徐 磊

(天津機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，天津 300350)

高職院校檔案是學(xué)校在黨政管理，教育教學(xué)，科學(xué)研究和技能培訓(xùn)等活動(dòng)中形成的，以文件、聲像、實(shí)物形式存在的具有保存和查考價(jià)值的記錄。檔案是學(xué)?；顒?dòng)的歷史痕跡，對(duì)學(xué)校發(fā)展具有重要指導(dǎo)意義，也是社會(huì)評(píng)估學(xué)校各項(xiàng)工作的重要參考。隨著信息時(shí)代的到來(lái)，各項(xiàng)工作形成的電子文件越來(lái)越多，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化數(shù)量巨大，檔案工作正逐步從傳統(tǒng)實(shí)體管理向信息化管理過(guò)度。目前，高職院校普遍推進(jìn)數(shù)字化校園建設(shè)，計(jì)算機(jī)等多媒體設(shè)備、數(shù)字化管理應(yīng)用軟件及信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等配套服務(wù)水平顯著提升，客觀上推動(dòng)了檔案信息化工作。充分利用信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案信息化管理和增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，為利用者提高便捷優(yōu)質(zhì)服務(wù)，成為高職院校開(kāi)展檔案工作研究的重點(diǎn)任務(wù)。

一、檔案管理信息化的必要性和可行性

(一)必要性

1.紙質(zhì)檔案不易保存

以紙質(zhì)材料為載體進(jìn)行信息保存的檔案，易受保存環(huán)境的影響。首先隨著時(shí)間的推移，紙張材料會(huì)逐漸泛黃，出現(xiàn)變脆粉化的現(xiàn)象，特別是許多珍貴的檔案資料，年代都比較久遠(yuǎn)，保存起來(lái)特別不容易，同時(shí)給檔案的修復(fù)造成了非常大的壓力。其次，比較多的高職院校發(fā)展歷程中都經(jīng)歷了眾多變遷，紙質(zhì)檔案資料在轉(zhuǎn)運(yùn)過(guò)程中也容易丟失、破損，不易保存，影響了檔案管理的工作質(zhì)量。再者，在對(duì)紙質(zhì)等載體檔案進(jìn)行加工過(guò)程中，有時(shí)因?yàn)槿藶槭д`造成檔案資料整理混亂，造成檔案的管理不規(guī)范，從而難以發(fā)揮檔案的服務(wù)作用。

2.紙質(zhì)檔案利用效率低

以紙質(zhì)材料為載體進(jìn)行信息保存的檔案，管理方式相對(duì)落后，不論是檔案的收集、加工、整理等管理過(guò)程，還是檔案的查詢、借閱等開(kāi)放利用過(guò)程，工作程序比較煩瑣，導(dǎo)致檔案管理和利用效率不高。隨著國(guó)家對(duì)職業(yè)教育越來(lái)越重視，高職院校的發(fā)展迎來(lái)了前所未有的機(jī)遇，發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的檔案數(shù)量也大幅度增加，對(duì)檔案的利用率也越來(lái)越高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式越來(lái)越不符合時(shí)代要求，滿足不了學(xué)校發(fā)展的需要，同時(shí)給檔案工作人員帶了空前的工作壓力。

3.電子文件等信息資源的爆炸性增長(zhǎng)

隨著校園信息化建設(shè)的深入，高職院校日常辦公，教學(xué)科研等活動(dòng)產(chǎn)生的越來(lái)越多的電子文件，并通過(guò)數(shù)字化方式進(jìn)行傳遞，這與以紙質(zhì)形式歸檔產(chǎn)生了沖突。另外信息資源在高職院校的教育資源中占據(jù)越來(lái)越重要的地位，特別是2020年新冠疫情期間，教育工作實(shí)行“停課不停學(xué)”，居家辦公教學(xué)，以互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)為載體產(chǎn)生了大量的信息資源。信息化的時(shí)代背景下，數(shù)據(jù)信息資源爆炸性的增長(zhǎng)，對(duì)高職院校檔案管理工作提出了全新的挑戰(zhàn)。

(二)可行性

1.檔案管理信息化重視程度增加

隨著2020年6月《中華人民共和國(guó)檔案法》的修訂實(shí)施，國(guó)家治理體系和治理能力的現(xiàn)代化和法治化進(jìn)一步強(qiáng)化，高職院校對(duì)檔案的重要性有了更為準(zhǔn)確和深刻的認(rèn)識(shí)。檔案部門地位得到提升，檔案管理投入增加，檔案人員素質(zhì)增強(qiáng)，特別是《檔案法》中增加檔案信息化建設(shè)的規(guī)定，鼓勵(lì)推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，明確具有法律效力的電子檔案可以以電子形式作為憑證使用，加速了高職院校檔案信息化建設(shè)進(jìn)度。

