張悅

（大慶油田有線電視中心，黑龍江 大慶 163453）

前言：如今，信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案管理工作中，使得文書檔案管理工作模式發(fā)生了極大變化。在此情況之下，電子檔案成為了事業(yè)單位文書檔案的主要留存形式，為提高檔案保存管理的安全性、便捷性和時效性提供了極大輔助。不過，基于“雙軌制”的文書檔案管理方式所面臨的安全保密風(fēng)險遠(yuǎn)超于傳統(tǒng)作業(yè)模式，管理人員必須對此方面加以重視。

一、增強管理人員保密意識

信息技術(shù)與計算機普及后，事業(yè)單位逐步建立了信息化檔案管理模式，并且開始實行“雙軌制”文書管理機制，為兼顧紙質(zhì)檔案和電子檔案管理奠定了基礎(chǔ)?！半p軌制”文書檔案管理工作的開展，大大提升了文書檔案的管理質(zhì)效，豐富了文書檔案的類型也提升了檔案的使用和保存便捷性。但是，相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案的安全風(fēng)險更高，且“雙軌制”文書檔案管理模式的應(yīng)用也使得保密范圍進一步擴大，保密難度進一步提升。

現(xiàn)階段，許多事業(yè)單位的文書檔案管理人員缺乏安全保密意識，在“雙軌制”文書檔案管理安全風(fēng)險識別過程中缺乏敏感度；更有許多員工認(rèn)為文書保密工作責(zé)任只在于文書管理人員，在報送檔案時未重視保密，進而引發(fā)信息泄露。從事業(yè)單位“雙軌制”文書檔案管理模式應(yīng)用現(xiàn)狀來看，員工保密意識不強、保密能力不高是導(dǎo)致該模式實用價值難以發(fā)揮的關(guān)鍵[1]。為了解決這一問題，切實提高“雙軌制”文書檔案管理成效，事業(yè)單位應(yīng)該著力提升企業(yè)全體員工的安全保密意識，增強檔案管理人員的安全保密能力。

在此環(huán)節(jié)，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要對單位內(nèi)的檔案管理人員和其他部門職工進行分別培訓(xùn)，從而提升單位整體的安全保密意識，為提高檔案收集、整理、傳遞和保存等環(huán)節(jié)的安全性做好充足準(zhǔn)備。比如，以安全保密為主題召開全體職工大會，加強檔案安全保密意識和思維的培養(yǎng)，幫助全體職工養(yǎng)成安全保密工作習(xí)慣，在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建良好的安全保密氛圍；強化檔案管理人員安全意識和安全能力培養(yǎng)，建立檔案管理安全保密問責(zé)機制、意識能力考核機制以及完善的獎懲機制，將檔案安全與保密效果與檔案管理人員利益直接掛鉤，從而提升他們的安全保密意識。

二、強化安全保密監(jiān)管

通常來說，紙質(zhì)檔案的安全保密級別較高，而電子檔案的安全性則會受到互聯(lián)網(wǎng)開放性的干擾。即是說，電子檔案管理承擔(dān)的安全風(fēng)險更高，風(fēng)險種類也十分多樣。在這種情況之下，“雙軌制”文書檔案管理人員將會面臨巨大壓力和挑戰(zhàn)。大部分事業(yè)單位都未建立完善的安全保密監(jiān)管機制，無論是內(nèi)部管理還是外部監(jiān)督都不完善，這也導(dǎo)致“雙軌制”文書檔案管理質(zhì)效難以提升。為此，事業(yè)單位應(yīng)該以提高檔案保密性和安全性為目標(biāo)，以解決檔案管理現(xiàn)有問題為基礎(chǔ)，建立健全安全保密內(nèi)外監(jiān)管模式，讓事業(yè)單位在面對文書檔案安全保密風(fēng)險時擁有更加靈敏的反應(yīng)和應(yīng)對能力。

事業(yè)單位不僅應(yīng)該加強檔案管理部門內(nèi)部管理質(zhì)效，更應(yīng)該設(shè)立單獨的監(jiān)督機構(gòu)，讓文書檔案管理監(jiān)督部門獨立于單位領(lǐng)導(dǎo)層，為保證部門工作的獨立性和權(quán)威性奠定基礎(chǔ)。比如，選定單位領(lǐng)導(dǎo)層成員為檔案文書管理監(jiān)督機構(gòu)負(fù)責(zé)人，并根據(jù)實際工作需求組建監(jiān)督機構(gòu)，使其獨立于檔案管理部門，并讓其發(fā)揮監(jiān)管職能。在工作中，應(yīng)定期或不定期抽查檔案，確保紙質(zhì)與電子檔案的完整性、真實性、安全性與保密性。同時，監(jiān)管機構(gòu)還需建立長效工作機制，對文書檔案的收集、整理、存檔、借閱進行全過程監(jiān)督與全方位記錄，讓檔案管理的安全保密成效得以提升[2]。

三、優(yōu)化管理資源配置

文書檔案管理人員能力不足和基礎(chǔ)設(shè)施不完善等問題同樣是大部分事業(yè)單位“雙軌制”文書檔案管理工作人員面臨的問題。為此，事業(yè)單位需要積極開展職工培訓(xùn)、優(yōu)化人力資源配置，更需要不斷加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為提升“雙軌制”文書檔案管理成效，增強文書安全保密性奠定基礎(chǔ)。比如，組織檔案管理人員參與檔案管理理論知識學(xué)習(xí)，開展計算機操縱實踐練習(xí)；優(yōu)化檔案管理部門以及監(jiān)管部門的組織結(jié)構(gòu)，明確各崗位組織結(jié)構(gòu)與人員配置；深化信息化建設(shè)和基礎(chǔ)設(shè)施配置，打造內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與外網(wǎng)防御系統(tǒng)，提高電子檔案儲存安全性。

結(jié)論：綜上所述，采用“雙軌制”方式開展事業(yè)單位文書檔案管理，能夠有效提升檔案管理質(zhì)量，為及時歸檔、落實責(zé)任、安全保管、靈活使用奠定基礎(chǔ)。為充分發(fā)揮事業(yè)單位“雙軌制”文書檔案管理價值，提高安全保密管理成效，相關(guān)工作人員應(yīng)該加強保密意識培養(yǎng)、強化安全保密管理監(jiān)管、深化人力資源與基礎(chǔ)設(shè)施管理。