建相應(yīng)的資源信息平臺(tái)來(lái)推動(dòng)數(shù)字化檔案的系統(tǒng)建設(shè)和利用。這樣不僅能夠更加規(guī)范的推進(jìn)數(shù)字化檔案的建設(shè)，還能有效推進(jìn)數(shù)字化檔案資料的日常查詢、瀏覽和借用等，極大提高了檔案工作的便捷性。

（三）有利于檔案資料的保存

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存工作中，人們常會(huì)遇到文件損壞、遺失等各種常見的問(wèn)題。這些問(wèn)題的出現(xiàn)，有些是由頻繁的檔案查詢、利用檔案信息時(shí)的文件磨損、丟失、損壞等原因?qū)е碌模行﹦t是由于保存環(huán)境不適應(yīng)導(dǎo)致的。在信息化時(shí)代背景下，數(shù)字化檔案的建設(shè)和利用就較好的化解了以上這些問(wèn)題。通過(guò)數(shù)字化的檔案不僅能夠避免檔案在查詢、利用中遭到人為損壞，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案保存質(zhì)量的提升，優(yōu)化檔案的保存方式，確保檔案材料的安全性和真實(shí)性[2]。同時(shí)，檔案保存工作是一項(xiàng)復(fù)雜且繁瑣的工作。在檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用工作中，檔案系統(tǒng)的構(gòu)架和檔案信息的保存都是重要方面，日常各類工作在開展中對(duì)檔案信息的利用率也相對(duì)較頻繁。所以，對(duì)于信息化發(fā)達(dá)的當(dāng)下社會(huì)，為了進(jìn)一步提升檔案的數(shù)字化建設(shè)和數(shù)字化檔案信息利用，更好對(duì)檔案資料進(jìn)行保存，就要推進(jìn)檔案的數(shù)字化、自動(dòng)化轉(zhuǎn)化，構(gòu)建數(shù)字化、信息化的檔案系統(tǒng)，更加科學(xué)化、規(guī)范化保存各類檔案資料。

二、檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用存在的問(wèn)題

檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用工作是以多媒體設(shè)施為主要載體，以互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，對(duì)傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行數(shù)字化和信息化的處理、存儲(chǔ)與共享是當(dāng)下一種全新的檔案管理方式。在之后的檔案工作開展中，檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用是大勢(shì)所趨，同時(shí)也是社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案工作提出的要求。但是，由于檔案工作在實(shí)際的信息化、數(shù)字化推進(jìn)中仍然存在一定的困難，所以檔案的數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用在踐行中同樣也存在一定的問(wèn)題。

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用觀念滯后

在檔案數(shù)字化建設(shè)和信息利用工作中，我們不難發(fā)現(xiàn)大部分企業(yè)、單位或者是有關(guān)部門對(duì)于檔案工作的重視程度還有待提高。有些人認(rèn)為檔案工作在日常工作中所起作用不大，沒有必要對(duì)其進(jìn)行專業(yè)化的規(guī)范和形成系統(tǒng);還有些人認(rèn)為檔案數(shù)字化建設(shè)沒有必要性，紙質(zhì)檔案的利用已經(jīng)可以滿足其工作需求，沒有必要在花更多的經(jīng)費(fèi)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行建設(shè)和維護(hù)。從這些表現(xiàn)我們就能清楚看到檔案建設(shè)工作在推進(jìn)中的嚴(yán)重問(wèn)題——重視不夠，觀念滯后。這也導(dǎo)致了檔案工作人員對(duì)于檔案工作的日常建設(shè)缺乏動(dòng)力，無(wú)論是在管理知識(shí)上還是檔案建設(shè)和信息利用的創(chuàng)新上都沒有積極性，只是安于傳統(tǒng)的檔案形式，不善于結(jié)合時(shí)代發(fā)展進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的探尋和信息化利用的研究，這就對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)和數(shù)字化檔案信息利用工作造成了很大影響。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用相關(guān)機(jī)制不全

當(dāng)前大數(shù)據(jù)發(fā)展社會(huì)背景下，檔案數(shù)字化的建設(shè)和數(shù)字化檔案信息利用雖然是必然趨勢(shì)，但是在這一工作的開展中卻仍然存在著明顯的機(jī)制欠缺現(xiàn)象。檔案數(shù)字化建設(shè)和數(shù)字化檔案信息利用工作的開展無(wú)相關(guān)機(jī)制監(jiān)管和支撐，無(wú)疑是對(duì)檔案標(biāo)準(zhǔn)和檔案規(guī)范要求的放松。沒有成熟的檔案監(jiān)管和執(zhí)行機(jī)制，容易造成紙質(zhì)檔案資料收集不齊全、混亂、存檔不及時(shí)、借用遺失、亂涂亂畫、數(shù)字化檔案存儲(chǔ)介質(zhì)損壞、數(shù)字化檔案被篡改、刪除等系列問(wèn)題[3]，這些問(wèn)題不僅影響紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)化，讓檔案缺失真實(shí)性和原始性，還影響了數(shù)字化檔案信息利用的體驗(yàn)感和檔案數(shù)字化建設(shè)的綜合品質(zhì)，直接阻礙了檔案數(shù)字化建設(shè)和數(shù)字化檔案信息利用工作的開展。

