譚新

（山東濟南中海油石化工程有限公司，山東 濟南 250101）

前言：

近年來，信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應用，給檔案工作帶來了新的契機，很多單位開展了檔案信息化建設。利用信息技術(shù)有效管理檔案、開發(fā)利用檔案信息資源，更好地為經(jīng)濟建設發(fā)展服務，已經(jīng)成為檔案界的共識，檔案管理模式也向著信息化、網(wǎng)絡化的方向發(fā)展。因此，本次文章也是對電子檔案的管理系統(tǒng)的建設開展情況進行了分析，希望能夠真正的利用全新的管理形式，以及有效的管理方法，為企業(yè)內(nèi)部電子檔案的管理提供全新的創(chuàng)新發(fā)展路徑，也能夠發(fā)揮出高科技技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)企業(yè)的長足發(fā)展和進步。

一、電子檔案管理的基本要求

無論是對政府的部門，還是其他企業(yè)，電子的檔案這項管理工作都有著至關重要的意義。其中建立起高效科學管理的系統(tǒng)，能夠真正地保證日常的相關工作順利地開展和實施，電子的檔案其管理主要涉及的內(nèi)容：檔案的收集和整理。在建設電子檔案管理系統(tǒng)時，需要注重其電子技術(shù)的應用，以及高科技水平的融入(如圖1 電子檔案管理系統(tǒng)運營方式)。電子的檔案形成的過程，與計算機的存儲技術(shù)和管理系統(tǒng)有著直接的聯(lián)系，在管理系統(tǒng)中主要涵蓋的就是對電子檔案進行收集、歸檔和存儲，與紙質(zhì)的檔案存在著巨大的差異。

圖1 電子檔案管理系統(tǒng)運營方式

對于電子檔案的具體管理模式進行特點的分析，主要的體現(xiàn)就是幾個方面的內(nèi)容：

第一方面是電子的檔案其在收集的方式上，具有一定多樣性的特點。這個特點的形成，能夠保障電子的檔案在收集的過程中，其整體收集方式具有的多種途徑。但是實際上在收集的過程中難度也有所增加，因此在收集電子的相關檔案時，就需要對其檔案的系統(tǒng)性進行強調(diào)。第二方面電子的檔案交接的工作相對比較繁瑣，所以在具體交接工作開展的過程中，就需要系統(tǒng)地對其進行檢查和記錄，防止信息的遺漏和重復現(xiàn)象發(fā)生。第三方面在電子檔案管理時，需要注重對信息數(shù)據(jù)進行有效的檢查和保護。因為電子檔案在傳輸?shù)倪^程中，所依靠的就是電子檔案管理的相關系統(tǒng)，一旦系統(tǒng)出現(xiàn)崩潰，或者被入侵、中毒的情況，就會導致所有的數(shù)據(jù)損失或丟失嚴重的會導致數(shù)據(jù)全部消失，因此還需要及時做好相關備份的工作，以及防護的措施，避免造成不可挽回的損失。

二、推進企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建設的意義

在當前的社會背景下，大數(shù)據(jù)應運而生，其幫助企業(yè)內(nèi)部電子檔案管理系統(tǒng)的建設進行了有效地拓展，所使用到的信息能夠大量地儲備在電子檔案的管理中，除了涉及的文書、人事、科研等各種內(nèi)容之外，也可以在數(shù)據(jù)的幫助和輔助之下，真正地把企業(yè)內(nèi)部的報告、專項研究等內(nèi)容進行有效的歸納和整理。從而為企業(yè)的進步以及管理系統(tǒng)的建設的創(chuàng)新，奠定堅實的基礎。在管理階段積極的應用大數(shù)據(jù)這一技術(shù)，能夠真正地實現(xiàn)在線進行電子檔案的管理這項優(yōu)勢，在根本上避免了紙質(zhì)電子檔案在使用過程中出現(xiàn)的涂改和造假的現(xiàn)象。除此之外，結(jié)合使用大數(shù)據(jù)這個技術(shù)，能夠保證電子檔案信息中所具有的完整性，避免電子檔案在傳遞過程中出現(xiàn)了丟失和損壞等情況，所以能夠看出，大數(shù)據(jù)對于電子檔案管理系統(tǒng)的建設的創(chuàng)新，有著非常重要的作用（如圖2 大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理）。

圖2 大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理

三、推進企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建設的策略

（一）進行相應的資源整合

在信息技術(shù)時代發(fā)展的背景下，企業(yè)內(nèi)部結(jié)合電子檔案的這項管理系統(tǒng)的建設，需要把各個部門所使用到的電子檔案系統(tǒng)進行有效的整理與銜接，這樣才能夠有利于把分散的電子檔案以及電子檔案中的信息集中地進行歸納和整理，也能夠?qū)崿F(xiàn)管理系統(tǒng)的建設開展，及效果的最大化。在信息技術(shù)時代背景下，高科技技術(shù)得以發(fā)展，其中所能夠處理的海量信息是人為無法達到的一個數(shù)據(jù)。所以對于企業(yè)內(nèi)部所涉及的電子檔案內(nèi)容集中性進行整理，不僅僅能夠更好地凸顯出大數(shù)據(jù)的高效性，也能夠避免信息的分散以及電子檔案的丟失情況出現(xiàn)。所以在集中處理的過程中，也是電子檔案管理系統(tǒng)的建設的一個創(chuàng)新性路徑，這樣的情況能夠讓文件更高效的集中在一起，也能夠把所需要使用到的文件有效地進行整理，從而為企業(yè)內(nèi)部工作開展提供可共享的資源和合理的方式，以便協(xié)助各個部門的工作順利開展。