2.信息技術(shù)應(yīng)用效果凸顯

信息時(shí)代，人工智能、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)的應(yīng)用為檔案管理的高質(zhì)量發(fā)展提供了可能。計(jì)算機(jī)、磁盤列陣搭建了檔案存儲(chǔ)的平臺(tái)，減少占地面積，有效解決了紙質(zhì)檔案保管問(wèn)題；掃描、縮微等數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)實(shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化；網(wǎng)絡(luò)編輯技術(shù)方便了檔案信息編研，管理軟件的應(yīng)用提高了檔案的收集、整理效率，規(guī)范了加工、統(tǒng)計(jì)流程，嚴(yán)格了保存和訪問(wèn)控制；利用互聯(lián)網(wǎng)搜索引擎技術(shù)進(jìn)行目錄檢索、原文預(yù)覽、信息發(fā)布、網(wǎng)上展覽等，大大提升了檔案的利用率。另外信息技術(shù)也大大加速了檔案信息傳遞速度，備份功能也加強(qiáng)了檔案信息的安全性。

3.檔案管理人員素質(zhì)提升

近年來(lái)，職業(yè)教育的快速發(fā)展大大提升了高職院校的入職門檻，檔案管理人員素質(zhì)也相應(yīng)提升，信息技術(shù)的普遍應(yīng)用要求從事檔案管理工作不僅要有扎實(shí)的檔案管理技能，也要掌握現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)、計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)等。高職院校對(duì)檔案管理人員除了在招聘環(huán)節(jié)會(huì)有嚴(yán)格的條件要求外，還定期會(huì)通過(guò)舉辦講座等相關(guān)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)來(lái)提高高職院校檔案管理人員的技術(shù)能力，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的變化要求，同時(shí)將檔案評(píng)估作為考核檔案管理人員工作績(jī)效的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，制定激勵(lì)機(jī)制。

三、高職院校檔案信息化建設(shè)體系

信息化時(shí)代大背景下，數(shù)字化校園建設(shè)推動(dòng)高職院校各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)信息化管理，檔案管理工作也不例外。檔案信息化建設(shè)不僅能解決過(guò)去以紙質(zhì)材料為載體檔案管理的瓶頸，還能推動(dòng)檔案管理、利用、安全等多方面功能的跨越式提升，是高職院校加強(qiáng)檔案管理的必然趨勢(shì)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，可以依據(jù)檔案產(chǎn)生、保管到開(kāi)發(fā)、利用的生命周期，分階段逐步實(shí)施并完善，同時(shí)注意各個(gè)環(huán)節(jié)中的安全風(fēng)險(xiǎn)，建立對(duì)應(yīng)安全保障體系。

(一)檔案信息化資源體系建設(shè)

檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔制度，一方面加大對(duì)電子檔案的收集、歸檔工作力度，逐步規(guī)范電子檔案的收集、歸檔制度；另一方面針對(duì)已有的紙質(zhì)檔案和新形成的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，最終完成全部館藏檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，構(gòu)建高職學(xué)校數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的信息化管理。

1.將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案。紙質(zhì)檔案主要針對(duì)歷史已經(jīng)形成的檔案，也包括正在歸檔的紙質(zhì)檔案，為延長(zhǎng)紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間和使用壽命，需對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，通過(guò)電子掃描和系統(tǒng)分類實(shí)現(xiàn)檔案信息的模塊化管理。在轉(zhuǎn)換過(guò)程中，可以開(kāi)展檔案信息的進(jìn)一步鑒定排查，針對(duì)存在問(wèn)題及時(shí)糾正，查漏補(bǔ)缺，集中處置重復(fù)及不必要的文件資料，保證檔案信息的規(guī)范性和完整性。鑒于一些高職院校辦學(xué)時(shí)間較長(zhǎng)，歷史積累的檔案較多，可以根據(jù)檔案利用率和重要程度，有選擇、分批次進(jìn)行數(shù)字化，扎實(shí)高效地推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

根據(jù)天津市《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，紙質(zhì)檔案信息化加工流程可以分為(1)制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工方案；(2)檔案出庫(kù)；(3)數(shù)字化前處理；(4)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立；(5)元數(shù)據(jù)采集；(6)數(shù)字化掃描；(7)圖像處理；(8)光學(xué)字符識(shí)別；(9)版式轉(zhuǎn)換；(10)數(shù)據(jù)掛接；(11)數(shù)據(jù)驗(yàn)收；(12)檔案歸還庫(kù)房。

