付云金

（濟寧學院，山東 濟寧 272000）

0 前言

近年來，數(shù)字化在整個高校的校園建設中，有了具體明確的要求，而且要求也越來越高，所以近幾年針對高校數(shù)字化校園建設政府投入資金不斷加大。為了更好地順應現(xiàn)行法規(guī)和高校發(fā)展趨勢，應加大對檔案數(shù)據(jù)存儲信息化建設的重視程度，不斷提高檔案存儲服務質(zhì)量，利用智能化、數(shù)字化的管理技術進行信息分析，并且能夠隨時的存儲數(shù)據(jù)信息，這樣就可以提高高校檔案文件的信息使用效率，根據(jù)目前高校數(shù)字化建設的基本現(xiàn)狀，針對提高高校中檔案管理以及數(shù)據(jù)存儲的數(shù)字化建設是各個學校檔案管理部門的焦點問題，也是短期內(nèi)亟待解決的問題[1]。

1 現(xiàn)如今我國高校文件存儲面臨的問題

1.1 高校管理人員對檔案管理的理解有待提高

高校檔案管理工作是一個比較繁瑣的工作，主要表現(xiàn)出來的特性是服務型、紀實型，同時也需要管理人員有較強的耐心、業(yè)務性也是要比較強的。殊不知，很多檔案工作者在工作中不太注意自身工作的不足，現(xiàn)在的很多高校檔案管理工作者，他們只是將日常的工作形式變?yōu)榭陬^形式，不關注檔案歸檔的重要性，檔案管理在高校中有他非常重要的地位，它關系著高校的發(fā)展，展示著高校詳細信息以及資料、高校學生的相關資料，如果管理不當，就容易對高校的發(fā)展造成非常不利的影響。檔案管理工作者往往忽視檔案管理工作的根本目標，同時現(xiàn)在很多高校中也沒有智能化管理體系，仍然選擇紙質(zhì)文件存儲方式，結(jié)果，檔案存儲方式擺脫了時代和學院的發(fā)展趨勢。

1.2 高校檔案管理系統(tǒng)需要更加完善

一些高校在檔案管理層面缺乏完善的管理機制，導致檔案管理工作缺乏依據(jù)，影響檔案管理工作的規(guī)范化。造成這一問題的主要原因是高校檔案管理的投入還不到位，管理人員沒有高度重視這一情況。一些工作人員忽視了信息管理的進展，也有高校沒有及時對接，造成高校檔案的一致性和統(tǒng)一性以及技術維護工作的缺失，影響檔案的有效性，阻礙了檔案資料的發(fā)展?？梢?，高校要跟隨時代的發(fā)展來改變檔案的管理機制。

1.3 服務項目技術性有待提高

在現(xiàn)代社會經(jīng)濟發(fā)展的今天，信息技術促進了經(jīng)濟的發(fā)展，也同時在方便著人們的生活，高校同樣也不能忽視信息技術在日常工作中的重要性[2-3]。高校檔案管理系統(tǒng)推動了整個管理信息設備的逐步完善，以及推動了信息管理工作的實效性。高校建設數(shù)字化校園的大背景下，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不再適用于高校的日常管理生活，數(shù)字化檔案管理在目前整個高校檔案管理中有比較重要的地位。針對目前高校檔案管理工作的現(xiàn)狀，高校完成了數(shù)字化管理設施和辦公用品的建設，在檔案管理登記上開始使用信息化技術，但是在信息資源共享上依然不是非常的完善。高校檔案管理工作在用人機制上可以采用更加先進的管理方法，這樣能夠有效的降低工作人員的工作壓力和工作量，而且能夠提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，傳統(tǒng)的的人力資源管理方式只會影響工作效率，也會對工作人員的壓力有所增加，不利于工作人員工作的積極性。

1.4 高校檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

一般而言，高校檔案管理工作者人員的綜合能力，對整個檔案管理有非常重要的影響，檔案管理工作者能力不足的情況下，沒有辦法及時掌握管理的知識，這樣也就沒有辦法掌握信息管理技術和他的操作方法，沒有辦法實現(xiàn)數(shù)字化、信息化管理體系。所以高校檔案管理信息化建設一定要創(chuàng)新和培養(yǎng)從業(yè)人員的綜合素質(zhì)，拓展高校管理人員的信息技術水平，讓他們靈活的運用信息化管理技術，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的管理隊伍。

2 數(shù)字化校園的建設加快了高校檔案系統(tǒng)管理辦法的進程

數(shù)字化校園建設是需要依托于互聯(lián)網(wǎng)技術發(fā)展的，所以在當前整個高校信息化應用過程，也推動了我國互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展，同時，也讓整個高校的管理模式和課堂教學模式更加的創(chuàng)新，進一步的完善了高校管理效率。高校檔案作為高校管理中的非常重要的組成部分，也受到了信息網(wǎng)絡技術的推動，完善了高校檔案管理的機制。

2.1 數(shù)字化校園基礎建設提升高校檔案存儲效率

在數(shù)字化校園建設的背景下，高校信息管理技術在穩(wěn)步的推進過程中，而檔案管理同樣也是不例外的，在整個互聯(lián)網(wǎng)技術的應用下，高校檔案管理工作的效率得到了有序的提升。一方面，傳統(tǒng)的手動管理方式是需要管理人員手動記錄，而且針對一些檔案數(shù)量太多的情況下，就會浪費大量的時間和勞動力，極大地降低了高校管理的工作效率。

