蔡玉結(jié)

廣西財(cái)經(jīng)學(xué)院 廣西南寧 530000

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，國家對高校的教學(xué)科研經(jīng)費(fèi)的資金投入不斷增加，高校的采購需求不斷地增加。政府采購目錄大量減少，公開招標(biāo)的限額大幅提高，自行采購范圍擴(kuò)大，為高校的教學(xué)設(shè)備、科研儀器采購減少流轉(zhuǎn)程序和縮短采購周期，提高了高校的采購效率，促進(jìn)了學(xué)校的建設(shè)發(fā)展[1]。在實(shí)際的采購過程中由于自行采購的文件編制、報(bào)價(jià)文件的評審和驗(yàn)收具有一定的專業(yè)性，但是學(xué)校的二級申購部門并不是專業(yè)的專業(yè)采購人員，在實(shí)際的采購業(yè)務(wù)中會存在一定的問題和風(fēng)險(xiǎn)，如何進(jìn)行合理的風(fēng)險(xiǎn)防范是高校實(shí)施自行采購工作的重點(diǎn)問題。

1 目前高校自行采購工作的范圍和流程

目前高校自行組織采購的范圍是政府采購目錄以外且達(dá)不到分散采購限額標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目，如廣西壯族自治區(qū)貨物和服務(wù)類項(xiàng)目的限額是50萬元，工程類項(xiàng)目是60萬元。自行采購項(xiàng)目的基本流程首先是采購立項(xiàng)審批環(huán)節(jié)，本環(huán)節(jié)需要項(xiàng)目咨詢和論證，確定需求參數(shù)和預(yù)算，并報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)和校領(lǐng)導(dǎo)審批。其次是采購內(nèi)部審批，本環(huán)節(jié)是申購部門將立項(xiàng)材料報(bào)采購部門、財(cái)務(wù)部門和審計(jì)部門審批[2]。再次是采購文件編制及會簽，發(fā)布采購公告，組織開標(biāo)評審，公示采購結(jié)果。最后是簽訂合同、供貨和履約驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。每一個(gè)環(huán)節(jié)都是影響自行采購項(xiàng)目是否順利進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)，嚴(yán)重的還會帶來質(zhì)疑和投訴，針對自行采購環(huán)節(jié)中的采購風(fēng)險(xiǎn)，需要提出合理的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，為高校自行組織采購工作的順利實(shí)施提供有利保障。

2 高校自行采購存在的風(fēng)險(xiǎn)

2.1 采購行為和方式不規(guī)范

根據(jù)政府采購法第三條規(guī)定采購行為要公開、公平、公正、。從公開方面來看，自行采購項(xiàng)目在發(fā)布采購公告的時(shí)候傳播范圍不廣，一般僅在學(xué)校網(wǎng)頁和部門主頁發(fā)布，沒有在瀏覽量大的政府采購平臺公布，參與投標(biāo)的單位不多，會有串標(biāo)和圍標(biāo)的現(xiàn)象發(fā)生。公平方面來看，高校的申購部門的需求參數(shù)可能是是通過咨詢某個(gè)供應(yīng)商獲得的，這些需求參數(shù)可能有隱藏指向性的供應(yīng)商或某個(gè)品牌的產(chǎn)品，甚至有隱含的傾向性條款。從公正方面來看，部分高校自行采購項(xiàng)目的評委一般是二級申購部門的老師，對評審沒有專業(yè)的培訓(xùn)，對評審條件把握不夠準(zhǔn)確，難以確保公正。

2.2 缺少充分的前期調(diào)研工作

高校自行采購項(xiàng)目的采購需求參數(shù)是高校二級部門提供的，二級申購部門需要對采購需求參數(shù)進(jìn)行前期調(diào)研工作。但是往往會因?yàn)轫?xiàng)目時(shí)間緊急或者經(jīng)費(fèi)到期等原因，沒有足夠的時(shí)間調(diào)研，對需求參數(shù)的前期調(diào)研工作做的不夠充分，往往通過電話了解后提供需求參數(shù)文件，并沒有對提供的參數(shù)仔細(xì)核驗(yàn)對比，造成供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)和實(shí)際的采購需求有很大的價(jià)格和質(zhì)量差別，很難采購到滿意的產(chǎn)品或服務(wù)[3]。還有可能提供的需求參數(shù)具有傾向性和排他性的特點(diǎn)，在實(shí)際采購中會容易導(dǎo)致流標(biāo)或者引起供應(yīng)商的質(zhì)疑風(fēng)險(xiǎn)，對采購項(xiàng)目的采購進(jìn)度造成不利影響，不能及時(shí)完成自行采購任務(wù)，不利于學(xué)校采購工作的順利進(jìn)行。

