尹璐

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案形式的電子化和管理的數(shù)字化，是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。面向未來(lái)，探究可行的轉(zhuǎn)變對(duì)策，促進(jìn)電子信息技術(shù)與檔案管理工作的深度融合，為滿足企事業(yè)單位安全高效、便捷精準(zhǔn)的檔案管理需求提供支撐和保障。

紙質(zhì)檔案具有直觀易用、可靠性高等優(yōu)點(diǎn)，多年來(lái)一直是檔案文獻(xiàn)的主要載體。但紙質(zhì)檔案存在人工收集、歸檔和檢索易出錯(cuò)、耗時(shí)耗力，保管檔案對(duì)存儲(chǔ)空間和環(huán)境要求高等缺點(diǎn)，難以滿足新時(shí)代科學(xué)系統(tǒng)、便捷高效的檔案管理要求。隨著電子計(jì)算機(jī)和辦公智能化的普及，檔案的形式電子化和管理數(shù)字化，將逐步實(shí)現(xiàn)全部或部分替代紙質(zhì)檔案，降低人工成本，成為檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此，檔案管理者應(yīng)結(jié)合自身的工作場(chǎng)景，探究可行的轉(zhuǎn)變對(duì)策，促進(jìn)電子信息技術(shù)與檔案管理工作的深度融合，推動(dòng)檔案管理的工作模式和內(nèi)容的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。

工作模式的轉(zhuǎn)變

轉(zhuǎn)變檔案管理理念

傳統(tǒng)的檔案管理者因長(zhǎng)時(shí)間從事單調(diào)重復(fù)的檔案管理工作，管理思維的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)新性日漸降低，阻礙了新時(shí)期檔案管理工作的開(kāi)展。為適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展要求，實(shí)施科學(xué)的檔案管理工作，各單位要加強(qiáng)檔案管理者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理者的專業(yè)技能，并隨時(shí)吸收借鑒新的檔案管理模式和理念。

創(chuàng)新檔案管理機(jī)制

目前，檔案資料數(shù)量呈現(xiàn)持續(xù)增長(zhǎng)的趨勢(shì)，檔案類(lèi)型和工作內(nèi)容也更加復(fù)雜多樣，企事業(yè)單位大多是紙質(zhì)檔案和電子檔案并存管理。因此，結(jié)合本單位工作活動(dòng)、管理制度和形成文件的實(shí)際情況，建立健全紙質(zhì)與電子檔案獨(dú)立或協(xié)同的管理機(jī)制，統(tǒng)一協(xié)調(diào)文件格式、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和專業(yè)性，并做到保密?chē)?yán)格、條文明確和操作靈活等要求。

構(gòu)建靈活開(kāi)放的檔案管理體系結(jié)構(gòu)

傳統(tǒng)檔案管理的登記、核查、審核和審批制度，已嚴(yán)重影響檔案的收集、存儲(chǔ)和使用效率，不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。在權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué)的前提下，構(gòu)建靈活開(kāi)放的檔案管理體系，利用電子檔案和檔案數(shù)字化便捷高效的優(yōu)勢(shì)，管理信息收集整理、分類(lèi)組織、入庫(kù)管理、更新備份以及檢索借閱等各個(gè)節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)流程簡(jiǎn)化和服務(wù)優(yōu)化。

工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

檔案的收集

與傳統(tǒng)的檔案管理相比，通過(guò)學(xué)習(xí)熟練掌握電子檔案信息登記、收集和管理平臺(tái)操作技術(shù)，現(xiàn)代檔案管理者可對(duì)各部室的文件材料提前介入，利用各種高新技術(shù)設(shè)備實(shí)時(shí)記錄檔案，加強(qiáng)對(duì)資料記錄和整理等環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理，保證檔案資料收集的完整性。

檔案的保存

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存是一項(xiàng)復(fù)雜、細(xì)致且繁瑣的工作，涉及檔案庫(kù)房管理和檔案流動(dòng)中的保護(hù)等問(wèn)題，需要對(duì)可能造成檔案損毀、丟失的因素和環(huán)節(jié)采取必要的措施。檔案管理者要具備保存各種文檔的能力，及時(shí)將各種紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)換成相應(yīng)的電子檔案，協(xié)調(diào)和處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案長(zhǎng)期并存和兼容關(guān)系，保證檔案系統(tǒng)使用的穩(wěn)定性、可靠性和可用性。

檔案的安全管理

電子檔案和檔案數(shù)字化在帶來(lái)諸多便利的同時(shí)，也帶來(lái)了隱患和風(fēng)險(xiǎn)。例如，一旦遭受電腦病毒的入侵，檔案管理系統(tǒng)就面臨著系統(tǒng)結(jié)構(gòu)遭受破壞、檔案數(shù)據(jù)外泄的風(fēng)險(xiǎn)；計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備故障也會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)存儲(chǔ)發(fā)生混亂。因此，相較于紙質(zhì)檔案的實(shí)體控制方式，電子檔案必須在國(guó)家信息保密規(guī)范的信息系統(tǒng)支撐下，做到按不同密級(jí)進(jìn)行分類(lèi)和開(kāi)放，在日常的檔案管理中做好系統(tǒng)訪問(wèn)控制、應(yīng)急預(yù)案和檔案數(shù)據(jù)安全等方面的工作。

積極響應(yīng)檔案的形式電子化和管理數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)，滿足檔案管理工作安全高效和便捷精準(zhǔn)的要求，加強(qiáng)專業(yè)管理人才的教育和專業(yè)技能的培養(yǎng)，轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，構(gòu)建靈活開(kāi)放的檔案管理體系。學(xué)習(xí)利用各種高新技術(shù)及設(shè)備，協(xié)調(diào)和處理好紙質(zhì)檔案和電子檔案長(zhǎng)期并存和兼容關(guān)系，建立系統(tǒng)訪問(wèn)控制和應(yīng)急預(yù)案，保障檔案數(shù)據(jù)安全，切實(shí)推動(dòng)檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。