圖紙質(zhì)檔案信息加工流程

2.加強(qiáng)電子文件的收集、歸檔。電子文件是學(xué)?；騻€(gè)人相關(guān)工作過(guò)程中，通過(guò)媒體設(shè)備生成的有保存和查考價(jià)值的數(shù)字格式記錄。電子文件歸檔后稱電子檔案。目前，高職院校對(duì)電子文件的管理認(rèn)識(shí)水平還有待提高，對(duì)電子文件的管理還只局限于一些正式文件且只進(jìn)行了邏輯歸檔，貯存載體安全性不夠，電子文件生成環(huán)境數(shù)據(jù)缺少妥善保護(hù)，而一些輔助性的電子文件則被忽視。

電子文件收集應(yīng)包括，歸檔電子文件，背景信息和元數(shù)據(jù)三個(gè)部分。歸檔電子文件是指具有查考、利用價(jià)值的可以作為檔案保存的文件；背景信息是描述電子文件產(chǎn)生的活動(dòng)痕跡及環(huán)境信息等；元數(shù)據(jù)是指電子文件的數(shù)據(jù)屬性。高職院校在履行黨政管理、教育教學(xué)活動(dòng)中形成的各種電子公文，利用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)等技術(shù)形成的數(shù)據(jù)、圖形、模型文件，研究開(kāi)發(fā)的各種數(shù)據(jù)文件，如數(shù)據(jù)庫(kù)等，以及支持電子文件長(zhǎng)期可讀性而收集的各類輔助軟件都可以歸入電子文件的歸檔范圍。

(二)檔案信息化管理體系建設(shè)

檔案信息的管理過(guò)程涉及檔案收集、整理、保存，以及著錄、加工、統(tǒng)計(jì)、處理、鑒定多個(gè)環(huán)節(jié)。高職院校在建設(shè)數(shù)字化校園的進(jìn)程中，應(yīng)重視將電子辦公平臺(tái)等辦公及教學(xué)科研系統(tǒng)與檔案信息化管理系統(tǒng)結(jié)合，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，全面提升檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、加工、統(tǒng)計(jì)及保存，促進(jìn)檔案信息化管理系統(tǒng)功能完善。

首先，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中要充分考慮學(xué)校檔案管理的現(xiàn)實(shí)需求，通過(guò)對(duì)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)的是深入挖掘，提供有針對(duì)性的數(shù)據(jù)相關(guān)性分析，構(gòu)建比較完善的檔案數(shù)據(jù)關(guān)系網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)當(dāng)檔案信息的模塊化管理。

其次，檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)注重與學(xué)校數(shù)字化平臺(tái)軟硬件的匹配度，增強(qiáng)檔案信息化管理系統(tǒng)的兼容性,與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)和辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)有效的銜接，通過(guò)建設(shè)覆蓋全校的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息在不同平臺(tái)、系統(tǒng)之間有效的對(duì)接，傳輸。

第三，加強(qiáng)跨部門的交流合作，建立校內(nèi)二級(jí)單位信息采集、收集、歸檔制度，規(guī)范檔案管理流程，明確具體工作分工，有條件的開(kāi)放管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)各部門與檔案室物理空間和虛擬網(wǎng)絡(luò)空間的雙互聯(lián)。在全校范圍內(nèi)，形成自上而下、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、權(quán)責(zé)清晰、管理明確、全員參與檔案管理的良好局面，保證檔案工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化和可持續(xù)發(fā)展。

(三)檔案信息化共享體系建設(shè)

檔案信息的開(kāi)放利用, 是檔案館服務(wù)社會(huì)和學(xué)校發(fā)展, 維護(hù)用戶檔案知情權(quán)、使用權(quán)的重要表現(xiàn)。建立檔案信息化共享體系，是檔案工作貫徹“創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、共享、綠色、開(kāi)放“新發(fā)展理念的具體體現(xiàn)。利用信息技術(shù)優(yōu)化檔案資源，推進(jìn)檔案有序組織和高效管理，最終目的是為檔案的利用和服務(wù)提供便利。這一過(guò)程中，高職院校結(jié)合自身情況進(jìn)行檔案信息的加工、編纂，把孤立的檔案信息變成有序的檔案集合，有效增加了檔案信息的可利用率，同時(shí)完善檔案信息共享機(jī)制，建立便捷的檔案利用渠道，發(fā)揮檔案的查考和利用價(jià)值。

