梁威
(黑龍江省農(nóng)業(yè)機(jī)械工程科學(xué)研究院齊齊哈爾農(nóng)業(yè)機(jī)械化研究所,黑龍江 齊齊哈爾 161006)
在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下,科研院所科研活動增多,而且加快了與市場的融合。在這種新形勢下,科研院所需要加快推動科技檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程,努力提高檔案信息化水平。針對科研活動中形成的科技成果,借助于信息技術(shù)實現(xiàn)對其完整的保存和高效的利用,。但一直以來科研單位檔案信息化基礎(chǔ)相對薄弱,因此需要積極構(gòu)建完善的檔案信息化建設(shè)體系,明確具體的目標(biāo),并選擇適宜的軟件,制定完善的制度為檔案信息化建設(shè)提供指導(dǎo)和約束,加快拓展科技檔案服務(wù)領(lǐng)域,實現(xiàn)科技檔案信息的高效利用。
在當(dāng)前信息化時代背景下,計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取得快速的發(fā)展,借助于網(wǎng)絡(luò)即能夠搜索到所需要的信息資源,而且信息的利用不受時間和空間的限制。在這種新形勢下,科技檔案信息化建設(shè)成為管理工作中重要的發(fā)展趨勢。特別是信息技術(shù)引入,其為檔案信息化建設(shè)提供了更多的便利,通過構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)檔案信息高效存儲,加快推動檔案資源共享的步伐。再加之檔案管理軟件和系統(tǒng)的不斷完善,這也為科技檔案信息化建設(shè)打下了良好的基礎(chǔ)。而且科技檔案信息化管理的實現(xiàn),借助于檔案信息系統(tǒng)來對檔案進(jìn)行管理、分類和查詢,不僅實現(xiàn)了資源的節(jié)約,而且實現(xiàn)了檔案管理流程的規(guī)范,通過開發(fā)檔案信息檢索系統(tǒng),還可以進(jìn)一步提高檔案信息檢索的效率。特別是檔案信息的開發(fā)利用水平有了大幅度的提升,檔案利用者在利用科技檔案信息時,不再受時間和空間制約,有效地提升了科技檔案的服務(wù)水平,檔案信息提取和利用更具便捷性,能夠更好地滿足社會各界對科技檔案信息的需求。
科研單位領(lǐng)導(dǎo)和人員需要強(qiáng)化檔案管理意識,對科技檔案信息化建設(shè)有一個深入的認(rèn)識。單位領(lǐng)導(dǎo)在日常工作中需要加大投入力度,為檔案信息化建設(shè)配備完善的基礎(chǔ)設(shè)施。檔案管理人員需要積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念,在日常檔案管理工作中重視先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用,全面提升檔案管理的信息化水平,為科技檔案信息的開發(fā)利用打下良好的基礎(chǔ)。
科技檔案信息化建設(shè)步伐的加快,這也使電子檔案成為當(dāng)前科技檔案的主要形式,大量電子檔案的出現(xiàn),這也使傳統(tǒng)的檔案管理制度已無法滿足實際檔案工作開展的需求。因此需要加快建立健全科技檔案管理制度,進(jìn)一步規(guī)范檔案信息化管理流程,并對具體操作進(jìn)行統(tǒng)一,使科技檔案信息化建設(shè)具有完善的制度支持,并以此來對電子檔案的收集、歸檔、保存、管理和利用等進(jìn)行指導(dǎo)和約束,為檔案信息化建設(shè)工作的有序開展提供重要的指導(dǎo)。
隨著科技檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的加快,科技檔案服務(wù)工作發(fā)生了較大的變化,特別是數(shù)字化的檔案信息為科技檔案的利用提供了更為便捷的途徑,為科技檔案服務(wù)質(zhì)量的提升打下了良好的基礎(chǔ)。在實際科技檔案管理工作中,檔案管理人員充分的利用先進(jìn)的檔案管理軟件實現(xiàn)以檔案信息的統(tǒng)一和集中管理,全面提升檔案編研水平,為檔案信息化建設(shè)的深度和廣度起到積極的促進(jìn)作用。而且借助于網(wǎng)絡(luò)化平臺,還能夠為檔案利用者提供更多元化的檔案服務(wù),進(jìn)一步拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域。特別是作為科研檔案管理人員,需要強(qiáng)化自身綜合素質(zhì)的提升,掌握各種先進(jìn)的技術(shù)手段,從而更好地適應(yīng)檔案信息化建設(shè)工作中的要求,為科技檔案信息化管理水平的提升打下堅實的基礎(chǔ)。
科技檔案信息化建設(shè)過程中,科技檔案信息的安全性越發(fā)受到重視??萍紮n案是針對科研活動中重要信息和資料的真實記錄,一旦出現(xiàn)泄露必然會帶來無法估量的后果。在科技檔案信息化建設(shè)不斷深入的新形勢下,在軟硬件設(shè)施配備齊全的情況下,還需要重視軟件的更新升級,保證檔案信息的安全。對于科技檔案信息管理系統(tǒng)中的電子文件,宜設(shè)置只讀模式,避免用戶隨意篡改文件信息,確保數(shù)字檔案信息的原始性。對于借閱科技檔案的用戶,宜采取身份鑒別和權(quán)限控制等措施,在提高檔案信息高效利用的同時,要避免出現(xiàn)信息泄密的情況。另外,科技檔案在轉(zhuǎn)化為數(shù)字化過程中,還需要制定有效的安全防范措施,確??萍紮n案數(shù)字化過程中中的安全性。另外,科研院所還需要重視對檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化,重視安全技術(shù)手段的應(yīng)用,進(jìn)一步保障檔案數(shù)據(jù)庫的安全。并針對科技檔案信息實施異地備份,進(jìn)一步提高檔案信息安全。
在當(dāng)前科研單位信息化建設(shè)過程中,科技檔案信息化建設(shè)是其中較為關(guān)鍵的一項內(nèi)容,同時也是檔案工作的必然選擇。因此在實際工作中需要積極采取切實可行的措施加快促進(jìn)科技檔案信息化水平的提升,實現(xiàn)科技檔案的高效開發(fā)利用,更好地實現(xiàn)科技檔案的價值。