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        高校教師檔案信息化管理的策略

        2021-11-30 11:16:39茍麗華
        魅力中國(guó) 2021年6期

        茍麗華

        (新疆輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院,新疆 烏魯木齊 830021)

        前言:隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與辦公自動(dòng)化的發(fā)展,檔案管理工作迎來(lái)了創(chuàng)新發(fā)展機(jī)遇,而信息技術(shù)的普及,以及高校數(shù)字化建設(shè)的加快,為高校教師檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)奠定了一定技術(shù)基礎(chǔ)。通過(guò)信息化管理系統(tǒng),可以實(shí)現(xiàn)高校教師信息管理效率,同時(shí)也符合高校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的數(shù)據(jù)共享需求,進(jìn)而助力高校數(shù)字化校園建設(shè)。所以,高校教師檔案信息化管理勢(shì)在必行。鑒于此,本文對(duì)高校教師檔案信息化管理的重要性與途徑展開(kāi)分析,具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

        一、高校教師檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要作用

        (一)有利于提高檔案管理工作效率

        檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜、繁瑣的工作,加之高校教師檔案資源數(shù)量龐大,且具有一定流動(dòng)性,進(jìn)一步增加了檔案管理的難度。而在建立信息化檔案管理系統(tǒng)后,高校教師檔案管理從原來(lái)的封閉化可以逐漸過(guò)渡到開(kāi)放化、自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化,不僅可以為學(xué)校提供良好的信息服務(wù),同時(shí)也可以為社會(huì)提供一定信息資源[1]。在信息化管理系統(tǒng)中,只需要輸入一次信息,就可以多次利用數(shù)據(jù)資源,不僅節(jié)省了工作人員人工收集、登記、整理的時(shí)間與精力,避免檔案丟失、破損,同時(shí)也可以通過(guò)檢索,使相關(guān)人員能夠快速獲得所需信息,極大地提升了教師檔案管理效率。

        (二)有利于實(shí)現(xiàn)資源共享

        在高校檔案管理中,教師檔案屬于非常重要的一種資源。教師檔案管理水平直接影響著高校人力資源管理水平,進(jìn)而在一定程度上影響高校發(fā)展。而隨著時(shí)代發(fā)展,數(shù)字化校園建設(shè)加快,對(duì)教師檔案資源的共享需求逐漸增加,這便要求高校教師檔案管理要提高資源共享性[2]。而通過(guò)信息化建設(shè),相關(guān)人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢、檢索所需要的檔案信息,做到信息資源的及時(shí)共享,為教學(xué)工作的開(kāi)展提供更多的歷史資源與科研資源。

        二、高校教師檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)路徑

        (一)樹(shù)立信息化管理理念

        首先,高校應(yīng)轉(zhuǎn)變思想認(rèn)知,認(rèn)識(shí)到教師檔案信息化管理的重要性,加大資金投入力度,為教師檔案信息化建設(shè)提供軟件、硬件方面的支持。其次,教師檔案管理工作人員也要轉(zhuǎn)變思想,認(rèn)識(shí)到信息化管理的優(yōu)勢(shì),以及教師檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)的重要作用,進(jìn)而在實(shí)際工作中,為教師檔案信息化建設(shè)提供高度配合。同時(shí),檔案管理工作人員要立足于自身工作現(xiàn)狀,找出存在的問(wèn)題,有針對(duì)性的加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用。最后,要加大宣傳力度。通過(guò)校園微信公眾號(hào)、微博公眾號(hào)以及官網(wǎng)等渠道,積極宣傳高校教師檔案信息化管理的重要性,使各個(gè)相關(guān)部門(mén)、人員均能接受檔案管理信息化模式,為高校教師檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)奠定群眾基礎(chǔ)。

        (二)建立規(guī)范化管理體系

        基于哲學(xué)的角度來(lái)看,任何一種新的事物出現(xiàn),都需要制定相關(guān)制度體系對(duì)其進(jìn)行制約[3]。所以,對(duì)于高校教師檔案管理的信息化發(fā)展而言,也必須構(gòu)建規(guī)范化的管理制度與體系,為其實(shí)踐發(fā)展提供規(guī)范化的指導(dǎo)與約束。具體而言,高校應(yīng)結(jié)合自身發(fā)展需求,以及教師檔案管理現(xiàn)狀,對(duì)原有的檔案管理制度進(jìn)行調(diào)整、細(xì)化,融合新的制度理念,從而建立更加全面的、系統(tǒng)化的、高效率的教師檔案信息化管理體系,為工作人員提供一定指導(dǎo),同時(shí)規(guī)范工作人員的管理模式,提高其工作積極性。與此同時(shí),在教師檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后,文本、視頻、圖片、音頻等多種形式的檔案資源,都應(yīng)該要采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式與數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),在最大程度上滿足檔案資源的順利存儲(chǔ)與管理,進(jìn)而為教師檔案信息的有效性提供保障。此外,隨著電子政務(wù)的不斷普及,電子檔案與電子公文逐漸成為主流,這些電子文檔的接收,也應(yīng)該要按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行歸檔。

        (三)實(shí)現(xiàn)檔案工作的服務(wù)化

        在教師檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理之后,檔案工作職能便從原來(lái)單純的檔案保管,完成了向信息收集、錄入、管理以及服務(wù)職能的轉(zhuǎn)變。所以,實(shí)現(xiàn)檔案工作的服務(wù)化,也是高校教師檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)的重要路徑。一方面,可以將教師參與編著的教材,錄入該系統(tǒng),使學(xué)生可以隨時(shí)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng),進(jìn)行學(xué)習(xí),以提升該系統(tǒng)的服務(wù)性。教師也可以將自身參與的各項(xiàng)培訓(xùn)的相關(guān)信息,錄入到系統(tǒng)中,供同事之間交流、學(xué)習(xí)。同時(shí),校內(nèi)優(yōu)秀教師的部分課程會(huì)作為精品課程,錄入到系統(tǒng)中,論文發(fā)表信息、項(xiàng)目信息、科研培訓(xùn)信息等,均可以錄入到該系統(tǒng)中,方便師生觀摩、學(xué)習(xí)。

        結(jié)論

        在大數(shù)據(jù)時(shí)代下,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適當(dāng)時(shí)代發(fā)展,以及數(shù)字化校園建設(shè)需求。因此,高校教師檔案管理應(yīng)借助信息技術(shù),完成向現(xiàn)代化管理發(fā)展的重要轉(zhuǎn)變。在本文研究中,從高校教師檔案管理效率與資源共享兩方面,闡述了高校教師檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的重要性,并且提出了高校教師檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)路徑,即樹(shù)立信息化管理理念、建立規(guī)范化管理體系以及實(shí)現(xiàn)檔案工作的服務(wù)化,旨在進(jìn)一步提升高校教師檔案管理水平,充分發(fā)揮出教師檔案的信息價(jià)值。

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