2.2 數(shù)字化校園建設推動高校檔案工作發(fā)展

檔案管理是高校管理的重要組成部分，數(shù)字化校園的建設最終將從根本上推動高校檔案資料信息化管理的發(fā)展。一方面，在數(shù)字化校園建設的基礎上，各單位之間可以互通信息，增進企業(yè)間的交流，實現(xiàn)資源共享效益最大化。對于各企業(yè)必須歸檔的檔案資料，企業(yè)可以為其制定手機設置方法，對檔案存儲進行智能化、信息化管理[4]。將檔案信息管理系統(tǒng)和學校辦公協(xié)同系統(tǒng)軟件接入互聯(lián)網(wǎng)，在高校管理檔案信息資源和管理方式上，管理人也要實現(xiàn)信息互相，另一方面數(shù)字化校園的建設，在高校內(nèi)一定要引入一些高質(zhì)量的信息化設備，這批設備是高校信息化阿華檔案管理最重要的基礎條件，而且數(shù)字化校園建設也推動了高校檔案管理的工作發(fā)展。

3 數(shù)字化校園環(huán)境下高校檔案存儲方式的選擇

信息化校園建設過程中，一些高校沒有建立檔案管理的模式，也沒有建立檔案管理標準和條件，所以在檔案管理上是存在著一些缺失，容易造成檔案不完全的問題。高校檔案管理方法落后，沒有辦法與其他部門進行銜接，這就很難推動檔案管理工作的發(fā)展，也不利于解決，在數(shù)字化校園建設背景下，完善檔案管理狀中存在的問題，作者根據(jù)此提出了解決方法。

3.1 文件生成機構(gòu)管理方式

這類方法是指將學生的檔案資料轉(zhuǎn)化為組織存儲，轉(zhuǎn)化為包含高校各院系的組織。這就要求各單位也建立相應的檔案存儲機構(gòu)，并遵循現(xiàn)行標準。根據(jù)相關法律法規(guī)，制定相應的檔案數(shù)據(jù)存儲方式。它有收集、整理、儲存和銷毀檔案資料的權(quán)利和義務。此類檔案資料的信息內(nèi)容無需傳輸至檔案數(shù)據(jù)存儲機構(gòu)，這種管理模式明確地對高校院系提出了更高的要求。

3.2 檔案管理機構(gòu)存儲方式

這種方法是指高等教育機構(gòu)對各學院的文件進行審查和篩選，對高等教育機構(gòu)檔案進行收集、整理、分類、存儲和歸檔。符合相關標準的文件將存儲在檔案存儲機構(gòu)的數(shù)據(jù)庫查詢中。一般情況下，高校都會有技術專業(yè)的檔案保管機構(gòu)承擔高校的檔案保管工作，并在檔案企業(yè)領導干部的上級領導的具體指導下，制定檔案保管辦法及相關規(guī)定[5]。

4 數(shù)字化校園標準下改進高校文件存儲方式的有效預防措施

4.1 強化文件存儲理念

策劃校園檔案信息建設，需要搭建一個優(yōu)秀的服務平臺來更好地實現(xiàn)檔案存儲的目標，在這個過程中，管理人員的素質(zhì)是檔案管理中非常重要的部分，提升檔案管理人員的素質(zhì)，能夠有效的達到事半功倍的效果。所以在高校中要完善檔案信息化建設，一定要明確整個管理制度和有計劃、有目標的去推動檔案信息化建設，落實有關的管理和規(guī)定，形成一個整合性的概念。多元化的信息化建設道路，讓整個信息化管理技術更加強，也進一步完善了了高校檔案管理的水平。

4.2 完善檔案管理系統(tǒng)

一是結(jié)合高校檔案管理現(xiàn)狀，建立健全檔案管理互聯(lián)網(wǎng)，提高檔案管理方式與企業(yè)的協(xié)作水平，建立多種管理方式的企業(yè)崗位職責，梳理高等學校檔案資料的存放流程的重點 要點和難點；二是制定完善的檔案保管管理制度，嚴格遵守收藏、保管、開發(fā)設計、數(shù)據(jù)分析等環(huán)節(jié)的管理規(guī)定。全體人員要努力按照檔案保管規(guī)章制度落實工作，推動檔案保管工作規(guī)范發(fā)展。

4.3 高校抓好檔案管理的基礎設施建設

高校建設信息化校園背景下，高校基礎設施是校園檔案管理最重要的保障，優(yōu)良的硬件條件，能夠加快檔案存儲信息化的進程，所以高校首先要給檔案管理系統(tǒng)配備完善的信息化、設備以及系統(tǒng)軟件，將信息化管理技術納入整個高校基礎設施項目中的重點統(tǒng)籌，確保整個高校信息化項目系統(tǒng)完備。檔案管理智能化發(fā)展，要嚴格按照我國的相關規(guī)定、標準來進行實施，結(jié)合高校自身的管理規(guī)定，選擇合適的方法和設備來完善檔案管理信息檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)資源的共享性，這樣給師生提供了一定的方便，也推動了高校檔案管理信息化逐步完善。

4.4 高校加強檔案管理人才建設

檔案管理過程中，人才建設是檔案管理信息化加強的有效途徑，同時，也是目前高校檔案管理中一個比較重要的問題，高校在人才建設上一定要有前瞻性和先進性，塑造智慧型校園的未來發(fā)展，也要適應自己的發(fā)展趨勢，并通過引進先進的人才和技術，與相關的從業(yè)者進行交流，吸取他人優(yōu)秀的工作經(jīng)驗，彌補自己的不足，在檔案管理方面越來越強大。

5 結(jié)語

一般來說，數(shù)字化校園建設促進了高校檔案管理信息化建設的快速發(fā)展。然而，對我國高等教育機構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀的概述，還存在諸多不足，阻礙了其管理水平的提升。為更好地保證檔案保管工作的及時性，符合現(xiàn)行規(guī)定和高等教育機構(gòu)的發(fā)展趨勢，應采取適當、科學的方法。檔案管理的重點是提高高校檔案管理的信息化水平。