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        淺談事業(yè)單位人事檔案管理信息化

        2021-11-30 11:16:39唐田
        魅力中國 2021年6期

        唐田

        (平山縣干部信息管理中心,河北 石家莊 050400)

        隨著互聯(lián)網(wǎng)信息化發(fā)展的不斷加深,市場的競爭環(huán)境愈加激烈,事業(yè)單位的危機(jī)意識也在逐漸提升。為了提升綜合實力與競爭力,事業(yè)單位需要注重人力資源的管理環(huán)節(jié),擴(kuò)充人才的儲備量,提升員工的職業(yè)能力與素質(zhì),提高發(fā)展的速度。為此,要想將人事檔案管理工作與信息化融合在一起,需要立足事業(yè)單位發(fā)展的實際需求,引入先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備,提升日常工作標(biāo)準(zhǔn),才能推動人事檔案管理工作信息化的進(jìn)程,增強(qiáng)事業(yè)單位的競爭力。

        一、事業(yè)單位信息化管理的不足

        信息化管理是依靠信息技術(shù)為基礎(chǔ)的管理方式,可以提升員工的工作效率,提高員工的專業(yè)技能與素養(yǎng),促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。信息技術(shù)的檔案管理改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式,增強(qiáng)了事業(yè)單位整體的工作速率,降低了人工操作的失誤率。檔案管理的信息化也便捷了領(lǐng)導(dǎo)人員的查閱與觀看,讓領(lǐng)導(dǎo)人員了解員工的特點與能力,能夠?qū)T工合理安排到適合自身發(fā)展的崗位,激發(fā)員工工作的活力,促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

        (一)管理人員信息化意識不足

        事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展,不僅需要領(lǐng)導(dǎo)人員的密切關(guān)注,還需要培養(yǎng)檔案管理人員的信息化意識。但,當(dāng)下較多事業(yè)單位檔案管理人員缺乏信息化的管理意識,對信息化的設(shè)備缺乏基本的操作技術(shù),無法將信息化的設(shè)備與工作做到統(tǒng)一與完善,從而制約了檔案管理信息化的有效發(fā)展。在事業(yè)單位檔案管理信息化的過程中,不僅檔案管理人員缺乏信息化的操作手段,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員也缺乏信息化的認(rèn)知,對檔案管理信息化建設(shè)投入資金不足,支持力度較小,從而在根本上阻礙了檔案管理信息化的發(fā)展,限制了事業(yè)單位的發(fā)展。事業(yè)單位了領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理信息化發(fā)展認(rèn)知不準(zhǔn)確,也導(dǎo)致了檔案管理部門未能引進(jìn)專業(yè)的人才,影響了檔案管理工作的信息化建設(shè),未能使工作標(biāo)準(zhǔn)達(dá)預(yù)期的目標(biāo)。

        (二)設(shè)備更新緩慢

        檔案管理的信息化發(fā)展離不開設(shè)備,良好的設(shè)備能夠提升工作人員的工作效率,提高工作人員的工作水平。目前,部分事業(yè)單位中設(shè)備硬件過于老化,其中的軟件系統(tǒng)也未定時更新。由此,相對與飛速發(fā)展的信息化過程,事業(yè)單位的檔案管理無疑落后了太多,影響了現(xiàn)代化的進(jìn)程。在以互聯(lián)網(wǎng)為核心的信息化時代不斷發(fā)展的前提下,各企業(yè)極為重視信息技術(shù)的發(fā)展,將信息技術(shù)有機(jī)融合到具體工作中,發(fā)揮其快速、便捷、限制小的優(yōu)勢,提升經(jīng)濟(jì)效率。但事業(yè)單位在人事檔案管理的發(fā)展方向卻遠(yuǎn)比不上各先進(jìn)企業(yè),未能投入足夠的發(fā)展資金,未將信息技術(shù)引入到具體工作中,導(dǎo)致信息化的設(shè)備系統(tǒng)更新緩慢,無法達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)值,嚴(yán)重拖后了工作的效能。甚至部分事業(yè)單位依舊采用了人事檔案管理傳統(tǒng)的管理方式,“面面溝通”“紙質(zhì)記錄”等,拉大了與先進(jìn)管理方式的差距,也降低了管理人員的信息化技術(shù)。檔案管理人員信息化技術(shù)的不足,影響了事業(yè)單位有序的工作流程,限制了事業(yè)單位有效的發(fā)展。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理工作的忽視,導(dǎo)致了檔案管理工作只能使用計算機(jī)的基礎(chǔ)軟件進(jìn)行操作,也容易為檔案管理工作帶來的風(fēng)險。

        二、優(yōu)化信息化管理效果的措施

        其一,事業(yè)單位應(yīng)重視信息化的建設(shè),其領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)學(xué)習(xí)相應(yīng)的理論知識,了解信息化的建設(shè)對企業(yè)發(fā)展的意義。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者在了解檔案管理信息化的重要性后,需要增加資金的投入,為檔案管理部門配備先進(jìn)的設(shè)備以及技術(shù)人員,普及管理人員的信息技術(shù),增強(qiáng)管理人員的工作能力。事業(yè)單位還可以創(chuàng)立檔案管理信息化小組,以此小組為工作的核心點與基準(zhǔn)點,培養(yǎng)更多的專業(yè)人才,提升檔案管理工作的競爭優(yōu)勢。

        其二,在信息化管理的過程中,應(yīng)該及時更新相關(guān)設(shè)備,制定出嚴(yán)格的工作規(guī)范,規(guī)劃好建設(shè)方案,根據(jù)計算合理的投入資金,才能切實的推動人事檔案管理向現(xiàn)代化建設(shè)方向發(fā)展。在發(fā)展期間,應(yīng)該注重信息化設(shè)備的引入,并且引進(jìn)最新出現(xiàn)的技術(shù)。事業(yè)單位應(yīng)引入當(dāng)前流行的云計算,大數(shù)據(jù)等技術(shù),這是人事檔案管理工作能夠優(yōu)化工作質(zhì)量,提升企業(yè)核心競爭力的有效方式。

        三、結(jié)語

        目前,事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)還存在較多的問題,嚴(yán)重制約了事業(yè)單位的工作效率,降低了事業(yè)單位的競爭力。因此,事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè),首先應(yīng)從轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)者的態(tài)度開始,讓領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)知檔案管理信息化的重要性,增加資金投入,其次引入信息技術(shù)的人才,提升檔案管理人員的工作素養(yǎng),才能進(jìn)一步推動事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)。

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