陳洪星 檀麗靜

（河北 石家莊 050000）

一、文書檔案管理信息化的建設(shè)舉措

（一）更新升級軟硬件設(shè)施

針對管理文書檔案的軟硬件設(shè)施配置應(yīng)做好準(zhǔn)備、規(guī)劃，確保軟硬件設(shè)施跟上文書檔案管理需要，順利推進(jìn)信息化。例如事業(yè)單位要在信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支持下購進(jìn)先進(jìn)的數(shù)據(jù)收集設(shè)備、計算機(jī)控制設(shè)備，并及時更新、升級，使其適應(yīng)信息化管理需要。并且在新科技持續(xù)取得突破的情況下，事業(yè)單位的檔案人員要不斷革新工作理念，不管是收集還是利用都要以最大的效率服務(wù)于其他工作，能夠依托辦公自動化系統(tǒng)擴(kuò)展其模塊、功能，由處理文書、管理文件、管理檔案構(gòu)成三個既相互聯(lián)系又獨立的模塊組成。這三個模塊涵蓋整個事業(yè)單位文書檔案工作的流程，在收文發(fā)文處理中實現(xiàn)預(yù)歸檔，在整理著錄的文件及案卷時實現(xiàn)文件管理，在歸檔中編制電子文號、編制文書檔案存放號、鑒定及銷毀案卷、追加歸檔等管理工作，進(jìn)一步提高文書檔案管理信息化水平。此外，事業(yè)單位應(yīng)將檔案室建設(shè)工作納入整體規(guī)劃，因為文書檔案管理信息化離不開現(xiàn)代科技，單位要結(jié)合先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)打造數(shù)字檔案室，使其電子設(shè)備可以準(zhǔn)確、完整地存儲并輸出檔案數(shù)據(jù)信息，增強(qiáng)處理文書檔案的功能。同時利用計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對文書檔案管理中的檔案信息系統(tǒng)、文書檔案的收集、整理、歸檔、編目、檢索等實行現(xiàn)代化建設(shè)，充實文書檔案信息資源，為單位的發(fā)展、群眾需求的滿足等提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。。

（二）城建檔案實體數(shù)字化

城建檔案實體數(shù)字化指紙質(zhì)城建檔案數(shù)字化，包括建設(shè)項目工程前期準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件等的數(shù)字化，是數(shù)字城建檔案管理的基礎(chǔ)性工作之一。推進(jìn)大市域城建檔案實體數(shù)字化是一項復(fù)雜而艱巨的任務(wù)。提高檔案管理效率，降低檔案管理成本人臉識別技術(shù)是與大數(shù)據(jù)和人工智能技術(shù)相結(jié)合應(yīng)用的，個人的檔案信息被數(shù)據(jù)化后存儲在云端或大數(shù)據(jù)庫之中，不僅實現(xiàn)了無紙化的管理，而且節(jié)省了檔案管理人員梳理、存出檔案的工作體量，一切工作都以數(shù)據(jù)的形式自動完成。個人檔案信息以數(shù)據(jù)的形式存在，利用人工智能及算法技術(shù)自由歸檔和分類，同時避免了人為操作出現(xiàn)錯誤或偏差的問題，大大提高了檔案管理機(jī)構(gòu)對個人電子檔案管理的效率。人臉識別技術(shù)的應(yīng)用大大減少了檔案管理工作的日常工作量，進(jìn)而降低了人工及材料成本的支出，降低了個人電子檔案管理的成本。

二、大數(shù)據(jù)時代科研檔案管理創(chuàng)新

（一）檔案管理觀念的轉(zhuǎn)變

在大數(shù)據(jù)時代的背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會人們對檔案發(fā)展的需求，各種計算機(jī)以及云技術(shù)等的發(fā)展為檔案儲存提供了新的媒介，大數(shù)據(jù)時代人們的檔案管理理念也發(fā)生了轉(zhuǎn)變，不僅注重檔案的收集、整理和儲存等，同時也越來越注重檔案的利用功能和服務(wù)功能。

