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        經(jīng)濟開發(fā)區(qū)檔案管理的創(chuàng)新研究

        2021-11-30 11:16:39席淑媛
        魅力中國 2021年6期

        席淑媛

        (忻州經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理委員會,山西 忻州 034000)

        當前國家經(jīng)濟在快速的發(fā)展,促進了各級經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的發(fā)展,其對經(jīng)濟發(fā)展做出了重要的貢獻。其中心任務就是發(fā)展經(jīng)濟,所以,其他工作就要圍繞發(fā)展經(jīng)濟這一中心開展。檔案可以還原歷史、服務現(xiàn)實,并且對未來進行預測,給決策、工作方案以及計劃的制定提供有效的依據(jù),除了可以記錄經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的發(fā)展歷程,還可以當作服務決策、促進發(fā)展的隱性支撐。因此,這就要注重經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的檔案管理工作,采取創(chuàng)新、有效的管理方式,提升檔案管理的水平,為檔案的利用奠定良好的基礎。

        一、經(jīng)濟開發(fā)區(qū)檔案管理中存在的問題

        (一)對檔案管理的重視度不足

        經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的中心任務就是促進經(jīng)濟發(fā)展,所以,在發(fā)展運營中側(cè)重于見效快、看得到的產(chǎn)業(yè)項目建設,看重經(jīng)濟增長速度、規(guī)模工業(yè)產(chǎn)值、稅收總量等,但是對于檔案管理中的一些隱性工作則容易忽視,限制了檔案管理的整體水平。

        (二)沒有健全的系統(tǒng)

        很多經(jīng)濟開發(fā)區(qū)檔案管理普遍存在分散的問題,沒有系統(tǒng)性,例如,整個園區(qū)中的檔案統(tǒng)籌性不足,很多檔案都是在不同的部門,容易出現(xiàn)遺失的問題,很難形成系統(tǒng)的檔案資料,不能給決策以及發(fā)展提供服務,限制了檔案的作用發(fā)揮[1]。

        (三)管理效率較低

        當前還有一些經(jīng)濟開發(fā)區(qū)在檔案管理工作中用傳統(tǒng)的管理方式和模式,對新的科學技術的運用有限,創(chuàng)新意識不足,例如,有的經(jīng)濟開發(fā)區(qū)還運用紙質(zhì)檔案,并未配備獨立的檔案管理室,影響了檔案的回收、儲存等工作,易導致檔案損壞以及丟失,相關工作開展不夠細致,未形成標準的臺賬,無法確保檔案的完整性。

        (四)檔案利用效率較低

        經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的檔案應該為經(jīng)濟社會發(fā)展而服務,而當前很多經(jīng)濟開發(fā)區(qū)都把檔案管理和服務經(jīng)濟分開,檔案都保存在室內(nèi),并未在經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮應有的作用,利用效率很低。

        二、加強經(jīng)濟開發(fā)區(qū)檔案管理的創(chuàng)新策略

        (一)提升對檔案管理的重視程度

        檔案管理能夠記錄經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的發(fā)展歷程,為相關服務決策的制定提供依據(jù),所以,應提升對這項工作的重視程度。首先,經(jīng)濟開發(fā)區(qū)中的所有人員都要意識到檔案管理在推動經(jīng)濟發(fā)展中的重要性,把工作放到開發(fā)區(qū)發(fā)展大局中,放到經(jīng)濟開發(fā)區(qū)發(fā)展的整個過程中去考慮,清楚工作定位;其次,要樹立較強的檔案管理意識,日常的工作內(nèi)容都需要留存檔案,如,客商考察、重要會議、重大項目開工、招商引資、領導視察等等,把各種形式的資料都完整的保存下來。

        (二)建立檔案管理系統(tǒng)