2.3 采購文件編制不規(guī)范

采購文件在評分標(biāo)準(zhǔn)的編制方面對權(quán)重設(shè)計(jì)的不夠科學(xué)合理，不能夠根據(jù)采購參數(shù)設(shè)計(jì)出能拉開距離的權(quán)重，進(jìn)而篩選出好的服務(wù)商或者產(chǎn)品。有的高校為了節(jié)約資金，在評分標(biāo)準(zhǔn)的制定上對報(bào)價(jià)低的單位有很大的傾向性，會出現(xiàn)價(jià)低質(zhì)次的情況，而供應(yīng)商提供的服務(wù)和產(chǎn)品質(zhì)量權(quán)重占比很低。有的采購文件中對供應(yīng)商規(guī)模大小、注冊資本、經(jīng)營地作為打分項(xiàng)，甚至要求提供與采購項(xiàng)目無任何關(guān)系的獲獎證書、質(zhì)量認(rèn)證證書等，對供應(yīng)商區(qū)別對待，有引起質(zhì)疑的風(fēng)險(xiǎn)。在采購文件中對采購需求和參數(shù)方面表述不清楚、不完整，模棱兩可的地方，不利于采購評審工作的進(jìn)行。

2.4 采購管理人員專業(yè)知識不足

自行采購項(xiàng)目一般是高校的二級管理部門執(zhí)行，由于缺乏專業(yè)的采購知識，對采購業(yè)務(wù)不熟練。在采購文件的編制和采購流程方面會經(jīng)常出現(xiàn)低級錯(cuò)誤，甚至在項(xiàng)目沒有經(jīng)過立項(xiàng)審批通過的時(shí)候就已經(jīng)發(fā)布采購公告或者已經(jīng)采購?fù)瓿?，開始供貨或施工，嚴(yán)重的違反采購管理辦法，不利于學(xué)校采購工作的開展。此外，二級管理部門由于自行采購業(yè)務(wù)多，會把每一個(gè)項(xiàng)目分給幾個(gè)沒有采購業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的老師做，沒有專門負(fù)責(zé)的采購人員，每一個(gè)人在采購中都要重新學(xué)習(xí)采購業(yè)務(wù)知識和采購流程，對人力資源造成嚴(yán)重的浪費(fèi)行為，采購效率不高，難以順利開展采購工作。

2.5 驗(yàn)收意識薄弱

驗(yàn)收工作是項(xiàng)目采購工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)，也是檢驗(yàn)采購工作成效的重要環(huán)節(jié)。在實(shí)際的高校采購工作中往往“重采購，輕驗(yàn)收”，缺乏專業(yè)的驗(yàn)收人員，臨時(shí)組成的驗(yàn)收小組對于參數(shù)復(fù)雜的項(xiàng)目無法全面驗(yàn)收，后期出現(xiàn)技術(shù)問題嚴(yán)重影響正常工作，臨時(shí)的驗(yàn)收小組沒有切實(shí)履行驗(yàn)收責(zé)任，僅流于形式走過場[4]。在供應(yīng)商提供產(chǎn)品與采購參數(shù)不符合時(shí)，往往以產(chǎn)品升級為理由無法按采購參數(shù)供貨，有的項(xiàng)目在驗(yàn)收不通過的時(shí)候，會以變更變更合同內(nèi)容的形式通過采購驗(yàn)收。此外，驗(yàn)收方法單一，無法與采購內(nèi)容相匹配，驗(yàn)收制度及保密制度有待完善。