檔案信息化共享首先體現(xiàn)在信息查詢服務(wù)上，利用互聯(lián)網(wǎng)在信息傳播方面的優(yōu)勢(shì)，結(jié)合人工智能技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)檔案的智能查閱。具體表現(xiàn)：(1)建立移動(dòng)查詢服務(wù)平臺(tái)，隨時(shí)隨地滿足用戶對(duì)檔案信息的查詢需求；(2)便捷用戶登錄手段，采用指紋或者人臉識(shí)別等技術(shù)，節(jié)約登錄時(shí)間；(3)加入語(yǔ)音搜索功能，防線用戶錄入篩選條件。

檔案信息化共享在強(qiáng)調(diào)檢索功能的基礎(chǔ)上，應(yīng)注重服務(wù)和追蹤功能的發(fā)掘，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，收集用戶數(shù)據(jù)，分析使用傾向，通過(guò)強(qiáng)化系統(tǒng)的自主記憶功能，主動(dòng)為用戶推送相關(guān)檔案信息資源，方便用戶迅速準(zhǔn)確地獲取所需信息。

(四)檔案信息化安全體系建設(shè)

檔案工作是保密工作的一種形式，高職院校的檔案信息中包含了教師學(xué)生的個(gè)人信息，涉及學(xué)校在教育教學(xué)、科學(xué)研究等方面的重要決策。數(shù)字時(shí)代，保障信息的安全性是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，涉及多方面工作，包括危機(jī)防范、排查平臺(tái)隱患、查找和修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞等。加強(qiáng)檔案信息化保障體系建設(shè)，應(yīng)著重從完善制度、技術(shù)提升和應(yīng)急措施等方面深化研究。

首先，緊密結(jié)合國(guó)家、地方、行業(yè)相關(guān)檔案管理規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，出臺(tái)高職院校電子文件歸檔辦法，進(jìn)一步細(xì)化學(xué)校檔案信息化制度規(guī)范，針對(duì)檔案信息化過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)加強(qiáng)管理，提高檔案管理人員安全管理意識(shí)。例如：明確專兼職檔案員、檔案管理分管領(lǐng)導(dǎo)的主體責(zé)任，注重檔案管理人員信息技能和信息素養(yǎng)培訓(xùn)，加強(qiáng)密鑰管理；嚴(yán)格電子檔案制度，特別是針對(duì)社會(huì)人員在請(qǐng)求查詢檔案信息時(shí)，應(yīng)充分了解其查詢目的，防止個(gè)體泄露檔案信息。保障檔案信息安全，定期分析防控風(fēng)險(xiǎn)、制定預(yù)防機(jī)制。

其次，提高檔案信息安全保障技術(shù)，包括保證檔案管理系統(tǒng)安全、信息數(shù)據(jù)安全、數(shù)字化工作環(huán)境安全、信息化利用途徑安全等。例如：構(gòu)建數(shù)字防火墻，避免病毒入侵等風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，從源頭上做好防護(hù)工作；針對(duì)檔案信息化保存安全問(wèn)題,可以采用加密技術(shù)來(lái)進(jìn)行保護(hù)，包括對(duì)稱加密和非對(duì)稱加密技術(shù)；針對(duì)檔案信息化共享安全問(wèn)題則要重視監(jiān)控技術(shù)以及權(quán)限控制,優(yōu)化用戶層級(jí)管理。

第三，建立有效的信息安全應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，確保出現(xiàn)物理和網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題時(shí)能快速采取應(yīng)急措施。例如：定期備份學(xué)校檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，包括異地備份；完善應(yīng)急處理預(yù)案，包括事前預(yù)警措施、事中搶險(xiǎn)措施、事后彌補(bǔ)措施，以保證風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)反應(yīng)及時(shí)得當(dāng)，最大化的減少損失；定期開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估,幫助檔案管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)論

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理在保持原有價(jià)值的基礎(chǔ)上，更要注重管理效率的提升，同時(shí)保證開(kāi)發(fā)和利用的安全性，而加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是必要途徑。目前，各個(gè)高職院校以紙質(zhì)檔案為主的管理、共享工作都是相對(duì)孤立的，客觀上限制了檔案資源潛在價(jià)值的發(fā)揮。而以大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)支持的檔案信息化管理系統(tǒng)，為打破物理界限的壁壘提供了可能。未來(lái)，以天津海河教育園為代表的區(qū)域高職院?？梢試L試建立聯(lián)合檔案管理服務(wù)平臺(tái)，發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)高效傳輸作用，有效提高檔案資源的利用率。