邵金凌 李琳 王睿

摘 ?要：本文以國網(wǎng)湖北省電力有限公司系統(tǒng)檔案室作為研究對象，圍繞檔案室人員配置、安全維護、信息化建設(shè)現(xiàn)狀展開調(diào)研，分析取得的成就，指出存在的不足。在此基礎(chǔ)上，對照國家檔案局頒布的十三號令《機關(guān)檔案管理規(guī)定》，從進一步提升檔案工作人員綜合素質(zhì)、增強檔案安全保管能力、推動檔案信息化發(fā)展進程幾個方面提出了未來發(fā)展的建議。

關(guān)鍵詞：檔案室建設(shè);機關(guān)檔案管理規(guī)定;電網(wǎng)公司

Abstract： Taking the archive offices of State Grid Hubei Electric Power Co.， Ltd. as examples， this paper focuses on the current situation of personnel allocation， security maintenance and information construction of Archives to analyze the achievements and the shortcomings of the Archives construction. On this basis， taking' the Provisions on the Administration of Institutional Archives' for a comparison， this paper puts forward some suggestions for future development from the following aspects： improving the overall quality of Archives staff， enhancing the ability of Archives safe keeping， and promoting the development of Archives informatization.

Keywords： Construction of archives; Provisions on the administration of institutional archives; Grid company

2019年1月1日起，國家檔案局發(fā)布的十三號令《機關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡稱“十三號令”）開始施行。十三號令的頒布實施，正是國家檔案局在新形勢下推動機關(guān)檔案工作的一項重大舉措，是今后一個時期開展機關(guān)檔案工作的重要遵循。

在此背景下，系統(tǒng)調(diào)查國網(wǎng)湖北省電力有限公司（以下簡稱“國網(wǎng)湖北電力”）系統(tǒng)檔案室建設(shè)現(xiàn)狀，對照十三號令要求進行自我反思、積極改進，展開未來發(fā)展策略，是當(dāng)前湖北電力系統(tǒng)檔案工作發(fā)展的重要節(jié)點，也是規(guī)范“十四五”期間本系統(tǒng)檔案工作發(fā)展的重要參考。

1 現(xiàn)狀調(diào)查

為更好地了解國網(wǎng)湖北電力系統(tǒng)檔案室建設(shè)的實際情況，本文選取國網(wǎng)湖北電力系統(tǒng)下屬的14個地市級供電公司為調(diào)查對象，采用問卷調(diào)查法，對各公司檔案室工作人員、檔案安全保管工作以及檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀等方面進行系統(tǒng)調(diào)查。

1.1 檔案人員構(gòu)成較為合理，但專業(yè)素質(zhì)有待提升。調(diào)查結(jié)果顯示，14個地市級公司檔案室均屬于辦公室下設(shè)業(yè)務(wù)部門，設(shè)有專門檔案管理人員編制。具體來說，14個地市級公司檔案室共有17名專職檔案工作人員，每個單位至少配備了一名檔案專職人員，有3個單位還另外配有檔案兼職人員，其中，60%的檔案工作人員年齡在40歲以下。由此可見，國網(wǎng)湖北電力系統(tǒng)下屬地市級公司檔案室的人員構(gòu)成較為合理，具有一定的活力與發(fā)展?jié)摿Α?/p>

從學(xué)歷層次上來說，其中11人為大學(xué)本科學(xué)歷，其余6人為大專學(xué)歷;從專業(yè)程度上來說，其中大多為從一線工程崗位退下的職工，并未接受過系統(tǒng)的檔案職業(yè)培訓(xùn)，整體專業(yè)程度偏低。

總的來說，國網(wǎng)湖北電力系統(tǒng)檔案室檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)有待進一步提升。

1.2 檔案實體安全得到重視，但檔案信息安全有待加強。國網(wǎng)湖北電力系統(tǒng)各檔案室較為重視檔案安全維護工作。在庫房選址方面，各個檔案室綜合考慮周邊環(huán)境和地質(zhì)條件，選取地理位置相對優(yōu)越的場所建庫，為保障檔案實體安全奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)。