2.6 檔案管理不規(guī)范

在高校自行采購的過程中，會有大量的自行采購相關(guān)文件和音頻資料，采購文件的數(shù)量和種類較多，很多原始文件都是比較重要的，一旦丟失無法補(bǔ)回的。這對學(xué)校的建設(shè)來說不僅是重要的憑證，也是學(xué)校發(fā)展的重要參考資料。但是采購檔案的歸檔整理工作卻沒有引起足夠的重視和執(zhí)行，部分高校缺少專門的采購檔案整理人員負(fù)責(zé)采購文件的整理和保管工作，通常是高校各個(gè)二級部門自行采購人員自行整理和保管，導(dǎo)致采購資料管理不集中，資料不齊全和遺失嚴(yán)重，不利于采購資料查找和后續(xù)審計(jì)工作的進(jìn)行，不利于學(xué)校長期采購工作的進(jìn)行。

3 高校自行采購風(fēng)險(xiǎn)防范

3.1 規(guī)范采購行為

高校自行采購活動需要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》及本市財(cái)政廳的相關(guān)采購制度，并制定切實(shí)可行的操作流程和內(nèi)部控制管理制度。高校自行采購活動需要把公開、公平、公正作為采購的基本準(zhǔn)則，認(rèn)真落實(shí)“陽光下的采購”。堅(jiān)持公開透明原則，不能有所隱瞞，對于采購項(xiàng)目的商務(wù)條件、采購需求、投標(biāo)人的資格條件、報(bào)價(jià)要求，以及評標(biāo)辦法、擬簽訂的合同文本，都需要在采購文件中做出明確的說明；堅(jiān)持公平原則，在采購文件中技術(shù)參數(shù)和商務(wù)要求方面不能出現(xiàn)排他性和傾向性的條款，保證公平競爭；堅(jiān)持公正原則，應(yīng)當(dāng)從省政府財(cái)政部門設(shè)立的評審專家?guī)熘须S機(jī)抽取評審專家，對于采購技術(shù)復(fù)雜、專業(yè)性強(qiáng)的項(xiàng)目，隨機(jī)抽取方式難以滿足評審要求的，經(jīng)主管部門單位同意，可以選定相應(yīng)專業(yè)領(lǐng)域的評審專家，優(yōu)先選擇本單位外的評審專家。

3.2 加強(qiáng)前期調(diào)研工作

自行采購項(xiàng)目前期調(diào)研工作是決定采購是否順利進(jìn)行的重要工作，前期調(diào)研工作需要細(xì)致深入，有充足的調(diào)研時(shí)間，獲取詳細(xì)的資料，如對產(chǎn)品的使用效率、配置情況，售后服務(wù)等。向多個(gè)廠家咨詢進(jìn)行質(zhì)量、性能、故障率、應(yīng)用范圍、價(jià)格和售后服務(wù)和技術(shù)支持情況進(jìn)行對比，選取不同的樣品進(jìn)行考察。前期調(diào)研工作做的全面對后期的采購工作會提供強(qiáng)有力的幫助，避免流標(biāo)和投訴的情況發(fā)生，有助于提升高校的采購質(zhì)量和采購效率。

3.3 規(guī)范采購文件

采購文件的編制需要設(shè)計(jì)科學(xué)合理的評分標(biāo)準(zhǔn)，能夠篩選出服務(wù)好的供應(yīng)商和質(zhì)量好的產(chǎn)品。不能將供應(yīng)商的規(guī)模大小、注冊資本多少、地域作為打分項(xiàng)，不能要求提供與采購項(xiàng)目無任何關(guān)系的獲獎證書、質(zhì)量認(rèn)證證書等不合理要求，公平公正對待競標(biāo)供應(yīng)商，采購文件不能傾向性和排他性條款，避免質(zhì)疑和投訴的情況發(fā)生。積極響應(yīng)政府采購政策，對小微企業(yè)在價(jià)格上給予一定比例扣除，支持中小企業(yè)發(fā)展和鼓勵(lì)采購節(jié)能環(huán)保產(chǎn)品，認(rèn)真執(zhí)行相關(guān)政策。采購文件中的采購需求和參數(shù)方面需要表述清楚、完整，避免模棱兩可的詞語出現(xiàn)，保證采購評審工作的順利進(jìn)行。

3.4 提高采購管理人員專業(yè)知識

高校要組織構(gòu)建一個(gè)采購業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、工作作風(fēng)硬的采購工作團(tuán)隊(duì)。首先要提高采購人員的業(yè)務(wù)水平。定期組織采購工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)和討論學(xué)校制定的采購管理辦法、針對日常采購過程遇到的問題，加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)，以及參加財(cái)政部門組織的相關(guān)培訓(xùn)，熟悉最新政策法規(guī)。其次是設(shè)置合理的采購崗位，明晰崗位的權(quán)限、職責(zé)以及責(zé)任主體，理清各方便流程、各個(gè)環(huán)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行要求[5]。