除此之外，也可以把傳統(tǒng)電子檔案管理這個部門進行改革，建設成具有網(wǎng)絡化特色的檔案數(shù)字管理的部門，不過在結(jié)合數(shù)字化建設的過程之中，還需要符合企業(yè)發(fā)展所提出的相關規(guī)定以及相應的要求，形成自動化的辦公系統(tǒng)，這樣才能夠把數(shù)字化的電子檔案管理更好地進行匹配，也能夠跟隨時代發(fā)展的步伐，實現(xiàn)電子檔案的管理這項工作的有效創(chuàng)新，從而促進管理系統(tǒng)建設開展的效果提升，為企業(yè)工作整體水平的改革奠定基礎。

（二）加強企業(yè)電子檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培訓

在大數(shù)據(jù)發(fā)展的過程中，需要加強企業(yè)內(nèi)部負責電子檔案管理工作相應人員所具有的服務意識，因為人員在工作實施過程中所占有的地位是不容忽視的，只有確保人員的綜合素質(zhì)和水平得到提升和改革，才能夠?qū)崿F(xiàn)這項工作開展效果的最大化。所以在工作實施的過程中，還是要強化人們所具有的服務觀念和意識，特別是企業(yè)內(nèi)部電子檔案的管理系統(tǒng)的建設，并不是一項可有可無簡單化的工作內(nèi)容，其所涉及的方面是多樣化的，所以工作人員更是需要把電子檔案的信息化管理，當成企業(yè)向著信息化發(fā)展建設的一個非常關鍵的組成部分，其中所涉及機密的電子檔案，只能夠提供給個別的部門和人員進行查閱，并且永久性地進行保存。除絕對機密的電子檔案和相關文件之外，其他的文件可以拓展服務并且應用到相關的領域之中，發(fā)揮出文件所具有的優(yōu)勢和作用，這也是電子檔案管理系統(tǒng)的建設所能夠達到的最佳標準。同時，也需要在電子檔案管理的信息化工作開展過程中，投入更多的人力、物力和財力，使這些力量發(fā)揮到正確統(tǒng)一的地方，避免成本的浪費，這樣才能夠達到工作開展效益的最大化。

（三）加快企業(yè)電子檔案管理信息化的進程

在企業(yè)內(nèi)部電子檔案管理工作開展和實施的過程中，需要充分地意識到信息化管理這項工作開展和實施所具有的意義，并且相關的人員以及領導者需要清楚地意識到，信息化管理系統(tǒng)的建設，應用于企業(yè)內(nèi)部電子檔案管理系統(tǒng)的建設中所具有的重要性以及相關的意義。檔案管理人員也需要改變傳統(tǒng)的思想理念和認知，清楚地了解到電子檔案管理系統(tǒng)建設工作在信息化發(fā)展中的重要性，并且對于信息化技術(shù)要有著深層次的了解。電子檔案管理系統(tǒng)建設能夠最大程度地提高管理的整體效率，以及電子檔案信息化的水平，能夠使企業(yè)內(nèi)部工作的開展向著全新的方向所發(fā)展（如圖3 信息化檔案管理示例）。

圖3 信息化檔案管理示例

同時管理的人員也需要采取多樣化和多元化特色的管理方式，結(jié)合當前社會發(fā)展過程中信息技術(shù)現(xiàn)代化這一建設的思想理念，對企業(yè)內(nèi)部的電子檔案進行有序的管理以及科學的監(jiān)督。這項工作的開展不僅僅要求相關的人員能夠樹立起有效的管理意識，以及創(chuàng)新的思想理念，更是需要把傳統(tǒng)的管理方式進行摒棄。其他部門的人員也需要有意識地改善自身的思想認知，這樣才能夠使企業(yè)內(nèi)部電子檔案的管理系統(tǒng)的建設在信息化建設的過程中，向著更加健康和有效的方向所發(fā)展。

結(jié)論：

綜上所述，隨著社會不斷的發(fā)展和進步，檔案的傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)無法滿足當前時代在發(fā)展過程中對于企業(yè)所提出的需求，因此還需要結(jié)合信息化與大數(shù)據(jù)這一時代發(fā)展的背景，有針對性地了解企業(yè)內(nèi)部電子檔案管理系統(tǒng)建設的具體開展形式，提高管理系統(tǒng)建設的整體效果。所以本次文章也是基于以上內(nèi)容，在了解到電子檔案管理系統(tǒng)建設存在問題的基礎上，探尋有效管理系統(tǒng)的建設開展的全新路徑，希望能夠融入信息技術(shù)時代所具有的優(yōu)勢，發(fā)揮電子檔案管理創(chuàng)新的價值，從而推動企業(yè)的工作開展效果提升。