在管理工作方面，所有檔案室均通過登記和統(tǒng)計相關(guān)數(shù)據(jù)、編制完整的檔案目錄等方式，實現(xiàn)對實體檔案的有效定位與管控，還有10個檔案室另外采取專人負(fù)責(zé)、雙人出入庫、定期安全巡查等庫房管理措施。

在檔案信息安全保障方面，國網(wǎng)湖北電力系統(tǒng)各檔案室主要通過技術(shù)升級的方式保障數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)安全和數(shù)據(jù)安全，但對電子檔案生成、管理、利用過程中產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)、審計日志的關(guān)注度不足，有5個檔案室表示尚未管理過相關(guān)數(shù)據(jù)。

由此可見，國網(wǎng)湖北電力系統(tǒng)檔案室在信息安全維護方面存在一定缺漏，不利于構(gòu)建完整、有效的檔案安全防護體系。

1.3 檔案信息化取得成效，但信息化建設(shè)水平有待提高。在檔案信息化實踐方面，國網(wǎng)湖北電力系統(tǒng)取得了較大成就。

第一，各單位均使用統(tǒng)一的檔案管理信息系統(tǒng)，完成了電子文件在線歸檔工作，實現(xiàn)了對數(shù)字檔案資源的前端控制和全程管理，極大提升了檔案信息化工作效率。

第二，各單位檔案室不斷推進非涉密檔案的數(shù)字化建設(shè)進程，通過近10年的努力，非涉密檔案數(shù)字化率達到100%。

第三，智能檔案庫房建設(shè)項目在湖北地區(qū)得到推廣，目前已在3家地市級公司進行試點。

當(dāng)前國網(wǎng)湖北電力檔案信息化建設(shè)還處于初步階段，各單位信息化建設(shè)水平還有待提高，僅有5個檔案室利用數(shù)據(jù)分析、文本挖掘等技術(shù)，開展檔案信息資源的開發(fā)工作，創(chuàng)新編研成果。

如何依托現(xiàn)代化信息技術(shù)，深入挖掘檔案數(shù)字資源的價值，以達到參與決策機制、提升服務(wù)效能、創(chuàng)新管理方法等目的，將是國網(wǎng)湖北電力檔案信息化深化發(fā)展亟須解決的問題。

2 發(fā)展建議

2.1 以專業(yè)化為引導(dǎo)，提升檔案工作人員素質(zhì)。為進一步提升國網(wǎng)湖北電力系統(tǒng)檔案室檔案工作人員綜合素質(zhì)，對比十三號令，可以從提升員工文化水平、增強專業(yè)知識技能等方面進行改進。

國家檔案局十三號令對檔案工作人員的基本素質(zhì)提出了要求，明確規(guī)定“檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉機關(guān)工作，具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景”，不具備前述知識背景的員工，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過專業(yè)知識和技能培訓(xùn)。同時，在第十條中指出，應(yīng)由機關(guān)“負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn)，開展檔案宣傳、教育工作”，[1]進一步明確了機關(guān)在提升檔案工作人員綜合素質(zhì)方面的主導(dǎo)地位。

對標(biāo)十三號令的要求，國網(wǎng)湖北電力系統(tǒng)各級公司應(yīng)當(dāng)承擔(dān)起檔案工作人員培訓(xùn)和教育等方面的責(zé)任。通過大力加強人員培訓(xùn)工作，采取工作座談、經(jīng)驗交流、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、工作實訓(xùn)等方式，不斷提升檔案工作人員的理論水平和實操水平，掌握檔案管理的基本方法。

為了更好地適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的新方向，在加強檔案專業(yè)知識培訓(xùn)的同時，還應(yīng)關(guān)注信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，提升員工的綜合素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型人才。除此之外，還可以建立監(jiān)督考核評價機制，激發(fā)檔案工作人員學(xué)習(xí)的積極性和主動性。

2.2 以體系化為抓手，增強檔案安全保管能力。國家檔案局十三號令中多次提及檔案安全問題，在第三十七條中明確提出“檔案存儲和保管應(yīng)當(dāng)確保實體安全和信息安全”，[2]在第十六條、第二十一條、第二十二條、第六十一條等處也提出了加強檔案安全的具體措施。