最后是加強(qiáng)對招標(biāo)采購人員的廉政教育。強(qiáng)調(diào)職業(yè)道德和個(gè)人道德，避免采購過程中滋生腐敗，做到公平公正、不知規(guī)犯規(guī)、不知法犯法。

3.5 強(qiáng)化履約驗(yàn)收環(huán)節(jié)

驗(yàn)收環(huán)節(jié)是高校自行采購工作中重要的環(huán)節(jié)，自行采購部門及學(xué)校監(jiān)管部門要對其足夠重視。一是要明確履約驗(yàn)收的責(zé)任部門和責(zé)任人，建立專門的驗(yàn)收工作小組，對驗(yàn)收人員進(jìn)行定期的專門培訓(xùn)，通過實(shí)際驗(yàn)收案例進(jìn)行講解，確保驗(yàn)收人員的專業(yè)程度。增強(qiáng)驗(yàn)收人員的法律意識，夯實(shí)履約驗(yàn)收業(yè)務(wù)技能，在此基礎(chǔ)上建立一套可操作性強(qiáng)、完整的驗(yàn)收規(guī)范，以此來提高相關(guān)人員的履約驗(yàn)收能力。二是在驗(yàn)收的過程中嚴(yán)格執(zhí)行“回避制度”，不允許投標(biāo)單位的朋友、親屬參與設(shè)備的驗(yàn)收工作，并且要對驗(yàn)收保密制度進(jìn)行補(bǔ)充完善，確保自行采購項(xiàng)目在驗(yàn)收環(huán)節(jié)中的合格度[6]。通過以上兩種方式，提高相關(guān)人員的責(zé)任和履約驗(yàn)收業(yè)務(wù)技能，客觀、公正地，給出驗(yàn)收合格或者不合格的驗(yàn)收結(jié)論，并以此作為自行采購財(cái)政付款的依據(jù)，真正把履約驗(yàn)收工作落到實(shí)處。

3.6 規(guī)范檔案管理

自行采購項(xiàng)目的檔案需要加強(qiáng)管理，高校要安排專門的檔案管理人員對自行采購文件（如：會議紀(jì)要、項(xiàng)目立項(xiàng)、內(nèi)部審批材料、采購預(yù)算與計(jì)劃、批復(fù)文件、采購需求資料、投標(biāo)文件、評審報(bào)告、采購情況報(bào)告、采購合同、驗(yàn)收證明、采購影像資料等）、進(jìn)行歸檔整理并保存，并且在整理過程中可以利用電子信息技術(shù)，在實(shí)際的采購工作中將自行采購文件錄人電子檔保存，并且在電子信息設(shè)備中建立起完整的采購信息目錄，有助于提升檔案管理工作的有效性以及檔案的使用效率，做到有據(jù)可依，有據(jù)可查。

4 結(jié)語

綜上所訴，高校自行采購工作在目前高校的日常教學(xué)及未來發(fā)展中，在其中占有至關(guān)重要的地位，但是大多數(shù)高校在實(shí)際的自行采購工作中存在采購行為和方式不規(guī)范、缺少充分的前期調(diào)研工作、采購文件編制不規(guī)范、采購管理人員專業(yè)知識不足、驗(yàn)收意識薄弱、檔案管理不規(guī)范的問題，不利于高校的長期健康發(fā)展。為加強(qiáng)高校自行采購工作效率，降低采購成本，節(jié)約財(cái)政資金，規(guī)范自行采購行為，促進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè)，高校應(yīng)嚴(yán)格規(guī)范采購工作紀(jì)律和采購文件，加強(qiáng)前期調(diào)研工作，提高采購管理人員的專業(yè)知識和素質(zhì)，強(qiáng)化驗(yàn)收意識和建立專業(yè)的驗(yàn)收小組，加強(qiáng)自行采購業(yè)務(wù)的檔案管理工作，確保高校自行采購的公正、公平、公開，為高校的建設(shè)發(fā)展產(chǎn)生促進(jìn)作用。