        檔案管理工作具有較強的系統(tǒng)性,這就要用系統(tǒng)的思維進行考慮,用系統(tǒng)的方法開展工作,建立健全的管理體系。首先,要建立系統(tǒng)機制[2]。工作需要轉(zhuǎn)變,從簡單人員管理變成制度管理,提升工作的有效性和科學性。例如,通過制度的方式規(guī)定,主辦部門要做好工作方面的資料留存,內(nèi)容包括各種形式的資料,整理好之后交給檔案管理部門以及人員統(tǒng)一進行管理,構(gòu)建檔案入庫登記制,所有檔案入庫都要清楚的記錄。其次,建立“1+3+N”的管理體系。經(jīng)濟開發(fā)區(qū)中有很多的部門,為了提升檔案管理的有效性,就需要形成體系。“1”是專門的檔案管理部門,“3”是經(jīng)濟開發(fā)區(qū)、局室以及部門,“N”是專業(yè)檔案管理人員,涉及到各個層次的檔案管理人員?;诮⒐芾眢w系,可以將管理責任落實到個人,提升管理的效果。

        (三)提升檔案資源的利用效率

        檔案管理是為檔案的利用提供保障的,只有利用方案,才能有效地發(fā)揮出其價值,因此,工作的目的就是要提升檔案的利用效率,為現(xiàn)實提供服務。首先,通過借閱檔案,可以了解經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的發(fā)展歷史,例如,重大歷史事件、完善園區(qū)建設等;其次,通過深入分析檔案,能夠為有關決策提供依據(jù)。檔案保存的內(nèi)容形式較多,如,文字、錄音、視頻等,包含發(fā)展中的大量數(shù)據(jù),基于深入的分析,能夠掌握經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的發(fā)展情況,對問題以及趨勢進行分析。例如,分析每年經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的經(jīng)濟總量、稅收情況、經(jīng)濟增速、市場主體等,掌握經(jīng)濟開發(fā)區(qū)的整體情況,為后續(xù)的發(fā)展目標以及計劃的制定奠定基礎。

        (四)提升檔案管理的質(zhì)量

        創(chuàng)新是發(fā)展的不竭動力,當前檔案管理也要進行創(chuàng)新,適應時代發(fā)展趨勢,對管理的工具手段以及方法等進行創(chuàng)新,提升檔案管理的有效性。首先,實現(xiàn)檔案數(shù)字化。以往檔案主要是紙質(zhì)形式的,對于儲存空間的條件要求很高,如,氣溫、面積、防火性等,檔案保存不當,就會出現(xiàn)損壞、受潮、丟失等情況。當前就要將紙質(zhì)檔案都數(shù)字化,積極利用先進的技術,促進數(shù)字檔案庫建設,第一,促進庫存檔案數(shù)字化,基于錄像、拍照、掃描等手段,實施數(shù)字化保存;第二,明確檔案數(shù)字化入庫,盡可能減少紙質(zhì)檔案[3]。需要把經(jīng)濟開發(fā)區(qū)中各部門的檔案資源都納入到數(shù)字化檔案庫中,做到信息互通共享,提升檔案的系統(tǒng)性。其次,實施專業(yè)化管理。要提升管理的專業(yè)化水平,就需要合理的劃分檔案類型,依據(jù)實際情況編好條碼,為檔案的查閱以及管理提供便利。最后,健全檔案跟蹤機制。第一,需要構(gòu)建臺賬機制,對檔案的各個環(huán)節(jié)進行登記,保證沒有遺漏;第二,全面運用數(shù)字化平臺,跟蹤檔案痕跡,明確每份檔案的時間期限,保證檔案及時、安全的歸庫。

        結(jié)語

        綜上所述,檔案管理是經(jīng)濟開發(fā)區(qū)管理工作中不可缺少的一部分,具有重要作用,不僅是經(jīng)濟社會發(fā)展的產(chǎn)物,還有利于促進經(jīng)濟社會發(fā)展。所以,應提升對檔案管理的重視程度,以經(jīng)濟社會發(fā)展為核心,建立健全的系統(tǒng),提升管理的有效性,加強對資源的利用,充分發(fā)揮出檔案的作用,促進經(jīng)濟發(fā)展。

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