國網(wǎng)湖北電力系統(tǒng)各級公司檔案室應(yīng)當(dāng)繼續(xù)堅持總體國家安全觀，采取切實有效的措施，筑牢檔案安全防線，進一步建立健全檔案安全管理制度，落實檔案安全管理責(zé)任，著力構(gòu)建人防、物防、技防“三位一體”[3]的檔案安全防護體系。

第一，各單位應(yīng)當(dāng)制定更加嚴(yán)格的檔案保密制度，完善落實崗位責(zé)任制，統(tǒng)籌兼顧檔案實體安全和檔案數(shù)據(jù)安全，并合理劃分檔案密級，依據(jù)密級適當(dāng)調(diào)整檔案業(yè)務(wù)操作方法。

第二，通過開展檔案保密主題活動，組織學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，提升檔案工作人員的保密意識，保障檔案保密工作的順利進行。

第三，還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建安全的檔案保存環(huán)境，通過應(yīng)用智能門禁系統(tǒng)、檔案庫房自動防盜報警系統(tǒng)、動態(tài)視頻監(jiān)控系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案庫房的全面管控，有效維護檔案實體安全。

第四，通過智能防火墻、身份認(rèn)證等技術(shù)，遵守“涉密檔案不上網(wǎng)”的原則，有效維護檔案信息安全。

2.3 以制度化為保障，推動檔案信息化的進程。2020年6月新修訂通過的《中華人民共和國檔案法》增加了“檔案信息化建設(shè)”章節(jié)，對檔案信息化建設(shè)各項任務(wù)提出了要求。由此可見，檔案信息化已經(jīng)成為檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵。對比十三號令的要求，國網(wǎng)湖北電力系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)以完善的檔案信息化建設(shè)制度為保障，進一步推動檔案信息化的發(fā)展進程。

為了適應(yīng)整個社會的信息化發(fā)展需要，落實檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃的戰(zhàn)略部署，國家檔案局十三號令中第五章為機關(guān)檔案信息化工作制定了明確、具體的工作規(guī)范。

國家電網(wǎng)有限公司也緊跟信息化發(fā)展的大趨勢，不斷強化頂層設(shè)計，構(gòu)建了以法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為重要組成部分的檔案信息化建設(shè)制度體系，為電力系統(tǒng)的檔案信息化發(fā)展提供了制度保障。以此為基礎(chǔ)，國網(wǎng)湖北電力系統(tǒng)各檔案室應(yīng)當(dāng)不斷深化檔案信息化建設(shè)內(nèi)涵。

首先，在檔案信息化的發(fā)展方向上，各單位應(yīng)以用戶需求為導(dǎo)向，重點關(guān)注兼具社會效益和經(jīng)濟效益的檔案信息資源，將檔案信息化與檔案服務(wù)體系深度融合。

其次，在檔案信息化的工作重點上，從注重應(yīng)用信息技術(shù)向注重檔案內(nèi)容信息化轉(zhuǎn)變，[4]各單位可以借助OCR等技術(shù)，制作雙層PDF格式文件，開發(fā)檔案資源全文檢索功能，開展自動化內(nèi)容分析工作。

最后，在檔案信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，以構(gòu)建檔案資源共享平臺為主要切入點，國網(wǎng)湖北電力應(yīng)積極推進電力檔案資源共建共享，通過創(chuàng)造互聯(lián)、互通、智能化的信息系統(tǒng)，有效整合檔案資源，從中洞悉電力事業(yè)發(fā)展情況及趨勢，從而達到輔助科學(xué)決策，提升服務(wù)效果的目的。

參考文獻：

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[2]方維華.以匠心促進檔案治理能力提升 開辟檔案館事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展新境界[N].中國檔案報，2020-01-13（003）.

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（作者單位：邵金凌，武漢大學(xué)信息管理學(xué)院;李琳、王睿，國網(wǎng)湖北省電力有限公司辦公室 來稿日期：2021-08-10）