（二）檔案數(shù)據(jù)的采集和處理

在大數(shù)據(jù)時代背景下，科研檔案數(shù)據(jù)的采集和處理也發(fā)生了很大的變化。首先是檔案數(shù)據(jù)的采集，需要對原有的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，針對科研各領(lǐng)域來進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)建檔、數(shù)據(jù)分類整理、數(shù)據(jù)清洗、結(jié)構(gòu)化，建立數(shù)據(jù)庫，以異構(gòu)多維多源大數(shù)據(jù)融通管理為基礎(chǔ)支撐，通過建立各科研領(lǐng)域大數(shù)據(jù)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，形成科研檔案指標(biāo)本體。基于本體，實現(xiàn)各維度的數(shù)據(jù)挖掘分析利用及知識服務(wù)。

（三）搭建好科研檔案管理應(yīng)用綜合服務(wù)平臺

面向科研檔案創(chuàng)新管理協(xié)同研究解決科學(xué)研究知識密集型平臺，集研究、學(xué)習(xí)、管理、創(chuàng)新于一體的科研檔案管理平臺，對科學(xué)研究的全部過程進(jìn)行檔案化管理，包括研究資料、過程文檔、成果文檔等。從科研檔案資源數(shù)字化著手，到在線歸檔、檔案管理系統(tǒng)，到檔案數(shù)據(jù)資源知識化，最后再對科研檔案進(jìn)行綜合發(fā)布與利用等全檔案生命周期業(yè)務(wù)需求，圍繞科研檔案管理的各個環(huán)節(jié)，堅持按照智慧檔案的數(shù)字化——數(shù)據(jù)化——知識化的建設(shè)思路，建設(shè)全省統(tǒng)一的科研檔案管理應(yīng)用綜合服務(wù)平臺。

三、檔案成果轉(zhuǎn)化的利用策略

為進(jìn)一步提高成果轉(zhuǎn)化效率、增強(qiáng)成果轉(zhuǎn)化效果、促進(jìn)成果轉(zhuǎn)化良性發(fā)展，應(yīng)充分發(fā)揮政府、成果研發(fā)機(jī)構(gòu)、企業(yè)等多方優(yōu)勢，整合政策、資金、成果、團(tuán)隊等多種資源，合力打造具有公信力、適用性、影響力的科研檔案管理應(yīng)用綜合服務(wù)平臺。該平臺是集檔案資源數(shù)字化—檔案資源管理—檔案資源知識化—檔案資源多元化服務(wù)一體化綜合平臺，在檔案資源多元化服務(wù)模塊層中含成果發(fā)布、轉(zhuǎn)化交易、信息互動、效果跟蹤、第三方評估等功能于一體，開展科技成果轉(zhuǎn)化全面服務(wù)。將有效縮小雙方信息鴻溝，使科技人才、成果、技術(shù)更好地服務(wù)于企業(yè)，為不同主體提供信息支持和市場服務(wù)，減少盲目性和重復(fù)性工作。一是通過科研檔案管理應(yīng)用綜合服務(wù)平臺，建立科技成果立項機(jī)制。第一時間將成果信息在平臺發(fā)布，發(fā)布科研成果檔案，及時面向創(chuàng)新主體、企業(yè)及相關(guān)受眾公布，通過平臺的各種傳播手段進(jìn)行傳播，以擴(kuò)大受眾面及科技成果宣傳力度。二是在科研成果檔案的基礎(chǔ)上，通過信息化手段全程跟蹤成果轉(zhuǎn)化情況。三是通過平臺或引入第三方對成果轉(zhuǎn)化效果進(jìn)行評估，通過平臺或第三方對成果檔案及跟蹤情況的了解，結(jié)合成果在企業(yè)生產(chǎn)中應(yīng)用的情況，遵循科學(xué)、合理、公平的原則，對成果轉(zhuǎn)化效果進(jìn)行綜合評估，形成成果議價基礎(chǔ)理論和數(shù)據(jù)，為成果轉(zhuǎn)化交易定價、議價提供依據(jù)。