（三）檔案數(shù)字化建設(shè)和數(shù)字化檔案信息利用人員綜合素質(zhì)管不高

近幾年由于信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，各行各業(yè)對(duì)人才的要求都越來(lái)越高。對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用工作而言同樣如此。在檔案的數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用中，常會(huì)發(fā)現(xiàn)兩個(gè)問(wèn)題：一是進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的專業(yè)人才十分匱乏，大多檔案人員都是在商業(yè)化的基礎(chǔ)上淺嘗輒止，缺乏對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的探索性。他們?cè)陂_展檔案工作時(shí)多停留于表面，對(duì)于檔案數(shù)字化建設(shè)工作沒有更深一步的考慮和思索，使得檔案數(shù)字化建設(shè)無(wú)法深入“要害處”，無(wú)法抓住關(guān)鍵面。二是在數(shù)字化檔案信息利用方面，許多人員對(duì)于信息技術(shù)掌握不足，在開展數(shù)字化檔案信息利用相關(guān)工作時(shí)倍感吃力，不僅無(wú)法對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行信息化的利用和管理，還有可能“陰差陽(yáng)錯(cuò)”讓數(shù)字化檔案信息出現(xiàn)沾染病毒

等現(xiàn)象。

三、檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息的利用舉措

（一）創(chuàng)新檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用觀念，與時(shí)俱進(jìn)

與時(shí)俱進(jìn)的觀念是指導(dǎo)檔案工作的良好標(biāo)準(zhǔn)。在檔案數(shù)字化建設(shè)和數(shù)字化檔案信息利用工作中，無(wú)論是檔案部門還是檔案人員都要?jiǎng)?chuàng)新思想，將檔案整套工作與當(dāng)下社會(huì)環(huán)境聯(lián)系起來(lái)，與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建新的觀念體系。如在當(dāng)下大數(shù)據(jù)社會(huì)環(huán)境中，檔案部門和檔案人員就要充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)的手段進(jìn)行檔案的數(shù)字化建設(shè)和數(shù)字化檔案的利用工作，用信息化的觀念來(lái)推動(dòng)檔案數(shù)字化的建設(shè)和信息化利用，這樣不僅能夠讓更多的人接觸檔案，認(rèn)識(shí)檔案，重視檔案，才能夠從根本上推動(dòng)檔案數(shù)字化體系的建設(shè)及數(shù)字化檔案信息利用率的提升。所以，在開展檔案工作時(shí)，要跳出傳統(tǒng)的“模式區(qū)”，跳出對(duì)檔案數(shù)字化的“誤區(qū)”，積極運(yùn)用時(shí)代的“雕刻刀”雕出檔案數(shù)字化建設(shè)與信息利用的美好

“藍(lán)圖”[4]。

（二）健全檔案數(shù)字化建設(shè)與信息利用機(jī)制，以規(guī)促效

“不以規(guī)矩不能成方圓”。檔案工作機(jī)制作為檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用的有效保障，對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作和數(shù)字化檔案信息利用工作有著重要作用。制定檔案數(shù)字化建設(shè)工作規(guī)范、管理機(jī)制，建立數(shù)字化檔案信息利用機(jī)制、保存機(jī)制等，都能從一定程度上對(duì)檔案各項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)范，提升檔案建設(shè)的綜合質(zhì)量。例如：在開展檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，對(duì)應(yīng)的機(jī)制能夠較好的指導(dǎo)人們?nèi)ミM(jìn)行資料的收集、分類、整理;能夠給檔案的數(shù)字化建設(shè)工作一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，讓其在數(shù)字化的過(guò)程中不出現(xiàn)文件雜亂無(wú)章、數(shù)字化成果不符合標(biāo)準(zhǔn)等情況。其次，健全的數(shù)字化檔案信息工作機(jī)制能夠更加規(guī)范的指導(dǎo)人們進(jìn)行檔案的查閱和使用，也能更好的提高檔案的利用率，促進(jìn)檔案數(shù)字化的建設(shè)與信息利用成效。

（三）加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用人員素質(zhì)，以能促建

檔案數(shù)字化建設(shè)人員與信息利用人員的素質(zhì)是相關(guān)工作高效開展的重要標(biāo)尺。加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)人員的綜合素質(zhì)不僅要從其對(duì)社會(huì)的敏感度入手，還要從其對(duì)檔案工作的熱愛入手。只有兩者兼?zhèn)涞娜瞬旁谏鐣?huì)市場(chǎng)中摸索到檔案發(fā)展的數(shù)字化新方向，才會(huì)自主的學(xué)習(xí)信息化、大數(shù)據(jù)、檔案等相關(guān)知識(shí)，從而提升自己檔案相關(guān)能力以適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，更好推進(jìn)檔案數(shù)字化的建設(shè)，讓數(shù)字化的檔案信息能夠更好的服務(wù)于日常工作，推進(jìn)日常工作有序開展。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，在社會(huì)發(fā)展迅速的背景下檔案數(shù)字化建設(shè)與數(shù)字化檔案信息利用是必然的，其不僅可以提升檔案工作質(zhì)效，推動(dòng)檔案工作現(xiàn)代化，還能查缺補(bǔ)漏，優(yōu)化檔案管理。

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